Poprawa bezpieczeństwa we flocie – niezależnie od tego, czy obsługujesz kilka pojazdów, czy dużą flotę, ważny jest formalna, pisemna i ustrukturyzowana polityka bezpieczeństwa. Dobrze zaprojektowane zasady i procedury dotyczące bezpieczeństwa kierowcy, użytkowania pojazdu, utrzymania i zgodności z obowiązującymi przepisami dotyczącymi pojazdów mogą pomóc Twojej firmie w:
• Zmniejszeniu ryzyka awarii,
• Ochronie pracowników,
• Krótszych przestojach pojazdów i mniejszych kosztach napraw,
• Przestrzeganiu przepisów dotyczących ruchu drogowego przez kierowców,
• Chronieniu wizerunku publicznego przedsiębiorstwa,
• Uzyskaniu tańszego ubezpieczenie flotowego.
Statystyki wypadków konsekwentnie pokazują, że kontrolowanie wypadków samochodowych powinno być priorytetem dla firm. Wypadki samochodowe są nie tylko częstym źródłem ofiar śmiertelnych związanych z pracą, ale także urazy spowodowane wypadkami samochodowymi są jednymi z najbardziej kosztownych dla pracodawców. Program bezpieczeństwa floty to pierwszy krok w kierunku upewnienia się, że wszyscy, którzy jeżdżą dla Twojej firmy, rozumieją Twoje zasady, procedury i oczekiwania w zakresie bezpiecznej jazdy. Zgodnie z danymi Partnerstwa Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego oraz Polskiej Policji w pierwszej połowie 2021 roku w Polsce doszło do prawie 11 000 wypadków, w których zginęło prawie 1000 osób, a blisko 11 000 odniosło obrażenia.
Celem tego przewodnika jest przedstawienie ram, które pomogą Ci stworzyć program bezpieczeństwa dla floty, który najlepiej pasuje do Twojej firmy i charakterystyki reprezentowanego biznesu. Poruszamy w niniejszej publikacji tematy:
• Zaangażowanie kierownictwa i zarządu,
• Dobór, kwalifikacja i zarządzanie kierowcą (w tym jego profilowanie),
• Treningi i szkolenia z zakresu bezpieczeństwa,
• Warunki i procedury,
• Kontrola, naprawa i utrzymanie pojazdów
• Zarządzanie wypadkami
Ten przewodnik nie zawiera szczegółowych informacji na temat przepisów dotyczących pojazdów użytkowych – skupiamy się na flocie lekkiej.
1. Zaangażowanie Zarządu ważne na drodze do poprawa bezpieczeństwa we flocie.
Wsparcie top managementu organizacji jest ważne, aby promować zaangażowanie i zgodność wszystkich osób w Twojej organizacji. Jeśli kierownictwo nie wspiera i nie realizuje programu bezpieczeństwa floty, lub nie finansuje ważnych inicjatyw w zakresie bezpieczeństwa, sukces programu może być zmniejszony lub po prostu niemożliwy do pełnego wdrożenia.
Jak możesz zapewnić sobie wsparcie kadry zarządzającej? Zacznij od zademonstrowania wpływu, jaki wypadki samochodowe miały lub mogą mieć na Twoją firmę. Skutki mogą obejmować zarówno koszty bezpośrednie, jak i pośrednie, takie jak:
• Naprawa/wymiana pojazdów i mienia,
• Urazy pracowników,
• Utracona produktywność (mobilność),
• Udziały własne w szkodach,
• Roszczenia z tytułu odpowiedzialności,
• Przestój pojazdu,
• Zniszczone relacje z klientami,
• Uszkodzona reputacja handlowa i procesowa,
• Niskie morale pracowników.
Ilościowe określenie tych wpływów wymaga starannego prowadzenia dokumentacji i analizy. Celem jest wykazanie, że program bezpieczeństwa dla Twojej floty może obniżyć te koszty oraz uchronić firmowy budżet przed ogromnymi, nieprzewidywalnymi, wydatkami. Co więcej, pamięta, że w przypadku spółek z.o.o. i komandytowych finalnie to zarząd ponosi odpowiedzialność personalnie za wszelkie realizowane przez pracowników działania. Kluczowym więc punktem będzie
• Finansowa i karna odpowiedzialność członków Zarządu.
