Otrzymałeś/aś zadanie aby wygenerować oszczędności w obszarze samochodów firmowych, tu i teraz. Twojego szefa nie interesują detale – zmiany nie mogą mieć wpływu na jakość środowiska pracy użytkowników aut firmowych, a realne korzyści z Twoich posunięć muszą być widoczne w perspektywie kolejnego kwartalnego/półrocznego raportu (4-6 miesięcy). Czas start!

Wiemy, że jako osoba zajmująca się samochodami w firmie często również masz w swoich kompetencjach ogrom obowiązków administracyjnych, rozliczeniowych, utrzymaniowych (w kwestii biura) czy to też związanych z telekomunikacją, facility managementem lub niejednokrotnie – HRem. Pojazdy w firmie zawsze były, są i będą, jednak Ty otrzymałeś/aś specjalne zadanie – ściąć koszty firmowej floty. I to szybko. Nie wpadaj w panikę – podpowiemy Ci gdzie szukać oszczędności, jak ambitnie, ale i analitycznie podejść do zadania, i odnieść sukces. Oto co powinieneś/powinnaś zrobić:

  • Zbierz w jedno miejsce wszystkie informacje na temat ilości pojazdów w firmowych car parku, ich metodzie finansowania (leasing, zakup za gotówkę, wynajem). Nie zapomnij zweryfikować kiedy kończą się poszczególne umowy dotyczące finansowania, ubezpieczenia (o ile nie masz go wliczonego w cenę), oraz sprawdź czy pojazdy mają wykupione dodatkowe pakiety serwisowe (jeżeli nie – spisz poniesione koszty serwisowe w ramach każdego pojazdu). Zgromadź informacje z kart paliwowych odnośnie zużywanego paliwa, z podziałem na pojazdy, oraz sprawdź koszty wymiany i przechowywania opon (o ile tej usługi również nie masz wliczonej w miesięczne raty abonamentowe leasingu/FSLu/wynajmu). Koniecznie znajdź wszystkie faktury przynajmniej z ostatnich 12 miesięcy, które bezpośrednio odnosiły się do generowanych przez każdy pojazd kosztów. To najbardziej czasochłonny etap, ale jest absolutnie konieczny. Jeżeli masz kilka systemów raportowania (CFMy, karty paliwowe, opony, serwisy) – musisz wszystko zgromadzić w jednym miejscu, w jednym pliku.
  • Koszty przyporządkuj do każdego z pojazdów oddzielnie i bardzo skrupulatnie. Na potrzeby swojej analityki stwórz MPKi, takie jak: paliwo, płyny i myjnia, finansowanie, serwis, opony, ubezpieczenie, amortyzacja oraz koszty dodatkowe (nieklasyfikowane). Jeżeli w swojej flocie masz dodatkowe koszty „grupowe” stwórz z nich oddzielna kategorię. Podejdź do tego bardzo dokładnie.
  • Spisz informacje na temat rodzaju floty – jakie miesięczne i roczne przebiegi są realizowane danymi pojazdami, kto nimi jeździ, jaki jest cel danego pojazdu w firmie. To swego rodzaju mapa drogowa zarządzanej przez Ciebie floty. W ten sposób stworzysz konstelację kosztów (popularnie zwaną również jako TCO – total cost of ownership – łączne koszty eksploatacji pojazdu), wraz z umiejscowieniem tego auta w strukturze firmy. Pojazdy nie mogą działać nie osadzone w kontekście przychodów firmy. W tym zadaniu na pewno pomoże Ci spotkanie z osobą odpowiedzialną bezpośrednio za sprzedaż (handel) oraz reprezentantem księgowości.
  • Zbierz wszystkie te informacje w programie kalkulacyjnym, tak aby możliwe było ich analizowanie, przestawianie, sumowanie, miksowanie. Wylicz roczne koszty utrzymania każdego posiadanego pojazdu, skonfrontuj te koszty z ilością pokonywanych kilometrów oraz osobą odpowiedzialną za pojazd – czy jest to dostawca, pomoc techniczna, handlowiec, menadżer itd. W ten sposób stworzysz profil użytkowy finansowy pojazdu w odniesieniu do charakterystyki firmy. Być może zaobserwujesz, że kadra zarządzająca wydaje na paliwo dużo mniej niż handlowcy, jednak ich samochody kosztują bardzo dużo (koszty leasingu + koszty opon + ubezpieczenie).
  • Pamiętaj aby przy analizowaniu kosztów paliwa uwzględnić nie tylko kwoty z faktur, ale i liczbę zatankowanych litrów, a finalnie – średnią cenę litra tankowanego paliwa. Nie sprowadzaj się wyłącznie do suchych liczb – myśl szeroko, szukając zawsze kontekstu makroekonomicznego i działaj w połączeniu z zmiennymi na poziomie mezo (może w danym okresie w firmie był gigantyczny kontrakt, którego obsługa generowała skokowy wzrost kosztów? Może biznes w którym bierzesz udział ma charakter sezonowy? Weź to pod uwagę!).
  • Warto na te liczby i zestawienia spojrzeć chłodnym okiem i poprosić o pomoc osobę z działu księgowości. Zdecydowanie warto pochylić się wspólnie z finansami nad użytkowaniem pojazdu w celach prywatnych i zrobić rozeznanie ewidencji / książki pojazdu. W razie kontroli skarbowej będzie to niezwykle kluczowy obszar weryfikacji urzędniczej. Zabezpiecz się przed tym od razu!
  • W miejscu gdzie światło dzienne ujrzą pewne prawidłowości, lub pewne odbiegające od reszty niepokojące odchylenia, musisz użyć swoich analitycznych umiejętności, i spisać te trendy w świetle zagregowanych danych. To będzie dla Ciebie „punkt 0”. Pamiętaj, że prezentacja danych w oderwaniu od jakiegokolwiek barometru nie jest wiarygodna. Ty dopiero tworzysz taki model, aby był analizą floty przed procesem modernizacji.
  • Znajdź obszary gdzie możesz popracować nad kosztami, budzące Twoje największe wątpliwości już na etapie obserwacji liczb/danych oraz Twojej potocznej znajomości rynku. Na pewno największe grupy kosztów zlokalizujesz w kosztach finansowania oraz paliwie (pamiętaj aby wyodrębnić z niego pozycje dotyczące płynów i myjni!). Pamiętaj, rób wszystko aby zminimalizować ryzyko nieprzewidzianych kosztów – szukaj dostawców, którzy pozwolą Ci zapanować na jak największą liczbą miejsc powstawania kosztów we flocie i mają absolutnie wzorowa obsługę klienta i wyśmienita obsługę posprzedażną.  Oto wstępne, ale dające do myślenia, kierunki restrukturyzacji floty:

* PALIWO > zadbaj o karty paliwowe, jedną cenę zakupu surowca, oraz kontrolę nad kwestiami usług dodatkowych (limit na płyny, myjnię). Weź pod uwagę dostawców którzy maja rozbudowaną sieć stacji, przejrzyste systemy zarządzania (IT), programy lojalnościowe oraz odroczone płatności.

* SERWIS > działaj tylko i wyłącznie z renomowanymi, certyfikowanymi i rzetelnymi warsztatami (sieciami) na podstawie umów. Autoryzowanie napraw i kosztorysy do akceptacji to absolutna baza. Zadbaj o stałe stawki za roboczogodzinę oraz ramy współpracy w kwestii „kryzysowej”. Nie koniecznie trzymaj się ASO, jednak bezpieczeństwo i jakość napraw to absolutny „must have”.

* OPONY > nie oszczędzaj na bezpieczeństwie, jednak dobierz opony wysokiej klasy, które są nie tylko energooszczędne ale i pozwalają na wielosezonową jazdę. Znajdź dostawców, którzy zapewnią Ci obsługę door-to-door, przechowalnię opon i wszelkie nieprzewidziane naprawy w ramach sztywnego kontraktu i stawek.

* UBEZPIECZENIA > znajdź kilku brokerów i zdobądź konkurencyjne wyceny. Uprzedzaj o swoich zamiarach, jednak twardo stawiaj warunki. Zweryfikuj czy wszystkie polisy muszą być takie same, czy może można zmienić zakres assistance, NNW oraz wszelkich innych detali. Odnoś każda polisę do sporządzonego wizerunku pojazdu w obrębie firmy – nie wszystkie pojazdy muszą mieć to samo.

* WYBÓR POJAZDU / FINANSOWANIE > weryfikuj zmienne umowy, koszty za wydawanie dokumentów, dodatkowe opłaty administracyjne oraz wszystkie elementy obsługi posprzedażnej, które wchodzą w cenę miesięcznej raty. Niech nie decyduje tylko i wyłącznie cena, a globalny charakter umowy.

