Jak mierzyć efektywność firmowej floty?

W dzisiejszym świecie opartym na danych oczywiste jest, że floty są zalane informacjami, które pozwolą im z łatwością zmierzyć ich efektywność, mierzyć ogrom wskaźników i agregować dane na niespotykaną jeszcze 10-15 lat temu skalę. Efektywność firmowej floty powinna być mierzona dla określenia rentowności prowadzonych działań.

W rzeczywistości dane to po prostu fragmenty informacji, które nie mają znaczenia, dopóki nie zostaną zebrane, przeanalizowane i zinterpretowane. Chociaż floty i zarządzający nimi ludzie mogą wykonać wiele z tych prac samodzielnie, istnieje wiele firm, które specjalizują się w interpretacji i pomiarze danych. Branża telemetryczna, na czele z Cartrack Polska, rozwinęła absolutnie perfekcyjne narzędzia, które pozwalają bardzo szeroko analizować codzienne operacje w obrębie car parku.

Jak zacząć analizę wydajności firmowej floty?

Chociaż proces przeglądu danych floty w celu ustalenia skuteczności operacyjnej można słusznie nazwać audytem, etykieta ta ma pewne negatywne konotacje, które mogą utrudniać ten proces. Audyt kojarzony jest z negatywną oceną, szukaniem „dziury w całym” lub rewizją działań, której docelowym punktem ma być zły osąd. Zamiast audytować swoją flotę i wszelkie połączone z nią operacje zrób po prostu przegląd operacyjny – to brzmi dużo przyjaźniej i lepiej.

Tego typu projekt/działanie ma na celu ocenę kilku kluczowych obszarów w zakresie firmowej floty. Są to naszym zdaniem:

• Adekwatność/odpowiedniość celów departamentu i deklaracji misji.
• Struktura organizacyjna i relacje sprawozdawcze.
• Poziom zatrudnienia.
• Systemy informacji zarządczej.
• Procesy budżetowania.
• Systemy komunikacji.
• Praktyki przydzielania pojazdów.
• Korzystanie przez pracowników z pojazdów służbowych.
• Pojazdy spełniające wymagania użytkownika.
• Standaryzacja pojazdów.
• Wiek i stan pojazdu.
• Programy konserwacji zapobiegawczej i serwisowania.
• Praktyki zarządzania częściami zamiennymi.
• Konserwacja wewnętrzna w porównaniu z zewnętrznym wykonawcą.
• Praktyki zarządzania paliwem.
• Koszty utrzymania floty (TCO).
• Średnia liczba godzin konserwacji/serwisu na klasę pojazdu.
• Dostępność/istnienie mechanizmów kontroli zarządzania.
• Podsumowanie zarządzania i raportowanie wyjątków.
• Pisemna polityka i procedury dotyczące administrowania, obsługi i konserwacji floty.
• Procedury monitorowania wykorzystania pojazdów i określania wielkości floty.
• Monitorowanie wydajności i wykorzystania pracy kierowców.

• Kryteria ekonomiczne decyzji o naprawie vs wymianie vs przebudowie/zakupie.

Bez względu na terminologię kompleksowy przegląd efektywności floty można przeprowadzić przy użyciu wielu kryteriów, aby uzyskać ten sam wynik. Raz wybrana metodologia powinna być następie wielokrotnie powielana w celu uzyskania możliwych do porównania wyników. W swych działaniach musisz być bardzo skrupulatny/na i spójny/na. Inaczej rozjadą Ci się pomiary, a wyniki nie będą biznesowo wartościowe.

Wykorzystanie danych w floty pojazdów firmowych.

Floty są pełne danych, ale uchwycenie ich wszystkich może wymagać udania się do wielu źródeł. Wiele flot posiada systemy informacji o flocie, które zawierają dane finansowe lub inne dane operacyjne, dane serwisowe i telematykę. Telematyka BIG DATA, jaką oferuje Cartrack Polska, to wielopoziomowe usługi, które nie tylko znakomicie spisują się w zakresie geolokalizacji i zarządzania pracownikami, ale spełniają również rolę biznesowych katalizatorów zmian. Telemetria BIG DATA to przyszłość każdej floty, która chce się rozwijać w sposób zrównoważony i skalowalny.

Pamiętajmy, że obecnie wiele firm gromadzi dane, ale nie ma systemu lub zasobów aby je analizować i odpowiednio kategoryzować. Rozwiązania telemetryczne Cartrack Polska pomagają błyskawicznie kumulować dane z wielu źródeł, generować raporty zarządcze, ułatwiać podejmowanie strategicznych decyzji umocowanych w poprawnie skonstruowanych analizach i ułatwiają proces redukcji kosztów i realizowania wizji biznesu flotowego zaangażowanego bardziej społecznie oraz ekologicznie.

Analiza porównawcza jest ważną częścią procesu audytu (przeglądu operacyjnego jak wolisz!), ale menedżerowie floty muszą wziąć pod uwagę szereg elementów podczas jego przeprowadzania. Kluczowe dla tego procesu – i tak naprawdę każdego procesu pomiaru floty – jest upewnienie się, że nie jest to próba uczynienia go uniwersalnym, ale nadal pozostaje w kontekście najlepszych praktyk fleet managementu.