2. Identyfikacja kierowców.
Zarządzanie bezpieczeństwem floty wymaga zrozumienia zagrożeń z jakimi borykają się na co dzień nasi kierowcy. W niektórych przypadkach identyfikacja kierowcy jest łatwa z uwagi na stałe przypisanie pracownika do pojazdu oraz kategoryczny zakaz prowadzenia mienia firmowego przez inne osoby niż wskazane w protokole zdawczo-odbiorczym samochodu.
Są jednak wyjątki jak pojazdy pullowe, udostępnianie aut współmałżonkom oraz możliwość jazdy autem firmowym w czasie prywatnym. Wszyscy ci kierowcy, niezależnie od rodzaju pojazdów, którymi jeżdżą, mogą stanowić zagrożenie dla Twojej firmy, budżetu, wizerunku oraz morali.
Opracuj proces identyfikacji wszystkich osób, które jeżdżą w imieniu Twojej organizacji, stwórz spójny system weryfikacji jazd służbowych i prywatnych oraz zadbaj o odpowiednią archiwizację danych. Do tego idealnie nadaje się telemetria o profilu BIG DATA, rozwijana i wspierana przez Cartrack polska.
Wiedza o tym, kto prowadzi pojazd w imieniu Twojej organizacji, może pomóc w rozwiązaniu problemu pełnego narażenia na działanie pojazdów. Pozwala również na konsekwentne stosowanie kontroli wyboru technologii zarządzania pracownikiem i autem.
3. Procedury wyboru kierowcy.
Twoja firma prawdopodobnie nie będzie charakteryzowała się flotą o niskim profilu szkodowości i wysokim poziomie świadomości związanej z bezpieczną jazdą jeżeli nie wdrożysz również procedur rekrutacyjnych, które w jakikolwiek sposób weryfikują staż kandydata za kierownicą, ilość dotychczas pokonanych km oraz liczbę i wielkość wypadków i kolizji jakie dany człowiek wywołał w określonym okresie. Ustal jasne standardy zatrudniania i dokładny proces sprawdzania stanowisk pracy, które obejmują prowadzenie pojazdu. Ważne etapy procesu kontroli i selekcji kierowców obejmują:
Dochodzenie w sprawie zatrudnienia i historia prowadzenia pojazdów.
Wymagaj od kandydatów przedstawienia co najmniej 3-letniej historii zatrudnienia, która obejmuje historię pracy, doświadczenie w prowadzeniu pojazdu, szkolenie i wyniki w zakresie bezpieczeństwa (w tym wykroczenia/wyroki w ruchu, wypadki i odebranie prawa jazdy). Skontaktuj się z poprzednimi pracodawcami wnioskodawcy, aby zweryfikować te informacje. Niezależnie od stanowiska na jakie aplikuje kandydat – przekazanie mu firmowego mienia znacznej wartości, jakim jest samochód, niesie ze sobą ogromne ryzyko strat materialnych i wizerunkowych.
W przypadku pojazdów użytkowych podlegających regulacjom wymagania dotyczące sprawdzania przeszłości mogą wykraczać poza 3-letnią historię i obejmować dodatkowe informacje, takie jak zapisy z testów narkotykowych i alkoholowych. W pierwszej połowie 2021 Rząd rozważał wprowadzenie możliwości testowania pracowników (niezależnie od formy zatrudnienia) na obecność alkoholu w sposób wyrywkowy, a nie jedynie na podstawie objawów widocznych osobom postronnym. Sprawdź ten element – być może kiedy czytasz ten artykuł legislator wprowadził dodatkowe możliwości, dające menadżerom flot i firmom prerogatywy do kontroli stanu trzeźwości.
Wywiad.
Rozmowy kwalifikacyjne są okazją do zadawania pytań otwartych na temat historii jazdy i doświadczenia wnioskodawcy. Jeśli historia jazdy wnioskodawcy obejmuje wykroczenia lub wypadki, jest to dobry moment, aby poznać szczegóły.
Ocena testu drogowego.
Przeprowadź i udokumentuj test drogowy, aby ocenić zdolność kierowcy do bezpiecznego prowadzenia pojazdu. Korzystaj z pojazdu, który pasuje do tego, co kierowca będzie prowadził w imieniu Twojej firmy. To skrajnie wykorzystywana opcja, jednak warto abyś rozważył testy drogowe w przypadku pracowników realizujących bardzo duże (20 000 km+) przebiegi roczne.
Warto w tym miejscu posiłkować się również technologią. Telemetria, pozwala nadzorować pracowników gromadząc dane i informacje o ogromnej liczbie parametrów użytkowych pojazdu w czasie rzeczywistym. W obecnych czasach niewiele podmiotów opierających biznes o firmowe car parki nie posiada monitoringu GPS pojazdów – usługa ta pozwala od razu minimalizować koszty, lepiej ewidencjonować czas pracy kierowców i efektywniej zarządzać firmowy taborem. Cartrack Polska, jako najczęściej wybierany dostawca usług telemetrycznych w Polsce, od ponad 12 lat wspiera tysiące firm w drodze do lepszej biznesowej efektywności w oparciu usługi SaaS.
4. Standardy kwalifikacji kierowców w drodze do poprawa bezpieczeństwa we flocie.
Ustal minimalne standardy kwalifikacji dla wszystkich kierowców, niezależnie od tego, czy są to kandydaci, nowo zatrudnieni czy pracownicy, którzy pracowali dla Ciebie przez wiele lat. Poniższe zalecane standardy odzwierciedlają aktualne najlepsze praktyki branżowe. Tylko te osoby, które spełniają Twoje standardy i mają odpowiednie kwalifikacyjne, powinn być dopuszczone do obsługi pojazdów w imieniu Twojej firmy.
Doświadczenie kierowcy.
W przypadku samochodów osobowych, SUV-ów, pickupów i innych małych pojazdów wybierz kierowców, którzy mają co najmniej rok wcześniejszego weryfikowalnego doświadczenia w prowadzeniu podobnego pojazdu.
W przypadku dużych pojazdów, pojazdów użytkowych i operacji specjalistycznych (tj. holowanie, transport pasażerski, pojazdy kombinowane, pojazdy ponadgabarytowe oraz ładunki, materiały niebezpieczne i cysterny do przewozu luzem) wymagają co najmniej dwóch lat wcześniejszego doświadczenia i szkolenia w zakresie konkretnego pojazdu.
Wymagaj wcześniejszego doświadczenia lub formalnego szkolenia, gdy obecni pracownicy zmieniają stanowiska pracy, które mogą wymagać obsługi różnych typów pojazdów. Spróbuj nawiązać długofalową relację ze szkołą doskonalenia technik jazdy i postaraj się o budżet na obowiązkowe szkolenie z jazdy bezpiecznej i defensywnej każdego nowego pracownika. Co więcej, ustal okres po którym pracownicy powinni przejść kurs przypominający oraz proces wobec którego na doszkolenie wyślesz kierowcę, który nagminnie łapie przepisy, bierze udział w zdarzeniach drogowych, generuje określone wartości kosztów serwisowych. To ważne abyś aktywnie uczestniczył w procesie doszkalania.
Inną ciekawą drogą są organizacje jak Partnerstwo dla Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego oraz fundacje, których misja jest bezpieczeństwa na polskich drogach. Warto nawiązać relacje z takimi podmiotami, oraz Polską Policją, aby proces szkolenia i doskonalenia wiedzy z zakresu jazdy bezpiecznej ubogacać teorią, wykładami i spotkaniami z praktykami.
Koncesjonowanie.
Sprawdź, czy wszyscy pracownicy, którzy jeżdżą, posiadają ważne prawo jazdy na typy pojazdów, które będą eksploatować. W przypadku dużych ciężarówek i autobusów komercyjnych upewnij się, że kierowca posiada wszystkie niezbędne uprawnienia i nie ma ograniczeń licencyjnych, które ograniczają jego kwalifikacje do obsługi pojazdu.
Weryfikuj poświadczenia licencji co roku dla wszystkich osób, które prowadzą w imieniu Twojej firmy. Uzgodnij z działem kadr/administracji uprawnienia jakie w tym zakresie ma pracodawca, aby nie naruszyć prawa pracy, a jednocześnie w 100% zabezpieczyć interes przedsiębiorstwa.
Kolizje i wypadki.
Przejrzyj historię prowadzenia pojazdu i poprzednią historię zatrudnienia wszystkich kandydatów, aby sprawdzić, czy osoby mają akceptowalną historię bezpiecznego prowadzenia pojazdu w ciągu ostatnich 3 lat.
W przypadku obecnych pracowników należy co najmniej raz w roku sprawdzać rejestry jazdy i wyniki w zakresie bezpieczeństwa, aby sprawdzić, czy nadal mają akceptowalny rejestr bezpieczeństwa prowadzenia pojazdu. Poprawa bezpieczeństwa we flocie w tym przypadku znakomicie sprawdzi się przy pomocy zaawansowanej telemetrii BIG DATA.
5. Zarządzanie profilem kierowcy.
Przeprowadź formalny proces zarządzania wydajnością i profilowaniem, aby potwierdzić, że wszyscy pracownicy, którzy jeżdżą dla Twojej firmy, przestrzegają zasad bezpieczeństwa floty i jeżdżą bezpiecznie. Jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest coroczny proces certyfikacji, który obejmuje przegląd wyników w zakresie bezpieczeństwa każdego kierowcy w ciągu ostatnich 12 miesięcy. Możesz na swoje potrzeby ułożyć swój proces certyfikacji, profilowania i oceny użytkowników pojazdów służbowych. Wtedy zalecamy aby elementami składowymi oceny były następujące elementy:
• Ważny status prawa jazdy
• Wypadki i wykroczenia drogowe w oficjalnych raportach z rejestrów jazdy
• Rejestr bezpieczeństwa firmy (naruszenia zasad, wypadki, incydenty itp.)
• Komentarze klientów, opinii publicznej i współpracowników (ocena miękka)
• Zdarzenia/alerty bezpieczeństwa z pokładowych urządzeń monitorujących GPS,
• Poświadczenia medyczne,
• Wyniki z testów bezpiecznej jazdy realizowane przez zewnętrzne podmioty,
• Udział w sesjach elearningowych lub innych oferowanych przez firmę działaniach zwiększających świadomość pracownika.
Możesz również w tym zakresie polegać na dobrych praktykach i doświadczeniu profesjonalistów z Cartrack Polska. Aplikacja Dzienny Asystent Jazdy pozwala profilować i parametryzować kierowców oraz realizować rozbudowane działania grywalizacji biznesowej, która stoi u podstaw działań CSRowych w sferze motoryzacyjnej każdej firmy. System raportowania połączony z aplikacją Dzienny Asystent Jazdy (Cruise Control) i programem grywalizacji jest innowacyjnym narzędziem dla biznesu, które w tym roku zostało docenione przez tysiące fleet managerów i decydentów motoryzacyjnych nagrodą za najlepsze rozwiązanie CSRowe w branży.
Co więcej, Aplikacja mobilna Dzienny Asystent Jazdy głosami jurorów została oceniona jako najlepsze narzędzie i produkt do budowania polityki społecznie odpowiedzialnej w firmie (CSR). To niezaprzeczalny i bardzo solidny dowód na to, że Cartrack Polska, jako dostawca usług BIG DATA, znakomicie może spełnić rolę generatora i katalizatora pozytywnych zmian w wielu obszarach operacyjnej działalności każdego biznesu. Usługi i system Cartrack Polska nie tylko pozwalają błyskawicznie generować oszczędności, układać procesy w obrębie floty samochodowej, lepiej zarządzać zadaniami i kierowcami w czasie i przestrzeni, budżetować i księgować wydatki, planować i optymalizować przebieg zdarzeń w firmowym car parku oraz dostarczać narzędzi zarządczych, ale i dostarczają bardzo dobrych narzędzi do budowania pełnowartościowych projektów CSRowych.
Kierowcy z segmentowani jako niebezpieczni powinni być pod specjalnym nadzorem. Rekomendujemy aby wobec tej grupy użytkowników pojazdów stosować:
– regularne rozmowy dyscyplinujące,
– zwiększyć ich udział własny w powodowanych szkodach,
– zwiększyć ich udział w szkoleniach praktycznych i teoretycznych,
– stosować nagrody za poprawy wyników z zakresu bezpiecznej jazdy.
Kierowcy, którzy mają wyniki na pograniczu i zostali sklasyfikowani jako akceptowalni, powinni zostać poinformowani jak drastyczne w skutkach może być pogorszenie ich stylu jazdy. Cały proces motywacyjny i grywalizacyjny powinien być szczelnie dopracowany z działem CSR, HR i Zarządem i opierać się na pozytywnych bodźcach, które jedynie w ostateczności przerodzą się w konsekwencje służbowe oraz finansowe.
Pamiętajmy, że floty coraz częściej korzystają z technologii telemetrycznych, aby ich praca i funkcjonowanie było bardziej wydajne, a zarządzanie kierowcami i szkodowością było zautomatyzowane i analitycznie przyjazne. Z tego względu warto podjąć współpracę z zaufanym dostawcą – Cartrack Polska jest producentem systemu i urządzeń, oferując montaż w dowolnym miejscu w kraju i o wybranym przez Ciebie czasie – mamy swoje własne mobilne ekipy instalatorów! Dajemy 100% gwarancji na usługi i technologię przez cały czas trwania kontraktu, a otrzymane liczne wyróżnienia branżowe z sukcesami pozwalają nam organicznie rosnąć i budować zaufaniu wobec już ponad 40 000 kierowców w Polsce i przeszło 1 400 000 na całym świecie.
Systemy telematyczne pozwoliły firmom znacznie poprawić bezpieczeństwo floty. W rzeczywistości badania nad wykorzystaniem systemów monitorowania kierowców w pojazdach wykazały, że częstotliwość niebezpiecznych zdarzeń może zostać radykalnie zmniejszona, gdy floty wykorzystują te informacje, aby zapewnić pozytywne wzmocnienie i skuteczny trening.
Jeśli Twoja firma korzysta z systemu telematycznego, prowadź ciągły proces badania wydajności kierowcy i dochodzenia w przypadku niebezpiecznych zdarzeń związanych z jazdą. Informacje te można wykorzystać do nagradzania bezpiecznych kierowców i identyfikowania tych, którym należy zapewnić coaching i szkolenie. Bardzo efektywnym narzędziem jest grywalizacja, którą doskonale opracował Cartrack Polska – biznesowa i zdrowa rywalizacja w słusznym celu działa pozytywnie na morale i przynosi zamierzone efekty szybciej, niż w przypadku tradycyjnego systemu kar i nagród.
Dokumentuj kroki, które podejmujesz, aby ocenić wydajność oraz postępy kierowcy i wszelkie monitoruj niezbędne działania naprawcze w celu analizowania efektywności podjętych kroków. Jest to nie tylko dobra podstawowa praktyka HRu, CSRU i PRu korporacyjnego, ale może również pomóc w obronie przed potencjalnymi sprawami cywilno-prawnymi ze strony pracowników, ubezpieczycieli czy podmiotów trzecich.
6. Szkolenie w zakresie bezpieczeństwa to poprawa bezpieczeństwa we flocie.
Lata doświadczenia w prowadzeniu samochodu nie gwarantują, że ktoś jest bezpiecznym kierowcą. Wielu kierowców otrzymuje podstawowe instrukcje jazdy jako nastolatkowie, ale później nie doświadcza zbyt dużo praktyki i szkolenia. Bez skutecznego szkolenia niektórzy kierowcy mogą nie rozumieć zasad bezpieczeństwa pojazdu lub technik bezpiecznej jazdy. Teoria, samouczki i edukacyjne artykuły to zdecydowanie za mało.
Przeprowadź program szkoleniowy w zakresie bezpieczeństwa, aby przeszkolić wszystkich pracowników użytkujących pojazdy w Twojej firmie. Priorytetem jest indywidualne szkolenie podczas orientacji i śledzenia wypadków, którym można zapobiec. Zapewnij także coroczne szkolenie z zakresu bezpieczeństwa dla obecnych pracowników. Działaj systematycznie nawiązując współpracę z którąś z renomowanych szkół bezpiecznej jazdy lub wykwalifikowanym trenerem, który dla Twojej floty ułoży kompleksową ścieżkę praktycznego szkolenia i doszkalania pracowników.
Zapewnij szkolenie w zakresie bezpieczeństwa w różnych formach, aby było interesujące. W przypadku dorosłych trening powinien być krótki, częsty i interaktywny. Zachęcaj pracowników do zadawania pytań, wysłuchiwania ich obaw oraz bycia pozytywnym. Nacisk nie powinien być kładziony na to, jak prowadzić. Może to być obraźliwe dla pracowników, którzy mają wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu pojazdów. Zamiast tego szkolenie powinno dotyczyć zagrożeń, z jakimi się borykają, rodzajów wypadków, których doświadczyła Twoja firma, pojazdów, którymi się operują i zagrożeń, z jakimi się spotykają. Szkolenie powinno koncentrować się na bezpiecznych technikach jazdy i procedurach, które mogą pomóc im uniknąć wypadków.
