Wypadek w pracy, zawsze jest tematem wzbudzającym wiele emocji. W roku 2019 ponad 83 tys. osób zostało poszkodowanych w zdarzeniach, które miały miejsce podczas pełnienia obowiązków służbowych, z czego ponad 5 tys. poszkodowanych kierowało lub jechało środkiem transportu (dane GUS). Wypadek we flocie to jedno z mniejszy przyjaznych zdarzeń – warto się go wystrzegać.
Dla pracodawcy i przełożonego, wypadek przy pracy zawsze, ciągnie za sobą nie tylko stres i obawę o zdrowie, czasami nawet życie pracownika, ale także koszty i czas osób zaangażowanych w udokumentowanie tej sytuacji, udzielających pierwszej pomocy, czas przestoju itd., Biorąc pod uwagę fakt, że pracownik znajdował się poza budynkiem siedziby firmy, przysparza dużych problemów w ustaleniu czy mamy do czynienia z wypadkiem w pracy i kto, oraz w jakim stopniu jest odpowiedzialny za zaistnienie tej sytuacji. Osoba trzecia? Pracownik? A może pracodawca, nie wystarczająco zabezpieczył pracownika przed ewentualnym zdarzeniem?
Zanim jednak przejdziemy do konkretów, wyjdźmy od bazowej definicji wypadku przy pracy, od którego przejdziemy do wypadek we flocie. Oczywiście zdajemy sobie sprawę, że sytuacja ta jest zdarzeniem nagłym, wywołanym przyczyną zewnętrzną, powodującym uraz lub śmierć, ale kluczowym zdaniem, w tej sytuacji jest fakt, czy wypadek zdarzył się „w związku z pracą” (art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych).
Wchodzimy tutaj w kluczowe zagadnienie w tym temacie. Czy osoba, używająca samochodu służbowego, w tym danym momencie była w trakcie wykonywania swoich zwykłych obowiązków pracowniczych? Czy fleet manager, dając pracownikowi kluczyki do ręki, był przekonany o tym, że kierujący, ma zagwarantowane bezpieczne warunki pracy?
Oczywiście w ustawie, możemy przeczytać o wypadku, traktowanym na równi z wypadkiem przy pracy, chociażby w czasie podróży służbowej jeżeli pracownik wykonuje powierzone mu przez pracodawcę zadania. Kluczowym zadaniem, jest więc ustalenie okoliczności przyczyn zdarzenia wypadkowego i właściwej kwalifikacji.
Każde zdarzenie wypadkowe, wiąże się z koniecznością podjęcia wielu czynności i dopełnienia szeregu formalności. Przede wszystkim pracownik, który uległ wypadkowi, jeżeli oczywiście jego stan zdrowia na to pozwala, powinien jak najszybciej poinformować o tym przełożonego. Ponieważ w rozpatrywanym przez nas przypadku, pracownik jest poza siedzibą firmy, omijamy w tym artykule, takie czynności jak udzielenie pierwszej pomocy czy zabezpieczenie miejsca wypadku, chociaż oczywiście, jako świadomy fleet manager, wiesz, że w pojeździe znajduje się apteczka pierwszej pomocy i trójkąt ostrzegawczy. Ważnym aspektem jest jednak zabezpieczenie miejsca wypadku, i dokładana dokumentacja.
Bez zbędnej zwłoki, w firmie powinien zostać powołany przed pracodawcę zespół powypadkowy, którego głównym zadaniem jest ustalenie okoliczności i przyczyny wypadku. Forma powołania nie jest ustalona, jednak najbezpieczniej jest stworzyć pisemne zarządzenie, które zawierałoby datę, dane osób powołanych do takiego zespołu oraz pełnione przez nie funkcje, cel i podpis pracodawcy.
W skład takiego zespołu wchodzą dwie osoby, pracownik służby BHP oraz społeczny inspektor pracy (jeżeli w firmie działa Związek Zawodowy) lub przedstawiciel pracowników, który ma aktualne zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
Taki zespół przystępuje do oględzin miejsca wypadku, stanu technicznego samochodu i urządzeń ochronnych, zbadania warunków wykonywania pracy i okoliczności, które mogły mieć wpływ na wystąpienie tego zdarzenia, a także przeanalizowanie drogi pracownika i być może skonfrontowanie jej z kalendarzem spotkań. Ten etap jest niezmiernie ważny, gdyż już możemy wyciągnąć pewne hipotezy, na których będziemy mogli wstępnie bazować, by w końcowym etapie przyjąć je lub obalić.
Kolejnym krokiem, powinno być zebranie wywiadu ze świadkami zdarzenia, wsłuchanie się w każdy, nawet mało istotny szczegół, który mógłby nas naprowadzić na prawdziwą wersję wydarzeń, a także, wysłuchanie wersji zdarzeń pracownika, w momencie gdy będzie na to pozwalać jego stan zdrowia.
Miejmy jednak świadomość, że każda z tych opinii, każdy opis zajścia, może być inny, i nie będzie to zła wola świadków czy pracownika, ale adrenalina i emocje, jakie mogą mieć wpływ na postrzeganie danej sytuacji, czas który zatarł w naszej pamięci jakieś szczegóły, czy też niechybnie wpływ innej wypowiedzi, podsłuchanej przez świadka. Niejednokrotnie zdarza się, że mamy trzech świadków, każdy z nich będzie inaczej określać np. moment wejścia lub wtargnięcia na jezdnię pieszego. Dla jednego pieszy wbiegnie, dla innego spokojnie wejdzie na pasy, a dla trzeciej osoby na tych pasach już będzie. Wypadek we flocie może wynikać nie tylko z brawury na drodze, ale jest wypadkową naturalnych ryzyk występujących każdego dnia na drodze i w jej otoczeniu.
Dlatego, oprócz, mówiąc trochę żargonem policyjnym, zeznań świadków, powinniśmy zaznajomić się z wszelkimi materiałami dowodowymi, dostępnymi na miejscu. Tutaj świetnie sprawdzają, się narzędzia technologiczne, które są dostępne. Monitoring miejski czy też urządzenia monitorujące wewnątrz pojazdu. Za takie urządzenie można również uznać system Cartrack, którego raporty mogą okazać się pomocne w opisanej sytuacji. W dalszych etapach, zaczną spływać opinie lekarskie u urazie, być może też policyjny protokół powypadkowy. Te wszystkie informacje, powinny dać nam odpowiedź na pytanie postawione powyżej.
Co jednak z tym naszym Przedstawicielem Handlowym czy kierowcą samochodu? Tutaj możemy cofnąć się do momentu podpisywania przez danego pracownika umowy o pracę i dołączonego do niego zakresu obowiązków. To w tych dokumentach, powinno być określone miejsce świadczenia pracy. Jeżeli nasz pracownik, pracuje na terenie woj. mazowieckiego, i w tym momencie jechał na spotkanie z klientem, oczywistym jest, że był w trakcie pełnienia swoich podstawowych obowiązków służbowych. Jeżeli jednak, nie miał umówionych spotkań, albo zrobił sobie przerwę na załatwienie prywatnych spraw, taki wypadek nie może być zakwalifikowany jako wypadek przy pracy. I kolejny raz wchodzimy na grunt wiarygodności pracownika, który najlepiej sprawdzić narzędziami systemowymi, kalendarzem spotkań, a także systemami monitorującymi. System Cartrack pozwala określić geostrefy oraz specjalne alerty, które pomogą zdefiniować status pracownika w razie wystąpienia sytuacji kryzysowej.
Pamiętajmy, że zespół powypadkowy i jego ustalenia, są podstawowym dokumentem, na którym bazuje ZUS, czy też ubezpieczyciel. Nie postrzegajmy działu kadr czy BHP jako oddzielnych tworów, które przeszkadzają nam w pracy. To naczynia połączone z działem flotowym, które nie tylko w momentach kryzysowych powinny wymieniać się informacjami.
Głównym zadaniem zespołu powypadkowego, jest dokonanie kwalifikacji prawnej wypadku. To on ma stwierdzić czy wypadek był czy nie był wypadkiem przy pracy, a w kolejnym kroku ma za zadanie wyciągnąć wnioski z danego zdarzenia, w szczególności pochylając się nad ryzykiem zawodowym na danym stanowisku pracy i środkami zapobiegawczymi.
Wystąpienie takich zdarzeń niesie za sobą również ryzyko dla biznesu, który reprezentujesz, dlatego pod tym kątem analiza ryzyka, odpowiednie regulaminy oraz środki zapobiegawcze są absolutną koniecznością. Pamiętaj, że każdy wprowadzony przez Ciebie środek zapobiegawczy, może całkowicie zapobiec zdarzeniu wypadkowemu, albo zmniejszyć jego skutki. Tym samym pracownik, nie tylko będzie bezpieczniejszy, ale przede wszystkim Ty nie będziesz narażony na niespodziewane koszty, których na pewno nie uwzględniłeś w swoim budżecie. Wypadek we flocie może znacząco nie tylko wpłynąć na morale, wizerunek, ale i na kwestie finansowe całej organizacji.
Twoim obowiązkiem jako fleet manager jest nie tylko zapewnienie mobilności pracowników ale stworzenie dla nich bezpiecznego środowiska pracy, współpracując ramię w ramię ze służbą BHP. Jest to związane przede wszystkim z odpowiedzialnością przed podmiotami zewnętrznymi (prokuratura, PIP, ubezpieczyciel), które w razie wystąpienia określonych zdarzeń pojawiają się w firmie i analizują dokumentację dotycząca danego kazusu, jak i często wertują ogólne procedury stosowane w przedsiębiorstwie. Osoba na stanowisku odpowiadającym za pojazdy służbowe w polityce flotowej musi zawrzeć zapisy dotyczące bezpieczeństwa, norm i zasad użytkowania mienia oraz zobligowana jest do monitorowania, modelowania i ewentualnego piętnowania zachowań pracowników, które są niezgodne z regulaminem i narażają ich zdrowie oraz firmowe mienie na zniszczenie. Jak nad tym wszystkim zapanować?
Po pierwsze należy wykonać profesjonalną ocenę ryzyka zawodowego odnoszącą się do każdego stanowiska oraz poszczególnych sytuacji, na które wystawiony jest pracownik. Miejmy jednak świadomość, że sytuacją potencjalnie niebezpieczną, może stać się przepełniony kalendarz, czy zwykłe zmęczenie, jak i chore dziecko, telefon, którego dźwięk nagle rozbrzmiał w samochodzie. Dlatego tak ważne są, nie tylko ciągłe szkolenia i przypominanie pracownikom o zasadach bezpiecznego uczestnictwie w ruchu drogowym, ale także sposoby monitorowania i bieżącego zwracania uwagi na zachowania nie akceptowalne przez nas, jako fleet managerów. Spójrzmy na środowisko pracy, przez pryzmat prostych i niewielkich funkcji, które mogą zmienić nawyki kierowców. Zwykły, ale irytujący dźwięk niezapiętych pasów, sprawił, że polscy kierowcy coraz rzadziej jeżdżą bez nich. Kontrolka zrób przerwę, sprawia, że coraz więcej osób decyduje się na choćby 10 minutowy postój, aby rozprostować kości.
Taki sam efekt prewencyjny może być osiągnięty dzięki zastosowaniu nowoczesnych rozwiązań telemetrycznych, które stosowane są choćby przez Cartrack Polska. System Cartrack pozwala na ustawienie limitów prędkości oraz czasu jazdy bez przerwy, a następnie, w przypadku przekroczenia zapisanych wartości granicznych, powiadomienie zarządcy floty. Technika pomaga nam, stworzyć coraz to bardziej bezpieczne warunki pracy, kwestia pochylenia się nad nimi już na etapie przygotowania samochodu do rozpoczęcia pracy w naszej firmie. Wypadek we flocie jest zjawiskiem, które można eliminować.