* ZARZADZENIE RYZYKIEM / LOKALIZACJA / ANALIZA  > znajdź firmę, która nie tylko pomoże chronić Twoje pojazdy (GPS – lokalizacja, funkcja antykradzieżowa co wpływa na wysokość składki ubezpieczeniowej), ale będzie realnym wsparciem sprzedaży (planowanie tras, kontrola wydajności), generatorem wyników CSRowych (społeczna odpowiedzialność biznesu) i realnym wsparciem Twojej pracy w postaci raportowania, technologii i zaawansowanych, odpornych na kryzys, procedur obsługi klienta.

Zarzadzanie kosztami
  • Aby generować oszczędności trzeba zrobić najpierw audyt floty. To zrealizujesz w pierwszych krokach naszego przewodnika. Później musisz przeprowadzić analizę potrzeb firmy i umieścić każde auto w konstelacji użytkowo-finansowej firmy. Następnie należy znaleźć najsłabsze i kosztogenne punkty naszej floty i wejść we współprace z firmami, które w sposób mądry szybko pozwolą nam osiągnąć założony cel. Bądź otwarty na wsparcie zewnętrznych dostawców – to oni są od tego aby zagwarantować Ci nie tylko produkt, ale i obsługę na najwyższym poziomie. Zadbaj o wielowątkowe sprawdzenie swoich przyszłych dostawców – nie patrz na cenę, nie może ona być determinantą decyzji.
  • Działaj według schematu: AUDYT > ANALIZA > OBSZARY DO POPRAWY > WYZNACZENIE CELÓW > ZBUDOWANIE NARZĘDZI DO ICH OSIĄGNIĘCIA > PROJEKTY MODERNIZACYJNE.

Wszystko to co proponujemy opiera się na sprawdzonych schematach działań, które doświadczeni fleet managerowie stosuje w codziennej pracy. Jeżeli masz zaledwie kilka, lub kilkanaście pojazdów, wcale nie oznacza to, że nie możesz generować oszczędności! Aby jednak nie musieć wyciągać z różnych miejsc raportów, poświęcać wiele godzin na „zbieranie do kupy układanki”, znajdź na rynku firmy, które oferują Ci pełną kontrolę nad zarządzanymi pojazdami w kontekście lokalizacji, szerokiej gamy możliwości wnikania w zmienne (stan paliwa, zapłon, przeciążenia, praca silnika itd.), określanie geostref czy monitorowanie kilometrów służbowych i prywatnych pracowników. Połącz to z wysokiej klasy poziomem analitycznym i możliwościami raportowania proponowanej telemetrii, a rozwiązania zmniejszające koszty przyjdą dużo łatwiej! Jeżeli ponadto wybierzesz usług, które oferują komunikator z pracownikami, gdzie możliwe jest śledzenie statusu projektów/spraw, komentowanie, analizowanie i zlecania, oraz dostępne jest oprogramowanie pozwalające wycisną z danych jeszcze więcej – pełen flotowy kombajn, który po wprowadzeniu wszelakich kosztów podatkowych, finansowych, integracji z kartami paliwowymi – pozwala w jednym miejscu przechowywać WSZYSTKIE INTERESUJĄCE CIĘ DANE – masz sukces! Tutaj zdecydowanie zwróć uwagę na Cartrack i to, że lokalizowanie pojazdów to dopiero początek – gigantycznie rozbudowane kilkadziesiąt raportów jest na wyciągnięcie Twojej ręki, dzięki czemu łatwo zdiagnozujesz obszary, które pochłaniają najwięcej kosztów! Oszczędności na paliwie? Redukcja kosztów serwisowych? Eliminacja agresywnych zachowań na drodze? Efektywniejsze wykorzystanie pracy handlowców i ludzi w terenie? TAK po trzykroć!