Szkolenie może przybierać różne formy. Może odbywać się w klasie, w nieformalnych warunkach grupowych lub może odbywać się w oparciu o komputer. E-maile, biuletyny i plakaty można również wykorzystać do wzmocnienia szkolenia.
Dokumentuj szkolenia, które zapewniasz swoim pracownikom. Może to pomóc w śledzeniu trwających wysiłków szkoleniowych. Może również pomóc w obronie przed roszczeniami, że nie zapewniłeś swoim pracownikom odpowiedniego przeszkolenia.
7. Zasady i procedury.
Poinformuj o oczekiwaniach jak Ty – jako zarządca floty, oraz reprezentowana przez Ciebie firma macie oczekiwania i zasady w zakresie użytkowania pojazdów. Poświęć czas na sformułowanie swoich zasad i wykorzystaj je do poinformowania wszystkich pracowników, którzy jeżdżą do pracy. Niech każdy pracownik potwierdzi na piśmie, że rozumie i zgadza się ich przestrzegać. Pamiętaj, że kręgosłupem każdego firmowego car parku powinna być dobrze i profesjonalnie napisana polityka flota, która zawiera w sobie elementy regulaminów bezpieczeństwa. Naszym zdaniem przykłady ważnych tematów bezpieczeństwa, które należy uwzględnić w programie bezpieczeństwa floty, obejmują:
– Jasne procedury reagowania na kolizje i wypadki,
– Informacje dotyczące użytkowanego systemu telemetrycznego,
– Informacje dotyczące zasad profilowania kierowców oraz powiązanego systemu kar i nagród,
– Zasady korzystania pojazdu do celów prywatnych oraz wszelkie zakazy i wykluczenia związane z transportem różnych rzecz,
– Zasady korzystania z urządzeń mobilnych,
– Rekomendacje dotyczące czasu jazdy, przerw, noclegów w trasie,
– Klarowne informacje na wypadek awarii, wandalizmu lub kradzieży pojazdu,
– Zasad i wymagania względem pielęgnacji i konserwacji pojazdu,
– Zakazy prowadzenia pojazdu po spożyciu alkoholu i innych substancji psychoaktywnych oraz informacje o realizowanych przez firmę kontrolach w tym zakresie (pamiętaj o działaniu w obrębie obowiązujących przepisów prawa pracy),
– Informacje o udziałach własnych w przypadku szkód oraz system nakładający na pracowników większe finansowe obciążenia w przypadku określonych w regulaminie zdarzeń drogowych,
– Informacje i Twojego oczekiwania dotyczące bezpiecznej jazdy, w tym jazdy z bezpieczną prędkością, zachowania bezpiecznej odległości, ograniczeń parkowania, używania pasów bezpieczeństwa i innych wymagań,
– Informacje na temat procedur operacyjnych. Poinformuj pracowników o procedurach związanych z eksploatacją pojazdów (tj. tankowanie, wyznaczanie tras, komunikacja, obsługa ładunków itp.).
Powinny istnieć formalne procedury kontroli i utrzymania aby zapewnić, że wszystkie pojazdy i sprzęt są w bezpiecznym stanie eksploatacyjnym. Procedury te mogą się różnić w zależności od typu i użytkowania pojazdu, ale powinny przynajmniej odpowiadać zaleceniom producenta. W przypadku pojazdów użytkowych podlegających przepisom należy przestrzegać określonych zasad kontroli i serwisowania.
Kluczowe elementy programu przeglądów i konserwacji obejmują:
• Pisemny program przeglądów i konserwacji pojazdów
• Wymagania dotyczące kontroli pojazdu przed podróżą/po podróży
• Okresowe przeglądy przez wykwalifikowanego mechanika/ASO
• Proces zgłaszania i korygowania problemów mechanicznych
• Normy pojazdu dotyczące wieku, stanu i funkcji bezpieczeństwa
• Dokumentacja do rejestrowania wszystkich przeglądów i napraw
To, jak dobrze serwisujesz swoje pojazdy, wpływa nie tylko na wydajność operacyjną. Problemy takie jak zużyte opony, złe hamulce i przepalone światła mogą również prowadzić do wypadków. Źle utrzymany pojazd może być bardziej podatny na awarię, co oznacza, że Twoi kierowcy mogą utknąć na poboczu drogi, gdzie mogą być narażeni na wypadek.
