Zakup nowych samochodów do firmowej floty, lub wymiana taboru, to bardzo ważne procesy. Należy je zaplanować z rozwagą, w zgodzie z polityką finansową przedsiębiorstwa i wieloletnimi predykcjami fiskalnymi. Polski rynek usług wynajmu pojazdów, finansowych oraz zarządczych oferuje obecnie wiele różnych form posiadania i użytkowania pojazdu. Każda z nich generuje różne odpowiedzialności, formy księgowania kosztów oraz ich miejsca powstawania.

Według danych Polskiego Związku Wynajmu i Leasingu Pojazdów (PZWLP), oraz Instytutu Badania Rynku Motoryzacyjnego SAMAR (IBRM SAMAR), w Q1 2020 roku udział wynajmu długoterminowego wyniósł 26,5% wszystkich form finansowania, i z roku na rok, staje się coraz bardziej popularna w polskim biznesie, wypierając praktycznie w całości zakup za gotówkę i zmniejszając popularność różnego rodzaju kredytów bankowych. Wynajem samochodów, z usługami dodatkowymi, jest obecnie najbardziej wspieraną i rozwijaną formą przez firmy świadczące usługi na rynku Car Fleet Management w Polsce. Należy o tym pamiętam, bowiem to co jest rozwijane i procesowo wspierane, będzie częstokroć najlepiej obsługiwane i premiowane; rozbudowane narzędzia komunikacyjne, platformy klienckie oraz szereg opcji elastycznego traktowania umów, sprzyjają tego typu rozwiązaniom. Polski przedsiębiorca nadal jednak kieruje swoje kroki do banku po typowy kredyt – to jednak trudniejsza droga, a pod kątem podatkowym, i nie dla każdego najlepsze. Wciąż obecne są zakupy za gotówkę, jednak i nowe systematycznie tracą na wartości i ze względu na proceduralnie wydłużony czas realizacji zamówienia, są wypierane przez zróżnicowane formy finansowania floty.

Zebraliśmy dla Was najważniejsze cechy poszczególnych dróg do nowego pojazdu „na firmę”. Oto  proste kompendium wiedzy na temat różnych metod finansowania samochodów w firmie.

Wynajem auta – to na dzień dzisiejszy bardzo popularna forma „zatrudniania auta do firmy”, w skład której wchodzi pojazd dostępny praktycznie od ręki, z określonym limitem kilometrów oraz szeregiem usługo dodatkowych. Firma ma prawo do odliczenia 100% VATu za koszty najmu oraz usług z nim związanych (serwis, paliwo, opony), jeżeli prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu, pojazd został zgłoszony do US na formularzu VAT-26, wykorzystywany jest do celów służbowych i został stworzony w firmie regulamin użytkowania takiego pojazdu. Jeżeli jednak nie spełnione są te warunki przedsiębiorca może rozliczyć 75% tych kosztów w formie podatku dochodowego. W tym przypadku przepisy są płynne, i na gruncie epidemii COVID-19, na pewno będą nie tylko zmieniane, ale i bardzo mocno egzekwowane. Wynajem można podzielić na 3 typy, uzależnione od czasu trwania umowy wynajmu:

  1. Krótkoterminowy – na okres krótszy niż 6 miesięcy,
  2. Średnioterminowy  – na okres od 6 do 12 miesięcy,
  3. Długoterminowy – na okres od 12 miesięcy,

cc)  Full Serwis Leasing, FSL – ta forma finansowania stanowi blisko 90% wyboru (według danych PZWLP za Q1 2020), firm decydujących się w ogóle na wynajem długoterminowy. Ta forma to pełen wynajem długoterminowy wraz z przynajmniej trzema innymi usługami pozafinansowymi, np.: ubezpieczenia, karty paliwowe, wymiana opon z przechowywaniem, assistance, likwidację szkód oraz zawsze serwis mechaniczny pojazdów w ramach tzw. Pakietów Serwisowych.

Klasyczny leasing – to forma finansowania wybierana obecnie przez około 25-30% firm. Należy przypomnieć, że po istotnej zmianie przepisów w 2019, jeżeli wartość leasingowanego pojazdu nie przekracza 150 tys. złotych, to wtedy 100% kosztów związanych z leasingiem stanowi koszty uzyskania przychodu. Przypomnieć też trzeba, że mówimy tylko i wyłącznie o wartości pojazdu – kapitałowej części raty leasingowej. Odsetki są również zaliczane do KUP. Standardowe okresy umów leasingu pojazdów są podpisywane na 36 lub 48 miesięcy (max. 60 msc). W ramach podpisywanej umowy deklarujemy łączny roczny przebieg pojazdu, a w konsekwencji – globalny przebieg na koniec kontraktu. Za każdy km nad przebiegu będziemy realizować dopłatę, za niedobieg – nie ma zniżek. Wszelkie ponadnormatywne oznaki eksploatacji (zgodnie z Przewodnikiem PZWLP) zostaną nam doliczone pod sam koniec współpracy z firmą finansującą zakup. Właścicielem pojazdu jest firma leasingująca, która użycza pojazd przedsiębiorcy i pobiera za tą usługę opłatę.

Ze względu na swoją złożoność i podatkowe różnice, wyróżniamy dwie zasadnicze definicje leasingowania samochodów do firm:

  1. Leasing operacyjny – tutaj amortyzacja pojazdu (jej koszty) są po stronie instytucji finansującej, która bierze na siebie to ryzyku. Raty leasingowe stanowią KUP, a pojazd można wykupić po zakończeniu umowy. Koszty utrzymania pojazdu są po stronie użytkującego. Podatek VAT doliczany jest do każdej faktury.
  2. Leasing finansowy – koszty amortyzacji (również podatkowe) leżą po stronie korzystającego z tej formy finansowania. Raty leasingu nie są KUP, a po zakończeniu umowy środek trwały przechodzi na własność użytkującej pojazd przez dany okres. Koszty utrzymania pojazdu są po stronie użytkującego. VAT jest płatny z góry za cały pojazd wraz z pierwszą ratą leasingową.

Wadami leasingu są przede wszystkim dodatkowe koszty jakie przedsiębiorca musi ponosić w trakcie trwania umowy (koszty rejestracji, wydawania opinii, dodatkowych dokumentów). Często też leasingodawca narzuca konkretne towarzystwo ubezpieczeniowe, z którym należy podpisywać umowy, których koszty oczywiście ponosi leasingobiorca. Leasing jest jednak o tyle korzystnym narzędziem, że po okresie trwania umowy auto można nabyć do majątku prywatnego firmy lub błyskawicznie wymienić na nowy – co pozytywnie wpływa na zachowanie mobilności pracownika.

Kredyt – obecnie w ofertach banków mamy kredyty firmowe na dowolny cel oraz celowe kredyty samochodowe. Kredyty firmowe, przy obecnie ekstremalnie niskich stopach procentowych, mają stosunkowo niskie RRSO co może skłaniać przedsiębiorców to ubiegania się o środki na ten cel. Minusem tego rozwiązania jest konieczność samodzielnego załatwiania nie tylko rozbudowanych procedur zakupowych, rejestracyjnych i usługowych wobec nowych pojazdów, ale i bankowych. Kredyt dla firm pozwala stać się w 100% właścicielem pojazdu, natomiast kredyt samochodowy zmusza w większości przypadków aby do czasu spłaty należności współwłaścielem pojazdu był bank. Rata kredytu samochodowego nie stanowi kosztów uzyskania przychodu (KUP), ponieważ w tym przypadku kosztem jest amortyzacja pojazdu. W sytuacji tej ścieżki finansowej do KUP można zaliczyć comiesięczne odsetki od zaciągniętego kredytu wliczane w miesięczne raty kredytu. Na kredyt decyduje się obecnie od 10% do 15% przedsiębiorców (dane za 2019-2020).

Zakup za gotówkę – to obecnie najmniej popularna metoda finansowania i zasilenia firmowego parkingu o nowe pojazdy. Wynika to przede wszystkim z natychmiastowej, znacząco dużej utraty wartości nowych pojazdów (po okresie 3 lat i ok. 90 000 km większość aut z segmentu B-C-D traci od 35% do nawet 45% początkowej wartości) z którą zmierzyć się w całości musi kupujący. Niewątpliwym benefitem z tego tytułu są odpisy amortyzacyjne, które pod kątem podatkowym są dla przedsiębiorstwa kosztem, oraz brak comiesięcznych abonamentowych opłat z uwagi na użytkowanie pojazdu. Minusem są też rozproszone kwestie związane z usługami dodatkowymi, których „ogarnięcie” zostaje po stronie przedsiębiorcy (lub dedykowanej do floty osoby): karty paliwowe, ubezpieczenie, serwis, opony, opłaty drogowe i rejestracyjne, płyny eksploatacyjne i na końcu – sprzedaż pojazdu po jak najlepszej cenie. Te aspekty sprawiają, że jedynie niespełna 5% firm decyduje się inwestować swoje środki w ruchomości firmowe, które stają się od razu 100% ich własnością. Na ten ruch decydują się przeważnie firmy transportowe, które mają swoje warsztaty oraz bazowe stacje benzynowe. 

Pamiętajcie jednak, że niezależnie od wybranej formy finansowania samochodów trzymanie w ryzach kosztów nierozerwalnie związane jest z instalacją dobrego i bardzo rozbudowanego w swej funkcjonalności systemu monitoringu pojazdów. Tego typu produkt nie tylko zabezpieczy Twoje interesy, jako przedsiębiorcy, w razie kradzieży mienia, ale i pozwoli zoptymalizować trasy, analizować styl jazdy i generować realne oszczędności. Z uwagi na sytuację w globalnej gospodarce wszelkie wymagania wobec osób zarządzających flotami ulegną modyfikacji – przygotuj się na nie, nie tylko poprzez wybranie pasującej idealnie do polityki fiskalnej metody finansowania aut, ale i od razu podejmij inwestycję, którą rekomendują praktycy rynku.

Rolą współczesnego fleet managera jest podejmowanie decyzji pozwalających kontrolować wszelkie wydatki, i w razie potrzeby – z łatwością, i bez szkody dla mobilności pracowników, podejmować kroki restrukturyzacyjne i ograniczające koszty. To skomplikowane zadanie, którego nie da się zrealizować za pomocą prostych tabel przestawnych w excelu. Wybór metody finansowania auta w firmie to pierwszy krok, który należy zdecydowanie poprzeć dobrze skonstruowaną car policy czy dostępem do nowoczesnych i bardzo rozwiniętych narzędzi telemetrycznych i analitycznych jakie oferuje choćby Cartrack, który jest najczęściej wybieranym dostawcą usług telemetrycznych w Polsce.


Author

PR and Lead Projects Manager w Cartrack Polska. W branży flotowej od ponad 8 lat, tworzy projekty edukacyjne, merytoryczne i wartościowe dla fleet managerów .