Zarządzanie flotą nie jest łatwe. Obejmuje nadzorowanie wszystkich operacji flotowych, takich jak konserwacja pojazdów, monitorowanie zużycia paliwa, kosztów paliwa, zarządzanie kierowcami, planowanie tras i ciągłe wdrażanie praktyk w celu zwiększenia wydajności floty i produktywności firmy. Fleet management w sporej części przypadków w Polsce jest jednym z elementów bazowych obowiązków służbowych danych osób, co sprawia, że osoba, która powinna dokładać ogromnej staranności do zarządzania procesami flotowymi, po prostu nie ma na to czasu.
Aby upewnić się, że wszystkie działania są tak wydajne jak to tylko możliwe, wszystko działa sprawnie, menedżerowie floty mogą wdrożyć dobre praktyki planowania i korzystać z inteligentnych systemów zarządzania flotą, aby osiągnąć bardziej wydajne zarządzanie flotą. W dzisiejszych czasach absolutnie podstawowym narzędziem pracy menadżera floty jest nie tylko jego analityczny umysł i temperament zarządczy, ale i technologia. Nowoczesne systemy i usługi wspierające procesy kontroli, planowania, analizowania i wdrażania zmian pozwalają skalować i odpowiednio kontrolować realizować pomysły.
Naszym zdaniem zarządzanie flotą opiera się o 4 podstawowe dobre praktyki efektywnego car fleet managementu:
1. Dokonaj diagnozy floty
Aby postawić tę diagnozę, musisz zebrać dane, takie jak:
- Lista wszystkich Twoich pojazdów i zasobów, takich jak lekkie i ciężkie pojazdy, kontenery i przyczepy;
- Stan każdego z nich, czy są zachowane lub wymagają naprawy;
- Ile kilometrów pokonują miesięcznie i ile mogą przejechać;
- Koszty paliwa, utrzymania floty, wynagrodzenia kierowców i personelu zajmującego się zarządzaniem flotą;
- Analiza stylu jazdy kierowców.
Ta analiza bez wątpienia pozwoli Ci uzyskać bardziej obiektywny obraz aktualnej sytuacji Twojej floty. Będziesz w stanie identyfikować (lub przewidywać) problemy i myśleć o rozwiązaniach. Swego rodzaju audyt i weryfikacja stanu obecnego jest również znakomitym punktem startowym i miejscem odniesienia gdy analizować będziesz swoje postępy.
2. Stwórz politykę flotową dopasowaną do specyfiki swojego car parku.
Opracowanie polityki zarządzania flotą polega na planowaniu: wyznaczaniu celów oraz ustalaniu środków i terminów ich osiągnięcia. Pomoże Ci zredukować koszty i zarządzać wszystkim, co wiąże się z efektywniejszym zarządzaniem flotą.
Aby stworzyć politykę zarządzania flotą, musisz jasno opisać usługi świadczone przez Twoją flotę. Ustal wytyczne, takie jak zasady, których muszą przestrzegać kierowcy i zespół zarządzający flotą, a także ich prawa i odszkodowania. Polityka flotowa to formalny kręgosłup funkcjonowania pojazdów w firmie i środek kontroli nad pracownikami.
Wyznacz też dobrze zdefiniowane cele i komunikuj je w firmie. Równie ważnym elementem w ramach polityki flotowej jest nie tylko jej stworzenie, ale i odpowiednia jej prezentacja, pewność, że pracownicy się z nią zapoznali oraz adekwatne do sytuacji aktualizacje.
3. Wprowadź plany w życie. Działaj!
Po zebraniu informacji ważne jest, aby wprowadzić swoje plany w życie i upewnić się, że wszystko działa zgodnie z ustaleniami.
Niezbędne jest również znalezienie odpowiednich narzędzi i procesów aby wszelkie realizacje wdrażać i realizować. Narzędzia takie jak zaawansowana telemetria BIG DATA od Cartrack w połączeniu ze szkoleniem kierowców pomagają zapewnić bezpieczeństwo i wydajność Twojej floty. Dzięki informacjom dostarczonym przez Cartrack będziesz mógł wybierać najlepsze trasy, nagradzać najlepszych kierowców, oszczędzać na paliwie i konserwacji, a także wiele innych korzyści.
Ponadto system Cartrack zapewnia dokładne raporty i analizy, które pozwalają podejmować najlepsze decyzje i w razie potrzeby aktualizować politykę. W dłuższej perspektywie dokonywanie właściwych wyborów skutkuje zwinnością, elastycznością, zadowolonymi klientami i zgodnością z określoną polityką zarządzania flotą. Cartrack to nie tylko usługi, ale i profesjonalne wsparcie na każdy etapie współpracy; od wdrożenia po utrzymanie i codzienne użytkowanie.
4. Planuj na przyszłość i śledź trendy – poprawne zarządzanie flotą.
Nadążanie za zmianami i posiadanie planu B zawsze jest wskazane, aby aktualizować politykę w razie potrzeby. Aktualna polityka flotowa zaowocuje większą kontrolą floty i bardziej wydajnym zespołem, mając na uwadze, że wszyscy wiedzą, czego się od nich oczekuje i jakie wyniki są przeznaczone dla floty.
Chociaż wiele firm wciąż wierzy w jeden lub kilka mitów na temat systemów zarządzania flotą, faktem jest, że łączą one wszystkie niezbędne funkcje, których potrzebuje każdy menedżer floty, aby osiągnąć efektywne zarządzanie flotą. Krótko mówiąc, oprogramowanie do zarządzania flotą pozwala zaoszczędzić czas, pieniądze i wykorzystać możliwości, które usprawnią zarządzanie flotą. Systemy teleinformatyczne oraz telemetryczne są nieuniknioną przyszłością w obrębie operacyjnych działań fleet managera – tak twierdzą ankietowane największe floty w ramach Global Fleet Survay 2020.
Pamiętaj aby śledzić publikacje, podcasty i wartościowe video. Dużo słuchaj, czytaj i analizuj. Zamykając się szczelnie w swojej bańce informacyjnej masz przekłamany obraz na temat kierunków zmian, kluczowych elementów, które warto brać pod uwagę. Zachęcamy Was również do śledzenia kanału YouTube Cartrack Polska, na którym znajdziecie praktyczne i inspirujące treści. Jeżeli szukacie wsparcia, współpracy ze specjalistami i fachowcami z zakresu zarządzania flotą – warto rozmawiać z Cartrack Polska, dostarczamy dużo więcej rozwiązań i dajemy Twojej flocie więcej możliwości niż Ci się wydaje…
