Jak napisać politykę flotową – to pytanie zadaje sobie bardzo wielu profesjonalistów związanych z zarządzaniem flotą, administracją pojazdów oraz właścicieli firm. Jasno napisana polityka flotowa jest podstawą każdej dobrze zarządzanej floty. Bez niej pracodawcy nie mają oficjalnego punktu odniesienia, jeśli chodzi o poznawanie procedur, struktur oraz zasad i przepisów flotowych.

Polityka flotowa powinna zatem zawierać szczegółowe wskazówki dla kierowców, jak prawidłowo obsługiwać ich pojazdy, i powinna jasno określać konsekwencje postępowania niezgodnego z przepisami. Pod tym względem dobrze zdefiniowana polityka flotowa może pomóc ograniczyć odpowiedzialność Twojej firmy poprzez zapewnienie bezpieczeństwa Twoim kierowcom i pasażerom, a także zwiększyć produktywność floty i zminimalizować koszty poprzez zapewnienie zgodności.

polityka flotowa dokumentacja flotowa regulamin użytkowania auta służbowego

Jak napisać politykę flotową a uprawnienia kierowcy.

Polityka floty powinna określać, kto kwalifikuje się do pojazdu firmowego i wyjaśniać kryteria tego uprawnienia. Na przykład musisz zadać sobie pytanie, czy istnieje pewien próg, po przekroczeniu którego pojazd służbowy staje się obowiązkowy dla kierowcy (np. kierowca, który przejeżdża ponad 25 000 km biznesowych rocznie). Powinieneś również określić warunki, które muszą spełnić wszyscy kierowcy, aby mieć prawo do pojazdu, obejmujące wszystkie podstawowe kwestie, takie jak posiadanie pełnego i ważnego prawa jazdy, sprawność fizyczna i akceptacja odpowiedzialności za swój pojazd i zachowanie.

Nabycie pojazdu.

Prawdopodobnie Twoja lista wyboru samochodu będzie oparta na względach finansowych, bezpieczeństwa i środowiskowych, ale powinna również uwzględniać wymagania i preferencje Twoich kierowców. Z tego powodu polityka wyboru samochodu musi być jasna i akceptowalna dla kierowców oraz powinna zawierać szczegółowe informacje, takie jak dozwolone typy pojazdów, dozwolone marki pojazdów (aby ułatwić obsługę pojazdu) oraz czy kierowcy mogą przepuścić samochód służbowy w zamian za płatność gotówką i korzystanie z własnego pojazdu. To określa jak napisać politykę flotową – kwestie auta w Polsce nadal są silnie połączone z prestiżem i określają społeczny status Twojego kierowcy.

Wybór pojazdów o niskiej emisji CO2 jest nie tylko lepszy dla środowiska i ogólnych kosztów paliwa, ale także umożliwia kierowcom opodatkowanie świadczeń rzeczowych o niższym poziomie. Dlatego powinieneś rozważyć takie pytania, jak włączenie limitów CO2 dla swojej floty i ustalić, jak często lista wyboru pojazdu powinna być sprawdzana w świetle stale ulepszanej technologii emisji.

Odpowiedzialność prawna.

Jako pracodawca masz obowiązek dbać o bezpieczeństwo swoich pracowników i pojazdów, którymi jeżdżą. Masz obowiązek upewnienia się, że Twoi kierowcy są zdolni do realizacji celu i że nie spędzają zbyt dużo czasu w drodze. Podobnie masz obowiązek upewnienia się, że wszystkie działające pojazdy są odpowiednie i podlegają odpowiednim kontrolom i konserwacji. Dlatego ważne jest, aby rejestrować wszystkie audyty, abyś mógł udowodnić, że wypełniłeś wszystkie swoje obowiązki prawne w przypadku oskarżenia.

Pisząc politykę flotową z myślą o obowiązkach prawnych, pamiętaj, aby zadać takie pytania jak:

  • Czy wprowadzono odpowiednie kontrole, aby upewnić się, że kierowcy są prawnie i fizycznie zdolni do pracy?
  • Czy kierowcy uświadamiają sobie, że powinni odpoczywać, gdy są zmęczeni lub gdy są za kierownicą od dłuższego czasu?
  • Czy kierowcy zostali poinformowani o przepisach dotyczących korzystania z telefonów komórkowych na drodze?
  • Czy istnieje łatwa do prześledzenia ścieżka audytu, aby udowodnić, że wywiązujesz się z obowiązku staranności?
  • Czy masz spisane wszelkie aspekty związane z prywatnym użytkowaniem pojazdów służbowych oraz odpowiednio opisane działania zainstalowanych systemów telemetrycznych?
dokumentacja administracja dokumenty flotowe

Jak napisać politykę flotową a odpowiedzialność kierowcy

Ważne jest, aby polityka Twojej floty jasno określała obowiązki kierowców, w tym ich obowiązek regularnego sprawdzania pojazdów i bezpiecznego korzystania z nich. Polisa powinna również jasno określać, co Twój kierowca powinien zrobić w razie wypadku – spisane instrukcje „krok po kroku” to dobra praktyka.

Upewnij się, że znasz odpowiedzi na takie pytania dotyczące jak napisać politykę flotową w zakresie:

  • Czy kierowcy są informowani o procedurach powypadkowych?
  • Czy kierowcy zostali przeszkoleni w zakresie przeprowadzania regularnych podstawowych przeglądów swoich pojazdów?
  • Jakie konsekwencje poniesie kierowca, jeśli zostanie przyłapany na łamaniu prawa podczas prowadzenia pojazdu służbowego?

Pamiętaj, że finalny wygląd i brzmienie tego dokumentu musi być skonsultowany pod kątem prawnym oraz z działami HR, handlowym, zakupowym i compiance w Twojej organizacji.

Jak napisać politykę flotową – zapytamy ponownie. Warto posiłkować się wiedzą i doświadczaniem Partnerów Biznesowych takich jak Cartrack Polska. Jako lider rynku telemetrycznego posiadamy globalne know how i zestaw dobrych praktyk powstały na bazie tysięcy naszych klientów. Nie tylko dostarczamy niezawodnej i autorskiej technologii telemetrycznej BIG DATA, ale i wspieramy, doradzamy i służymy pomocą przy codziennych procesach zarządzania flotą. Wybierając dostawcę monitoringu GPS do pojazdów flotowych pamiętaj, aby wybierać kompleksowo. Napisz do nas, porozmawiajmy:

Author

PR and Lead Projects Manager w Cartrack Polska. W branży flotowej od ponad 8 lat, tworzy projekty edukacyjne, merytoryczne i wartościowe dla fleet managerów .