Flota ułożona od A do Z

Wywiad z Panem Robertem Troczyńskim, Specjalistą ds. Floty Samochodowej w Natura Sp. z.o.o. (Drogerie Natura), na temat dobrych praktyk flotowych.

Panie Robercie, poznajmy się bliżej. Proszę opowiedzieć o flocie Drogerii Natura oraz o tym jak długo obecny jest Pan zawodowo w branży flotowej?

W ramach struktury firmowego car parku Drogerii Natura mamy obecnie blisko 80 pojazdów, z czego blisko 50% objętych jest monitoringiem Cartracka. Są to pojazdy kadry zarządzającej oraz narzędzia codziennej pracy handlowców terenowych. Nie liczę tutaj oczywiście aut ciężarowych do przewozu towarów, ponieważ te zlecenia realizuje dla nas zewnętrzna firma spedycyjna. Mamy obecnie ponad 270 sklepów na terenie całego kraju i jako firma – ponad 20 lat doświadczenia w dostarczaniu tysiącom klientów produktów najwyższej jakości. Co potwierdza nasze przywiązanie do jakości to fakt, że w 2014, 2015, 2016 i 2017 roku Natura otrzymała prestiżowy tytuł Superbrands Created In Poland przyznawany co roku najsilniejszym markom konsumenckim w Polsce. Drogerie Natura zostały wyróżnione w kategorii Apteki, drogerie sieciowe, perfumerie. Drogerie Natura zostały również nagrodzone Gwiazdą Jakości Obsługi 2018 w tegorocznej edycji Polskiego Programu Jakości Obsługi. To fanatyczne przywiązanie do standardów sprawiło, że współpracujemy z absolutnie topowymi graczami w każdej branży z której czerpiemy Partnerów Biznesowych.

Jako fleet manager i osoba związana z koordynacją flot obecny jestem w branży już ponad 20 lat. W Drogeriach Natura aktywnie zapewniam mobilność naszym pracownikom od 3 lat, i od samego początku współpracuję z Cartrackiem, ponieważ mam doświadczeni i przekonanie, że nowoczesna flota po prostu bez zaawansowanej telemetrii się w obecnych czasach nie obejdzie.

Pojazdy które mamy w swojej flocie mamy użytkowane poprzez wynajem długoterminowy i opcje FSL realizowaną bardzo dobrze przez polski oddział Arvala.

Co zatem uznaje Pan za swój największy sukces w kontekście ostatnich 3 lat pracy jako kierownik ds. floty samochodowej w Drogeriach Natura?

Największą i najbardziej kompleksową zmianą było właśnie wprowadzenie Cartracka, czyli rozbudowanego systemu monitoringu pojazdów. Wcześniej takiego rozwiązania w firmie nie było, pojazdy w żaden sposób nie były odgórnie nadzorowane biorąc pod uwagę wielość danych jakie telemetria może dostarczyć.

W całej naszej Grupie wprowadzone zostały kilometry na przejazdy prywatne dla pracowników. Pod ten element została zmieniona polityka flotowa, regulaminy i wszystko zostało spięte księgowo i technologicznie.

Cartrack  pomógł usystematyzować ten bardzo ważny z punktu widzenia kontroli podatkowych temat i płynnie wdrożyć cały pomysł.

Rozliczamy osobno każdy miesiąc i każdy pojazd za kliknięciem myszki – nie ma konieczności żmudnego podawania stanów licznika, bawienia się w drukowane karty pojazdów. Każdy pracownik ma określony limit, powyżej którego po prostu dopłaca z własnej kieszeni za podróże realizowane poza czasem pracy. Chodziło aby pokazać pracownikom, że jazda z nad morza w góry w każdy weekend firmowym samochodem jest po prostu nie do zaakceptowania.

Wszystko bezpiecznie przechowywane jest na serwerach Cartracka, a ja, jako koordynator floty, mam dostęp do wszystkich danych przekazując, zestawiając i analizując je dla departamentów które potrzebują konkretnych informacji (księgowości czy handlowego).

Dyrektor handlowy też czerpie z Cartracka benefity. Może lepiej przyglądać się pracy swoich ludzi w terenie. Mamy pozakładane subkonta z różnym poziomem dostępów oraz określone strefy pracy każdego handlowca. Dzięki temu pracownicy sami lepiej wywiązują się ze swoich obowiązków, a Dyrektor handlowy skupia się na planowaniu, koordynowaniu i doglądaniu całego procesu. Bez technologii byłoby to bardzo trudne, aby w tak dużym stopniu szczegółowości zarządzać całym obszarem.

Cała ta zmiana wymusiła zmianę regulaminów, które napisałem i zmodernizowałem. Na początku zdarzały się negatywne głosy niezadowolenia z wprowadzenia telemetrii do pojazdów służbowych, jednak obecnie wszyscy są zadowoleni. W każdej nowoczesnej flocie i firmie, opartej już o kilkanaście pojazdów przemierzających Polskę wzdłuż i wszerz, konieczne jest narzędzie kontroli. To kwestia ułatwienia sobie pracy, ułożenia dokumentów pod kątem kontroli skarbowych i benefitów dla działu handlowego. Nie sposób robić tego już ręcznie przy obecnej dynamice zawodowej.   

Co więcej, włączony mamy również system monitorujący, wspomagający i premiujący jazdę ekologiczną, bezpieczną. W ramach Drogerii Natura nie mamy jeszcze systemu nagród, co jednak ciekawe – użytkownicy sami zaczęli modelować swoje zachowania za kierownica aby w ramach firmowego rankingu być najlepszym. Wymieniają się poglądami, uszczypliwymi pozytywnymi komentarzami, rywalizują.

Aż miło patrzeć. Aplikacja pozwala codziennie śledzić swoje postępy i analizować konkretne błędy, które system zaliczył jako złe i niebezpieczne. To daje możliwość ekstremalnie dobrej samoedukacji naszych pracowników. Projektem ecodrivingu objeliśmy pojazdy przedstawicieli handlowych, grupy która legitymizuje się największym miesięcznym kilometrażem. Te pozytywne reakcje, o których wspomniałem przed chwilą, przekładają się oczywiście na mniejsze średnie spalanie, mniejszy odsetek szkodowości, mniej otrzymywanych mandatów i wraz z rozliczaniem kilometrów prywatnych – na spadek pokonywanych kilometrów globalnie, co ma wpływ na zmniejszone interwały serwisowe w czasie oraz mniejszą eksploatację podzespołów.

Ponieważ auta mamy w ramach wynajmu długoterminowego w Arvalu, nie interesują nas tematy serwisowania, jednak globalnie obserwuję zmianę „in plus”.

Czy spotyka się Pan jeszcze z opiniami, że nie warto inwestować w telemetrię bo pracownicy się zwolnią, bo podniosą bunt, bo będą problemy?

Nie wyobrażam sobie takiej sytuacji aby fleet manager pozwolił na tego typu szerokie negatywne działania. Od tego flotowiec jest aby koncentrować się na poprawie jakości funkcjonowania floty. Współczesne systemy telemetryczne wspomagają nas w pracy kontrolingowej. I tak, jest to koszt i inwestycja – comiesięczny abonament.

To wszystko się spina, ponieważ z usług Cartracka korzystamy już 3 lata i nie było mowy o zmianie widząc tyle pozytywnych, wręcz modelowych zachowań ze strony pracowników. To po prostu finansowo się opłaca.

Moim zdaniem, skuteczny fleet manager to osoba która ma wizję i potrafi ją bardzo skutecznie wprowadzić w życie. Ja jestem zadowolony z tego jak udało się system wprowadzić do firmy, zmienić dokumentację tak aby była zgodna ze wszystkimi wymogami prawnymi, i rozwijać analitykę flotą w codziennej pracy aby jeszcze bardziej szlifować zarządzanie flotą. Mogę skupić się na wewnętrznych rozliczeniach i analityce danych.

Dziękujemy za rozmowę i życzymy samych sukcesów.

Author

PR and Lead Projects Manager w Cartrack Polska. W branży flotowej od ponad 8 lat, tworzy projekty edukacyjne, merytoryczne i wartościowe dla fleet managerów .