Odliczenie VAT od auta służbowego to bardzo ważna sprawa! Wykorzystywanie pojazdów służbowych zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych przez pracowników niesie za sobą istotne konsekwencje podatkowe. Ma to miejsce zwłaszcza w zakresie odliczenia podatku VAT. Przepisy prawa podatkowego precyzują warunki, które należy spełnić, aby móc odliczyć 100% VAT od wydatków związanych z eksploatacją takich pojazdów. Niespełnienie tych wymogów może skutkować ograniczeniem prawa do odliczenia oraz ryzykiem kontroli skarbowej.
Odliczenie VAT od pojazdów służbowych: 50% czy 100%?
Zgodnie z art. 86a ust. 1 ustawy o VAT, podatnik ma prawo do odliczenia 50% kwoty podatku naliczonego od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi. Pełne, 100% odliczenie VAT przysługuje natomiast w sytuacji, gdy pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika. Oznacza to, że samochód nie może być używany do celów prywatnych.
Warunki pełnego odliczenia VAT od auta firmowego:
Aby skorzystać z pełnego odliczenia VAT, przedsiębiorca musi spełnić następujące warunki:
- Zgłoszenie pojazdu na formularzu VAT-26. Informacja o pojazdach wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej musi zostać złożona w urzędzie skarbowym w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniesiono pierwszy wydatek związany z pojazdem.
- Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Szczegółowa ewidencja (tzw. kilometrówka) powinna dokumentować każdą trasę, cel wyjazdu oraz stan licznika. To z kolei potwierdza wykorzystywanie pojazdu wyłącznie do celów służbowych.
- Wprowadzenie regulaminu użytkowania pojazdu. Wewnętrzne przepisy firmy powinny jasno określać zasady korzystania z samochodów służbowych, wykluczając ich użycie do celów prywatnych.
Udostępnianie pojazdów pracownikom a odliczenie VAT:
W sytuacji, gdy pracodawca udostępnia pracownikowi samochód służbowy do celów prywatnych, pojawiają się dodatkowe obowiązki podatkowe:
- Odpłatne udostępnienie. Traktowane jest jako odpłatne świadczenie usług, podlegające opodatkowaniu VAT według stawki 23%. Pracodawca powinien wystawić fakturę VAT, chyba że pracownik nie zażąda jej wystawienia.
- Nieodpłatne udostępnienie. Jeśli przy nabyciu pojazdu odliczono 50% VAT, nieodpłatne udostępnienie samochodu pracownikowi nie podlega opodatkowaniu VAT.
Kontrola skarbowa w firmie i jej konsekwencje:
Organy podatkowe zwracają szczególną uwagę na przypadki, w których przedsiębiorcy deklarują pełne odliczenie VAT od pojazdów służbowych. Kontrole mogą obejmować:
- Weryfikację ewidencji przebiegu pojazdu: Sprawdzenie rzetelności prowadzonych zapisów dotyczących tras, celów podróży oraz stanu licznika.
- Oględziny pojazdu: Fizyczne sprawdzenie stanu technicznego oraz miejsca parkowania pojazdu.
- Analizę dokumentacji: Weryfikacja faktur, umów leasingowych oraz innych dokumentów związanych z pojazdem.
W przypadku zmiany sposobu wykorzystywania samochodu osobowego z wyłącznie firmowego na mieszany (firmowy i prywatny), podatnik jest zobowiązany do dokonania korekty odliczonego podatku VAT. Jeśli wartość pojazdu przekracza 15 000 zł, korekta VAT musi być wykonana w ciągu 60 miesięcy od chwili zakupu lub importu pojazdu.
Naruszenie przepisów, takie jak wykorzystywanie pojazdu do celów prywatnych mimo deklaracji o użytkowaniu wyłącznie służbowym, może skutkować:
- Koniecznością korekty odliczonego VAT. Zwrot 50% VAT odliczonego przy nabyciu pojazdu.
- Sankcjami finansowymi. Grzywna za przestępstwo skarbowe jest wymierzana w stawkach dziennych. Najniższa liczba stawek wynosi 10, najwyższa – 720. Wysokość stawki dziennej zależy od sytuacji majątkowej sprawcy i w skrajnych przypadkach może prowadzić do grzywien sięgających nawet kilkunastu milionów złotych.
Należy pamiętać, że wysokość grzywny jest ustalana indywidualnie przez sąd na podstawie konkretnych okoliczności sprawy oraz sytuacji majątkowej sprawcy.
Parkowanie pojazdu w miejscu zamieszkania pracownika:
Organy podatkowe często uznają, że parkowanie samochodu służbowego w miejscu zamieszkania pracownika wskazuje na możliwość jego prywatnego użytkowania. Finalnie to ogranicza prawo do pełnego odliczenia VAT. Jednak orzecznictwo sądowe, np. wyrok NSA z 20 kwietnia 2021 r. (sygn. akt I FSK 666/18), wskazuje, że samo parkowanie w miejscu zamieszkania nie przesądza o prywatnym użytkowaniu pojazdu, zwłaszcza jeśli pracodawca wprowadził odpowiednie procedury wykluczające taki użytek.
Telematyka – skuteczna ewidencja sposobu użytkowania auta w firmie. Skuteczne odliczenie VAT.
Aby skutecznie dokumentować i archiwizować dane związane ze sposobem użytkowania mienia firmowego, niezbędna jest telematyka – systemy monitoringu GPS. Ponadto konieczna jest ewidencja przebiegu pojazdów oraz automatycznych raportów, które umożliwiają nie tylko precyzyjne śledzenie tras i sposobu eksploatacji pojazdów. System telematyczny daje możliwość ułatwiania zarządzanie flotą i kontrolę zgodności z przepisami podatkowymi. Przedsiębiorcy, wykorzystując nowoczesne narzędzia telematyczne, mogą skutecznie unikać ryzyka błędów w rozliczeniach VAT. Finalnie mogą zabezpieczać się przed potencjalnymi sankcjami podatkowymi, optymalizując jednocześnie koszty eksploatacji floty.
Cartrack Polska – lider telematyki i zarządzania flotą.
Cartrack Polska, działająca od 2009 roku jest liderem w telematyce, monitorującego ponad 2,3 mln pojazdów w 23 krajach. Firma oferuje zaawansowaną platformę do zarządzania flotą, wspierającą m.in. monitoring kierowców, ecodriving, optymalizację dostaw oraz raportowanie ESG. Dzięki autorskiemu oprogramowaniu i nowoczesnym urządzeniom Cartrack pomaga firmom redukcję kosztów, poprawę bezpieczeństwa i efektywne zarządzanie flotą.
Podsumowując, nasz system BIG DATA pozwala ewidencjonować podróże autem służbowym oraz dywersyfikować ich tryb (prywatny/służbowy). Raporty z systemu Cartrack Polska pozwalają precyzyjnie odliczać VAT od aut służbowych zgodnie ze stanem faktycznym. Rzetelne i stabilne dane leżą u podstaw naszej oferty.