Rok 2020 i 2021 bardzo dobitnie pokazują nam, że wprowadzenie bardziej elastycznych modeli mobilnościowych. Przejście z umów leasingu i wynajmu długoterminowego, które opiewają często na 36 lub nawet 48 miesięcy na korzyść krótszych form użytkowania pojazdów jest coraz częściej rozważaną alternatywą. Auta poolowe to ciekawa i elastyczna forma zapewnienia mobilności pracownikom.
Wprowadzenie floty poolowej, to znaczy takiej która w siedzibie/oddziale firmy pozostaje do dynamicznej rezerwacji, dyspozycji i użytkowania pracowników jest jednym z rozwizań, które testują obecnie menadżerowie flot. Obok wynajmu krótko i średnioterminowego, pojazdy poolowe pozwalają zmniejszyć ilość pojazdów w posiadaniu firmy pzy jednoczesnym zachowaniu mobilności pracowników.
Jednak auta poolowe nie tylko wyzwalają z objęć firm RaC i CFM – generują szereg wyzwań na które trzeba się przygotować. Oto lista kluczowych aspektów, które należy uporządkować przy budowaniu nowej formy użytkowania pojazdów w organizacji, jaką jest car pooling:
1. Zarządzanie kluczykami do pojazdów.
Szuflada na klucze, kołek na klucze w recepcji, a nawet skrytka na klucze mogą stwarzać problemy. Idealnym rozwiązaniem byłby system bezkluczykowego dostępu połączony z automatycznym systemem rezerwacji, który na krótko przed zarezerwowaną godziną wysyła zaplanowanemu kierowcy kod, który umożliwi wjazd i uruchomienie pojazdu.
Menadżer floty nie może uwikłać się w zarządzanie pękami kluczyków oraz ręczne zarządzanie tym elementem dostępowym do samochodu. Najlepszym rozwiązaniem jest spięcie dostępu do pojazdu z softem do zarządzania car poolingowymi parkami.
2. Naruszenia/ grzywny / mandaty.
Są one wysyłane do zarejestrowanego właściciela pojazdu, a firma odpowiada za to, czy może zidentyfikować kierowcę, czy nie. Najlepiej byłoby, gdyby firma wiedziała, którzy kierowcy są wielokrotnymi przestępcami, aby mogli zapewnić szkolenie kierowców i precyzyjne zarządzanie. W przypadku, gdy punkty za przewinienia prowadzą do konfiskaty prawa jazdy, administratorzy mogą uniemożliwić osobom prowadzenie pojazdów służbowych. Mandaty za parkowanie i przekroczenie prędkości są na tyle proste, że można nimi zarządzać za pomocą zautomatyzowanego systemu z wyraźnym zapisem kierowcy odpowiedzialnego za pojazd i jego lokalizację w dowolnym momencie.
Zadbaj o to aby definitywnie identyfikować kierowców przed każdą podróżą i wymagać zautomatyzowanej weryfikacji prawa do prowadzenia samochodu. Troska o bezpieczeństwo kierowców to również dbanie o interesy firmowe.
3. Dostępność pojazdu i zapewnienie mobilności a auta poolowe.
Zautomatyzowany system rezerwacji pokaże tylko pojazdy, które są nadal dostępne w momencie, gdy kierowca chce je zarezerwować. Jeśli Twój zarezerwowany pojazd nie został zwrócony na czas przez poprzedniego kierowcę, Twoja rezerwacja powinna automatycznie trafić do najbliższego dostępnego podobnego typu pojazdu. Każdy alternatywny system, taki jak zeszyt ćwiczeń dla każdego pojazdu, nie rozwiązuje tego problemu.
Zarządzanie pojazdami oraz przyjazny interfejs dla kierowców to kluczowy element systemu. Gdy wszystko będzie wspomagane przez odpowiednio przetestowany algorytm system szybko zyska zwolenników. User experience to klucz to sukcesu – funkcjonalność, łatwość obsługi, bezpieczeństwo danych i absolutna niezawodność pozwolą Ci szybciej zrealizować projekt.
4. Raportowanie podatku od świadczeń dodatkowych a auta poolowe we flocie.
W przypadku używania pojazdu do celów prywatnych lub służbowych obowiązują różne stawki podatkowe i płynące za tym obciążenia podatkowe firmy i pracownika. Korzystając ze zautomatyzowanego systemu, kierowcy są konfigurowani z aplikacją mobilną do rezerwacji pojazdów, w tym z możliwością przypisywania podróży związanych z pracą lub do celów prywatnych. Wszystkie informacje dotyczące podróży, takie jak odległość, czas, lokalizacja i data wymagane przez US, są automatycznie gromadzone przez system, co znacznie zwiększa dokładność danych i skraca czas administrowania.
Administrowanie flotą poolową to również jasne i przejrzyste zasady podatkowe i finansowe, które są oczywiście zgodne z obowiązującym prawem w Polsce.
5. Rezerwacje cykliczne a auta poolowe.
Niektórzy ludzie zbierają samochody i mogą z łatwością wykorzystać dowolny system papierowy, sprawdzając samochód i trzymając kluczyki na biurku na wszelki wypadek. Zautomatyzowany system może wykryć, czy samochód został przesunięty, czy nie i ponownie przypisać pojazdy do dostępnej puli, jeśli nie został odebrany przez zarezerwowanego kierowcę w ciągu np. 15 minut od rozpoczęcia zarezerwowanego przedziału czasowego.
Warto również wprowadzić kary dla kierowców, którzy przetrzymują regularine pojazdy lub nie wywiązują się z regulaminu użytkowania tego typu car parku. Można nadawać ich rezerwacjom niższy priorytet i uzależniać od ruchów innych pracowników, lub generować pozytywne wzmocnienie – nagradzać tych, którzy perfekcyjnie użytkują pojazdy.
Zadbaj również o możliwość rezerwacji cyklicznych – czyli dostępnych dla kierowcy każdego dnia, co tydzień lub co miesiąc w ramach określonej przez niego reguły. W ten sposób uprościsz mobilność pracowników, których plan zajęć jest bardzo przewidywalny i jednostajny.
6. Wykorzystanie pojazdu.
Posiadanie zautomatyzowanego systemu rezerwacji wspólnych przejazdów jest jednym ze sposobów dla menedżera floty, aby uzyskać większy zwrot z każdej zainwestowanej złotówki, aby zoptymalizować wykorzystanie zasobów. Jak opisano powyżej, niepojawienie się jest automatycznie identyfikowane, a pojazd może być natychmiast udostępniony do nowej rezerwacji. Z rozmów z menadżerami flot i zagranicznych praktyk wiemy, że nie stawienie się po zarezerwowany pojazd stanowi ok. 30% wszystkich problemów z projektem poolingowym.
Możesz również udostępnić opcje auta poolowe jeszcze efektywniej wykorzystując wolne miejsce w pojazdach. Planer tras, kalendarz oraz indywidualne konta pracowników bardzo łatwo jest połączyć z dobrze zaprojektowanym systemem do zarządzania pojazdami współdzielonymi we flocie.
7. Odpowiednia wielkość floty.
Nie potrzebujesz już okna z widokiem na biuro lub parking w miejscu pracy, aby ocenić zużycie. Zautomatyzowany system rezerwacji zidentyfikuje wskaźniki wykorzystania każdego pojazdu i dostarczy menedżerowi floty dokładne dane, aby pomóc we właściwym doborze floty, odpowiednim rozmieszczeniu pojazdów w zajezdniach/oddziałach/działach i zapewni mieszankę odpowiednich pojazdów do każdego zadania w oparciu o stosowanie.
Wyzwaniem na początku na pewno będzie dobranie odpowiednej wielkości parku do potrzeb firmy W tym celu rekomendujemy przeprowadzenie skalowalnego projektu pilotażowego. Auta poolowe w firmie to rozległy czasowo projekt, który wymaga odpowiedniego przygotowania.
8. Niezgłoszone uszkodzenia pojazdu i wypadki.
Często przy braku zautomatyzowanego systemu trudno jest zidentyfikować kierowcę odpowiedzialnego za uszkodzenia pojazdu. Podobnie jak w przypadku zawiadomień o wykroczeniach, automatyczny system rezerwacji śledzi, kto prowadził pojazd w momencie zdarzenia, nawet jeśli nie został on zgłoszony przez kierowcę. System rezerwacji powinien łączyć się z szerszym rozwiązaniem telematycznym, które zapewnia ostrzeżenia o wpływie i prędkości. Otrzymywanie powiadomień o zderzeniach w ramach informacji o podróży zapewnia natychmiastową identyfikację przypisanego kierowcy. Ułatwia to również menedżerowi floty podjęcie niezbędnych działań w razie potrzeby.
Zarządzanie ryzykiem i kosztami ubezpieczeniowymi jest ważnym elementem rentowności projektu poolowego.
9. Tankowanie/doładowanie.
System rezerwacji pojazdów połączony z rozwiązaniem telematycznym może raportować poziomy paliwa dla pojazdów z silnikami konwencjonalnymi i odczyty „stanu naładowania” dla pojazdów elektrycznych. Może również identyfikować kierowców, którzy nie przestrzegają ogólnych zasad dotyczących wspólnych przejazdów, takich jak: „Kierowcy muszą upewnić się, że pojazd zostanie zwrócony z co najmniej 75% poziomem naładowania/zatankowania”. Ponadto znajomość poziomów paliwa i stanu naładowania pojazdu pozwoli rezerwującym pojazd na wybór pojazdu w momencie rezerwacji, na podstawie liczby kilometrów, które mogą przebyć na obecnym poziomie, zapewniając optymalizację wykorzystania pojazdu i czasu.
Monitorowanie zużycia paliwa i mocy może również być znakomitym przyczynkiem do wprowadzenia mądrej i biznesowo uzasadnionej grywalizacji, która promować będzie zdrowe, bezpieczne i kooperacyjne zachowania naszych pracowników.
10. Czystość samochodu.
Aby program wspólnych przejazdów odniósł sukces, kluczowa jest odpowiedzialność kierowcy. Wszystkie wytyczne dotyczące wspólnych przejazdów w miejscu pracy stwierdzają: „Pojazd musi zostać zwrócony w stanie czystym, tj. bez śmieci itp.”. Podczas korzystania z systemu opartego na papierze może być trudno zidentyfikować, kto zostawił opakowania po jedzeniu na wynos na tylnym siedzeniu. Korzystanie z automatycznego przydzielania kierowców sprawia, że kierowca jest łatwo identyfikowalny. Kierowca będzie o tym wiedział i będzie bardziej odpowiedzialny za przestrzeganie najlepszych praktyk.
Dotyczy to również odkurzania i myjni – samochód to wizytówka firmy. Kwestie utrzymania czystości powinny być regulowane w sposób formalny i wspomagane przez odpowiedni system teleinformatyczny i telemetryczny.
11. Patrz w przyszłość
Oferuj więcej. Po zrealizowaniu projektu auta poolowe we flocie zastanów się nad wprowadzeniem zindywidualizowanych form mobilności miejskiej oraz specjalnie doładowanych kart miejskich oraz współpracy z operatorami HUBów mobilności czy rozwiązań taxi / car sharing / komunikacja miejska / rowery i hulajnogi miejskie. Dzięki temu nie tylko zdywersyfikujesz metody poruszania się, ale i efektywnie ograniczysz emisję CO2. Powodzenia!