Wywiad z Panem Szymonem Rutkowskim, Kierownikiem ds. Floty Samochodowej w firmie SESCOM S.A. na temat dobrych praktyk flotowych.

Panie Szymonie zaczynamy naszą rozmowę niestandardowo bo od analizy kilometrówek samochodów we flocie SESCOMU, za którą Pan odpowiada. To kwestia, na która Pan zwrócił uwagę – proszę opowiedzieć osobom które nas czytają jak Pan analizuje te cyfry?

To co poddałem analizie przed i po wprowadzeniu systemu monitoringu to ilość pokonywanych kilometrów w ramach zadań realizowanych służbowo i tych, wyjeżdżonych jako kilometry prywatne. Analizie został poddany okres od lutego 2018 do września 2019. To co trzeba zauważyć, to zmniejszenie pokonywanych kilometrów w obu sferach. Kilometry służbowe spadły o około 10-15% przy niezmiennej liczbie zleceń, co jest wynikiem większej kontroli nad stanem faktycznym wykonywanych zadań i optymalizacją tras i priorytetów ich wykonywania.

W zakresie kilometrów prywatnych zmiana jest drastyczna – tutaj odnotowaliśmy ponad 80% spadek wykorzystania pojazdów do celów prywatnych. Są to prawdziwe wyniki i nie oznacza to, że spadł nam obrót, ludzie się zwolnili lub ograniczyliśmy tabor. Tak zadziałała implementacja systemu monitoringu Cartrack.

Moim priorytetowym zadaniem było ograniczenie kosztów w otrzymanej flocie. Zacząłem tą misję realizować 2 lata temu, zaczynając od audytu i ułożeniu planu działania, a następnie wdrożenia technologii która pomogła mi w realizacji zadania.

Przy każdym zleceniu kierowcy dokonywali deklaracji pokonanych kilometrów i przekazywali je do działu rozliczeń. Trasy poszczególnych jazd zostały urealnione, co znaczy, że kiedyś na rozliczeniu można było wpisać, że trasa liczyła 102 km, podczas gdy w rzeczywistości było to kilometrów 90 – te lekkie przekłamania, skumulowane poprzez ilość zadań, dni i samochodów dawały duże liczby. Zanim wprowadziliśmy system monitoringu dokonałem właśnie wielomiesięcznej analizy pokonywanych kilometrów i doszedłem do wniosku, że to pole jest absolutnie kluczowe wobec redukcji nie tylko paliwa, ale zmniejszenia zakresu zużywania podzespołów.

To teraz unaoczniając czytelnikom na liczbach pojazdów – jak wygląda Państwa flota, jaka jest jej wielkość, struktura i realizowane zadania?

Cała firma aktualnie podzielona jest na dwie części – oddział Wrocławki składa się z 55 samochodów głównie z segmentu pojazdów dostawczych, natomiast Centrala w Gdańsku liczy sobie 39 aut, gdzie są to przede wszystkim auta osobowe. Nasi pracownicy są rozsiani na terenie całego kraju, względem miejsca zamieszkania i regionów realizacji zleceń dla klientów. Szczelnie pokrywamy naszym obszarem działania cały kraj. Taki tryb pracy gwarantuje nam błyskawiczne reakcje na zapotrzebowania Partnerów Biznesowych. Od wielu lat z sukcesem SESCOM zajmuje się technicznym utrzymaniem placówek sieciowych. W strukturze finansowej mamy już tylko jeden pojazd w najmie długoterminowym, z którego powoli wychodzimy. Reszta pojazdów jest finansowych  w ramach leasingu operacyjnego. Moja odpowiedzialność koncentruje się przede wszystkim na zapewnieniu pełnej mobilności wszystkim użytkownikom pojazdów oraz rozliczania przejechanych przez nich kilometrów.

Zostańmy na chwilę przy optymalizacji – jak organizuje i układa Pan pracę użytkowników aut oraz monitoruje Pan wykorzystanie samochodów?

Obecnie wykorzystujemy funkcjonalność systemu Cartrack, która pozwala wydzielić geostrefy i obszary operacyjne dla poszczególnych pracowników. Możemy też określić „strefy domowe”, czyli takie w których nasi serwisanci nie powinni być np. w godzinach 9-15. Dzięki temu możemy lepiej zarządzać taborem, a to wszystko wzięło się z wysokich kosztów za paliwo i przeglądy, ponieważ duży spadek wykonywanych kilometrów spowodował zmniejszenie częstotliwości obowiązkowych przeglądów. Przy 50 autach stanowi to koszt wcześniejszego przeglądu – nie ma z czym dyskutować.

Koszty paliwa spadły diametralnie, bo nie tylko zmniejszył się pokonywany samochodami dystans, ale i sposób jazdy uległ korekcji. Monitorowanie i rozbudowana analityka pojazdów pozwala wygenerować olbrzymie oszczędności jeżeli ktoś jest zdeterminowany i systematyczny.

