Światowa branża zarządzania flotą szybko się rozwija. Zarządzanie flotą w firmie to podstawowy proces mający na celu zachowanie wydajności operacji wobec pojazdów i kierowców.
75% menedżerów flot polega na narzędziach do zarządzania flotą, aby zarządzać swoimi pojazdami, ładunkiem, operacjami i kierowcami. Skuteczne zarządzanie flotą pojazdów pomoże Ci poprawić i udoskonalić operacje. Odpowiednio zarządzany samochód to również przewaga konkurencyjna. Po przeczytaniu tego artykułu dowiesz się więcej o zarządzaniu flotą. Ponadto zyskasz większą wiedzą, aby Twoja flota była produktywna, wydajna i rentowna.
Czym jest zarządzanie flotą w firmie?
„Flota” to grupa lub zbiór pojazdów, statków i samolotów, które są wykorzystywane do celów takich jak transport, logistyka lub sprzedaż. Zarządzanie flotą w firmie odnosi się do wszystkich działań niezbędnych do efektywnego prowadzenia operacji flotowych. Tego typu operacje muszą odbywać się przy możliwie najniższych kosztach i najwyższych zyskach.
Zarządzanie flotą w firmie obejmuje szereg zadań, takich jak monitorowanie i zarządzanie kierowcami, administracja, kontrola kosztów, zgodność floty i wiele innych. Jeśli polegasz na swoich samochodach flotowych, kierowcach i maszynach, aby pomyślnie dostarczać produkty lub usługi – wysokiej jakości car fleet management jest wymagany.
Dlaczego zarządzanie flotą pojazdów w firmie jest ważne?
Niezależnie od tego ile masz samochodów w firmie – zarządzanie flotą pojazdów to konieczność. Ten proces pozwoli Ci na wyeliminowanie takich ryzyk jak:
- Nadmierne zużycie paliwa i kradzież paliwa,
- Duża rotacja kierowców lub ryzykowne zachowanie podczas jazdy
- Wzrost kradzieży Twojej własności lub brak efektywnego wykorzystania aktywów
- Słabe serwisowanie pojazdu, zwiększona liczba nieoczekiwanych awarii i przestojów
- Słaba obsługa klienta i opóźnione terminy dostaw z powodu nieefektywności.
Ważne elementy składowe do skutecznego zarządzania flotą w firmie.
Nabycie lub zakup pojazdu do floty.
Zanim zaczniesz serwisować i zarządzać cyklem życia swoich pojazdów, musisz dokonać przemyślanego zakupu. W końcu od tego zależy w dużym stopniu efektywność Twoich pracowników. Będziesz musiał przejść przez proces wyboru, zakupu i finansowania pojazdów dla swojej floty.
Pierwszą rzeczą jest początkowy koszt pojazdów. Wiele dealerów ma specjalny dział sprzedaży flotowej, a następnie do Ciebie należy wynegocjowanie najlepszej możliwej oferty.
Następnie musisz zdecydować, czy chcesz je wydzierżawić, czy kupić. Leasing wiąże się z niższymi kosztami początkowymi, ale oferuje mniejszą elastyczność w zakresie dostosowywania. Z drugiej strony kupowanie wymaga większych inwestycji kapitałowych z góry, ale oferuje większą elastyczność. Możesz zapoznać się z opcjami i przedstawić to zarządowi. Warto na tym etapie odpowiednio przekalkulować łączne koszty użytkowania pojazdów (TCO).
Serwis i naprawy samochodów w firmie
Po zakupie pojazdów ważne jest, aby upewnić się, że pozostają one w dobrym stanie zgodnie z planem przeglądów serwisowych. Obejmuje to łatwy dostęp do wszystkich pokładowych funkcji diagnostycznych pojazdu, takich jak wycieki oleju, wahania poziomu płynów, usterki silnika, zużyte klocki hamulcowe i inne. Więc jeśli części ulegną awarii, będziesz o tym wiedział i będziesz mógł je szybko wymienić. Powinno się także wiedzieć, kiedy serwisować swoje pojazdy w regularnych odstępach czasu, aby zapobiec nieoczekiwanym awariom.
Kolejną częścią jest prowadzenie raportu historii serwisowej pojazdów, aby wiedzieć, które samochody działają lepiej niż inne. Te dane historyczne pomagają również przewidzieć z wyprzedzeniem, kiedy dana część może ulec awarii, dzięki czemu możesz lepiej przygotować się na przestoje. W ostatecznym rozrachunku, posiadanie sprawnej floty przedłuży żywotność pojazdów. Wydłuży też czas pracy bez przestojów, a także obniży koszty serwisu i paliwa. Pamiętaj, że zarządzanie flotą w firmie to proces wymagający skrupulatności i dostępu na żywo do danych z każdego samochodu firmowego.
Zarządzanie samochodami w firmie.
Oprócz planów konserwacji, pytanie, które należy zadać, brzmi: jak efektywnie wykorzystywane są zasoby? Niezależnie od tego, czy chodzi o sprzęt, czy pojazdy – czy w pełni je wykorzystujesz? Samochód stojący kilka dni bez ładunku to strata pieniędzy.
