Zakupy flotowe – planowanie, procedury, cash-flow, gwarancje, budżetowanie oraz budowanie relacji – to zaledwie niektóre elementy składowe bardzo skomplikowanego procesu zakupowego w obrębie floty pojazdów firmowych. Dowiedz się więcej!
Jeśli chodzi o udane zakupy flotowe, istnieją trzy obszary, w których należy wdrożyć strategię i metodyczne planowanie, aby skutecznie zarządzać działem i procesem. Aby to osiągnąć, rozwiązania zakupowe muszą zostać wdrożone w ramach:
- Wstępne planowanie zamówień,
- Wydajność działu,
- Zarządzanie relacjami wewnętrznie i zewnętrznie.
Każdy z tych kluczowych obszarów ma strategiczne znaczenie, jeśli chodzi o rozwój systemu w zespole ds. zaopatrzenia floty. Niezależnie od tego, czy posiadasz dużą czy małą flotę w swojej firmie, etapy takie same. Należy również pamiętać, że te obszary można łatwo skalować na poziomie dużej korporacji lub pracować w dwuosobowym zespole.
I, tak jak wszystko, co warto mieć, udane zakup flotowe i zarządzanie flotą wymaga czasu. Postępując zgodnie z tym przewodnikiem krok po kroku, możesz zacząć działać, aby operacje zarządzania flotą były jak najbardziej opłacalne.
Zakupy flotowe – efektywne planowanie.
Pierwszym etapem każdego procesu zakupowego jest planowanie i jest to pierwsze miejsce, w którym musisz wdrożyć skuteczną strategię i sukcesywne działanie. Planowanie jest ważne, więc możesz zorganizować i poprowadzić swój zespół na nadchodzący rok lub czas, na który chcesz zaplanować. Proces planowania jest niezbędny do podjęcia decyzji o tym, co kupić, o której godzinie i skąd.
Opracowanie planu zaopatrzenia może czasami być długim procesem, w zależności od wielkości działu zaopatrzenia floty i liczby różnych produktów, których potrzebujesz. Plany zakupów również mogą ulec zmianie, w zależności od korekt finansowych oraz ewentualnych zmian w firmie w planowanym okresie. Niemniej jednak, jeśli na starcie tworzony jest skuteczny plan, jest to najlepszy sposób na kierowanie zespołem, nawet jeśli w tym okresie zostanie dodanych lub usuniętych kilka dodatkowych produktów lub środków.
Plan pozwala również spojrzeć z poziomu makro (roku, a nawet większego okresu) na wydatki i planowane miesiące największych finansowych obciążeń. W przypadku wystąpienia trudnych sytuacji (np. COVID-19), jesteś w stanie sprawnie weryfikować i modyfikować plan, a nie dopiero w pośpiechu siadać do jego układania pod nową sytuację. Planowanie pozwala realizować zakupy flotowe harmonijnie i zarządczo poprawnie.
Co zatem należy wziąć pod uwagę podczas procesu planowania zakupów?
1. Budżet
Bez wyraźnego zarysu budżetu potrzebnego do pomyślnego przebiegu operacji zarządzania flotą, w tym na każdym etapie procesu zakupu, Twój plan zakupów flotowych nie może się powieść. Zablokowanie budżetu w całym dziale jest prawdopodobnie najważniejszą częścią procesu planowania, ponieważ dyktuje każdy inny krok po drodze.
2. Czas
Dokładna reprezentacja czasu w całym planie jest ważnym czynnikiem, aby upewnić się, że przedmioty zakupów są zabezpieczone w bieżącym czasie i nie nastąpi problem z mobilnością i dostępem do komponentów flotowych (karty paliwowe, telekomunikacja, telemetria, CRM). Na przykład, jeśli Twoja flota zajmuje się dystrybucją kłód przeciwpożarowych i drewna, najbardziej pracowitym okresem jest prawdopodobnie zima, kiedy możesz zatrudnić więcej kierowców. Jest to więc czas, który będziesz potrzebował na zamówienie większej ilości kart paliwowych, aby pomieścić dodatkowych pracowników. Zamawiając je we właściwym czasie, zapewnia, że całe paliwo nadal będzie można kupić po niższej cenie. To samo dotyczy flot które swoją „objętość” zwiększają sezonowo – kluczowa jest znajomość strategicznych planów przedsiębiorstwa.