Pamiętaj aby sprawdzać i analizować rynkowe benchmarki, dzięki temu nie tylko poznasz dogłębnie swoją flotę, ale i będziesz w stanie odnieść uzyskane wyniki do rzetelnych rynkowych danych i wzorców. W tym aspekcie bardzo dobrze sprawdza się również współpraca z dużymi dostawcami usługi, jak choćby Cartrack Polska. W skali globalnej Cartrack zabezpiecza ponad 1 600 000 pojazdów. W Polsce optymalizujemy procesy dla ponad 50 000 pojazdów, będąc największym graczem rynkowym. Dzięki tak ogromnej bazie klientów, oraz potężnemu know-how, jesteśmy w stanie dostarczyć ciekawe analizy i benchmarki rynkowe dla naszych klientów, pomagając tym samym realizować poprawnie proces przeglądu operacyjnego.

Aby benchmarking miał szansę powodzenia pamiętaj aby realizować go wobec poniższych zasad:

• Zaangażuj wszystkich interesariuszy i uzyskaj wsparcie wykonawcze.
• Skorzystaj z multidyscyplinarnego zespołu projektowego.
• Miej jasne i skoncentrowane cele.
• Użyj rozsądnych ram czasowych.
• Zaangażuj się w zmiany i doskonalenie.

Punkty danych to po prostu punkty danych. Same w sobie mogą być interesujące, ale niewiele powiedzą o organizacji, która jest poddawana audytowi/benchmarkowaniu, jeżeli nie jest on prowadzony skrupianie i profesjonalnie. Liczby nie dają odpowiedzi, a jedynie na nie wskazują. Ważne jest tutaj umieszczenie wyników w kontekście danej floty i porównywanie ich z bardzo podobnymi car parkami. Sztuka jest nie tylko porównywanie jabłek do jabłek, ale i porównywanie tej samej odmiany jabłek to tej samej odmiany tych owoców. To jest już sztuka i wysiłek, który projektowo może być wielkim wyzwaniem.

Kontekst patrzenia na inne floty nie jest jedynym kątem, który flota powinna oceniać. Istnieje również kontekst samej floty w organizacji, którą obsługuje. Co to oznacza? Przez to rozumiemy wyszczególnienie w organizacji typów/grup pojazdów; niektóre zasoby floty są wykorzystywane do bezpośredniego wspierania misji organizacji (np. samochody dostawcze, śmieciarki, wozy strażackie, samochody policyjne itp.), podczas gdy inne są wykorzystywane w rolach pomocniczych (np. transport menedżera na spotkanie). Pamiętaj, że wybór dostawcy pojazdów użytkowych do Twojej firmy jest jednym z kluczowych procesów zakupowych – podejdź do niego kompleksowo.

Finalnie, pamiętajmy, że skuteczność odnosi się do tego, jak dobrze osiąga się zestaw wyników, podczas gdy wydajność odnosi się do tego, ile zasobów było potrzebnych do osiągnięcia wyników. Tak więc, mierząc i porównując stosunek osiągniętych wyników (efektywności) do zużytych zasobów wejściowych (wydajność), w określonym czasie, mamy środki do ilościowego określenia wydajności. W przypadku większości organizacji zasoby składają się z kapitału, pracy, materiałów i energii lub ich kombinacji.

Ponownie, każda flota jest wyjątkowa pod względem tego, co należy sprawdzić. Jednak każda flota operacyjnie przynależy do branży car fleet managementu i da się w tym klastrze wyodrębnić pewne reguły, zasady, benchmarki i wzorce. Kluczowe są tutaj wskaźniki TCO, koszty operacyjne, koszty osobowe, koszty przejechanego kilometra czy obłożenia poszczególnych pojazdów.

Mierzenie zalet i pułapek.

Istnieje wiele korzyści dla flot i kilka pułapek, których należy unikać podczas przeprowadzania audytu lub badania porównawczego. Największą zaletą flot w przeprowadzaniu regularnych audytów jest tworzenie trendów rok do roku, które pomagają menedżerom flot przedstawiać swoje argumenty kierownictwu wyższego szczebla. W przestrzeni flotowej i w świecie floty, przeprowadzanie corocznego absolutnie uzbraja menedżerów flot w amunicję do walki o lepsze budżety, o większą swobodę decyzyjną itd.

Flota i menadżer floty stoją często pomiędzy młotem (dyrektor finansowy i zarząd który chce ciąć wydatki), a kowadłem (użytkownik i dyrektor handlowy, którzy chcą mobilności i niezawodności). Jedną z pułapek, przed którą szczególnie uczulamy naszych czytelników, jest po prostu brak technologii i zasobów do interpretacji danych. Taki stan rzeczy w efekcie prowadzi do braku możliwości strategicznego zarządzania car parkiem i odpowiedniego argumentowania swoich racji.