To co skłoniło mnie również do wprowadzenia Cartracka była wymiana floty – pozbywaliśmy się wysłużonych pojazdów i odmładzaliśmy i modernizowaliśmy flotę. Działania podjęte na tym obszarze skłonimy Zarząd do podjęcia decyzji o stałej wymianie floty. To z kolei przekłada się na mniejszą awaryjność, większy komfort pracy naszych pracowników i zdecydowanie większe ich bezpieczeństwo. Jedno działanie pozwoliło na zrealizowanie kolejnego ważnego kroku. Udało się na razie wymienić około 60% całej floty, a nowe systemy wsparły nas w analityce. Budżet floty, jako całości, pozostał niezmieniony, jednak sprytnie poczynione starania pozwoliły nam lepiej zadbać o pracowników.

Należy też dodać, że nie było zbytnich oporów przy wprowadzaniu obecnie stosowanej technologii Cartrack. Wcześniej we flocie funkcjonowały urządzenia GPS. Były one jakie były, jednak sam fakt ich obecności nie powodował protestów przy wprowadzaniu narzędzia o dużo większej liczbie funkcji. Stary GPS był niestety awaryjny – mieliśmy przekłamania na trasach sięgające kilkudziesięciu kilometrów, w skali miesiąca – setek kilometrów. Tutaj po prostu mogę pochwalić obecny system, bo jest po prostu lepszy.

Co więcej, system monitoringu to również ułatwienie pracy dla samych serwisantów. Kiedy musieli wieczorami wypisywać raporty z kilometrówkami, sprawdzać, głowić się. Dochodziło do błędów, trzeba było je sprawdzać i analizować. Teraz kierowca wchodzi poprzez swój profil w system Cartracka, ma klientów dodanych do geostref, i sprawdza kilometry, trasy, czas wizyt i przejazdu. Wszystko odbywa się szybciej, więc i pracownicy są bardziej zadowoleni. To również element organizacji czasu pracy naszych ludzi.

Są jeszcze jakieś elementy, które z perspektywy Pana pracy i odpowiedzialności daje system Cartrack?

Na pewno rozwiązanie to jest pomocne przy okazji kradzieży pojazdu. Poprzez to, że  instalacja urządzenia Cartrack odbywa się w ukrytych, trudno dostępnych miejscach w pojeździe, urządzenie takie nie jest łatwo złodziejom namierzyć. Dodatkowo, urządzenie jest koloru czarnego, a okablowanie podłączenie do pojazdu jest w oplocie zbliżonym do tego stosowanego przez producentów OEM.

To co się u nas sprawdza to powiadomienia z centrum monitoringu odnośnie takich zdarzeń jak spadek napięcia w akumulatorze lub inny problem mechaniczny. O ile łatwo jest temu zaradzić jak zdiagnozuje to kierowca „tu i teraz”, o tyle trudniej jak pracownik jest na urlopie, a akumulator się rozładuje. Łatwiej jest zaplanować jego powrót do zadań od pilnej wizyty w warsztacie lub podesłanie do niego mobilnego mechanika, niż zawalenie grafika ważnych zleceń. To pomaga zaplanować pomoc dla pracownik i mi jako kierownikowi floty zapanować nad takimi sytuacjami.

Jak wygląda Pana codzienna praca na systemie – czy to Pan sam zawiaduje wszystkimi spływającymi do Pana danymi?

Mamy na miejscu dział koordynacji który zleca i weryfikuje pracę naszym serwisantom i planuje im części tras. Kolegom naprawdę można ufać więc niektóre kwestie lepiej zostawić w ich zakresie działania. To przede wszystkim koledzy i koleżanki z działu koordynacji przychodzą do mnie i sygnalizują pewne potrzeby odnośnie rozbudowywania funkcjonalności systemu Cartrack, którego obecnie użytkujemy. Co więcej, właśnie kwestia geostref była jednym z życzeń działu koordynacji, którą udało się szybko i bezproblemowo rozwiązać. Zaczytujemy wszystkie lokalizacje danego klienta i po prostu importujemy do systemu Cartrack. Co więcej, koleżanki z zespołu rozliczeń projektów IT również mają wgląd do systemu w celu rozliczania kilometrów realizowanych i zgłaszanych jako prywatne.

Pan mówi optymalizacja, oszczędności i dobre przyjęcie wśród pracowników. Bajka. Wiele osób, które zastanawia się nad wprowadzeniem systemu monitorowania pojazdów nadal jednak ma bardzo duże wątpliwości czy tego typu rozwiązanie jest potrzebne. To jak to w końcu jest?

Moim zdaniem to kwestia świadomości i odpowiedzialności. U nas każdy pracownik podpisuje regulamin użytkowania pojazdu, zgadza się na monitoring. Takie mamy zasady ponieważ dbamy o bezpieczeństwo pracowników i chronimy mienie firmowe. To dotyczy wszystkich; serwisantów, kierowników i Zarząd. Nie trafiają do mnie argumenty strachu przed zmianą – praca fleet managera polega na dopasowywaniu użytkowania pojazdów do obecnych realiów rynku i zasad panujących w firmie. Nasza firma nastawiona jest na zmiany, elastyczność – wszystko aby lepiej realizować zadania dla naszych klientów. Gdybyśmy nie zmieniali procesów, stalibyśmy w miejscu i tracilibyśmy zlecenia.