Sprzęt niewłaściwie używany może kosztować więcej pieniędzy na konserwację i paliwo. Dlatego potrzebne jest efektywne wykorzystanie zasobów. Obejmuje to monitorowanie schematów ich wykorzystania, dzięki czemu można ocenić poziomy produktywności.
Inną ważną częścią jest nadzorowanie całego cyklu życia wszystkich zasobów i określanie, które z nich są najbardziej wartościowe w firmie. Będziesz musiał zdecydować, kiedy sprzedać stare pojazdy i kupić nowe, i to w najlepszym momencie. Możesz to zrobić, analizując dane związane z rutynową konserwacją, naprawami i opóźnieniami spowodowanymi awariami.
Możesz obliczyć koszt zakupu nowych pojazdów i znaleźć najlepszy moment w cyklu życia pojazdu, aby wymienić go na nowy. Będzie to również dobre dla wizerunku Twojej marki, żadna firma nie chce, aby jej logo znajdowało się na uszkodzonym pojeździe. Technologią, która w kompleksowy sposób wspiera Cię w realizacji tych celów jest monitoring GPS floty.
Zarządzanie kierowcami.
Obejmuje to podjęcie wszelkich możliwych środków w celu zapewnienia bezpiecznej obsługi pojazdów przez kierowców oraz zmniejszenia liczby wypadków i ostrej jazdy. Aby to osiągnąć, musisz ustanowić standardy bezpieczeństwa dla swojej organizacji zgodnie ze zgodnością i przepisami. Następnie trzeba monitorować zachowania kierowcy. Szkolenia kierowców, ich profilowanie i zarządzanie ryzykiem mobilności to elementy składowe zarządzania flotą w firmie.
Kierowcy powinni również posiadać licencje i certyfikaty uprawniające do korzystania z niektórych pojazdów, ponieważ nieprzestrzeganie tych zasad może prowadzić do grzywien, problemów prawnych i uszczerbku na reputacji firmy. Nowoczesny system GPS dla flot pozwala profilować kierowców i umożliwia Ci zarządzanie ich zachowaniem i poziomem bezpieczeństwa we flocie.
Kontrola kosztów paliwa w firmie.
Według ekspertów nawet 50% wydatków floty można przeznaczyć na wydatki na paliwo. Nic dziwnego, że przy rekordowo wysokich cenach benzyny kontrola paliwa jest ważną częścią zarządzania flotą. Należy podjąć wszelkie kroki, aby zminimalizować zużycie paliwa i zająć się czynnikami powodującymi jego marnotrawstwo. Niektóre możliwe przyczyny „skoków” paliwowych to nadmierna prędkość i sposób jazdy, praca na biegu jałowym, niskie ciśnienie w oponach. Do tej listy można z pewnością dodać jeszcze niewłaściwe utrzymanie stanu technicznego i brak optymalizacji tras, a także kradzież paliwa.
System GPS dla flot pozwala eliminować nadużycia paliwowe – kradzież paliwa to skrajność, która występuje zdecydowanie rzadziej niż tankowanie poza zbiornik, zdublowane transakcje, tankowanie innego auta na firmową kartę paliwową czy tankowanie poza limit lub ustalone w polityce flotowej godziny. Zarządzanie flotą samochodową to proces wymagający ogromnego skupienia. Należy automatyzować procesy gdzie się tylko da.
Zarządzanie flotą pojazdów w firmie – administracja.
Co z całą papierkową robotą związaną z twoimi pojazdami i kierowcami? Jako menadżer floty powinieneś mieć kwestie polis ubezpieczeniowych, regulaminów, formularzy, zgód RODO i kwestii monitoringu GPS uregulowane w sposób formalny. Zarządzanie czasem pracy kierowców, stanem technicznym pojazdów oraz dbałość o szczelność fiskalno-prawną całej floty to proces bardzo wymagający.
Kształtowanie polityki flotowej – car fleet management.
Twoja firma powinna mieć wdrożone zasady etyczne, abyś miał wytyczne i punkt odniesienia przy podejmowaniu ważnych decyzji, co uchroni Cię przed popełnianiem kosztownych błędów. Oto przykłady niektórych punktów, które obejmują te zasady:
- Czy kierowcy mogą pozostawić pojazd na biegu jałowym, gdy zatrzymują się na odpoczynek?
- Gdzie kierowcy mogą zatankować paliwo? Czy mogą tankować w trakcie użytkowania pojazdu służbowego do celów prywatnych?
- Ile mandatów za przekroczenie prędkości mogą otrzymać kierowcy, zanim zostaną pociągnięci do odpowiedzialności dyscyplinarnej?
Ocena ryzyka w firmowej flocie.
Kolejną częścią pracy jest przewidywanie i ograniczanie ryzyka. Powinieneś utworzyć audyt ryzyka, aby ocenić, które obszary działalności biznesowej stwarzają ryzyko i czy zasady Twojej firmy uwzględniają te zagrożenia – a następnie sprawdź, czy Twoi pracownicy przestrzegają zasad. Na przykład, jeśli jeden z Twoich kierowców nie postępuje zgodnie z właściwymi metodami prowadzenia pojazdu, może wystąpić ryzyko kolizji lub wypadku, powodując uszkodzenie Twojego majątku i ładunku. W takim przypadku można pobrać raporty dotyczące zachowania kierowców. Można następnie przeprowadzić ocenę ryzyka dotyczącą ogólnych metod prowadzenia pojazdu przez wszystkich kierowców, a następnie obliczyć prawdopodobieństwo wystąpienia takich zagrożeń.
Zarządzanie oddziaływaniem na środowisko i zrównoważonym rozwojem.
Sektor transportu jest jednym z najbardziej zanieczyszczających sektorów przemysłu pod względem emisji CO2. Dlatego musisz starać się, aby Twoja flota była bardziej ekologiczna i przyjazna dla środowiska. Wiąże się to ze społeczną świadomością wpływu, jaki Twoja flota wywiera na środowisko i, o ile to możliwe, próbą zmniejszenia śladu węglowego Twojej floty. Może to obejmować poprawę zużycia paliwa poprzez metody ekonomicznej jazdy, konserwację floty i planowanie tras, aby ograniczyć emisje emitowane przez Twoją flotę.
Kolejnym elementem zrównoważonego rozwoju floty jest zapewnienie, że Twoja firma będzie pozbawiona papieru, dzięki czemu możesz korzystać z cyfrowych i zautomatyzowanych procesów. Pomaga również skutecznie zarządzać flotą i zmniejsza obciążenie administracyjne w Twojej firmie.
Do czego służy system zarządzania flotą w firmie?
Podsumowując, system zarządzania flotą w firmie to oprogramowanie i rozwiązanie telematyczne, które zapewnia lepszą widoczność wszystkich elementów floty. Online, niezależnie gdzie jesteś, 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu – masz pełną kontrolę nad swoimi autami i maszynami. Dzięki temu można usprawnić operacje i skutecznie nimi zarządzać.
Wykorzystuj zaawansowaną technologię GPS, dzięki czemu możesz monitorować lokalizację aut, zapobiegać opóźnieniom. Ponadto, technologia pozwoli Ci podejmować szybkie decyzje i eliminować niepotrzebne domysły w swojej firmie.
Korzyści z systemu zarządzania flotą w firmie Cartrack Polska.
Zamiast żonglować różnymi zadaniami związanymi z flotą na raz, Cartrack może pomóc we wszystkim, co jest związane z flotą samochodową w firmie. Cartrack zapewnia narzędzia do obsługi floty w czasie rzeczywistym. Z systemem GPS dla flot Cartrack:
- Poznaj osiągi swoich pojazdów i zasobów. Uzyskaj wskaźniki wykorzystania zasobów i szczegółowe informacje, aby zmaksymalizować ich wykorzystanie i sprzedawać niewykorzystane aktywa.
- Otrzymuj powiadomienia o diagnostyce pojazdu i konserwacji w czasie rzeczywistym. Umożliwi to regularne serwisowanie pojazdów i utrzymanie floty w dobrym stanie, aby zapobiec przestojom i utrzymać produktywność firmy.
- Uzyskaj wgląd w zachowania kierowców i raporty. Korzystaj z tych raportów, aby monitorować wydajność kierowców, edukować ich w zakresie dobrych metod jazdy.
- Miej kontrolę nad kosztami paliwa pod kontrolą. Uzyskaj wgląd w dane dotyczące poziomów zużycia paliwa w Twojej flocie, aby zapobiec nadmiernemu marnowaniu paliwa i zaoszczędzić na kosztach paliwa. Z łatwością wykrywaj wycieki paliwa, oszustwa związane z kartami paliwowymi i kradzieże paliwa, które mogą powodować wysokie zużycie paliwa.
- Zdigitalizuj swoje operacje i zredukuj administrację w swojej firmie. Otrzymuj raporty, automatyczne alerty, spostrzeżenia i analizy dostosowane do potrzeb Twojej firmy. Dzięki temu unikniesz marnowania czasu na papierkową robotę i arkusze kalkulacyjne.
- Dbaj o zrównoważony rozwój swojej floty. Uzyskaj wgląd w zmniejszenie zużycia paliwa przez flotę, co spowoduje mniejszą emisję i zanieczyszczenie.
- Twórz etyczne standardy i polityki biznesowe. Dzięki systemowi flotowemu możesz skutecznie monitorować i usprawniać różne działania w ramach swojej floty. To z kolei pozwoli Twojej firmie działać zgodnie z wyższymi standardami etycznymi i zgodnością.
- Zapobiegaj zagrożeniom w swojej flocie dzięki alertom na żywo. Korzystaj z alertów danych z systemu, aby zapobiegać potencjalnym problemom i zagrożeniom w czasie rzeczywistym. zanim spowodują one szkody w Twojej firmie.
Wypełnij poniższy formularz, jeżeli chcesz otrzymać więcej informacji na temat możliwości systemu Cartrack dla Twojej floty i firmy:
