Niezależnie od wielkości floty Twojej firmy, ważne jest posiadanie kompleksowych zasad i procedur dotyczących floty. Dzięki solidnej polityce flotowej stworzysz jasny obraz tego, czego oczekujesz, a także określisz konsekwencje nieprzestrzegania polityki flotowej. Nowoczesne i skuteczne zarządzanie flotą opiera się o procedury i systemy – nie ustne umowy i w niczym nie osadzone ustalenia.

pisanie strategii flotowej polityka flotowa spotkanie

Dokładna polityka flotowa powinna zawsze koncentrować się na ostatecznym celu – bezpieczeństwie, ale powinna obejmować kilka różnych obszarów, w tym:

  • Przypisanie pojazdu do kierowcy/pracownika
  • Uprawnienia kierowcy
  • Konsekwencje wykroczeń drogowych, mandatów parkingowych itp. (udział własny w szkodach oraz karach finansowych, polityka sporów)
  • Procedury zarządzania awariami i ryzykiem
  • Wymagana konserwacja zapobiegawcza
  • Procedury naprawcze
  • Użytkowanie pojazdu do celów prywatnych
  • Rejestracja i oznakowanie pojazdów
  • Kwestie środowiskowe, w tym ograniczenia emisji (dekarbonizacja, elektryfikacja)
  • Wymagania bezpieczeństwa (użycie pasów bezpieczeństwa i telefonu komórkowego itp.)
  • Odpowiedzialność pracodawcy

W niektórych przypadkach możesz opracowywać politykę flotową „od zera” lub aktualizować istniejące, nieaktualne zasady. Niezależnie od przypadku, oto pięć najlepszych praktyk dotyczących tworzenia skutecznych zasad i procedur dotyczących floty.

1. Zrób swoje badania aby skutecznie napisać politykę flotową

Zacznij od skontaktowania się z innymi menedżerami floty w Twojej branży, aby dowiedzieć się, jakie są ich dobre praktyki w zakresie budowy regulaminu użytkowania pojazdu służbowego, polityki flotowej lub strategii flotowej (tak, to różne pojęcia i zdecydowanie innym charakterze i zakresie, jednak bardzo często stosowane w Polsce zamiennie). Zapytaj, czego się nauczyli, wdrażając własne zasady, a następnie zobacz, jak Twoja polityka flotowa może skorzystać z ich wkładu. Korzystaj także z zasobów internetowych, doradztwa firm outsourcingowych w zakresie zarządzania flotą lub szkoleń branżowych.

Zbierz tyle informacji z innych dokumentów i regulacji, ile uważasz, że będziesz potrzebować. Nie musisz tego wszystkiego używać, ale możesz zaoszczędzić czas i ulepszyć swoją politykę flotową, zapożyczając się z tego, co zrobili już inni. Zacznij pisanie polityki flotowej od zebrania informacji.

2. Poproś o dane wejściowe przy tworzeniu polityki flotowej.

Gdy zaczniesz tworzyć zarys tego, co należy uwzględnić w polityce flotowej, porozmawiaj z jak największą liczbą osób w Twojej firmie. Poproś wkład i wsparcie z inne działy, zwłaszcza, że ​​wpłynie to na wszystkich pracowników — w tym kierownictwo wykonawcze.

Uzyskiwanie informacji z innych działów nie tylko gwarantuje, że polityka flotowa obejmuje wszystkie sytuacje i obawy, ale także pomoże uzyskać akceptację i udział każdego działu. Zrozumienie ich konkretnych obaw, wyzwań i opinii może pomóc w opracowaniu bardziej kompleksowej polityki flotowej. Pod koniec tego procesu powinieneś mieć obszerny przegląd tego, co należy uwzględnić.

3. Zawęź je i wypisz. Sztuka pisania polityki flotowej w firmie.

Biorąc pod uwagę wszystkie te informacje i uzyskując kompleksowe zrozumienie tego, co jest potrzebne, stwórz szczegółowy zarys dokumentu. Mając wdrożone ramy, możesz zacząć sprawdzać, jakie informacje są najbardziej potrzebne, co należy wyjaśnić i jakie istniejące procedury należy całkowicie wyeliminować. Chcesz, aby polityka flotowa była wyczerpująca, ale nie powtarzalna, a także aby była łatwa do zrozumienia.

Pamiętaj, aby używać prostego języka, który jest łatwy do zrozumienia i określa, jakie konsekwencje wynikną z nieprzestrzegania zasad. Napisz politykę flotową z myślą o użytkowniku końcowym (kierowcy) i unikaj używania żargonu branżowego, który może być mylący lub mylący.

praca przedstawiciel handlowy warszawa - Jak napisać politykę flotową? Dobre praktyki przy tworzeniu polityki flotowej.

4. Daj czas na rewizje i recenzję dokumentu.

Zanim Twoja polityka flotowa będzie gotowa do wdrożenia, trzeba ją dokładnie sprawdzić. Zacznij od poproszenia prawnika (lub działu prawnego) o dokładne zapoznanie się z nim, aby upewnić się, że nie ma żadnych potencjalnych problemów prawnych. Po przejściu kontroli prawnej poproś przełożonych, menedżerów i, w stosownych przypadkach, przedstawicieli związków zawodowych o zapoznanie się z polityką. Rozwiązuj wszelkie zgłaszane przez nich obawy, aby zapewnić większy udział i wsparcie, gdy nadejdzie czas na wdrożenie polityki. Pamiętaj również o departamencie HR i handlowym aby zaopiniowali ten dokument – wszak wpłynie on nie tylko na poziom bezpieczeństwa, ale i na efektywność wielu pracowników.

Na koniec poproś kolegę/koleżankę o pomoc w sprawdzeniu całej polityki przed przekazaniem jej kierownictwu wyższego szczebla do zatwierdzenia.

5. Rozpowszechniaj i wdrażaj politykę flotową.

Bez względu na to, jak dobre są zasady i procedury Twojej floty, nie będą one skuteczne, jeśli nie będziesz w stanie ich odpowiednio wdrożyć. Upewnij się, że uzyskałeś wszystkie odpowiednie zgody wymagane przez Twoją firmę i sporządź listę wszystkich pracowników, których należy poinformować o polityce. Może to obejmować, ale nie ograniczać się do kierowców, personelu działu zasobów ludzkich, wyższej kadry kierowniczej, zarządzania prawnego i zarządzania ryzykiem.

Zdecyduj się na najlepszą metodę rozpowszechniania swojej polityki flotowej; czy zostanie wydrukowana? Dostępna w intranecie Twojej firmy? Dostarczona jako plik PDF na e-mail? Stwórz plan informowania pracowników o nowej polityce i współpracuj z kierownikami działów, aby opracować sposób potwierdzenia, że ​​pracownicy otrzymali, przeczytali i zrozumieli politykę. Może to oznaczać dołączenie formularza do podpisania i zwrotu do przełożonego.

przedstawiciel handlowy praca sprzedaz - Jak napisać politykę flotową? Dobre praktyki przy tworzeniu polityki flotowej.

Zarządzanie flotą – nie bój się planować w przyszłość.

Mogą pojawić się pytania, które nie zostały uwzględnione w nowej polityce flotowej, więc zawsze upewnij się, że polityka zawiera informacje o tym, z kim pracownicy powinni się kontaktować, jeśli mają bieżące pytania. Wskazane jest również, aby mieć plan aktualizacji polityki w razie potrzeby, co pozwoli Ci nadążyć za zmieniającym się krajobrazem transportu.

Aktualna, konkretna polityka floty pomoże Ci stworzyć kulturę zgodnych kierowców, którzy wiedzą, czego się od nich oczekuje, i zapewni, że masz system, który pomoże im sprostać wszelkim wyzwaniom, przed którymi stoją.

Po ustaleniu polityki i procedur dotyczących floty upewnij się, że Twoi kierowcy zachowują zgodność przy użyciu zaawansowanego monitoringu GPS dla flot. Cartrack Polska od ponad 13 lat zapewnia autorskie i skalowalne rozwiązania, które wspierają menadżerów flot w realizacji ambitnych projektów z zakresu finansów, bezpieczeństwa, operacji i ekologii we flotach.

telemetria, monitoring pojazdow gps, cartrack

Wypełnij poniższy formularza aby dowiedzieć się więcej o systemie GPS Cartrack dla flot:

Author

PR and Lead Projects Manager w Cartrack Polska. W branży flotowej od ponad 8 lat, tworzy projekty edukacyjne, merytoryczne i wartościowe dla fleet managerów .