Zarządzanie własne czy outsourcing floty?

Wydaje się, że popularność outsourcing floty stale rośnie. Jednak wybór takiego podejścia zależy od rodzaju działalności, liczby pojazdów i aktywów w flocie. Kluczowe jest również posiadanie odpowiednich umiejętności i siły roboczej w firmie.

Kluczowa jak zawsze jest analiza stanu obecnego aby sprawdzić newralgiczne obszary, które można poprawić. Trzeba też mieć na nie uwagę pod kątem efektywności procesów.

W Polsce, fleet manager nadal często łączony jest z pozycją administratora floty. Aby spróbować przejść na outsourcing floty i znaleźć przestrzeń do bardziej zarządczego, analitycznego i kreatywnego realizowania zadań służbowych trzeba najpierw zidentyfikować obszary, które do tej pory należały ściśle do Twoich codziennych zadań. A mogą to być:

• Pozyskiwanie i kupowanie pojazdów
• Utrzymanie pojazdów w zakresie mobilności
• Wymagania dotyczące kierowcy, takie jak sprawdzanie prawa jazdy, badań medycyny pracy
• Zakup i utylizacja pojazdu
• Finansowanie pojazdu
• Zarządzanie zakupami
• Administracja floty
• Administracja parkingami i mandatami
• Wsparcie i szkolenie kierowców
• Zgodność z przepisami BHP
• Śledzenie pojazdów i komunikacja
• Awaria i odzyskiwanie pojazdu
• Tworzenie i komunikowanie dokumentacji flotowej zgodnej z DNA organizacji

W większych flotach przeważnie mówimy o zespołach zarządzania flotą, a i tak przeważnie są to twory 2-3 osobowe. W mniejszych firmach zarządzanie flotą jest jednym z wielu codziennych obowiązków, obok takich dziedzin jak telekomunikacja, facility management czy administracja. Wszystkie wyżej wymienione obszary nie mogą być codziennie realizowane i dopilnowywane przez jedną osobę – to poza wszelką wątpliwością.

Korzyści z własnego zarządzania flotą.

ZARZĄDZANIE I MONITOROWANIE KOSZTÓW:

Ty i Twój zespół znacie swój biznes lepiej niż jakakolwiek zewnętrzna agencja – bez względu na to, jak dobry jest dostawca. Znajomość pojazdów, kierowców i zasobów może pomóc w zidentyfikowaniu obszarów budzących obawy, zanim przerodzą się one w większe problemy. Może to prowadzić do inteligentniejszych sposobów współpracy z resztą firmy, które mogą zaoszczędzić pieniądze lub poprawić wydajność operacyjną.

Możesz tworzyć osobiste relacje z dostawcami i specjalistami, realizując umowy i negocjując stawki. To pozwala oszczędzać na kosztach floty i nieprzewidzianych przestojach, podobnie jak robiłby to dostawca outsourcingowy. Z wyjątkiem tego przypadku masz pewność, że każda umowa jest wykonywana wyłącznie na Twoją korzyść.

SZERSZE ZROZUMIENIE SYTUACJI:

Outsourcing może być świetnym sposobem na naprawę konkretnych obszarowi wprowadzenie usprawnień. Zwłaszcza w niektórych, specjalistycznych segmentach fleet managementu outsourcing może być niezwykle pomocny – wiedza i doświadczenie specjalistów jest nie do przecenienia. Pełne zrozumienie szerszych planów i celów Twojej firmy jest również kluczowe. Wewnętrzne zarządzanie często jest kluczem do sukcesu w tym temacie. Czasami może nastąpić ulepszenie w działaniu floty, co ma wpływ na inne części firmy. Tylko wewnętrzny zespół może to zobaczyć. Idealnym połączeniem jest połączenie wewnętrznego zespołu koordynującego i rozliczającego prace firmy outsourcującej pewne rozwiązania.

To związane jest z ograniczonym dostępem zewnętrznego dostawcy do poufnych informacji, takich jak plany inwestycyjne. Choć przygotowanie na negocjacje dodatkowego budżetu przez analizę kosztów i korzyści jest opcją. Firma zewnętrzna skupi się na osiąganiu wcześniej ustalonych celów w trakcie umowy.

Outsourcing floty – korzyści.

DOSTĘP DO NOWYCH POMYSŁÓW:

Zaangażowanie outsourcera może być powiewem świeżego powietrza, którego potrzebuje Twój biznes. Ci specjaliści współpracują z działami flotowymi różnych firm, wnosząc nowe koncepcje, najlepsze praktyki oraz innowacyjne pomysły. Dzięki temu rozwijają nowe metody działania. Nowe pomysły mogą okazać się nieocenione w ulepszaniu i usprawnianiu procesów flotowych w sposób, o jakim nigdy nie śniłeś.