Nasz system nie służy do sprawdzania gdzie są pracownicy, a lepszego zarządzania nimi w przestrzeni służbowej. To też kwestia przekazania i przeszkolenia pracowników wpływa na poziom akceptacji rozwiązania.

Stabilność pracy naszych ludzi zależy od jakości wykonywanej przez nasz wszystkich pracy. W kontraktach mamy zapewnione odpowiednie czasy reakcji i standardy działania. System Cartrack pozwala nam całościowo zarządzać realizacją naszych strategicznych celów. Dzięki temu klienci są zadowoleni, a firma może się dalej rozwijać, co przekłada się na bezpieczeństwo finansowe i personalne naszych koleżanek i kolegów. To symbioza, którą staram się bardzo mocno rozwijać i pielęgnować.

Nad czym obecnie Pan pracuje aby jeszcze lepiej móc koordynować dział floty w Sescomie?

Koncentruję się przede wszystkim na możliwie dokładnym, 1:1, zapisywaniu i przenoszeniu stanu licznika. Do tej pory nasza praca o tyle była żmudna, że każdego 1-go dnia miesiąca musieliśmy potwierdzić przebieg z GPSa razem z licznikiem każdego z pojazdów (co pracownik musiał przesłać mailowo). Następnie wprowadziliśmy tabele dla serwisantów. Teraz większość tej pracy możliwa jest do zrealizowania za pomocą generowania konkretnych raportów w systemie Cartrack. Podobnie było gdy wprowadzaliśmy zlecenia serwisowe dla naszych pojazdów – aby takie zlecenie w systemie zamknąć trzeba było podać stan licznika, czyli po staremu – zadzwonić do pracownika, który w danym momencie mógł być akurat z dala od pojazdu, realizując jakaś pilną naprawdę, a zlecenie w systemie wisi i czeka… Teraz nie mamy tego problemu, a zapewnienie ustawicznej mobilności, jak już wspominałem, jest dla nas arcyważne.

Kładziemy bardzo duży nacisk na automatyzację. Ręczna robota absolutnie nie ma sensu i przy pewnym poziomie skomplikowania, jest po prostu samobójstwem. Działanie w oparciu o same tabele w excelu czy sklejanie danych otrzymanych drogą mailowa od pracowników to koszmar.

I powiem Panu tak – byłem jedną z tych osób, które przeciwstawiały się nowościom i automatyzacji. Wiem więc o czym mówię. Taka robota „zjada” lwią część miesiąca spychając fleet managera do roli agregatora danych, przepychacza informacji. Jeżeli ktoś ma aspiracje do prowadzenia floty w sposób pozwalający mu na planowanie, koncepcyjne podejście do problemów i „wgryzanie się” w detale pewnych trendów musi mieć na to czas i energię. Proszę sobie wyobrazić, że kiedyś ręcznie wklepywałem ogrom danych co pochłaniało mi absolutnie i w 100% dziesięć pierwszych dni każdego miesiąca. Obecnie zyskałem czas i narzędzia, które pozwalają mi optymalizować koszty praktycznie na każdym poziomie – od paliwa, przez płyny, serwis, kilometry prywatne, zlecenia itd. Itd. Rozliczanie kosztów floty na podstawie faktur i maili to tragedia dla flotowca, użytkownika i działów księgowości. Automatyzacja jest wymagana na pewnym poziomie, jednak trzeba zawsze po ludzku czasem sprawdzić i zweryfikować. Świat nie jest czarno-biały i współczynnik ludzki jest konieczny.

Staram się być blisko użytkowników, patrzeć na problemy indywidualnie, jednak mam na to siłę i czas. Jestem skupiony i wobec tempa jakie mamy w SESCOM mogę efektywnie realizować swoje cele. W SESCOM, zgodnie z wartościami firmy łączymy bezpieczeństwo, dużą skalę działania i wysokie standardy jakościowe z indywidualnie projektowanymi rozwiązaniami. W taki plan dobrze pisuje się to co wdrażam w naszym dziale floty.

To co ważne, to fakt, że mimo pandemii, która dotknęła nas wszystkich, SESCOM zachował pełną sprawność bez redukcji etatów. Dobra współpraca z wieloma dostawcami sprawiła, że ponosimy mniejsze koszty, a co za tym idzie – możemy dalej kontynuować realizację naszych zadań w najwyższej jakości.

Bardzo dziękujemy za rozmowę i życzymy samych sukcesów.

Author

PR and Lead Projects Manager w Cartrack Polska. W branży flotowej od ponad 8 lat, tworzy projekty edukacyjne, merytoryczne i wartościowe dla fleet managerów .