Twój program utrzymania mobilności powinien być tak zaprojektowany, aby zapewnić regularne przeglądy wszystkich pojazdów. Sprawdzaj swoje pojazdy przez doświadczonych mechaników, aby upewnić się, że są w dobrym i bezpiecznym stanie. Ponadto kierowcy powinni codziennie sprawdzać wzrokowo pojazdy i niezwłocznie zgłaszać problemy mechaniczne, aby można je było naprawić. W przypadku problemów związanych z bezpieczeństwem należy wycofać pojazdy z eksploatacji, aby nie były używane do czasu naprawy. Takie wskazówki powinny być zawarte w regulaminach, które każdy pracownik winien znać i podpisać. Oszczędzanie na bezpieczeństwie jest bardzo krótka i złą drogą.
8. Zarządzanie wypadkami a poprawa bezpieczeństwa we flocie.
Niezależnie od tego, kto ponosi winę, szybka, skuteczna i profesjonalna reakcja na miejscu wypadku jest niezbędna. Może pomóc w uzyskaniu faktów, których potrzebujesz, aby zrozumieć, co się stało, i kontrolować koszty wypadków. Może również pomóc w zrozumieniu trendów wypadków i opracowaniu strategii mających na celu zmniejszenie ryzyka przyszłych strat.
Kierowcy muszą wiedzieć, jak reagować po wypadku. Zapewnij szkolenie, aby upewnić się, że rozumieją procedury Twojej firmy dotyczące szybkiego zgłaszania wypadków, kiedy należy zaangażować służby ratunkowe i jak ważne jest kontaktowanie się z przedstawicielami firmy i ubezpieczycieli. Dobrą praktyką jest wyposażenie kierowców w bardziej rozbudowane apteczki pierwszej pomocy i dodatkowy sprzęt, na wypadek awarii (elektryczny mini kompresor, latarka, większa apteczka). Pamiętaj, że bardzo skuteczną formą dokumentacji zdarzeń drogowych jest również telemetria, która pozwala reagować i pomóc kierowcy niejednokrotnie szybciej niż reakcja samej firmy.
Upewnij się, że kierowcy rozumieją, jakie informacje należy zebrać na miejscu zdarzenia:
• Tożsamość i dane kontaktowe wszystkich zaangażowanych osób, a także dane ubezpieczenia wszystkich zaangażowanych kierowców i pojazdów,
• Opis i diagram tego, co się stało,
• Zdjęcia z miejsca wypadku,
Ponadto upewnij się, że Twoi kierowcy mają dostępne odpowiednie narzędzia:
• Formularz zgłoszenia wypadku i przybory do pisania,
• Dane kontaktowe w nagłych wypadkach,
• Dowód ubezpieczenia,
• Urządzenie mobilne do robienia zdjęć,
• Awaryjne urządzenia ostrzegawcze,
• Ważną apteczkę, gaśnicę oraz latarkę.
Niezwłocznie skontaktuj się z przedstawicielem ds. roszczeń ubezpieczeniowych, niezależnie od tego, kto może wydawać się winny. Opóźnienia w zgłaszaniu mogą utrudnić Twojej firmie ubezpieczeniowej zbadanie roszczenia i przygotowanie obrony, jeśli okaże się to konieczne. Podaj wszelkie dodatkowe informacje, które staną się znane, w tym korespondencję prawną.
9. Nieustannie ulepszaj swoje działania = poprawa bezpieczeństwa we flocie.
Program bezpieczeństwa floty powinien ewoluować w czasie, dostosowując się do zmian operacyjnych i ryzyk jakie występują w danej branży. W przypadku flot pojazdów użytkowych może to obejmować spełnienie nowych wymogów prawnych.
Menedżerowie floty muszą ustalić wzorce dla wyników w zakresie bezpieczeństwa.
Należy wyznaczyć cele, aby poprawić wyniki z przeszłości. Powinien istnieć proces ciągłego doskonalenia, w którym kierownicy ds. bezpieczeństwa okresowo przeprowadzają audyt programu bezpieczeństwa i mierzą skuteczność. Gdy zmieniają się narażenia i pojawiają się wyzwania związane z bezpieczeństwem, należy wdrożyć nowe zasady, procedury i środki kontroli. Powodzenia i do dzieła!
