Wojciech Kukuła: Krzysztofie, wcześniej rozmawialiśmy, że sytuacja epidemiczna to dobry moment na restart, zupełnie nowe i świeże podejście do zarządzania zmianą w firmowych car parkach. Podaliśmy proponowaną ścieżkę tej zmiany jednak teraz chyba czas zwrócić naszą i czytelników uwagę w stronę tego, w jaki sposób wybierać firmy, z którymi proces zmiany chcemy przeprowadzić. Jak analizować kontrakty, jak ustawiać współpracę, na co koniecznie zwracać uwagę.

Jestem zdania, że koronawirus ujawnił słabość współpracy opieranej i dobieranej tylko i wyłącznie na bazie czynnika cenowego (im taniej tym lepiej). Pominięte w tych przypadkach zostały kwestie związane z jakością obsługi klienta, czasem reakcji, doradztwem, dostępnością. W wielu przypadkach fleet managerowie i firmy zostały zostawione same sobie, w czasie, gdy tej pomocy, doradztwa trudno analiz potrzebowały najbardziej. Jak zapatrujesz się na tą kwestię?

Krzysztof Sosnowski: Do tej pory, nie tylko w branży zarządzania flotą, mieliśmy do czynienia z rynkiem ceny. Mało kto zwracał uwagę na aspekty jakościowe, kluczowe zapisy w umowach, procesy reklamacyjne, przyjazność rozwiązań. Dosyć rzadko decydent czy kupiec próbował zrozumieć co tak naprawdę nabywa. Wynajem długoterminowy, telemetria, ubezpieczenia, serwis, usługi flotowe, likwidacja szkód – co to jest? Odważę się zaryzykować twierdzenie, że tego tak naprawdę we flotach nie wie prawie nikt. Tak, dobrze mnie zrozumiałeś, nie wie nikt. Przeczytajmy sobie funkcjonujące na rynku zapytania ofertowe. Wybierz co wolisz – wynajem, telemetria a może ubezpieczenia? Aby uzyskać odpowiedź na swoje zapytanie trzeba najpierw szczegółowo sparametryzować to czego chcemy kupić. Nie wystarczy powiedzieć, chciałbym wynająć taki samochód, na podany okres czy przebieg. To stanowczo za mało, aby opisać, że potrzebujemy rozwiązań w zakresie telematyki lub szukamy dobrej polisy ubezpieczeniowej. No bo jak chcemy to porównać. Każdy dostawca zaproponuje nam rozwiązania o różnych zakresach, możliwościach, rozwiązaniach. Do tej pory, z reguły, Klient rozważał opcje w miarę najtańszą, a potem albo przychodziło rozczarowanie albo nauczył się żyć z tym co kupił. Już widziałem zadowolenie z wyboru najtańszej polisy bez refleksji, że ta trochę droższa nie miała udziałów własnych ani konsumpcji sumy ubezpieczenia. Niby wszystko to samo, ale kompletnie nie to samo. Z czasem przyszło rozczarowanie i dodatkowe, niewkalkulowane koszty. Miało być tanio, wyszło drogo.

WK: Pełna zgoda. Aby zwrócić uwagę fleet managerów na większą odpowiedzialność i świadomość samego procesu zakupowego jestem przekonany, że konieczna jest podobna procedura jak w przypadku opisywanego przez nas procesu modernizacji kosztogenności firmowej floty. Wszystko musi zacząć się od zbadania potrzeb, dokładnej analizy co w danym momencie potrzebujemy i jakie możemy mieć oczekiwania, lub jakie mamy określone KPI, na czas trwania kontraktu (24-36-48 miesięcy). Należy opracować dość precyzyjny plan pokazujący miejsce startowe i obecny w nim „poziom floty”, oraz to co chcemy chronić, jakie mogą być sytuacje awaryjne, jakie mamy oczekiwania wobec dostawców, jakie gwarancje, czas reakcji, kwestie rozwojowe i oczywiście jak wpisujemy nasze wymagania w plan utrzymania floty w rzeczonym okresie łączącej nas z podmiotem umowy.

Co więcej, uważam, że obecny kryzys ekonomiczny „wykosił” z rynku część firm, które oferowały swoje semi profesjonalne usługi głównie w oparciu o cenę. Koronawirus przewietrzył lekko praktycznie każdy zakamarek flotowy. Niestety wiele osób na co dzień odpowiedzialnych za zarządzanie firmowym car parkiem przekonało się o tym boleśnie, gdy infolinia z uwagi na pandemię nie działała, gdy za kilometry serwisantów trzeba było płacić, gdy udział własny w szkodzie okazał się być duży, gdy mówiąc wprost – zostali zostawieni sami sobie. Wtedy przychodzi refleksja, że przetargi i zapytania ofertowe należy jednak konstruować z bardzo dużą dozą precyzji i analizy. Czy w obecnych czasach myślisz, że trend zwracania uwagi głównie na cenę zmieni się, czy też kryzys w niektórych sektorach gospodarki wzmocni te tendencje? Oprócz analizy i planowania rozwoju floty w kontekście zapytań ofertowych, na co jeszcze Twoim zdaniem administratorzy flot powinni zwrócić uwagę?

