Polityka flotowa i polityka samochodowa w firmie – jak napisać?

Solidna polityka flotowa  jest jak dobry system księgowy: bez niej nieuchronnie będziesz odnotowywać wycieki środków. Jeśli jednak stosujesz przyzwoitą politykę, możesz być pewien, że Twoja flota będzie działać tak bezpiecznie i wydajnie. Kiedy zarządzasz flotą, musisz robić to tak ekonomicznie i wydajnie, jak to tylko możliwe. Pamiętaj, że będzie wymagało stworzenia polityki floty.

Polityka flotowa pomoże Ci utrzymać wydajność floty. Z pewnością dokument ten zawiera obowiązki firmy i kierowcy dotyczące pojazdu, umożliwiając menedżerowi floty utrzymanie bezpiecznych i wydajnych operacji flotowych. Polityka samochodowa w firmie pozwala zarządzać firmowymi zasobami w taki sposób, aby wykorzystać je maksymalnie na bezpiecznym poziomie zarządzania ryzykiem. Im więcej aut w firmie obejmą drobiazgowe zasady, tym mniej negatywnych działań ze strony pracownika. 

Pamiętajmy, że ogrom wiedzy na temat tego dokumentu oraz układanie procesu zarządzania flotą samochodową w firmie posiada Stowarzyszenie Kierowników Flot Samochodowych (SKFS). Warto skorzystać również z ich doświadczenia, doradztwa i wsparcia w tym zakresie.

Samochody flotowe pod pełną kontrolą. Po co jest polityka flotowa w Twojej firmie?

Celem polityki flotowej jest ustalenie zasad przewodnich, aby zapewnić całościowe zrozumienie zasad i procedur związanych z użytkowaniem pojazdów firmowych.

Zakres polityki samochodowej – o czym trzeba pamiętać?

Polityka powinna jasno określać, kto kwalifikuje się do pojazdu firmowego i będzie miał dostęp do określonej grupy samochodów benefitowych; pracownicy, kierownictwo, wykonawcy, podwykonawcy, wolontariusze. Dokument musi również określić jaki rodzaj stosunku pracy/współpracy oraz stażu prac będzie kwalifikował pracownika do posiadania pojazdu służbowego. Omawiany dokument będzie również służyć jako przewodnik odniesienia dla reperkusji, jeśli pojazd firmowy jest nadużywany lub niewłaściwie używany.

Ponadto będzie określać, kiedy pracownicy są uprawnieni do korzystania z pojazdu lub usługi firmowej, w jakich okolicznościach oraz jakie są konsekwencje służbowe i księgowe wobec korzystania z pojazdu do celów prywatnych lub niezgodnie z regulaminem w czasie wykonywania czynności zleconych przez pracodawcę.  

Polityka flotowa w firmie – zacznij od podstaw.

Każda polityka dotycząca samochodów firmowych powinna mieć jasny i wyczerpujący rozdział opisujący użytkowanie pojazdu. Kluczowe punkty polityki flotowej powinny obejmować:

• Kto kieruje pojazdami? Definicje pracownika, kierowcy i użytkownika auta służbowego.
• W jakim celu pojazd jest używany? Przykład: pojazdy z puli można rezerwować do określonych zadań, ale przydzielone pojazdy są przydzielane konkretnej osobie.
• Określ, czy istnieje limit miesięcznego lub tygodniowego przebiegu samochodów.
• Wyjaśnij, kto jest odpowiedzialny za koszty paliwa, czy można je odzyskać, czy stanowi część przydzielonego świadczenia pojazdu.
• Nie powinno być żadnych wątpliwości co do tego, kto jest odpowiedzialny za prawidłową konserwację pojazdu – kto musi zapewnić terminowe serwisowanie?
• Powinna istnieć jasna procedura wypadku – przewodnik krok po kroku, co robić i z kim się skontaktować w razie wypadku. Pracownik musi czuć się bezpiecznie.
• Kto ponosi odpowiedzialność za mandaty drogowe i szczegóły procesu, którego należy przestrzegać.
• Szczegóły wdrożonego systemu monitoringu GPS pojazdów, wraz z kwestiami RODO oraz procesem identyfikacji kierowcy.

Polityka samochodowa w firmie powinna jasno określać odpowiedzialność za powstawanie różnych rodzajów kosztów. Dokument ten musi definiować też użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych czy choćby określenie zasad bezpieczeństwa. Polityka flotowa musi całościowo traktować cykl życia pojazdu w firmie.

