Ewidencjonowanie i poprawne rozliczanie kilometrów prywatnych pokonywanych samochodem służbowym to jedno z kluczowych i głównych zagadnień każdego świadomego menadżera floty. Dzięki technologii telemetrycznych można kompleksowo i bardzo przejrzyście prowadzić rozliczenia dla celów podatkowych kilometrówek realizowanych w ramach obowiązków służbowych i jazd prywatnych.

Z punktu widzenia księgowego i skarbowego rozliczanie kilometrów prywatnych realizowanych samochodem służbowym jest konieczne i pozwala na odpowiednie ewidencjonowanie i rozliczanie użytkowników pojazdów. Profesjonalne zarządzanie tym obszarem operacyjnym pozwala również poprawnie prowadzić dokumentację użytkową pojazdu i w razie różnych scenariuszy zdarzeń – odpowiednio rozliczać pracownika oraz zakład ubezpieczeniowy.

Każda szczelna polityka flotowa musie zawierać sekcję poświęconą metodom i formatom rozliczeń użytkowania pojazdu służbowego do celów prywatnych. Jest to konieczne ponieważ dzięki temu formalizujemy zasady odpowiedzialności pracownika za firmowe mienie w czasie „pozasłużbowym”. Kwestie formalno-prawne powinny być w tym aspekcie skonsultowane w ujęciu prawnym i podatkowym.

Aby w sposób kompletny zarządzać kilometrami prywatnymi samochodem służbowym powinniśmy również wyposażyć firmową flotę w stabilny i nowoczesny system telemetrii, który pozwala ewidencjonować, kategoryzować i zarządzać użytkowaniem pojazdów w określonym przez nas sytuacjach.

Samochód służbowy wykorzystywany do celów prywatnych – co na to pakiet ustaw Polski Ład?

Polski Ład z początkiem 2022 roku zmienił parametry wobec których rozliczane są kwoty doliczane do dochodu pracownika za kilometry prywatne samochodem służbowym. Ryczałt doliczany za prywatne jazdy autem służbowym nie jest już doliczany na podstawie pojemności silnika, a na bazie mocy znamionowej układu napędowego. Z niższej stawki ryczałtu (250 zł) korzystać będą pracownicy, którzy użytkują auto służbowe do celów prywatnych o mocy do 60 kW (81 KM) oraz aut zeroemisyjnych (elektrycznych i wodorowych). Wyższą stawkę ryczałtu (400 zł) zapłacą użytkownicy wszystkich pozostałych pojazdów, w tym hybryd.

Wielu kierowców (użytkowników aut służbowych) straci poprzez dopisanie do ich dochodu dodatkowych 150 złotych. Auta benefitowe w firmach przeważnie legitymują się mocą powyżej 110 KM. Większość hybryd (PHEV i HEV) również przekracza ustawowy próg 81 KM.

Przy tworzeniu i okresowej aktualizacji polityki flotowej zawsze należy skonsultować zapisy dokumentu z doradcami z zakresu prawa pracy i podatków. Dzięki temu strategiczny dokument formalizujący zasady użytkowania i zarządzania firmową flotą pozostanie szczelny i aktualny.

Kilometry prywatne samochodem służbowym – metody rozliczania.

Na rynku panują zasadniczo dwa podejścia do kwestii jazd prywatnych realizowanych przez pracowników organizacji samochodem służbowym. Bardzo liberalne traktowanie tej kwestii nie nakłada na użytkownika żadnych ograniczeń i limitów związanych z użytkowaniem pojazdu służbowego; nie określamy limitu kilometrów, okresów użytkowania firmowej karty paliwowej, nie normujemy wyjazdów zagranicznych oraz zakazów dotyczących przewożenia różnych grup towarów i zasobów firmowym mieniem. Takie podejście jest nadal stosowane w niektórych firmach, jednak wobec rosnących kosztów ubezpieczeń komunikacyjnych oraz coraz większej presji controlingowej ze strony firm CFM i RaC – coraz więcej firm wprowadza technologiczne i formalne ramy rozliczania kilometrów prywatnych samochodem służbowym.

Drugie podejście w kwestii zarządzania kwestiami prywatnych jazd autem służbowym jest zależne od liberalizacji polityki flotowej, jednak zakłada jakąkolwiek monitoring i kontrolę tego zagadnienia. Dla przykładu, wobec wykorzystania samochodu służbowego do celów prywatnych można stosować:

– określone w polityce flotowej dni i godzin w jakich pokonywany dystans uznawany jest za służbowy i prywatny.

– określenie limitu kilometrów w skali miesiąca, jakie pracownik może realizować w trybie prywatnym wraz ze wskazaniem stawki finansowej za realizację większej ich liczby.

– określenie dni i godzin w jakich tankowanie pojazdu służbowego za pomocą flotowej karty paliwowej jest możliwe.