Po drugie należy skonstruować całą politykę bezpieczeństwa pracownika wobec warunków na jakie jest eksponowany, a następnie wdrożyć procedury i narzędzia, które będą to ryzyko minimalizować, monitorować i pozwolą realizować swego rodzaju ewaluację. W dokumencie muszą być opisane zalecenia odnośnie użytkowania pojazdów oraz obowiązku stosowania się do zasad ruchu drogowego. Wszelkie dodatkowe rygory, wynikające ze specyfiki pracy danej osoby lub pojazdu, również muszą być szczegółowo opisane. Dokument musi być przedstawiony pracownikowi do zapoznania się z nim, a następnie powinien być podpisany protokół z zapoznania się z dokumentem. Pamiętajmy jednak, że samo podpisanie dokumentu, nie uchroni nas przed ewentualną karą z PIP-u. Pracownik musi być świadomy, czego od niego oczekujemy. Pamiętajmy, więc o regularnych szkoleniach i informacjach, przypominających.
Po trzecie, i w procedurze powypadkowej (wypadek we flocie) i w codziennych relacjach, powinniśmy mieć świadomość w jaki sposób używany jest samochód służbowy i czy pracownik ma dobre i bezpieczne nawyki jazdy. Monitorując zachowania kierowców, jesteśmy w stanie korygować ich postawy i zachowania. Tym samym, uchronić firmę przed ewentualnym zarzutem niedopełnienia zadań pracodawcy w zakresie stworzenia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Ciekawym rozwiązaniem są rozbudowane systemy telemetryczne wraz z cyklami szkoleń z zakresu jazdy defensywnej i bezpiecznej oraz zwinnie opracowany system kar i nagród, który realizowany jest w oparciu o grywalizację. Tego typu rozwiązania ma Cartrack, będący najczęściej wybieranym dostawca usług telemetrycznych w Polsce.
Po czwarte, lepiej zapobiegać niż leczyć. Jeżeli poświęcimy swój cenny czas na efektywną współpracę z inspektorem BHP, przy tworzeniu realnej i praktycznej analizie ryzyka, gdy zapoznamy się z rozwiązaniami proponowanymi przez rynek w zakresie zwiększania bezpieczeństwa jazdy, mamy wymierne korzyści finansowe. Według badań OIP Białystok, średni koszt wypadku powodującego obrażenia ciężkie wyniósł dla pracodawcy 213 470 zł. W tym najdroższe zdarzenie wypadkowe kosztowało prawie 1,5 mln zł. Po otrzymaniu protokołu powypadkowego, pracodawca zrozumiał, że szacowany koszt działań zapobiegawczych oscylował by na poziomie 6 tys.zł. Służba BHP, ma za zadanie wskazać rejony pracy, gdzie ryzyko wystąpienia zdarzeń potencjalnie niebezpiecznych jest wysokie, ale to kierownik, fleet manager, czy pracodawca powinni poszukać najlepszego i najbardziej ekonomicznego zabezpieczenia pracownika i mienia, tak by dana sytuacja nie wystąpiła, lub w momencie, gdy już wypadek będzie miał miejsce, nie spowodował tak ogromnych strat. Miejmy na uwadze, że koszt wypadku przy pracy (wypadek we flocie), to koszt czasu tego pracownika, jak również osób uczestniczących i zaangażowanych w to zdarzenie, koszt pomocy medycznej, transportu, koszt nadgodzin, zastępstw, odszkodowań, podwyższone koszty ZUS, naprawy urządzeń i samochodu, które w gruncie rzeczy w niewielkim stopniu będą zrekompensowane przez instytucje ubezpieczeniowe. Inwestycja w bezpieczeństwo nie jest pustym kosztem, lecz niewidocznym zyskiem.
Telemetria może w znaczący sposób pomóc zarządzać ryzykiem we flotach. Systemy takie jak Cartrack, które wybierane są najczęściej na polskim rynku, mogą być częścią dobrze napisanej polityki bezpieczeństwa i stanowić o sile firmowej floty. Świadomy fleet manager to osoba która zapobiega występowaniu ryzyka, minimalizuje je, zmniejsza jego promień rażenia. Wypadki we flotach nie są codziennością, jednak gdy już występują niejednokrotnie potrafią zatrząść całą firmą. Rekomendujemy aby kompleksowo podejść do zarządzania ryzykiem i wspomagać się systemami oraz doradztwem takich firm jak Cartrack Polska.