3. Produkty
Żaden plan zakupów nie byłby kompletny bez określenia produktów, które musisz kupić. Pozyskiwanie i określanie dostawcy tych produktów jest samo w sobie zupełnie innym procesem i w zależności od tego, kiedy potrzebujesz tych produktów, może być czymś, co jest ciągłym poszukiwaniem lub epizodycznym działaniem. Będziesz mógł podjąć decyzję w oparciu o własną flotę i jej specyficzne wymagania. Jednak fakt, że zabezpieczyłeś budżet i zaznaczyłeś, kiedy jest zapotrzebowanie na określone produkty, daje ci jasne wskazanie dostawcy, którego potrzebujesz dla każdego produktu. Mając jednocześnie ustalony budżet i czas, będziesz mógł wiedzieć, czy możesz spełnić wiele wymagań w ramach jednej umowy, czy też podzielić je między różnych dostawców.
4. Zasoby
Czasami nowe projekty wymagają dodatkowych zasobów, a planując budżet, czas i potrzebne produkty, możesz zdecydować, czy poradzisz sobie z wymaganiami planu w oparciu o zasoby, które już posiadasz. Lub, czy potrzebna jest dodatkowa pomoc i kiedy, jeśli potrzebujesz pomocy tylko w okresach szczytu działań, takowa będzie konieczna.
Zakupy flotowe – pozyskiwanie strategiczne dla zaopatrzenia i zarządzania flotą.
Pozyskiwanie strategiczne może nastąpić w wyniku procesu planowania i może być niezwykle skuteczne przy zamawianiu przedmiotów w ramach pożądanego budżetu. Strategiczny proces pozyskiwania jest zwykle pełnym 7-etapowym procesem, który jest postrzegany jako zasadnicza warstwa skutecznego planowania, szczególnie w przypadku regularnie zmieniającego się rynku cenowego, takiego jak paliwo.
Na czym polega sourcing strategiczny? Ogólnie rzecz biorąc, jest to sposób, w jaki informacje zebrane na temat Twojej firmy i proponowanego dostawcy są wykorzystywane do sprawdzania, czy wymagania Twojej firmy i dostawcy są zsynchronizowane. Gdy odbywa się to u wielu dostawców, możesz wtedy zobaczyć, jaka jest najlepsza wartość na rynku, dostosowując swoją strategię zakupową i budżet do krótko- i długoterminowych celów biznesowych we wszystkich dziedzinach. W Polsce często pozyskiwanie strategiczne często występuje pod pojęciem zakupów grupowych.
Nawet jeśli jesteś zadowolony ze swoich obecnych dostawców lub poprzednich dostawców, z których korzystał Twój poprzednik, pozyskiwanie musi zostać zweryfikowane, aby upewnić się, że nie przegapisz innych możliwości, o których możesz nie być świadomy. Jeśli nowa strategia ma zostać wdrożona w wyniku planowania i podjętego strategicznego pozyskiwania, należy rozważyć zarządzanie zmianą, aby każdy był na bieżąco i rozumiał te zmiany i ich korzyści. Nieustanne skanowanie rynku i szukanie jeszcze lepszych okazji powinno stać się Twoim nawykiem.
Zakupy flotowe – poprawa wydajności działu zarządzania flotą.
Aby zapewnić wydajne operacje zarządzania flotą, dział zakupów musi działać i opracowywać strategie tak skutecznie, jak to możliwe. W przypadku każdej firmy lub floty pierwszą rzeczą, którą należy sprawdzić, jeśli chodzi o wydajność, są koszty i wydatki.
Proces redukcji kosztów może być korzystny, nawet jeśli uważasz, że Twój dział działa wydajnie, a zwiększenie rentowności i utrzymanie konkurencyjności nigdy nie jest niczym złym. Istnieje prosta formuła, która pozwala sprawdzić, czy Twój dział negocjuje i zabezpiecza najlepsze oferty. Aby obliczyć ogólne oszczędności na zakupach:
- Oblicz średnią cenę wszystkich ofert, które otrzymałeś dla swoich przedmiotów zainteresowania zakupowego.
- Odejmij wynegocjowaną cenę kontraktową.
- Następnie pomnóż to przez rzeczywistą liczbę przedmiotów zakupionych w określonym przedziale czasowym.
Dzięki temu uzyskasz dobre wyobrażenie o osiągniętych oszczędnościach w zamówieniach i można je wykorzystać do porównania z przyszłymi zakupami lub nowymi dostawcami.
Redukcja dostaw i zakupów.
W zależności od tego, jak działa Twoja flota i model biznesowy, Twój dział może być odpowiedzialny za zakupy i dostawy. W takim przypadku należy osiągnąć wydajność i redukcję kosztów w obu obszarach. Dostarczając produkty, firma nie może generować wielu niepotrzebnych dodatkowych kosztów, które wpływają na zyski. Na przykład, jeśli wydajesz nadmierną kwotę na paliwo, gdy idziesz na spotkanie z kupującymi lub na dostawę towarów, musisz spojrzeć na zmniejszenie tych kosztów podróży poprzez ograniczenie podróży lub zakup firmowych kart paliwowych.
Redukcja czasu realizacji.
Redukcja czasu realizacji jest ważnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę podczas przeglądu i zwiększania wydajności działu. Chociaż cena fizyczna jest ważna, czas realizacji jest ważnym czynnikiem podczas przeglądu wszystkich aspektów działu.
Czas realizacji odnosi się do czasu potrzebnego na przetworzenie i przygotowanie zamówionych produktów, w tym czas potrzebny na zapakowanie, transport i dostarczenie do Ciebie. Termin ten jest szczególnie istotny w przypadku dostaw, więc zapewnienie, że Twoja flota jest zapakowana i jest w drodze do dostawy w rozsądnym czasie, jest ważne, aby zadowolić kupujących lub klientów, którym przewozisz towary.
Nawet jeśli nie jesteś dostawcą, jest to ważny czynnik, który należy wziąć pod uwagę przy wyborze własnego dostawcy. Nawet jeśli dokonujesz fizycznych oszczędności, jeśli ich czas realizacji jest długi lub Twoje produkty nie są dostarczane na czas, może to wiązać się ze znacznie większymi kosztami dla firmy i przewidywanego harmonogramu planowania zaopatrzenia działu. Zatem pamiętajmy, że oferta cenowa absolutnie nie determinuje jakości towaru oraz procesu obsługowego.
Zarządzanie relacjami pracowniczymi a zakupy flotowe.
Kiedy już jesteś na szczycie swoich rozwiązań zakupowych oraz planowania i strategii poprawy wydajności, ważne jest, aby pracować nad zarządzaniem relacjami zarówno z klientami, jak i dostawcami. Również rozwijanie relacji w swoim dziale oraz z kolegami z innych działów firmy może okazać się bardzo korzystne.
Aby zakupy flotowe były udane, dział musi działać harmonijnie, co oznacza, że osoby zarządzające interesują się członkami zespołu ds. zakupów. Ważne jest, aby członkowie zespołu czuli się docenieni i szczęśliwi w pracy. Jako menedżer lub starszy członek personelu zainteresowanie i angażowanie się w przyjazną rozmowę, która nie zawsze jest związana z pracą, może znacznie pomóc w poprawie relacji w pracy. Kiedy członkowie zespołu są świetni w swojej pracy, a Ty lubisz z nimi pracować, pozostawanie w dziale i postępy w nim mogą być nieocenione dla długoterminowej wydajności w zespole zaopatrzenia.
Oprócz zainteresowania się, ważne jest, aby zarządzać zespołem, jeśli jesteś szefem działu lub wyższą kadrą zarządzającą. Role te zwykle obejmują oceny i od czasu do czasu udzielanie konstruktywnych informacji zwrotnych; mogą być trudne i powinny być traktowane z czułością i pozytywnym podejściem, gdziekolwiek się da. Chcesz być szanowany w dziale i nie obawiać się, aby pracownicy chcieli z Tobą pracować i być częścią Twojego zespołu razem z Tobą.
Zakupy flotowe to przede wszystkim szkielet procedur i procesów oraz bardzo duży element czynnika ludzkiego – żadnej oferty nie należy traktować automatycznie i bezmyślnie. Zbuduj szczelna politykę zakupów flotowych, skanuj rynek, współpracuj przy zakupach grupowych i bardzo wnikliwe analizuj oferty pod kątem jakości, obsługi, serwisu i wsparcia. Powodzenia!
