Menedżerom flot łatwo jest pochłonąć się drobiazgami codziennych zadań i stracić z oczu ogólny stan floty. Audyt floty zawsze jest to doskonała okazja, aby cofnąć się o krok i spojrzeć na swoją organizację holistycznie. To również okazja aby zdiagnozować obszary problemowe i opracować plan rozwiązania tych problemów. Zarządzanie flotą musi być wsparte również na podsumowaniach i ewaluacji.
Jak realizować takie diagnozy stanu floty? Tu mogą pomóc audyty. Niektóre osoby mogą wzdrygnąć się na samą wzmiankę o audycie, ponieważ nie jest to najbardziej ekscytujące zadanie dotyczące zarządzania. Co więcej, jest ogólnie postrzegane negatywnie, szczególnie w branży flotowej. Jednak przeprowadzenie prostego wewnętrznego audytu floty nie musi być ogromnym obciążeniem czasu lub wysiłku, i może dostarczyć całkiem odkrywczych informacji. Rewizja założeń floty w firmie może być swego rodzaju znakomitym punktem wyjścia przy planowaniu pozytywnych zmian w procesie zarządzania flotą.
Co oznacza audyt floty?
Audyty wewnętrzne lub zewnętrzne zwykle koncentrują się na kondycji finansowej firmy, w tym na operacjach flotowych. Wydajność operacji flotowych nie ogranicza się jednak do kwestii finansowych. Audyt floty może na przykład dotyczyć potencjału automatyzacji operacji floty, na przykład automatycznego fakturowania. W rezultacie wydajna flota nie jest nastawiona tylko na zysk. Audytor floty może zalecić inne modyfikacje poprawiające efektywność, takie jak automatyzacja niektórych operacji floty.
Audyt floty ocenia zgodność operacji flotowych z metodami, procedurami i zasadami firmy lub standardu (np. ISO). Audyt polega na zebraniu danych z rzeczywistych operacji i porównaniu ich z procesami, procedurami i regulacjami. Nie ma to nic wspólnego z umowami o poziomie usług (SLA), porównaniami kosztów ani prognozami biznesowymi. Audyt flotowy pomaga wyznaczyć kierunku rozwoju i wskazuje na punkt, w którym obecnie dana organizacja się znajduje. Audyt (rewizja) jest zatem narzędziem często odświeżającym, które pomaga zdynamizować pewne działania. Elementem „post factum” w przypadku audytu floty może być zarządzanie flotą samochodową szkolenie. Wykonany profesjonalnie przegląd firmowego car parku wraz z pakietem szkoleniowym, który usprawni działanie całej struktury, należy do kompleksowego podejścia. Finalnie, zdecydowanie warto je realizować.
Audyt flotowy – jakie kluczowe wskaźniki są mierzone?
Wymieniliśmy kilka krytycznych elementów, na które należy zwrócić uwagę w operacjach floty (procesie zarządzania flotą aut w firmie). Zwróciliśmy również uwagę na sposoby podejścia do środków zaradczych w przypadku napotkanych problemów. Lista kontrolna audytu floty musi naszym zdaniem zawierać:
Dokumentacja prawna we flocie.
Utrzymanie odpowiedniej dokumentacji każdego pojazdu ma kluczowe znaczenie dla uniknięcia komplikacji na drodze w przypadku wypadków lub kontroli drogowych, zwłaszcza w przypadku floty komercyjnej (ciężarowej). Jeśli nie masz pod ręką odpowiednich dokumentów, możesz zostać ukarany wysokimi grzywnami. Audyt floty to doskonała okazja, aby upewnić się, że masz pewne podstawowe dokumenty, aby zachować zgodność z przepisami prawa i standardami transparentności prowadzenia biznesu. Kompletna dokumentacja prawna, w tym kwestie związane z polityką flotową, jest niezbędną podstawą aby móc rozwijać flotę w firmie.
Raporty budżetowe we flocie.
Audyty wewnętrzne to doskonały czas na przegląd poprzednich budżetów floty i ocenę skuteczności tych szacunków podczas przygotowań do nowego roku podatkowego. Będziesz chciał przyjrzeć się całkowitym kosztom. Od całkowitego kosztu posiadania każdego pojazdu po wydatki na paliwo i opłaty konserwacyjne, i zobaczyć, jak te budżety rosły lub zmieniały się w czasie wraz z ogólnym rozwojem firmy.
Poszukaj możliwości obniżenia kosztów w następnym budżecie i bądź przygotowany na pogodzenie wszelkich niespójności lub oszustw za pomocą nowych procesów. Pamiętaj, że wobec dynamiki zmian gospodarczych warto swoje prognozy i ich rewizję realizować na podstawie rzetelnych danych. Dlatego w tym celu monitoring GPS floty jest niezbędnym elementem wyposażenia każdego menadżera floty.