Kompleksowa polityka flotowa / polityka samochodowa w firmie powinna jasno określać:

• Zarządzanie fiskalne i budżet,
• Przypisanie pojazdu lub wyposażenia,
• Definiowanie i rozliczanie jazd poza jurysdykcją i do użytku osobistego,
• Szkolenie i zachowanie kierowców,
• Procedury zarządzania wypadkami i ryzykiem,
• Zarządzanie paliwem,
• Zarządzanie danymi,
• Procedury serwisowe/utrzymania (zapobiegawcze i naprawcze),
• Sposób codziennego użytkowania,
• Specyfikacja pojazdu/wyposażenia, zakup i wymiana,
• Utylizacja pojazdu/sprzętu,
• Rejestracja, identyfikacja i oznakowanie pojazdu,
• Zbycie pojazdu oraz ewentualne możliwości zakupu pracowniczego

Polityka flotowa / polityka samochodowa w firmie powinna także zawierać detale dotyczące:

• Obowiązków kierowcy,
• Pielęgnacji pojazdu,
• Podatek od pojazdu firmowego (opodatkowanie dochodu),
• Cyklu życia pojazdu,
• Oczekiwań dotyczące użytkowania pojazdów firmowych,

Samochody flotowe działające w oparciu o politykę flotową muszą mieć też pewne ograniczenia, takie jak:

• Transport cieczy łatwopalnych, palenie tytoniu wewnątrz,
• Ograniczona praca na biegu jałowym,
• Transport autostopowiczów,
• Przewóz zwierząt,
  • Przyciemnianie szyb,
• Banery i dekoracje,
• Miejsca parkowania,
• Montaż wszelkich stałych urządzeń. Zaliczamy to tego urządzenia blokujące zapłon, sygnał nadajnika GPS oraz zewnętrznych dodatków jak bagażniki rowerowe czy kufry na narty,
• Holowanie przyczep,

Jednak być może jednym z najważniejszych aspektów, które należy uwzględnić w polityce flotowej, jest postępowanie w przypadku zaniedbania kierowcy. Należy to szczegółowo określać, co dokładnie stanowi zaniedbanie kierowcy i powinno obejmować takie aspekty, jak:

• Nieutrzymywanie pojazdu w czystości wewnątrz i na zewnątrz,
• Niewykonanie wymaganej konserwacji zapobiegawczej,
• Niezgłoszenie wypadku lub incydentu,
• Brak terminowej naprawy pojazdu,
• Brak odpowiedniego zabezpieczenia pojazdu firmowego,
• Wykorzystanie pojazdu do celów prywatnych nie zgodnie z polityką firmy oraz nieautoryzowany wyjazd poza granice kraju,
• Udostępnienie pojazdu osobom trzecim, nawet spoza kręgu pracownika, przewóz zabronionych materiałów.

Należy bezwzględnie pamiętać, że każda flota samochodów jest inna. Dopasowanie dokumentu określającego role, zasady i kary musi odbywać się skrupulatnie w odniesieniu do warunków biznesowych danego przedsiębiorstwa. Samochody flotowe bez regulaminu narażają przedsiębiorców na olbrzymie koszty i nie są możliwe do zarządzania.

Konsekwencje pracownika z tytułu nieprzestrzegania polityki flotowej. Określ zasady korzystania z aut!

Firmy muszą również szczegółowo określić, jakie będą konsekwencje każdego zaniedbania. Co więcej, fleet manager musi zdefiniować także procedury i oczekiwania dotyczące bezpieczeństwa – co i kiedy jest wymagane. Zapewni to ochronę firmy i kierowców poprzez stworzenie centralnego źródła informacji dotyczących bezpiecznego użytkowania pojazdu firmowego oraz procedur dotyczących:

• Testów na obecność narkotyków i alkoholu,
• Zarządzanie weryfikacją posiadania czynnego uprawnienia do kierowania pojazdem,
• Procesy zgłaszania i zarządzania wypadkami,
• Ubezpieczenie i udział własny w szkodach,
• Jak działają rozwiązania telematyczne w celu oceny bezpieczeństwa kierowców, profilowania i poprawy stylu jazdy,

Polityka flotowa musi być również rutynowo aktualizowane i komunikowana. Jej wdrażanie będzie wymagać będzie udziału i koordynacji osób z innych działów (HR, księgowość i finanse, handel, zarząd). Rolą pracownika jest przestrzeganie tychże zasad i użytkowanie samochodów flotowych zgodnie z wolą pracodawcy.

Kiedy zaktualizować politykę samochodu służbowego?

Menadżerowie flot z dużym doświadczeniem zalecają aby robić rewizję dokumentu raz na rok. Pamiętajmy, że aktualizacje jest wymagana za każdym razem, gdy w życie wejdą nowe regulacje firmowe lub formalno-prawne, mające wpływ na treść konkretnej polityki flotowej. Niewielka korekta powinna być przeprowadzana raz w roku, aby uwzględnić zmiany w podatkach. Oprócz tych regularnych przeglądów istnieje kilka wyzwalaczy, które będą wymagały aktualizacji polityki samochodu służbowego w celu uwzględnienia zmian. Obejmują one:

• Zmiana strategii firmy, która wpływa na politykę podróży – na przykład, gdy firma przechodzi z ulgi samochodowej na służbowy system samochodowy.
• Zmiana w wewnętrznej polityce kadrowej. Przykładowo, jeśli firma przechodzi z płacenia mandatów drogowych w imieniu kierowców na przekierowywanie mandatów drogowych do kierowców.
• Jeśli nastąpi zmiana w grupie lub poziomie stanowiska, która ma wpływ na świadczenie z tytułu samochodu służbowego dla pracownika.
• Zmiany w działalności biznesowej. Przykładowo, jeśli firma rozszerza działalność na inne kraje, ale nadal korzysta z tych samych pojazdów za granicą.
• Zmiana w wewnętrznych procedurach i procesach. Przykładowo dostosowania procedury postępowania z wypadkami lub roszczeniami ubezpieczeniowymi, konieczna będzie również aktualizacja polityki flotowej.
• Wszelkie zmiany w prawie pracy mające wpływ na pojazdy służbowe.
• Wszelkie zmiany w ustawodawstwie, które mają wpływ na pojazdy firmowe.

Menedżerowie floty muszą śledzić szeroki zakres tematów, od ubezpieczeń po nawet transgraniczne przepisy, które mogą wpływać na samochody flotowe. Zatem skonstruowanie polityki flotowej to proces wymagający i bardzo złożony. Niemniej jednak jego przejście doprowadzi do efektywniejszego i bezpiecznego dla firmy użytkowania pojazdów. Kluczowe jest również „trzymanie ręki na pulsie”, czyli analizowanie zmian i aktualizowanie dokumentu. W interesie pracodawcy i pracownika jest, aby polityka samochodowa w firmie była dokumentem profesjonalnie stworzonym i prowadzonym.

Kroki które należy podjąć przy budowaniu polityki flotowej.

Aby zapewnić wysoki poziom dokładności i profesjonalizmu omawianego dokumentu należy:

• Przeprowadzić badania i analizę rynku.
•  Uzyskać wsparcie innych działów.
•  Napisać dokument dotyczący polityki w przystępnym języku.
•  Umówić się na przegląd prawny.
•  Przeczytać wypełniony dokument i sprawdź, czy jest zrozumiały i kompletny.
• Rozpowszechniać, wdrażać i zbierać potwierdzenia zaznajomienia się w dokumentem.
• Zapewnić szkolenie w zakresie polityki samochodowej i firmie i dbać o jej aktualizacje.

Ryzyko braku polityki flotowej.

Kompleksowa polityka samochodowa jest podstawowym dokumentem każdego menedżera floty we wszystkich sprawach dotyczących firmowego car parku. Ma on na celu ochronę firmy, pojazdów i pracowników oraz zapewnia ścisłe i jasne wytyczne dla wszystkich zaangażowanych. Istnieje wiele zagrożeń związanych z działaniem tego dokumentu, do których można zaliczyć:

• Nie ma ustalonej zasady, czy pojazdy są dozwolone poza granicami. W takim przypadku kierowca może brać udział w wypadku w niedozwolonym obszarze. To z kolei może potencjalnie uniemożliwić dostęp do pomocy drogowej i innych usług.
• Nie ma umowy dotyczącej kwoty udziału własnego w wypadku. W związku z tym kierowcy mogą odmówić pokrycia tej kwoty, jeśli nie ma polityki firmy, która nakłada na nich odpowiedzialność.
• Nie ma kontroli nad regularnymi testami kierowców. W konsekwencji to może szybko doprowadzić do tego, że osoby nienadające się do kierowania pojazdem zasiądą za kierownicą samochodu służbowego. Jeśli zdarzy się wypadek, może to stać się koszmarem, ponieważ firma i pracownik kłócą się o odpowiedzialność. Pracownicy mogą unikać takich rzeczy, jak badania wzroku, aby zachować pracę. Jeśli nie ma polityki firmy stwierdzającej, że takie testy muszą być wykonywane regularnie, firma traci kontrolę bezpieczeństwa.
• Zbędne koszty to ogromne ryzyko. Bez jasnej polityki flotowej dotyczącej procedur awaryjnych pracownicy mogą skorzystać z niewłaściwego dostawcy. Po drugie – firma zapłaci znacznie więcej za naprawę.
• Zgodnie z RODO, kierowcy muszą być świadomi, że ich pojazd podlega monitoringowi GPS. W efekcie podnosi efektywność zarządzania procesami biznesowymi. Wiele firm nie zdaje sobie z tego sprawy i może to skutkować niekończącymi się kłótniami prawnymi między firmami a pracownikami.

