Jak wybrać monitoring pojazdów?

Monitoring pojazdów jest długoterminową inwestycją. Warto dobrze się przygotować do wyboru narzędzia, które usprawni proces zarządzania firmową flotą. Jesteśmy obecni na tym rynku od 10 lat, więc na bazie doświadczenia własnego i naszych klientów przygotowaliśmy krótki poradnik. Poniżej znajdziesz krótką listę, którą rozwijamy w dalszej części tekstu.

Zdefiniuj swoje potrzeby

Różnorodność zastosowań monitoringu pojazdów jest ogromna. Zanim wybierzesz konkretne rozwiązanie, odpowiedz sobie na pytanie „co chcę osiągnąć”:

• Czy szukasz zabezpieczenia przed kradzieżą?
• Czy chcesz kontrolować wykorzystywanie samochodów do celów prywatnych?
• Optymalizujesz spalanie i szkodowość?
• Nadzorujesz realizację dostaw i wizyt?
• Angażujesz pracowników poprzez grywalizację?

To jest pierwszy, niezbędny krok. Pominięcie go poskutkuje albo wybraniem niewłaściwej oferty, albo frustracją podczas użytkowania w przyszłości. Pamiętaj, żeby znać cel swoich działań.

Wybierz właściwy produkt

Znając cel łatwiej wybierzesz narzędzie do jego realizacji. Nie każdy system monitoringu GPS posiada wszystkie niezbędne funkcje. Niektórym brakuje modułu analizy stylu jazdy kierowców, inne nie mają możliwości planowania trasy albo rejestrowania podróży prywatnych.

Ten sam można osiągnąć łatwiej lub trudniej. Jeśli już inwestujesz, to raczej wolisz wybrać rozwiązanie lepsze. Dlatego przed zakupem poproś o prezentację produktu, zapytaj o sposób montażu. Jednostki GPS wpinane w gniazdo OBD są bardzo łatwo dostępne, a czasem potrafią wypaść („kierowniku, samo wypadło…”). Te instalowane w szynie CAN pozwalają na wiele więcej, ale nieprofesjonalnie zamontowane mogą spowodować problemy. W Cartrack nie tniemy kabli, nie ingerujemy w wiązkę. Nie chcesz, żeby ktoś w nią ingerował – choćby ze względu na utratę gwarancji na samochód.

Upewnij się, że system monitoringu jest zgodny z RODO, a dane są bezpieczne. Dobry system telemetryczny będzie wspierał Cię w kontakcie z Urzędem Skarbowym albo Inspekcją Pracy. Raporty Cartrack dostarczają wiedzy o czasie pracy i wymiernie skracają czas kontroli oraz ułatwiają rozliczanie kosztu auta.

Wybierz łatwość użytkowania

Chcesz pracować szybko i wygodnie, zamiast mozolnie i w nerwach. Dlatego wybierz taką usługę, która będzie nowocześnie zaprojektowana, dostępna na wielu urządzeniach i zapewni płynność pracy. Nie chcesz żadnego rozwiązania instalowanego z płyty CD ani taniego GPS z Chin, które dane przekazuje na powolny serwer na drugim końcu świata.

Łatwość dostępu to też mobilność. Panel musi być dostępny przez przeglądarkę internetową (Chrome, Firefox, Edge), a w najlepszym scenariuszu również w aplikacji na Twój smartfon.

Dodatkowym ułatwieniem jest automatyzacja pracy. Comiesięczne raporty mogą robić się same i trafiać od razu na Twój email. Tak jest w Cartrack i nasi klienci bardzo sobie to cenią. Dzięki GPS widzisz wszystko.

Oczekuj wsparcia posprzedażowego

Wielu naszych klientów już po kilku próbach czuje się pewnie i wykorzystuje Cartrack do zarządzania swoją flotą. Wiemy jednak, że nie każdy musi tak sobie radzić z technologią.

Dlatego wymagaj wsparcia posprzedażowego – szkoleń, informacji, instrukcji. Jeśli po kilku miesiącach zapragniesz korzystać z innych funkcji monitoringu albo będziesz szukać konkretnego raportu, masz prawo otrzymać w tym zakresie wsparcie. Weź to pod uwagę podczas decyzji o wyborze monitoringu pojazdów do Twojej firmy.

Poznaj proces wdrożenia

Ustal dokładnie jak wygląda start usługi. Pamiętaj, że urządzenia GPS muszą zostać zamontowane w Twoich samochodach. A to oznacza, że trzeba je zebrać w jednym miejscu, zatrzymać na jakiś czas, przeprowadzić montaż… To potrafi wygenerować spory koszt. Szczególnie wtedy, gdy taki dostawca posiłkuje się podwykonawcą, który może mieć różnie ustalane priorytety. Co więcej, niektórzy dostawcy usług monitoringu pobierają też opłatę aktywacyjną lub naliczają dodatkowe opłaty za dojazd ekipy instalacyjnej, często liczone za każdy pokonany kilometr – bądź czujny!

W Cartrack instalacja odbywa się w czasie i miejscu wskazanym przez klienta, a dokonują jej nasi etatowi pracownicy. Uważamy, że montaż jest pierwszym etapem opieki posprzedażowej, która jest dla nas kluczowa.

Koszty monitoring pojazdów

Ta pozycja specjalnie znajduje się tak daleko, ponieważ w dużej mierze wynika ze wszystkich poprzednich punktów. Pamiętaj, by koszt oceniać przez pryzmat tego, co w zamian faktycznie dostajesz. Tani w zakupie monitoring pojazdów może okazać się drogi, kiedy przyjdzie dopłacić za dojazd montera albo dokupienie funkcji, której niespodziewanie brakuje. Takie przykłady możemy mnożyć. Pamiętaj zatem, by wybrać rozwiązanie, które dostarczy najwyższą wartość za daną cenę.

Integracje

Miłym dodatkiem, szczególnie dla większych flot, są możliwości integracji systemu monitoringu GPS z innymi programami. Dobrym przykładem są tzw. CFM, czyli systemy zarządzania flotą (np. Cartrack MiFleet). Takie systemy mogą otrzymywać dane o przebiegu czy tankowaniu wprost z naszego modułu GPS. Nic nie stoi na przeszkodzie, by po krótkiej integracji ewidencjonować użycie pojazdów od razu w programach księgowych dla firm (lub programów do obliczania kosztów w firmie), takich jak infakt, ifirma czy fakturownia.

Referencje

Na koniec zostawiamy kwestię referencji. Duzi dostawcy rozwiązań typu monitoring pojazdów flotowych posiadają bogate portfolio swoich klientów. Zapytaj handlowca o referencje z Twojej branży. Każda działalność ma swoją specyfikę i warto wiedzieć, czy dane rozwiązanie sprawdza się w firmach takich jak Twoja. Bywa, że po serii awarii lub na skutek negatywnych zmian w strukturze dostawcy rozwiązania portfolio klientów się kurczy. Pamiętaj, że w przypadku referencji ważna jest ich aktualność!

Foto główne: Dylan Gillis. Zdjęcie w treści: Martin Adams