Technologia wspierająca zarządzanie flotą.
Audyt flotowy to doskonała okazja do oceny technologii wykorzystywanej przez Twoją flotę w celu poprawy wydajności i usprawnienia codziennych obowiązków. Istnieje kilka niezbędnych technologii ale jest też kilka alternatywnych rozwiązań, które mogą znacznie ułatwić pracę, zapewniając jednocześnie wysoki zwrot z inwestycji.
Urządzenia telematyczne (system GPS) mogą być cennym narzędziem do łączenia danych z pojazdów w pracy i obliczania, ile pieniędzy możesz zarobić lub stracić na drodze. Dzieje się tak od śledzenia GPS i planowania trasy po monitorowanie zachowania kierowców i odczyty licznika kilometrów. Pamiętaj, że nowoczesne, bezpieczne i stabilne technologie telemetryczne pozwalają w kompleksowy sposób zarządzać pojazdami i zabezpieczają Twoją firmę finansowo.
Procesy i zasady – regulacje wobec aut w firmie.
Przez większość czasu flota koncentruje się na pojazdach, trasach i poziomie mobilności. Jednak kluczowe znaczenie ma również zbadanie ludzkiej strony operacji, w szczególności protokołów i procedur, które stosujesz, aby wszystko działało płynnie.
Mobilność (w tym serwis), wraz z paliwem, stanowi większość rocznych wydatków większości flot. Z tego względu niezwykle ważne jest, aby systemy kontroli, konserwacji zapobiegawczej, napraw i działań z zewnętrznymi dostawcami usług były szczelne. Należy robić tak aby zminimalizować wszelkie kosztowne nieefektywności. Szukaj możliwości skrócenia czasu pracy kierowców i techników poprzez uproszczenie tych procesów podczas ich audytu.
Audyt floty krok po kroku.
Jak przeprowadza się audyt wydajności floty? Oto podstawowe kroki, które należy wykonać podczas audytu wydajności floty:
1: Zapisz i zbierz podstawowe informacje o flocie
2: Zapoznaj się z polityką bezpieczeństwa floty/przewodnikiem po flocie
3: Przejrzyj zasady BHP
4: Oceń formularze zgłoszenia usterki pojazdu
5: Oceń procedur monitorowania GPS pojazdu
6: Przejrzyj przyszły plan wymiany pojazdów (polityka zakupowa i negocjacyjna)
7: Przeanalizuj zużycie paliwa oraz realizowane trasy
8: Oceń ważność dokumentów kierowców i współpracowników
9: Sprawdź umowy ubezpieczenia
10: Zweryfikuj szkolenia kierowców
11: Sprawdź zewnętrznych dostawców usług
12: Oceń protokoły bezpieczeństwa
13: Przejrzyj flotę pod kątem usterek, awarii, uszkodzeń, serwisu itd.
14: Przejrzyj i ewaluuj wyniki audytu
Zidentyfikowanie problemów podczas audytu floty może znacząco przyczynić się do zwiększenia produktywności floty. Audyt floty może poprawić efektywność operacyjną, identyfikując wiele problemów i kwestii do usprawnienia. Co więcej audyt (rewizja) może również wskazać, że realizowana strategia przynosi dobre efekty i wymaga po prostu kontynuacji.
System monitoringu GPS a audyt floty a .
Jeżeli chcesz coś rewidować i tym zarządzać musisz umieć to policzyć, skategoryzować i zaprezentować. Efektywne zarządzanie flotą aut musi opierać się o dane, a nie przypuszczenia, emocje czy mgliste przewidywania. Jedyną drogą do poprawnego monitorowania stanu floty jest system monitoringu GPS od Cartrack Polska.
Autorska telemetria BIG DATA pozwala w bezpieczny i stabilny sposób redukować koszty. Pozwala również poprawiać efektywność procesów biznesowych, zwiększać bezpieczeństwo kierowców i realizować politykę dekarbonizacji oraz elektryfikacji aut w przedsiębiorstwie. Na całym świecie z rozwiązań Cartrack dla flot i biznesu korzysta ponad 1 750 000 pojazdów. Jesteśmy globalnym dostawcą wysokich jakości usług dla wymagających menadżerów flot i właścicieli firm. Pozwalamy na elastyczną redukcję kosztów i efektywności procedur, bez negatywnego wpływu na poziom mobilności pracowników.
Wypełnij poniższy formularz aby uzyskać dostęp do demo naszego systemu i porozmawiać z ekspertem od zarządzania flotą Cartrack Polska: