Konsolidacja prowadzona w sposób zrównoważony i analityczny.

Wywiad z Panem Michałem Makulskim, Członkiem Zarządu w firmie Gerda Sp. z.o.o. na temat dobrych praktyk flotowych.

Proszę powiedzieć jak wygląda wielkość i struktura floty firmy Gerda w chwili obecnej?

Struktura floty firmy Gerda na dzień dzisiejszy to 42 pojazdy – zarówno osobowe jak i dostawcze. Auta są użytkowane przez wszystkie departamenty naszego przedsiębiorstwa: siły handlowe, transport, sieć serwisową oraz managerów. Wszystkie auta osobowe są objęte systemem Cartrack. Obecnie jesteśmy na etapie wdrożenia systemu na resztę floty czyli pojazdy z segmentu CV.

Co w przypadku Gerdy było motorem do wdrożenia rozbudowanego systemu monitoringu i analityki użytkowania floty? Skąd pojawiła się potrzeba tego typu działania?

W ostatnim czasie firma przeszła osobowe zmiany strukturalne. Potrzebowaliśmy niezawodnego narzędzia analizy mienia firmowego i środka, dzięki któremu ewentualne procesy optymalizacyjne – pod kątem zarówno zasad współpracy ale i sposobu użytkowania aut – będą przejrzyste i łatwo weryfikowalne. Wprowadzamy również zmiany związane z ogólną strategią zarządzania środkami ruchomymi w firmie. Jedną z tych zmian jest wdrożenie systemu Cartrack.

Jeżeli firma chce mieć kontrolę nad pojazdami, jak to zostało określone, to czy nie łatwiej było po prostu zamontować podstawowy system GPS?

Absolutnie nie. Nasze plany zakładają bardzo szeroki udział technologii i analizy użytkowania pojazdu w realizacji celów bardzo wielu działów w firmie, nie tylko departamentu floty.

Prosty GPS nie dostarcza żadnych miarodajnych i analitycznych informacji poza lokalizacją samochodu i ewentualnie jego parametrami użytkowymi. To za mało.

Nasze działanie jest mocno skoncentrowane na zwiększeniu efektywności działu sprzedażowego. Chcemy dalej dbać o bezpieczeństwo pracowników oraz jednocześnie realizować coraz bardziej ambitne targety handlowe – musimy mieć narzędzie o bardzo szerokim zastosowaniu. W celu minimalizacji kosztów i maksymalizacji zysków potrzebowaliśmy systemu, który będzie pozwalał na dużo więcej, niż jedynie sama lokalizacja pojazdu. Nie ingerujemy w jazdy prywatne, jednak sama świadomość monitorowania pojazdu ogranicza korzystanie z pojazdów poza obowiązkami służbowymi i zmniejsza potencjalne ryzyko nadużyć w tym punkcie.

Maksymalizacja zysków jest jednym z głównych zadań, które są realizowane w ramach wprowadzonych narzędzi telemetrycznych we flocie. Jakie parametry/zmienne poddawane są analizie?

Obecnie jesteśmy na początku drogi i całego projektu. Na dzień dzisiejszy z wielkim zainteresowaniem obserwujemy, zbieramy informacje i gromadzimy nasze pierwsze spostrzeżenia. Chcemy mieć swojego rodzaju punkt odniesienia: ile pracownicy jeżdżą, jaki styl jazdy mają, jaki jest czas realizacji zleceń i jakie miasta odwiedzają. Następnie wejdziemy na etap dokładnego rozliczania zadań w świetle określonego obszaru działania danego pracownika – wiemy, że możliwość budowania geostref również jest funkcjonalnością systemu Cartrack i w tę stronę idziemy. Chcemy włączyć w te działania kierowników regionalnych po to, aby lepiej planowali i rozliczali trasy i działania podległych im pracowników.

Same obserwacje tego co teraz się dzieje przed wprowadzeniem kolejnych etapów już przynoszą nam pierwsze efekty. Niedawno zakończyliśmy współpracę z pracownikiem, który nie wywiązywał się z aktywności zadeklarowanych w umowie. Po rozmowie w firmie stosunek pracy – dzięki okazanym dowodom – został z nim rozwiązany błyskawicznie. System po prostu pomógł w bezproblemowym przeprowadzeniu procesu zakończenia współpracy z nieuczciwym pracownikiem.

Czy są jakieś dalsze plany rozwoju procesu restrukturyzacji floty w oparciu o narzędzia telemetryczne?

Na pewno chcemy wykorzystać jak najwięcej opcji, aby realizować politykę firmy, której jednym z najważniejszych aspektów jest bezpieczne środowisko pracy. W późniejszym etapie chcemy analizować styl jazdy kierowców – samochody, które zasilają nasza flotę są w długoterminowym wynajmie, zatem po okresie kontraktu wracają do właściciela. Stylów jazdy jest tyle ilu kierowców – bardziej defensywna i ekonomiczna jazda wiąże się bezpośrednio z mniejszą szkodowością, mniejszym zużyciem paliwa, mniejszą eksploatacją podzespołów, zmniejszeniem częstotliwości wizyt w serwisie oraz mniejszymi kosztami związanymi z naprawą ewentualnych zniszczeń w procesie zdawania pojazdów. To wszystko daje realne oszczędności finansowe.