KS: Ze zdrowo rozsądkowego punktu widzenia, w czasach kryzysu gospodarczego, wszyscy powinni wydatkowaną przysłowiową złotówkę oglądać z każdej strony. Przestrzeni na błędy, nietrafione inwestycje czy zakupy nie spełniające szczegółowo sprecyzowanych wymagań, zwyczajnie nie ma. Jeżeli przyjrzymy się rynkom bardziej dojrzałym niż nasz, to okazuje się, że zapotrzebowanie na usługi doradcze, profesjonalne narzędzia nadzoru i kontroli, systemy wsparcia i edukacje znacząco rosną. Nikt nie chce sobie pozwolić na błędy, eksperymenty czy też brak szczęścia. Zwyczajnie rzecz ujmując, na wyrzucanie pieniędzy nikogo nie stać. U nas jest jakby „odrobinę” inaczej. Głównie tnie się koszty na ludzi, edukację, marketing, zakupy nie związane bezpośrednio z głównym kierunkiem działalności, narzędzia wsparcia. Koszty tnie się często na oślep, zapominając, że osiągamy w ten sposób efekt wyjątkowo krótkoterminowy. W obszarze floty jest to szczególnie widoczne. Zapominamy, że z reguły, stanowi on drugi lub trzeci budżet w firmie. To są ogromne pieniądze. Z uwagi na benefitowy charakter aut często więc nie robi się nic. W drugim odruchu część firm zastanawia się czy i jak zredukować wielkość floty. Oczywiście to jest szybka z jednej jak i krótkotrwała metoda z drugiej strony. Mało kto jednak analizuje, jak zoptymalizować koszty, jak zwiększyć nadzór i kontrolę nad flotą, aby wydawać mniej, racjonalniej, mądrzej. A przecież tak jest skuteczniej i przede wszystkim osiągamy efekt długofalowy. I właśnie na efektach dających wyniki rozciągnięte w czasie powinny się skupić osoby zarządzające. Skuteczne zarządzanie to nie jest spokojna praca w okresach wzrostu gospodarczego i nerwowe ruchy w czasach kryzysów. To całościowa polityka łącząca efektywność, użyteczność i dopasowanie do potrzeb. Wierzę, że teraz ta świadomość i podejście się zmieni. Ja w każdym razie jestem gotowy do współpracy. Ty pewnie również.

WK: To co zauważam na rynku to, tak jak i Ty to pewnym stopniu zaakcentowałeś, cięcie kosztów u nas odbywa się często bez większej refleksji. Przychodzi odgórne polecenie „redukcja tu i teraz”, następuje zaakceptowanie zadania i… cięcie tabeli w excelu, ich usuwanie. Bezwiednie, bez analizy, bez dbałości o cyfry. W tym miejscu chyba warto zwrócić uwagę na kolejną rolę fleet managera, który nie może być ślepym wykonawca poleceń Zarządu czy top managementu, ale powinien stanowić swego rodzaju bufor bezpieczeństwa, który stoi na straży FUNKCJONALNOŚCI floty i w tym przypadku powinien powiedzieć „chwileczka, ale obcięcie tych i tych kosztów od razu spowoduje takie niebezpieczeństwa, a redukcja tych może nastąpić w perspektywie X miesięcy”.

I masz rację – czasy prosperity i względnego spokoju biznesu nie wymuszają na menadżerach bardzo stanowczych ruchów. Dopiero takie trudności z jakimi rynki borykają się obecnie, a według prognoz przewodniczącego Komitetu Wykonawczego ZPL, Andrzeja Krzemińskiego, wyjście „na plus” zajmie nam nawet więcej niż 5 lat. Trzeba zatem zbroić się po zęby, ponieważ czas kryzysu nie jest miejscem na szlochanie, tylko jest okresem inwestowania w nowe rozwiązania, reorganizacją i nowym startem – każdy świadomy przedsiębiorca to wie.

Rolą fleet managera jest znalezienie na rynku takich Partnerów biznesowych, z którymi przetrwa kolejne fale epidemii czy inne kryzysy. Zadaniem administratora floty jest analityczne stworzenie przetargów i przekonanie do zasadnej inwestycji top management. I w końcu – istotna jest absolutna zmiana optyki z zakupów dokonywanych na bazie ceny, na współprace oparte o znakomitej obsłudze klienta, rekomendacjom i rozbudowanym portfolio ofertowym, które można układać według własnych potrzeb.

KS: Wojtku, trudno zaprzeczyć twoim argumentom, jednakże ja przesunąłbym akcent odpowiedzialności z Fleet Managera na Zarząd firmy. Najlepszy szef floty nie ma szans w starciu z najwyższym kierownictwem przedsiębiorstwa. To ono podejmuje decyzje, a Fleet Manager ma je wykonać. Jak top management nie zrozumie, że flota jest niezmiernie skomplikowanym obszarem, nie zacznie słuchać, czytać materiałów i analiz, dyskutować z osobami zarządzającymi parkiem samochodowym, konsultować wiedzę z podmiotami zewnętrznymi, specjalistami to według mnie, nic się nie zmieni. Dlatego tak ważnym jest pierwszy krok – zmiana struktury organizacyjnej firmy, przeniesienie części decyzyjności oraz zwiększenie nadzoru i kontroli. Dopiero potem można wykonać drugi krok. Dla przykładu, chciałbym Ci powiedzieć, że znam wielu fleet managerów, którzy widzą potrzebę implementacji rozwiązań telemetrycznych. Ba, prowadzili już testy, analizy i dokładnie wiedzą czego chcą. Widzą w tym narzędziu ogromny potencjał dla optymalizacji kosztów, generowania oszczędności, poprawy bezpieczeństwa, obniżenia szkodowości, poziomu zażycia paliwa itd. Mają policzone, kiedy zakup rozwiązania się zwróci. I …. Brak decyzji firmy. Zarząd, dyrektor finansowy traktują telemetrię jako koszt, a nie jako inwestycje przynoszącą realne pieniądze. Dyrektor handlowy, personalny traktują ją jako narzędzie kontroli ludzi a nie kosztów. Wszyscy są przeciw. Raz spotkałem się z modelową reakcją prezesa Zarządu dużej spółki. Jako, że Wszyscy oprócz fleet managera byli przeciw, a na stole leżała spora kupka realnych do wykonania oszczędności, podjął on niesamowicie kontrowersyjną decyzję. Z uwagi, że nie mógł, posiadając wiedzę o możliwości ograniczenia kosztów, działać na szkodę spółki i przejść koło sprawy obojętnie, ale również, nie chcąc budować atmosfery konfliktu, podjął następującą decyzję: telemetrii nie wdrażać, a możliwe do osiągnięcia oszczędności dopisać do premiowanych zadań rocznych firmy, a w szczególności pionowi handlowemu. Jednak po niedługim czasie pion handlowy i flotowy zorientowały się jakie oszczędności są na stole, i jakie bonusy są do osiągnięcia. Po 2 tygodniach wystartował gruntowny audyt floty oraz rozpoczął się proces implementacji rozwiązań telemetrycznych, które okazały się najrozsądniejszym w tym przypadku narzędziem do wypracowania tych oszczędności. Jak widzisz, punkt widzenia zależy od punktu siedzenia Mamy dzisiaj dobry moment na zmianę optyki w wielu obszarach w firmie, w tym w obszarze flotowym. Pieniądze leżą na ziemi i tylko od nas zależy, czy zechcemy je podnieść. Czas zacząć się schylać.

WK: Ciekawy przypadek, który podajesz. To jednak dobitnie pokazuje dlaczego fleet managerowie często nie mają czasu aby skupić się na jakości zapytań ofertowych, skoro już są po kilku mocnych sparingowych rundach z innymi departamentami w firmie. Znając ten problem może masz jakieś „top tipy” w kontekście zapytań ofertowych, jeżeli zarządca floty uzyska już rekomendację do wprowadzenia takiego lub innego rozwiązania?

KS: Przede wszystkim powinien stworzyć precyzyjny katalog wymagań jakie oczekuje otrzymać od dostawcy. Tak precyzyjny jak to tylko możliwe. Weźmy jako przykład bardzo złożoną usługę jaką jest wynajem długoterminowy samochodów. Jak chcemy porównać oferty, jeżeli na wstępie nie określiliśmy modelu stopy procentowej – stopa stała czy zmienna. Różnica jest kolosalna. Weźmy problem samochodu zastępczego.  Kiedy, jakiej klasy i na ile dni ma nam przysługiwać. Pamiętajmy, że w ofercie będziemy mieli napisane: „samochód zastępczy ujęty w ofercie lub zwykłe tak”. I nic więcej. I co to będzie oznaczać. Może organizację procesu wynajmu samochodu a koszt będzie refakturowany? A może w cenie będą tylko 3 dni auta zastępczego i do tego grupy A / B a pozostałe dni lub wyższe klasy znów pojawią się jako refaktura kosztów? A może …? Wariantów jakie dałoby radę zbudować jest wiele a każdy z nich będzie kosztować inaczej. Nie wspomnę o gwarancji świadczonych usług i naszych możliwościach reklamacyjnych. Generalnie, często okazuje się, że jak sprowadzamy oferty do wspólnego mianownika, to te najdroższe, gdzie ujęte jest wszystko co w myślach oczekiwaliśmy, są tańsze od tych z mega promocyjną ceną. A umów szczegółowo opisujących otrzymane propozycje, na początku procesu zakupowego prawie nikt nie czyta. I tak możemy przejść przez cały katalog usług. Od opon po ubezpieczenie, od usług door to door to zwrotu auta po kontrakcie, od rekalkulacji obowiązkowych lub na żądanie, od jakości po reklamacje. Większość rzeczy w ofertach brzmi podobnie, a jednak tworzy kolosalną różnicę – cenową, zakresową i jakościową. I tak jest ze wszystkim. Z całą stanowczością stwierdzam, że poziom i efektywność procesów zakupowych w obszarze floty jest bardzo niski i to niezależnie czy za zapytanie ofertowe, przetarg, negocjacje odpowiada flota czy też dział zakupów. To po błędnie skonstruowanym schemacie organizacyjnym, jest kolejnym stopieniem generowania nieuzasadnionych i ukrytych kosztów we flocie.

WK: Krzysztofie zgadzam się z Tobą. Do tej listy, którą ciekawie rozpisałeś, dodałbym jeszcze jeden ważny element. Zapytania ofertowe w zakresie leasingu kierowane są do instytucji finansowych, dużych firm i znanych brandach. Śmiem twierdzić, że to samo tyczy się kart paliwowych czy nawet ubezpieczeń. Jednak, gdy decydujemy się na kooperację z firmami choćby w zakresie telemetrii, doradztwa, serwisu, opon i innych „pomniejszych” wycinków usługowego wachlarza flotowego, powinniśmy jeszcze fleet managerów namówić na kilka dodatkowych kroków. Są to: prośba o rekomendacje i ich weryfikacja, kwestie techniczne jak czas w razie sytuacji alarmowej oraz w sytuacji zapytania analitycznego, oraz know-how firmy (historia, jakość i ciężar obecnego portfela klientów). To aspekty szalenie istotne, aby sprawdzić również to, co nie tylko deklarowane pięknymi zdaniami na papierze, ale również to co nie zawsze rzuca się „na pierwszy plan”. Zachęcam do spoglądania na kontrahentów pod różnymi kątami – tak z dużym prawdopodobieństwem uda nam się podjąć wartościową współpracę.

KS: i czytajmy umowy, które podpisujemy, a wątpliwości rozwiewajmy dokonując stosownych zapisów umownych a nie wysłuchując obietnic i tłumaczeń handlowców.


Rozmowę prowadzili:

Wojciech Kukuła, PR and Lead Project Manager w Cartrack Polska,

Krzysztof Sosnowski, Partner w Total Fleet Solutions


Cartrack Polska jest firmą, która od ponad 10 lat dostarcza swoim klientom niezawodnych rozwiązań telematycznych własnej produkcji. W Polsce monitorujemy i optymalizujemy koszty kilkudziesięciu tysięcy pojazdów, a w skali globalnej, w portfelu marki znajduje się ponad 1,1 mln aktywnych samochodów. Cartrack Polska oferuje darmowe raportowanie z wachlarza kilkudziesięciu gotowych opracowań przez cały okres umowy, bezpłatną możliwość tworzenia autorskich raportów, wsparcie dedykowanego opiekuna, centrum monitoringu 24/7/365, mobilna sieć instalatorów w całej Polsce, 5 lat historii danych o pojazdach i zdarzeniach wstecz oraz nieustanny dostęp do analityków oraz wysokiej jakości obsługi posprzedażnej. Pomagamy audytować, usprawniać i doradzać w codziennym zarządzaniu flotą.

Total Fleet Solutions jest niezależną, polską firmą konsultingową w branży zarządzania flotami pojazdów. Doświadczenie i pozycja rynkowa plasuje TFS wśród leaderów polskiego rynku CFM. W pracy codziennej TFS na bieżąco wspiera wiedzą firmy szukające optymalnych rozwiązań dla swojego parku samochodowego. Jest również wiodącym partnerem Akademii Leona Koźmińskiego w ramach pierwszych profesjonalnych szkoleń dla fleet managerów organizowanych przez szkoły wyższe w Polsce. Aż dwukrotnie TFS został laureatem najcenniejszej europejskiej nagrody flotowej International Auto Finance Network (jako jedyna firma z Polski), która przyznawana jest na corocznych europejskich konferencjach flotowych w Londynie.

Author

PR and Lead Projects Manager w Cartrack Polska. W branży flotowej od ponad 8 lat, tworzy projekty edukacyjne, merytoryczne i wartościowe dla fleet managerów .