Pamiętaj, że tylko najwięksi gracze na rynku są w stanie zagwarantować Ci współpracę na absolutnie jasnych, nowoczesnych i Partnerskich zasadach. Jeżeli nauczysz się korzystać w pełni z narzędzi i oferowanej jakości obsługi klienta u swoich podwykonawców, gwarantujemy Ci, że w zakresie kontroli i optymalizacji kosztów zarządzanej floty odniesiesz sukces. Wykonaj lwią robotę na początek i pokaż, niepokojące MPKi. Następnie znajdź zaawansowane narzędzia teleinformatyczne, które pozwoli zarówno Tobie, dyrektorowi handlowemu, działowi księgowości i w końcu samym użytkownikom czerpać wiele korzyści z nowych zasad. Martwisz się nową polityka flotą lub potrzebnymi aktualizacjami? To nic strasznego – wybierając profesjonalistów, jak Cartrack, zyskasz pomoc i w tym obszarze. Cartrack i nasi eksperci, który pomogą Ci stworzyć autorski projekt flotowy, raport i odnieść Ci sukces! Jeżeli chcesz mieć swoją flotę pod pełną kontrolą i w przyszłości nie musieć wyciągać danych z wielu systemów możesz zamówić MiFleet – rozbudowany i pełny system do zarządzania kosztami firmowej floty wraz z raportowaniem z kart paliwowych, kosztów leasingu, kwestii podatkowych i rozliczeniowych. Możliwość zdalnego ustawiania raportów, alertów, dodawanie zmiennych i niezwykła moc dopasowania systemy do bieżących bardzo specyficznych wymagań firmy jest w pełni możliwa. Wszystko dostępne za pomocą kilku kliknięć – precyzyjnie, błyskawicznie i korzystnie z punktu widzenia śledzenia ogromu parametrów pozwalających zmniejszać koszty floty. Co więcej, Cartrack oferuje również Cartrack Komunikator, czyli kolejny zintegrowany z głównym produktem system, umożliwiający nadawanie, śledzenie, moderowanie i ewaluację zadań służbowych dla każdego użytkownika – planowanie tras, zleceń, przesyłanie detali działania – oczywiście! Teraz aby w sposób mądry zarządzać pracownikami i mieniem firmowym nie trzeba wielu systemów, masy sprzętu i skomplikowanych procedur – wystarczy jeden godny zaufania dostawca, który inwestuje w ustawiczny rozwój funkcjonalności produktu. W Cartrack Polska mamy rozwiązania stworzone do generowania oszczędności.

Koronawiurs, i kryzys nim wywołany, pokazał, że nie ma czasu na półśrodki i współpracę z podmiotami, które kuszą ceną, a nie jakością, czy rozbudowaną funkcjonalnością produktu. Stań na wysokości zadania i zacznij generować oszczędności w swojej flocie!

I na koniec – nie bój się prezentować swoich wyników i pomysłów kadrze zarządzającej. Generowanie oszczędności nie może odbywać się mechanicznie, emocjonalnie i bez poparcia w cyfrach. Bez analityki nic się nie zdziała. Dlatego warto skusić się na rozwiązaniach, które nie tylko zaczną generować oszczędności „tu i teraz”, ale zapewnią w perspektywie czasu możliwość historycznego przeglądania danych, wsparcie posprzedażowe ekspertów i stanowić będą podwalinę pod kolejne ciekawe projekty redukcji kosztów samochodów w firmie. Powodzenia!


O nas:

Cartrack Polska jest firmą, która od ponad 10 lat dostarcza swoim klientom niezawodnych rozwiązań telematycznych własnej produkcji. W Polsce monitorujemy i optymalizujemy koszty kilkudziesięciu tysięcy pojazdów, a w skali globalnej w portfelu marki znajduje się ponad 1,1 mln aktywnych samochodów. Cartrack Polska oferuje darmowe raportowanie z wachlarza kilkudziesięciu gotowych opracowań przez cały okres umowy, bezpłatną możliwość tworzenia autorskich raportów, wsparcie dedykowanego opiekuna, centrum monitoringu 24/7/365, mobilną sieć instalatorów w całej Polsce, 5 lat historii danych o pojazdach i zdarzeniach wstecz oraz nieustanny dostęp do analityków wraz z wysokiej jakości obsługą posprzedażną. Oferujemy również komplementarne dodatki jak MiFleet pozwalające agregować i zarządzać wszystkimi danymi floty, włącznie z kartami paliwowymi, kwestiami podatkowymi oraz rozrachunkami, oraz Komunikator, który pozwala zarządzać zadaniami i zleceniami służbowymi w czasie rzeczywistym optymalizując efektywność pracy użytkowników. Pomagamy audytować, usprawniać i doradzać w codziennym zarządzaniu flotą.

Author

PR and Lead Projects Manager w Cartrack Polska. W branży flotowej od ponad 8 lat, tworzy projekty edukacyjne, merytoryczne i wartościowe dla fleet managerów .