Bezsprzecznie auto w firmie jest narzędziem pracy, które za zadanie ma generowanie w rentowny sposób przychodów. Bez wątpienia zadaniem właściciela biznesu lub osoby decyzyjnej w kwestii samochodów w firmie, jest zapewnienie mobilności pracownikom w ramach określonego budżetu. Finalnie, z uwagi na liczne wyzwania coraz trudniej jest utrzymać rentowność firmowej floty.
Z pewnością aby zapewnić budżetowe uzasadnienie istnienia auta w firmie konieczne jest wspieranie się w decyzjach technologią. Zatem technologia dostarcza w sposób nowoczesny i stabilny rzetelnych danych na temat użytkowników, pojazdów oraz całego ekosystemu flotowego w organizacji.
Podsumowując, obszar samochodów w firmie, obok kosztów osobowych, generuje największe obciążenia dla budżetu. Tak jak kwestiami wynagrodzeń, premii i metod rozliczania pracowników, tak samo możliwe jest zarządzanie kosztami, ryzykiem i operacjami dotyczącymi auta w firmie. Po wtóre, brak kontroli nad kosztami naraża firmę na prowadzenie nierentownych operacji. Jest to też ciche przyzwolenie na łamanie podstawowych zasad korzystania z firmowego mienia.
Auto w firmie – czy liczysz łączne koszty użytkowania pojazdu (TCO)?
Łączne koszty użytkowania pojazdu (TCO) w firmie da się policzyć. Każdy przedsiębiorca i fleet manager powinni skrupulatnie podchodzić do wylistowania i analizowania miejsc powstawania kosztów w obrębie auto w firmie. Dokładna analiza kosztów pozwala zarządzać flotą w firmie w sposób profesjonalny i optymalizować koszty bez wpływu na
Auto w firmie generuje koszty w kilku kategoriach, które należy znać i monitorować:
Łączne koszty użytkowania pojazdu zmieniają się w zależności od sytuacji ekonomicznej. Pamiętajmy, że w zależności od formy użytkowania i posiadania pojazdu większość kategorii tych kosztów będzie ulegała korektom w trakcie cyklu życia auto w firmie. Celem efektywnego zarządzania flotą jest posiadanie narzędzi do kompleksowego gromadzenia i analizowania danych, co umożliwia podejmowanie trafnych decyzji strategicznych. Odpowiednie zarządzanie kosztami możliwe jest dzięki nowoczesnych usługom BIG DATA od Cartrack.
Zarządzanie flotą GPS – technologia generująca błyskawiczne oszczędności.
Firma zarządzana poprzez dane jest mniej podatna na konsekwencje bardzo nieprzewidywalnych i turbulentnych wyzwań rynkowych. Mierzenie poziomu ryzyka, analiza pełnych danych i dostęp on-line do kluczowych informacji na temat operacyjnych działań floty jest strategicznie ważny. Monitoring GPS floty pozwala na żywo analizować trasy, czas pracy kierowców czy sposób wykorzystania pojazdu. Zarządzanie flotą GPS pozwala w sposób kompleksowy redukować koszty na podstawie danych.
Jednym z problemów z jakimi borykają się obecnie zarządcy flot są wysokie i nieprzewidywalne ceny paliwa. Nie możemy zabronić naszym pracownikom tankować, jednak mamy pełny wpływ na:
- styl prowadzenia pojazdu
- trasy przejazdu
- szczelność polityki tankowań
Redukcja kosztów aut w firmie. Jak robi to system GPS dla floty?
System GPS dla floty jest narzędziem umożliwiającym błyskawiczne redukowanie kosztów. Na pewno system GPS redukuje koszty w sposób nie wpływający na operacyjne zdolności i poziom mobilności pojazdów w firmie. System Cartrack umożliwia precyzyjne generowanie oszczędności i uszczelnienia zapisy polityki flotowej w firmie.
Menadżerowie flot coraz częściej borykają się z problemem nadużyć paliwowych w firmie. Zjawisko to dotyczy szerokiego spektrum zjawisk, które mogą przyczynić się do rosnących kosztów tankowań w firmie:
- zakup paliwa do innych pojazdów niż przypisane do karty paliwowej,
- tankowania poza dozwolonymi w polityce flotowej godzinami,
- wlew paliwa „poza zbiornik”
- inne okoliczności nieautoryzowanego użycia karty paliwowej,
Wszystkie te nadużycia spotykamy każdego dnia. Tego typu działania kosztują firmy setki tysięcy złotych i drenują budżety flotowe. Brak systemu kontroli kierowców i tankowań prowadzi do ryzyka występowania każdego z powyższych zjawisk. Tego typu ryzyka monitoruje i wskazuje Komenda Główna Policji. Finalnie w 2021 doszło do 5656 przypadków kradzieży paliwa, a w 2022 roku tych wydarzeń było już ponad 6000!
Najpopularniejszym rozwiązaniem w przypadku kontroli i minimalizowania zjawiska nadużyć tankowań jest MiFleet od Cartrack. Algorytmy AI naszej usługi wykrywają i wskazują ryzykowne transakcje. Po drugie, poprzez system alertów i raportów, błyskawicznie umożliwiają eliminację negatywnych zjawisk w obrębie tankowań. Finalnie MiFleet zabezpiecza kompleksowo użycie paliwowych we flocie samochodowej.
MiFleet – automatyczne wykrywanie nadużyć paliwowych w Twojej firmie.
MiFleet to rozwiązaniem problemów z nieautoryzowanymi tankowaniami. Co więcej, usługa chroni przez użytkowaniem kart paliwowych oraz nadużyciami w kwestii tankowań we flocie. Usługa zapewnia błyskawiczną redukcję kosztów w obszarze paliwa i jest gwarantem szczelności przepisów w zakresie gospodarki paliwowej w danej firmie.
MiFleet to zautomatyzowany kontroling rachunków za paliwo, który wykrywa i eliminuje następujące nadużycia:
- tankowanie w zakazanych lokalizacjach
- tankowania w niedozwolonych okresach
- zakup paliwa do innych pojazdów
- wlewanie paliwa do zewnętrznych zbiorników
- tankowanie przy użyciu skradzionej karty paliwowej
- zdublowane transakcje przy jednym tankowaniu
MiFleet to zautomatyzowany strażnik budżetu flotowego w zakresie kontroli autoryzacji i autentyczności tankowań oraz wykrywania ryzyk w tym zakresie.
Działanie MiFleet | Przykład 1 – firma budowlana z 22 samochodami.
Firma dysponuje 10 pojazdami osobowymi oraz 12 maszynami wolnobieżnymi. Biznes zaopatruje swoje maszyny i auto w firmie w paliwo na sieciowych stacjach paliw udostępniając swoim pracownikom karty paliwowe.
Każdego miesiąca pojazdy osobowe pokonują łącznie nieco ponad 32 000 km przy średnim spalaniu 7 l/100km. Każdego miesiąca więc firma tankuje ponad 2240 litrów paliwa do tej grupy pojazdów.
Maszyny wolnobieżne (koparko-ładowarki) średnio pracują 70 motogodzin w miesiącu. W miesiącu cała flota maszyn jest aktywna przez 840 przy spalaniu 15 l/h. Maszyny zużywają każdego miesiąca 12 600 litrów paliwa. Firma wydaje na ponad 103 000 złotych miesięcznie na koszty paliwa. Każdego miesiąca dochodzi do około 100 transakcji kartami paliwowymi.
Z rynkowych obserwacji firm budowlanych wiemy, że średnio 7-10% transakcji oznaczonych jest jako „wysokie ryzyko”, a 10-15% jako „ryzyko”. W firmach budowlanych najczęściej zdarzają się sytuacje spuszczania paliwa z dużych maszyn. Po wtóre miejsce ma również wlewanie paliwa do innych pojazdów na firmową kartę paliwową (kradzież paliwa).
MiFleet wskaże wszystkie ryzykowne transakcje porównując:
- miejsce wygenerowania rachunku z karty paliwowej z dokładną lokalizacją i czasem przypisanego do karty pojazdu.
- czy ilość zatankowanego paliwa odpowiada ubytkowi paliwa w baku danego pojazdu na podstawie średniego spalania.
Dzięki MiFleet w tej firmie budowlanej udało się ograniczyć miesięczne wydatki na paliwo o ponad 8500 złotych, eliminując nadużycia.
Działanie MiFleet | Przykład 2 – firma handlowca z 125 pojazdami.
Na przykład firma dysponuje flotą 125 pojazdów lekkich z segmentu B i C. Po drugie są to samochody sił sprzedażowych, które aktywnie pozyskują klientów na terenie całego kraju. Po trzecie pojazd średnio miesięcznie przejeżdża 4000 km ze średnim spalaniem na poziomie 6,5 l/100km.
Pamiętajmy, że cała flota miesięcznie zużywa ok 32 500 litrów paliwa. W konsekwencji w budżecie flotowym oznacza wydatki na poziomie nieco ponad 227 000 złotych każdego miesiąca. Finalnie każdego miesiąca odbywa się około 650 transakcji kartami paliwowymi, co oznacza średnio ponad 20 zakupów paliwa każdego dnia!
Na pewno nasze rynkowe know-how i obserwacje wskazują, że w tego typu flotach najpowszechniejszymi nadużyciami jest sezonowe tankowanie „poza zbiornik”. Po drugie dochodzi do gromadzenie prywatnych zapasów paliwa (np. do tankowania kosiarki lub przelewanie do innego pojazdu), które odbywa się zwłaszcza w sezonie wiosenno-letnim.
Rzadziej, ale jednak nadal spotykanym zjawiskiem jest tankowanie samochodu poza dozwolonymi przez politykę flotową okresami. Zdarza się to często w godzinach bezpośrednio rozpoczynającymi i kończącymi weekendowy zakaz tankowania. To z kolei wskazuje na użytkowanie pojazdu służbowego do celów prywatnych z wykorzystaniem firmowej karty paliwowej.
Z pewnością, w przypadku flot handlowych, wiemy, że średnio 5% transakcji klasyfikowanych jest jako bardzo ryzykowne, a ok. 10% otrzymuje oznaczenie „ryzykownych”.
Przede wszystkim MiFleet wskaże wszystkie ryzykowne transakcje porównując:
- ilość zatankowanego paliwa z pojemnością zbiornika pojazdu w którym aktywna jest usługa,
- czas i miejsce tankowania zgodny z polityką flotową przedsiębiorstwa.
Finalnie dzięki MiFleet w tej firmie handlowej udało się ograniczyć miesięczne wydatki na paliwo o ponad 12900 złotych, eliminując nadużycia.
Auto w firmie wyposażone w MiFleet – 5 korzyści dla floty i biznesu.
Pamiętajmy, że zarządzanie flotą to nieustanna kontrola kosztów i proces zapewniania nieskrępowanej mobilności użytkownikom pojazdów. Po drugie auto firmowe musi działać sprawnie i umożliwiać realizowanie zadań kierowcy zgodnie z jego profilem zawodowym. Podsumowując – samochód firmowy ma być wydajny i kosztowo efektywny.
Bez wątpienia auto służbowe wyposażone w nowoczesną usługę MiFleet to:
- pełna kontrola i zautomatyzowany monitoring tankowań i użycia kart paliwowych, co przekłada się na mniejsze koszty tankowań,
- raporty zarządcze oraz automatyczne alerty, które chronią budżet Twojej firmy,
- dostęp online do kompleksowych informacji na temat lokalizacji, stanu oraz poziomu realizacji zadań Twojej floty,
- poprawne rozliczenia podatkowe i fiskalne kosztów tankowań wraz z kompletnymi analizami wydatków ponoszonych na paliwo w firmie,
- czynnik prewencyjny, który pozytywnie wpływa na poszanowanie zasad i mienia firmowego.
Monitoring floty GPS z Cartrack Polska – bezpieczne i wydajne auto w firmie.
Pamiętajmy, że MiFleet jest częścią cały czas rozwijanego ekosystemu usług Cartrack, które czynią zarządzanie flotą przejrzyste, nowoczesne i rzetelne. Cartrack Polska od ponad 14 lat rozwija autorską technologię i oprogramowanie. Finalnie cały czas dopasowując system do aktualnych trendów rynkowych oraz wymagań legislacyjnych.
Należy zwrócić uwagę, że jesteśmy ekspertami w doradztwie flotowym – w Polsce zarządzamy flotą ponad 55 000 pojazdów. Nasza wykwalifikowana kadra analityków i fleet managerów cały czas wspiera i doradza Klientom w zakresie optymalizacji kosztów. Pamiętajmy, że nasze doradztwo to również obszar dekarbonizacji floty, poprawy bezpieczeństwa kierowców czy zwiększenia efektywności procesów biznesowych. Po wtóre jesteśmy najczęściej wybieranym dostawcą usług telemetrycznych w Polsce. Finalnie jesteśmy też jedyną firmą monitoringu GPS BIG DATA, która uzyskała prestiżowy tytuł Gazeli Biznesu 2021 i 2022.
Na pewno system Cartrack z MiFleet to narzędzie online, które dzięki integracji z systemami kar paliwowych wykrywa nieautoryzowane tankowania. Podsumowując, MiFleet to zaawansowane raporty oraz alerty chroniące budżet Twojej firmy. Finalnie wypełnij poniższy formularz, aby umówić się na bezpłatną prezentację MiFleet:
