Jak skonstruować zapytanie na monitoring floty? Bardzo wiele obecnie podpisywanych na rynku umów zawiera podstawowe błędy funkcjonalne, ponieważ zapytanie przetargowe, i sama weryfikacja oferty, nie przebiegła w sposób pełny, analityczny. Chcemy Wam pomóc i skonstruowaliśmy dla Was transparentną checklistę kwestii, które muszą być realizowane przez nowoczesnych dostawców monitoringu aut firmowych, jeżeli chcecie korzystać z naprawdę topowych rozwiązań.
Poniżej prezentujemy Wam kompendium przetargowe, które pokazuje o jakie kwestie należy dopytać każdego oferenta w tym zakresie, aby wybrać dostawcę, który w kolejnych latach wesprze Was w trudnych zadaniach analitycznych, optymalizacyjnych i zarządczych.
Zacznijmy jednak od tego, że zanim skierujecie w stronę rynku prośby o oferty i odpowiedzi na Wasze pytania musicie skrupulatnie podejść do analizy swoich potrzeb i zdefiniować swoją flotę w kontekście nie tylko teraźniejszym, ale i perspektywicznym – 24-36 miesięcy. To konieczne aby znać cele i wytyczne jakimi macie kierować się w Waszej pracy. Warto na tym etapie zaangażować dyrektora handlowego, finansowego i personalnego aby określili również swoje oczekiwania względem floty i sposobu raportowania. Jak skonstruować zapytanie na monitoring floty? To proces wymagający, ale pozwalający później czerpać radość z perfekcyjnie skalibrowanej współpracy z firmą dostarczającą usługi telemetryczne, zgodnie z naszymi oczekiwaniami i strategicznymi celami przedsiębiorstwa.
Gdy mamy zdefiniowany „obraz” naszej floty, to należy przejść do składowych zapytania ofertowego, które pozwolą wybrać najlepszego dostawcę usług. Oto nasze propozycje:
1. Know how / posiadane zaplecze technologiczne: należy dopytać o ilość lat doświadczenia w branży, wielkość poziomu zatrudnienia i specyficznie osób dedykowanych do obsługi klienta oraz ilość obecnie posiadanych w swoim portfelu kontrahentów. Dopytaj również o wielkość monitorowanej floty. To pozwoli Ci ocenić „ciężar” firmy, z którą potencjalnie chcesz podpisać umowę. Warto również zbadać potencjał personalny przyszłego kontrahenta i dopytać o wielkość działu wsparcia, technicznego czy analitycznego. To pozwoli Ci z większą pewnością zdecydować się na współpracę z najlepszymi.
Spójrz na ten punkt pod kątem mocy przerobowych oraz wiedzy na temat tego specyfiki branży: unikaj podmiotów, które powstały niedawno i nie mają zbyt wiele do powiedzenia na swój temat. O ile to możliwe umów się na spotkanie w siedzibie firmy – zobacz jak pracują, jak obsługują klientów. Naszym zdaniem istotną kwestią jest również zweryfikowanie, czy dana firma, która ubiega się o kontrakt, jest twórcą zarówno samego urządzenia, które zamontowane będzie w każdym pojeździe, jak i oprogramowania. Im więcej procesów innowacyjnych i twórczych wywodzi się wprost od firmy telemetycznej, tym większa gwarancja szybszej reakcji, większej elastyczności i lepszego dostępu do specjalistów oraz reakcji w sytuacjach awaryjnych.
2. Czas reakcji: musisz wiedzieć jaki jest średni czas reakcji na błędy krytyczne oraz sprawy wysyłane za pośrednictwem maila, lub zgłaszane na infolinii. Zdefiniuj takie sytuacje, oraz określ czas potrzebny na ich realizacje. To konieczne abyś w trudnych chwilach uzyskał wsparcie i pomoc możliwie jak najszybciej. Mobilność floty ma być nie tylko Twoim, ale i zadaniem nowego podwykonawcy.
3. Rekomendacje: poproś kandydatów o przekazanie Tobie 2-3 kontaktów do firm, które już korzystają z ich usług i mogą podzielić się swoją opinią. Im większe są to podmioty, i im chętniej takie kontakty są Tobie przekazywane, tym lepiej wywiązuje się dana firma z obietnic i nie ma nic do ukrycia. To bardzo ważny sprawdzian na drodze do owocnego i opartego też na zaufaniu kontraktu.
4. BOK oraz dedykowany opiekun: czy podmiot, z którym chcesz podpisać umowę, ma zbudowane Biuro Obsługi Klienta i odpowiednie procedury przepływu informacji? Poproś o rozpisanie tego elementu. Czy wraz z kontraktem uzyskasz dedykowanego opiekuna klienta, który będzie w czasie trwania umowy służył Ci również wsparciem merytorycznym i analitycznym, a nie będzie tylko sprzedawcą? Zweryfikuj i zagwarantuj sobie również odpowiedni poziom obsługi posprzedażnej – to ciężar i zobowiązania, które nie wszyscy dostawcy są w stanie udźwignąć.
5. Centrum monitoringu 24/7/365: czy firma, z którą chcesz związać się umową, ma całodobowe centrum monitoringu, w którym zawsze znajduje się konsultant, który w razie niepokojących sygnałów wysyła powiadomienia, dzwoni i w razie czego służy pomocą? Mocne współprace to te, które w najtrudniejszych sytuacjach działają perfekcyjnie – dopytaj o ten szczegół! Poznaj gwarantowane procesy, które masz w cenie! Sytuacje awaryjne i kryzysowe zdarzają się rzadko, jednak ich wystąpienie i wsparcie w tym czasie musisz mieć zapewnione na najwyższym poziomie, niezależnie od pory dnia czy okresu w roku.
6. Serwis i wsparcie techniczne w trakcie trwania umowy : zapewne podpiszesz umowę na 24 lub 36 miesięcy. To 2 lub 3 lata, w których w każdym pojeździe eksploatowane jest urządzenie. Na pewno wymagać będzie obsługi utrzymaniowej może konieczna będzie przekładka do innego pojazdu, a może wydarzy się jakaś nieplanowana awaria. I co wtedy? Warto doprecyzować czy kontrakt daje Ci bezpłatnie dostęp do techników, lub tez czy będziesz musiał płacić za każdy kilometr dojazdu lub wysyłać pojazdy jedynie w kilka autoryzowanych miejsc w kraju, ograniczając tym samym mobilność swoich pracowników. Dowiedz się ilu techników/monterów znajduje się na terenie kraju i jak działa realizacja zleceń (średni czas reakcji). Dowiedz się dokładnie czy w tym elemencie nie czekają się nieprzewidziane koszty w wypadku awarii.
7. Analityka i wsparcie merytoryczne: współcześnie liderzy branży telemetrycznej już dawno odeszli od oferowania wyłącznie banalnego monitoringu GPS. Tobie powinno zależeć na tym aby rozpocząć współpracę z tymi firmami, które w swoim DNA mają produkt bardzo rozbudowany, tj. taki, który nie mierzy tylko położenia pojazdu, ale kontroluje kilkanaście jednego parametrów (przeciążenia, użycie pedału przyspieszenia, zużycie paliwa, czas jazdy, czas postoju, otwarte drzwi, zapięte pasy itd. Itd.). Będzie Ci to potrzebne jeżeli zechcesz analizować bardzo wnikliwe sposób zachowania kierowców, tworzyć systemy motywacyjne, czy móc bardzo rzeczowo zabrać się do procesu optymalizacji kosztów – do tego potrzebne są dane i możliwość ich prezentacji. Wybierz takiego dostawcę, który oferuje Ci dostęp do dziesiątków takich zestawień, umożliwia budowanie indywidualnych raportów i udziela merytorycznego oraz kompleksowego wsparcia na tym etapie. Firma telemetryczna nie ma być bowiem jedynie instalatorem urządzenia, a współpracownikiem i pomocą w Twoich codziennych zarządczych i strategicznych obowiązkach przez kolejne 2-3 lata.
8. Produkty komplementarne i prace rozwojowe: nie musisz wybierać wszystkiego od razu, jednak warto abyś wiedział jakie dodatkowe usługi oferuje dany kandydat do współpracy. Dopytaj czy są jakieś produkty/ulepszenia nad którymi obecnie pracują, jak wygląda ich dział R&D. Decyduj się na tych, którzy inwestują w rozwój swojej oferty, choćby jak Cartrack wprowadzając na rynek dwa hity współpracujące z rdzeniowym produktem; MiFleet (program agregujący dane flotowe z kart paliwowych, systemu monitoringu oraz informacje pod kątem kadrowym, księgowym, sprzedażowym, analitycznym – kompletna pomoc zarządcy floty w ramach jednego programu!) oraz system zarządzania mobilnymi procesami „Cartrack Komunikator” (pozwalający rozliczać, zadawać, komentować i przekazywać zadania w czasie rzeczywistym).
9. Cena usługi w ujęciu miesięcznym oraz wszystkie koszty jednorazowe: to oczywiście również istotna składowa pozwalająca wybrać najlepsza ofertę. Cena nie może jednak determinować wszystkich wyżej uzyskanych informacji. Ma być jedynie uzupełnieniem oferty, a już kategorycznie nie jej jedyną składową! Musisz spojrzeć na wydatki budżetowe w perspektywie długofalowej i oszczędności jakie nowoczesne systemy pozwolą Ci wygenerować, a tych jest bardzo dużo; zmniejszenie zużycia paliwa, efektywniejsze wykorzystanie podróży służbowych, mniejsza szkodowość i niższe składki ubezpieczeniowe, żadne wizyty w serwisach i spadek zużycia takich podzespołów jak klocki i tarcze hamulcowe oraz sprzęgło. Do tego wpłyniesz na bezpieczeństwo pracowników oraz komfort ich podróży – to wszystko jest na wyciągnięcie ręki w Cartrack Polska!
Układ ww. listy ma znaczenie, bowiem naszym zdaniem konkretne zmienne są ułożone od najważniejszych do najmniej istotnych dla świadomych fleet managerów. Jak skonstruować zapytanie na monitoring floty? Cena nie bez powodu jest na ostatniej pozycji, bowiem kwestie opłat zawsze są elastyczne, negocjowane, i nie powinny odwracać naszej uwagi od istoty problemu jakim jest dostarczenie narzędzia rozbudowanego, pozwalającego na rozbudowana analitykę wraz z gwarantowanym wsparciem ze strony kontrahenta na odpowiednim poziomie. Powodzenia!
O nas:
Cartrack Polska jest firmą, która od ponad 10 lat dostarcza swoim klientom niezawodnych rozwiązań telematycznych własnej produkcji. W Polsce monitorujemy i optymalizujemy koszty kilkudziesięciu tysięcy pojazdów, a w skali globalnej w portfelu marki znajduje się ponad 1,1 mln aktywnych samochodów. Cartrack Polska oferuje darmowe raportowanie z wachlarza kilkudziesięciu gotowych opracowań przez cały okres umowy, bezpłatną możliwość tworzenia autorskich raportów, wsparcie dedykowanego opiekuna, centrum monitoringu 24/7/365, mobilną sieć instalatorów w całej Polsce, 5 lat historii danych o pojazdach i zdarzeniach wstecz oraz nieustanny dostęp do analityków wraz z wysokiej jakości obsługą posprzedażną. Oferujemy również komplementarne dodatki jak MiFleet pozwalające agregować i zarządzać wszystkimi danymi floty, włącznie z kartami paliwowymi, kwestiami podatkowymi oraz rozrachunkami, oraz Komunikator, który pozwala zarządzać zadaniami i zleceniami służbowymi w czasie rzeczywistym optymalizując efektywność pracy użytkowników. Pomagamy audytować, usprawniać i doradzać w codziennym zarządzaniu flotą.