Polityka samochodowa w firmie wspierana przez system monitoringu pojazdów GPS.

Finalnie, każdy menedżer floty i profesjonalny dostawca zarządzania flotą zgodzi się, że prowadzenie efektywnej floty zaczyna się i kończy na polityce flotowej. Bez względu na to, jak mała jest Twoja flota lub do czego jest używana, dobra polityka flotowa zapewni płynne działanie i pozwoli uniknąć niepotrzebnych opóźnień i kosztów. Żadna firma nie może sobie pozwolić na eksploatację pojazdów bez szczelnej polityki flotowej czy też rozbudowanego regulaminu użytkowania pojazdów służbowych.

Polityka samochodowa w firmie to zbiór zasad, reguł, zakazów oraz procesów w obrębie floty samochodowej w organizacji. Jest to dokument, który musi być znany każdemu kierowcy i w sposób formalny przyjęty do wiadomości. Dzięki temu dokumentowi samochody flotowe są bezpieczniejsze, efektywniejsze i sprawniejsze. Polityka samochodowa w firmie wpływa pozytywnie na wartości rezydualne. Administracja floty ma strukturę i formalne ramy. Na pewno polityka flotowa to konieczność w każdej firmie gdzie obecna jest flota samochodów.

Bezsprzecznie wyzwaniem jest przestrzeganie zapisów polityki samochodowej w firmie. Wszak same zapisy w dokumencie nie gwarantują, że każdy kierowca będzie się do nich stosował. Jak zatem monitorować poziom zgodności zachowań kierowców i zasad? Jak weryfikować faktyczne działania pracownika wobec zapisów zaakceptowanego przez niego dokumentu? W tym zakresie coraz więcej firm sięga po sprawdzone rozwiązania – system monitoringu pojazdów GPS. Przestrzeganie zasad przez pracownika jest kluczem bezpieczeństwa operacji i majątku. Zasada ograniczonego zaufania do pracownika to objaw profesjonalnego podejścia do aut służbowych.

Zatem jak działa polityka samochodowa w firmie wspierana przez system monitoringu pojazdów GPS? Otóż monitoring flot GPS pozwala precyzyjnie zbierać wszelkie dane dotyczące lokalizacji auta, ale też tych generowanych przez auto pracownika. Z pewnością dzięki temu, system GPS daje możliwość bardzo kompleksowego weryfikowania zachowań i stanu każdego samochodu. Tego typu system pozwala zarówno kontrolować koszty, jak i weryfikować wykonywanie zadań zgodnie z polityką flotową. System monitoringu pojazdów GPS jest naturalnym wyposażeniem floty samochodów w każdej firmie.

Monitoring flot poprzez technologię GPS Cartrack Polska to coś więcej niż szczelna polityka flotowa w firmie.

Administracja floty wspierana jest przez Cartrack Polska od ponad 14 lat. Tworzymy autorskie systemy GPS objęte 100% gwarancją przez cały okres trwania umowy. Co więcej, w Polsce samochody flotowe objęte naszym monitoringiem to gwarancja mniejszych kosztów. Po drugie to też pewnik sprawniejszych procesów biznesowych i szczelności polityka samochodowa w firmie.

Monitoring flot jest gwarantem mobilności Twoich pracowników. Technologia Cartrack umożliwia skalowalne i bardzo kompleksowe zarządzanie flotą samochodową w firmie. Ekosystem usług Cartrack nadaje się do profesjonalnego rozwoju każdego pracownika, a flota samochodowa jest maksymalnie zaopiekowana. Oferujemy bezpłatne szkolenia produktowe i wdrożeniowe bez limitu. Dysponujemy własnymi mobilnymi ekipami monterów. Jako jedyna firma z branży systemów GPS w Polsce otrzymaliśmy wyróżnienie Gazela Biznesu 2021 i 2022. To potwierdzenie naszej stabilności i transparentności. Monitoring aut i zasad realizowanych przez pracownika to bezpieczeństwo biznesu.

Podsumowując, wypełnij poniższy formularz, jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat systemów, które wspierają pracę fleet managera. Jeżeli potrzebujesz, aby polityka flotowa i polityka samochodowa w firmie były szczelne, a do tego chcesz redukować mądrze koszty – wyślij swoje zapytanie: