Dynamika zmian cen i zagrożeń geopolitycznych sprawia, że kontrola kosztów we flocie staje się nie lada wyzwaniem. Presja inflacyjna i ponad 10% wzrost cen w marcu (w ujęciu r./r.) 2022 sprawiają, że „dowiezienie budżetów” flotowych będzie nie lada wyzwaniem.
Czasami zagrożenia dla pojazdów Twojej organizacji są oczywiste – rysy na drzwiach wobec pojazdów parkowanych cały czas w centrach miast czy urwane/zarysowane osłony silnika z uwagi na próg spowalniający umieszczony przy wjeździe na podziemny parking. Jednak niektóre zagrożenia nie są tak łatwe do przewidzenia i zauważenia, a mają zdecydowany wpływ na to czy kontrolujesz koszty we flocie. Oto pięć oczywistych zagrożeń dla floty, na które trzeba być przygotowanym:
Kontrola kosztów we flocie a użytkowanie pojazdu do celów prywatnych.
W wielu organizacjach, które specjalizują się w pracach kontraktowych, pojazdy flotowe są przydzielane pracownikom w ramach pojazdów benefitowych – z uwagi na czas, jaki spędzają „za kółkiem”. To ciekawy benefit, jednak jeżeli nie jest on odpowiednio zarządzany szybko może się stać generatorem kosztów we flocie.
Upewnij się, że pracownicy rozumieją, że ich pojazd firmowy nie jest ich własnością. Odpowiednio napisana polityka flotowa i regulamin użytkowania pojazdów służbowych musi znaleźć się u podstaw kontroli kosztów we flocie w tym aspekcie.
Ustal jasne granice i oczekiwania dotyczące korzystania z pojazdów firmowych. Zastanów się nad stworzeniem polityki użytkowania osobistego, która określa, jakie czynności są dozwolone (podróże do i z miejsc pracy, załatwianie spraw związanych z biznesem), a które są zabronione (używanie firmowej go pojazdu do przeprowadzek czy transportu zwierząt, wyjazd na rodzinne wakacje). Inne kwestie, które należy rozwiązać, obejmują zapinanie pasów bezpieczeństwa i obsługę pojazdu w stanie zmęczenia lub pod wpływem alkoholu, leków lub innych substancji, które mogą upośledzać zdolność prowadzenia pojazdu.
Egzekwuj zasady po ich ustaleniu. Dobrym pomysłem jest wcześniejsze zastanowienie się nad konsekwencjami naruszeń – zawsze dobrze jest skonsultować się z radcą prawnym, aby upewnić się, że Twoje zasady są zgodne z przepisami prawa pracy i prawa karnego.
Jazda poza godzinami pracy a kontrola kosztów we flocie.
Twoja praca zaczyna się wcześnie, a pracownicy mogą podróżować kilka godzin ze swoich domów, aby się do niej dostać. Jeśli zasiadają za kierownicą pojazdu służbowego we wczesnych godzinach porannych lub późno w nocy, napotykają dodatkowe zagrożenia, które są mniej powszechne podczas jazdy w ciągu dnia.
Zwalczaj zmęczenie, które może zmniejszyć czujność pracowników. Szczytowym okresem senności za kierownicą jest okres od północy do godzin porannych, więc zachęcaj pracowników, aby w miarę możliwości unikali jazdy w tych godzinach. Popraw bezpieczeństwo kierowców np. poprzez zaawansowane rozwiązania telemetryczne BIG DATA, które poprawiają efektywność procesów biznesowych i wpływają na poprawę poziomu bezpieczeństwa Twoich kierowców.
Poświęć dodatkowy czas na przygotowanie pojazdów, które często jeżdżą po zmroku. Ustawiaj reflektory, aby upewnić się, że oświetlają właściwą część drogi i regularnie sprawdzaj, czy działają reflektory, kierunkowskazy i tylne światła – tego typu działania możesz również spisać w ramach poradnika dobrych praktyk i umieścić go w każdym pojeździe oraz w wersji online – dla każdego użytkownika pojazdu służbowego.
Nieostrożny wybór kierowcy – profilowanie kierowców i ecodriving a koszty we flocie.
Złe zachowania pracowników podczas jazdy mogą narazić Twoją firmę (i jej reputację) na ryzyko. Upewnij się, że nie oddajesz kluczyków byle komu. Przekazanie auta to nie tylko protokół zdawczo-odbiorczy – Twoja odpowiedzialność wykracza daleko poza ten element.
Weryfikuj prawo jazdy (jego ważność i fakt posiadania). Weryfikuj styl jazdy kierowców wspomagając się telematyką Cartrack Polska, która pozwala Ci na prowadzenie angażujących projektów grywalizacyjnych, które pozwalają zredukować poziom szkodowości.
Kontrola kosztów we flocie to monitoring szeregu newralgicznych dziedzin użytkowych w każdej flocie – doskonale o tym wiesz! Jednak pamiętaj, że kierowców należy nie tylko sprawdzać, ale i nagradzać za czynione postępy, które wprost przekładają się na redukcję wydatków w Twojej flocie – wielokrotnie nagradzany program Cartrack ECODRIVING to kwintesencja zaawansowanej technologii, która pozwala realizować ambitne cele CSR w połączeniu z budżetowymi korzyściami.
Rozproszona odpowiedzialność.
W większych organizacjach często dochodzi do nieporozumień między osobami zarządzającymi kierowcami i pojazdami flotowymi. Osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo może sądzić, że przestrzegany jest pewien zestaw kryteriów wyboru kierowców, ale dział zasobów ludzkich może stosować zupełnie inne wytyczne, gdy faktycznie zatrudnia pracowników.
Rozbieżne interesy stanowią często wyzwanie dla menadżerów flot. Jeżeli chcesz efektywnie kontrolować koszty we flocie nie możesz tego robić sam. Interdyscyplinarne zespoły są szansą na współdzielenie kosztów inwestycji, które z punktu widzenia Twoich KPI i zarządzania finansami są kluczowe.
Identyfikacja i edukacja interesariuszy z zakresu car fleet managementu w firmie pozwoli Ci lepiej i efektywniej rozkładać wydatki, a także – w razie nagłych kryzysów wydatków – znajdywać więcej metod regulacyjnych.
Optymalizacja tras przejazdu i procesu realizacji zadań.
Kierowcy realizują swoje zadania i sposób dotarcia do celu według własnego upodobania, zgodnie z posiadaną wiedzą na temat trasy przejazdu. Często wystarczy odpowiednio poukładać zlecenia/zadania, aby od razu o kilka procent skrócić miesięczne przebiegi bez żadnego wpływu na efektywność i punktualność pracowników.
Komunikacja z menadżerami, digitalizacja procesu zadaniowego i poczucie bezpieczeństwa może Twojej organizacji przynieść korzyści finansowe i zarządcze. Dane to podstawa efektywnego prowadzenia biznesu i zarządzania flotą. Dzięki temu kontrola kosztów we flocie odbywa się kompleksowo i poprawnie. Zrealizuje te cele wypełniając poniższy formularz:
