PRZEWODNIK – zwrot auta po okresie leasingu i wynajmu długoterminowego.

W ramach dowolnej formy wynajmu pojazdów (krótko, średnio i długoterminowego) oraz leasingu po upływie zakontraktowanego czasu użytkowania następuje zwrot auta do podmiotu, który finansuje ruchomość. Proces ten może być bardzo kosztogenny, jeżeli jako menadżer floty nie zadbasz o kilka ważnych aspektów, o których piszemy poniżej.

Od kilku lat proces zwrotu pojazdów poleasingowych jest dość dokładnie opisany i ustrukturyzowany dzięki Polskiemu Związkowi Wynajmu i Leasingu Pojazdów. Organizacja ta stworzyła specjalny podręcznik, który w ramch dobrych praktyk otrzymujesz wraz z pojazdem (podpisaniem umowy), i który również znajdziesz w e-wersji. To dość opasła publikacja, jednak należy znać jej założenia i zasady, pod którymi podpisało się kilkanaście firm CFM i rent a car w Polsce.

Wszelkie zużycie ponadnormatywne jest dodatkowo płatne, rozliczane i usuwane na koszt firm zdającej pojazd. Mowa tutaj o wszelkich uszkodzeniach, rysach, przetarciach, zabrudzeniach, które użytkownik wygenerował przez kilkadziesiąt miesięcy pracy w samochodzie, a które nie mieszczą się w zdefiniowanych i akceptowalnych normach. Pamiętajcie, że zabrudzona tapicerka, przetarte drzwiczki schowka, zarysowane felgi czy nadmiernie wytarte koło kierownicy mogą narazić firmę nawet na kilka tysięcy złotych kosztów związanych z praniem tapicerki, polerowaniem lakieru itd.

Przygotowanie pojazdu do zdania firmie leasingowej krok po kroku.

1. Jeżeli jako fleet manager nie masz możliwości przejrzenia stanu pojazdu choćby raz na rok (przy okazji szkoleń dywizji handlowych) warto abyś zatroszczył się możliwość organoleptycznego zweryfikowania zdawanych pojazdów na nie mniej niż miesiąc przed przekazaniem kluczyków firmie CFM. Jeżeli jest to niemożliwe stwórz swoisty „guide book” dla kierowców gdzie prosisz ich o przesłanie zdjęć samochodu na wskazany przez Ciebie adres mailowy. W krótkim przewodniku opisz jakich zdjęć potrzebujesz – zademonstruj najlepiej na prostej ikonografice pozycję do ujęć. Zadbaj o zdjęcia wszystkich elementów zewnętrznych oraz wewnętrznych. Musisz ocenić wstępny stan powłoki lakierniczej, alufelg, szyb, czystości tapicerki, stanu kokpitu i bagażnika. Poproś aby do przesyłanych zdjęć załączyć komentarz odnoszący się do dodatkowych zaobserwowanych usterek mechanicznych i mankamentów auta, które trudno zaraportować fotograficznie. To ważne abyś mógł/mogła w miarę szybko zlecić naprawę, zanim jej kosztami obciąży Cię firma CFM.
2. Zebraną dokumentację starannie przeanalizuj i wytypuj samochody, które potrzebują dodatkowego „liftingu”, który opiera się przede wszystkim na drobnych naprawach typu SMART, wizycie w ASO (wady mechaniczne) czy studiu detalingu (sprzątanie). W razie takiego działania zadbaj o auto zastępcze dla pracownika i dobrze zaplanuj ten proces.
3. Przekaż również kierowcom użytkującym samochody firmowe dokładne instrukcje procedury zwrot auta. Jeżeli przekazanie aut odbywa się transzami, i ma charakter spotkania/eventu, umiejętnie skoordynuj logistykę. W instrukcji koniecznie zapisz polecenie umycia, odkurzenia i dokładnego wysprzątania pojazdu (na FV lub na kartę paliwową) w dniu zdania. Auto powinno być wizualnie w bardzo dobrym stanie i stanem paliwa pozwalającym na transport lawetą (czyli nie przekazujemy aut na końcu rezerwy paliwowej, z praktycznie zerowym zasięgiem). Warto zastanowić się również nad wprowadzeniem zasady, że pracownicy, którzy nie wysprzątają samochodu będą obciążeni kosztami tego zabiegu, które podyktuje firma finansująca samochody. Należy również zwrócić pracownikom uwagę na fakt, że lepiej zgłosić wady samochodu, uszkodzenia powłoki lakierniczej i wszelkie inne „odstępstwa” zawczasu – dla wspólnego komfortu pracy i finansowej dbałości o firmę, w której pracują.

Pamiętaj, że zwrot samochodu do leasingu nie jest procesem trudnym, a samochody pokontraktowe stanowią bardzo dobry rezerwuar, a aukcje samochodów realizowane przez firmy z sektora CFM, powinny zwrócić Twoją uwagę zwłaszcza gdy na rynku panuje niedobór nowych samochodów. Licytacje samochodów pokontraktowych to miejsce, gdzie w relatywnie niższej racie leasingu można finansować aktywa o nadal znakomitych parametrach technicznych. Rekomendujemy aby już teraz przeanalizować możliwości, jakie dają aukcje poleasingowe.

Zwrot auta po kontrakcie – pamiętaj o tym!

W trudniejszej sytuacji epidemicznej warto proces przygotowania „paczki samochodów” do zdania rozpocząć wcześniej – można wtedy umówić się z pracownikiem na wirtualne oględziny i indywidualny wywiad stanu jakości pojazdu (jest to kwestia 20-30 minut).

Pamiętajmy, że jakość zwrotu pojazdów ma wpływ na relacje biznesowe między nami, a firmą CFM. Umiejętne zaplanowanie tego procesu pozwoli zmieścić się w założeniach TCO i nie generować dodatkowych opłat i niepotrzebnych nerwowych sytuacji.

Warto również zwrócić uwagę na aukcje poleasingowe, które stanowią znakomitą okazję do szybkiego zapewnienia mobilności pracowników za niższą ratę leasingową. Firmy leasingowe umożliwiają finansowanie samochodów pokontraktowych, które mają pełną dokumentację serwisową, są z polskiego salonu i spełniają rygorystyczne parametry techniczne.

O procesie remarketingu i benefitach płynących z „zatrudnienia” pojazdów używanych zrealizowaliśmy bardzo ciekawy podcast – posłuchaj!