– określenie zakresu odpowiedzialności finansowej i cywilnej w razie wypadku/kolizji do której dojdzie w ramach pokonywanych przez pracownika kilometrów prywatnych.

– określenie listy zakazanych towarów i zasobów jakich nie można przewozić firmowym pojazdem w czasie prywatnym (np. zwierząt, materiałów budowlanych itd.) oraz czynności oraz zadań jakich tym pojazdem w tym czasie nie można realizować (np. ciągnięcie przyczepki, jazda zarobkowa w ramach osobowego przewozu osób, jazdy po torze wyścigowym i branie udziału w zawodach motoryzacyjnych itd.).

– określenie zasad korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych i zakresu odpowiedzialności finansowej i cywilnej w przypadku wyjazdów zagranicznych.

Do kontroli i egzekwowania powyżej wypisanych propozycji idealnie nadaje się system telemetryczny Cartrack Polska, który na wiele sposób umożliwia identyfikowanie trybu jazdy kierowcy, jego dokładne ewidencjonowanie, kategoryzowanie i późniejsze analizowanie. Dzięki temu zapisy polityki flotowej (ewentualnie regulaminu użytkowania pojazdu służbowego) nabierają egzekucyjnej mocy technologii, która wspiera menadżera floty w realizacji strategii flotowej.

Prywatna jazda autem służbowym – nowoczesne rozliczanie kilometrów prywatnych i służbowych z Cartrack Polska.

Aby poprawnie rozliczać kilometry prywatne samochodem służbowym trzeba wyposażyć pojazd w telemetrię od Cartrack Polska, której nieinwazyjna instalacja (indukcyjne połączenie z szyną CAN) nie wpływa na fabryczną gwarancję producenta i nie budzi sprzeciwu firm CFM. Co więcej, profesjonalna instalacja systemu do szyny CAN zabezpiecza interes menadżera floty i pracodawcy – urządzenie takie jest

System telemetryczny umożliwia monitoring pojazdu i agregację ogromnej ilości danych na temat jest stanu, co daje możliwość bardzo rozległego i rozbudowanego raportowania sposobów użytkowania pojazdu firmowego. Dzięki temu możemy monitorować zakres respektowania wewnętrznych zapisów polityki flotowej, ale i poziomu przestrzegania w prawie zapisanych zasad ruchu drogowego. Na tej podstawie bardzo łatwo można budować systemy motywacyjne, które dodatkowo wspierają ambitne cele CSRowe.  

Tryb prywatny i służbowy – jak Cartrack identyfikuje kilometry prywatne i służbowe?

Sam system monitoringu GPS pojazdów to za mało aby można było mówić o kompleksowym podejściu do kilometrów prywatnych samochodem służbowym. System Cartrack Polska pozwala na wybór jednej z 3 metod sygnalizacji trybu jazdy bezpośrednio przez kierowcę, co pozwala dopasować ten element monitoringu do potrzeb organizacji i specyfiki firmowego car parku.

Identyfikacja trybu jazdy może odbywać się za pomocą:

  • Pastylki Dallas: pojazd zostaje wyposażony w bazę (czytnik) i pastylki. Każda pastylka może być użytkowana we wszystkich pojazdach.
  • Karty RFID: karty zbliżeniowe. Możliwość wykorzystania kart dostępowych użytkowanych w biurze. Czytnik zainstalowany pod deską rozdzielczą.
  • Aplikacja Driver APP: w łatwy sposób kierowca z poziomu aplikacji wybiera aktualnie realizowany tryb jazdy, który następnie jest łączony ze stylem jazdy i może wchodzić w skład rankingu realizowanego w ramach biznesowej (g)rywalizacji.

Ekosystem Cartrack Polska pozwala kompleksowo zarządzać flotą pojazdów osobowych, dostawczych, ciężkich i mieszanych. Skalowalne autorskie rozwiązania BIG DATA dla flot Cartrack Polska umożliwiają poprawę wskaźników efektywności firmowej floty w kluczowych obszarach:

telemetria, monitoring pojazdow gps, cartrack

System identyfikacji kierowcy (jazdy prywatne / służbowe) daje wiele sprecyzowanych korzyści dla klienta; identyfikacja użytkownika pojazdu, czynnik prewencyjny, rozliczanie podróży prywatnych i służbowych, ograniczenie fraudów paliwowych, autoryzacja wizyt u Klientów, rozliczanie kierowców według użytkowanych pojazdów, autoryzowanie tras przejazdy oraz rozliczanie sytuacji spornych.

Jeżeli chcesz w nowoczesny sposób zarządzać trybami jazdy swoich pracowników, a dodatkowo realizować ambitne cele związane z zarządzaniem flotą pojazdów koniecznie wypełnij poniższy formularz:

Author

PR and Lead Projects Manager w Cartrack Polska. W branży flotowej od ponad 8 lat, tworzy projekty edukacyjne, merytoryczne i wartościowe dla fleet managerów .