ZDOLNOŚĆ DO SKUPIENIA:

Czy Twoja firma koncentruje się na niewłaściwych rzeczach? Outsourcing floty może pozwolić Ci skoncentrować się na rzeczach, które naprawdę napędzają biznes. Flota może służyć pracownikom lub być elementem pakietu świadczeń. Tworzenie oddzielnego działu floty może być zbędne, kosztowne i niepotrzebne w zasobach.

Dlatego łatwiej byłoby zlecić zarządzanie pojazdami wyspecjalizowanej organizacji, aby usunąć procesy zarządzania i zarządzać powiązanym ryzykiem floty. Kluczowy jest w tej materii odpowiedni przetarg na dostawców technologii. Tak samo jak wybór na tyle nowoczesnych zadań, które pozwolą w bardzo wnikliwy sposób agregować dane.

OUTSOURCING FLOTY A REDUKCJA RYZYKA:

Czy uważasz, że zarządzanie zgodnością i standardami branżowymi to koszmar? Dodatkowo, zmieniające się prawo stanowi wyzwanie, które trzeba monitorować. Większe działy floty mogą sobie z tym poradzić, ale dla mniejszych może to być ryzyko.

Outsourcing łagodzi te obawy, wprowadzając wdrożone procedury zminimalizowania przewinień. Systemy zarządzania flotą tworzą audytowalne ścieżki dla efektywnego zarządzania. Warto jednak zauważyć, że pomimo outsourcingu, jeśli coś pójdzie nie tak, ogólna odpowiedzialność nadal będzie spoczywać na Tobie.

DOSTĘP DO ZASOBÓW I WIEDZY:

Outsourcing często oznacza dostęp do mnóstwa specjalistycznych systemów, narzędzi i wiedzy, które wcześniej były niedostępne. Z kolei systemy i narzędzia umożliwią dostęp do informacji rynkowych. Dają one możliwość porównania wydajności w celu określenia wszelkich niedociągnięć i obszarów wymagających poprawy.

Outsourcing floty – ryzyka.

KOSZTY:

Prowadzenie własnej floty wiąże się z kosztami kapitałowymi. Będziesz musiał wydać na zapewnienie odpowiednich obiektów i sprzętu. To może być wyzwaniem dla większych flot, nie mówiąc już o mniejszych.

Na przykład konserwacja wykonana samodzielnie wymaga warsztatów, sprzętu i przeszkolonego personelu, co może być kosztowne. Koszty te należy porównać z pracą zleconą na zewnątrz, aby określić, jak najlepiej pasują do firmy.

POSZUKIWANIE PRACOWNIKÓW:

Pozyskiwanie wysokiej klasy, wyszkolonego personelu do wykonywania określonych zadań może okazać się kłopotliwe w prowadzeniu sprawnej działalności. Czy jesteś pewien, że możesz znaleźć wystarczającą liczbę odpowiednich osób do prowadzenia Twojej działalności?

DOSTĘP DO TECHNOLOGII SPECJALISTYCZNEJ:

Zadaj sobie pytanie: czy dysponujesz narzędziami i systemami do efektywnego zarządzania działem i usprawnienia działania? Istnieją floty, które stosują przestarzałe metody zarządzania, np. arkusze kalkulacyjne. Integracja jest ograniczona przez budżet. Takie działy/floty mogą nigdy nie znaleźć problemów, które kosztują biznes czas i pieniądze.

Outsourcing floty czy zarządzanie własne – wybierz właściwą ścieżkę.

To w którą stronę pójdzie Twoja firma i flota zależy od Ciebie. Aby podjać odpowiednią decyzje musisz przeanalizować:

• obecne i historyczne koszty utrzymania zespołu flotowego
• spisać wszystkie codzienne i comiesięczne operacje realizowane przez dział floty
• operacje, usprawnienia, idee i projekty, które nie mogą być realizowane z uwagi na brak czasu operacyjnego
• strategię flotową na kolejne kilka lat
• kosztorys oraz kalkulacje ryzyka.

Jeżeli chcesz wybrać zaufanych, stabilnych i najczęściej wybieranych na rynku partnerów biznesowych z zakresu zarządzania kosztami floty, optymalizacji procesów biznesowych, minimalizacji śladu węglowego floty oraz kontroli poziomu bezpieczeństwa kierowców to najlepszym wyborem będzie Cartrack Polska.

Oferujemy autorską technologię i rozwiązania, z których każdego dnia korzysta ponad 1 750 000 osób na całym świecie.