Proszę jeszcze powiedzieć jak przedstawiały się reakcje samych pracowników na projekt montażu systemu monitoringu i analizy? Czy były jakieś obiekcje i jak ewentualnie sobie z nimi radziliście?

Muszę przyznać, że w naszym przypadku przebiegło to łagodnie. Zrealizowaliśmy spotkania z pracownikami na których wytłumaczyliśmy, że nasze działanie ma na celu dbanie o mienie firmowe oraz, że przejazdy prywatne nas nie interesują, o ile są rzetelnie rozliczane. Mamy bardzo świadomych pracowników, którzy mimo dodatkowego nadzoru bardzo szybko dopasowali się do nowej rzeczywistości. Staramy się jak najmniej ingerować w detale podróży, a pracownicy dyscyplinują się i nie dają nam powodów do nadmiernego analizowania.

Wdrożenie przeprowadziliśmy oczywiście zgodnie z zachowaniem wszelkich przepisów RODO. Wszyscy użytkownicy samochodów służbowych zostali poinformowani o montażu systemu, samochody są specjalnie oznaczone naklejkami a my, jako firma, jesteśmy administratorem danych osobowych co nakłada na nas szereg obowiązków, które wypełniamy.

Co więcej, mieliśmy już doświadczenie z monitoringiem pojazdów we flocie, jednak decyzją poprzedniego Zarządu ten element został usunięty. Dzisiaj mamy inny styl prowadzenia firmy, optymalizacja i zarządzanie poprzez cele powoduje, że rozbudowany system telemetryczny jest niezbędny w bieżącym i sprawnym funkcjonowaniu firmy.

Biorąc pod uwagę rozbudowane funkcje systemu, fazy w jakich Państwo wdrażacie kolejne elementy, jak Panów zdaniem powinien przebiegać odpowiednio zaplanowany proces wdrożenia takiego systemu?

Z Cartrackiem współpracujemy już dość długo, jednak zarówno nowo uformowany Zarząd, jak i bardzo wiele operacyjnych zadań, zmuszają nas do skupiania swojej uwagi na wielu innych obszarach. Dlatego też istotne dla nas było nawiązanie współpracy i implementacja takiego systemu, który pozwoli zautomatyzować proces raportowania i odciążyć nas od żmudnej pracy. Kluczowe dla nas były podstawowe funkcjonalności tj. lokalizacja, czas i niektóre parametry samochodów. To punkt wyjścia, jednak myśląc perspektywicznie chcieliśmy projekt, który da się bardzo mocno rozbudowywać w czasie.

Obecnie jesteśmy w czasie konsolidacji i w niedługim czasie będziemy dodawać do systemu funkcje i nowe pojazdy. Nie chcemy rzucać się na wszystko „na raz” aby nie odciągać swojej uwagi od strategicznych zadań, których flota jest jednym z elementów. Dla nas, jako nowoczesnej firmy mającej w swym DNA kwestie jakości, technologii i komfortu, liczyła się kwestia automatyzacji i usprawnienia płaszczyzny zarządzania flotą oraz możliwość wglądu do systemu o bardzo rozbudowanym raportowaniu.

Nie robimy nic na żywioł – tak jak z planowaniem u nas wysokiej klasy produkcji i kontaktu z klientem – realizujemy nasze plany stopniowo, konsekwentnie i z najwyższą starannością. Do współpracy dobieramy sobie również firmy o dobrej renomie i tak samo wysokich oczekiwaniach wobec jakości jak w Gerdzie.

Ponieważ nie jesteśmy firma transportową, gdzie zużycie paliwa liczone jest w dziesiątkach tysięcy ton miesięcznie, możemy sobie pozwolić na rozłożenie planu wdrożenia kolejnych funkcjonalności systemu Cartrack na dłuższy czas. Już teraz na poziomie obserwacji widzimy pozytywne efekty.

W czym tak naprawdę pomaga wprowadzenie do firmy takiego zaawansowanego narzędzia jakie oferuje Cartrack?

Dla działów handlowych to oczywista korzyść płynąca wprost ze zwiększonej efektywności pracy. Co do tego mamy pewność i o tym już wspomnieliśmy. Jeżeli chodzi o inne działy w firmie – kierownicy regionalni, służby techniczne czy Zarząd – obserwujemy po prostu lepsze wykorzystanie aut do celów służbowych i spadek liczby kilometrów realizowanych w czasie prywatnym.

Z powodu konsolidacji kluczowe będzie zintegrowanie wszystkich elementów w jedną całość i liczymy, że dzięki Cartrackowi z łatwością nad tym zapanujemy.

Ten system ma nam pomóc skoncentrować się na kwestiach prawnych, księgowych i personalnych. To co również przemawia za dobrą współpracą to fakt, że nie mamy potrzeby kontaktować się z firmą Cartrack ponieważ wszystko działa poprawnie – to nasz opiekun dzwoni sam z siebie aby dopytać czy czegoś nie potrzebujemy, czy nie napotkaliśmy problemów. Współpracujemy w symbiozie i jeżeli zdarzały się jakieś techniczne drobnostki, to byliśmy informowani o tym mailowo i od razu z dobrą nowiną, że temat jest wyjaśniany.

Serdecznie dziękuję za rozmowę i życzę powodzenia w procesie konsolidacji i optymalizacji.

Również dziękuję.