Rozliczanie kilometrówek oraz prowadzenie ewidencji czasu pracy pojazdów to kluczowe elementy zarządzania flotą w każdej firmie posiadającej samochody służbowe. Wraz ze zmianami przepisów podatkowych, przedsiębiorcy muszą szczegółowo dokumentować przebieg pojazdów, aby móc odliczyć koszty uzyskania przychodów oraz VAT. W tym poradniku przedstawimy, jak poprawnie prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów, jakie są obowiązujące przepisy oraz jak nowoczesne technologie, takie jak system GPS od CARTRACK Polska, mogą ułatwić ten proces.
Kilometrówka – zmiany w przepisach od 1 stycznia 2019 roku.
Od 1 stycznia 2019 roku przepisy dotyczące użytkowania samochodów prywatnych na cele firmowe uległy znaczącej zmianie. Przedsiębiorcy, którzy wykorzystują prywatne samochody w prowadzonej działalności, mogą odliczyć jedynie 20% wszystkich wydatków związanych z używaniem auta na cele firmowe. Prowadzenie tzw. kilometrówki przestało być obowiązkowe dla przedsiębiorców. Jednak nadal jest konieczne dla pracowników, którzy używają prywatnych samochodów do celów służbowych. Aby rozliczać się z pracodawcą z kosztów użytkowania samochodu, pracownicy muszą prowadzić dokładną ewidencję przebiegu pojazdu, zgodnie z art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Rozliczanie samochodów osobowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej.
W przypadku, gdy samochód osobowy jest wykorzystywany wyłącznie do celów działalności gospodarczej, podatnik ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów całości wydatków związanych z jego użytkowaniem. Warunkiem koniecznym do rozliczenia 100% poniesionych kosztów jest prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu na potrzeby VAT oraz złożenie w urzędzie skarbowym deklaracji VAT-26.
Deklaracja VAT-26.
Deklaracja VAT-26 to formularz składany do urzędu skarbowego, który informuje o wykorzystywaniu danego pojazdu wyłącznie do celów działalności gospodarczej. Formularz ten musi być złożony w terminie do 7 dni od dnia, w którym podatnik rozpoczął używanie pojazdu wyłącznie do celów firmowych. Brak złożenia deklaracji w terminie skutkuje brakiem możliwości odliczenia 100% VAT.
Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu – kilometrówka.
Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu jest kluczowe dla prawidłowego rozliczenia VAT oraz kosztów uzyskania przychodów. Ewidencja powinna zawierać:
- Datę przejazdu.
- Adres początku i końca każdego przejazdu.
- Cel każdego służbowego przejazdu (mimo nowelizacji w 2023 warto o tym pamiętać!).
- Liczbę każdorazowo i łącznie przejechanych kilometrów.
- Stan licznika na koniec każdego okresu rozliczeniowego.
Automatyczna ewidencja przebiegu pojazdu. E-kilometrówka.
Automatyczna ewidencja przebiegu pojazdu, generowana przez systemy GPS, takie jak CARTRACK, to idealne rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy chcą zaoszczędzić czas i uniknąć błędów związanych z ręcznym prowadzeniem dokumentacji. System GPS automatycznie zapisuje wszystkie przebyte trasy samochodem, generując dokładne raporty, które są zgodne z przepisami podatkowymi. Pamiętajmy, że zgodnie z aktualnymi przepisami prawa dostawca systemu GPS winien trzymać dane na swoim serwerze 5 lat, a Klient – rok.
Zalety systemu CARTRACK Polska.
CARTRACK Polska oferuje szereg korzyści, które ułatwiają zarządzanie flotą pojazdów i ewidencję przebiegu:
- Zgodność z przepisami podatkowymi: System CARTRACK zapewnia, że wszystkie dane ewidencji są zgodne z wymogami ustawy o VAT i PIT.
- Automatyczne generowanie raportów: System automatycznie tworzy szczegółowe raporty, które można pobrać w różnych formatach, takich jak PDF czy XLS.
- Bezpieczne przechowywanie danych: CARTRACK przechowuje dane zgodnie z wymogami certyfikatu ISO 27001, co zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa informacji.
- Dostępność danych: Użytkownicy mają dostęp do swoich danych przez cały okres obowiązywania umowy, z każdego urządzenia mobilnego. Po okresie trwania kontraktu, zgodnie z polskim prawem podatkowym, dostawca systemu ma obowiązek przechowywać dane przez 5 lat.
- Integracja z innymi systemami: CARTRACK Polska oferuje możliwość integracji danych z innymi systemami księgowymi za pomocą API.
Jak działa e-kilometrówka?
Monitoring GPS pojazdów umożliwia sprawne i łatwe dokumentowanie przemieszczania się samochodu. Koniec z papierkową robotą! Monitoring pojazdów automatycznie zapisuje wszystkie przebyte trasy samochodem za pomocą technologii GPS. Rejestr generuje ewidencję przebiegu pojazdu, dzięki której łatwiej spełnić wymogi przepisów podatkowych związanych z odliczaniem podatku VAT i zmniejszyć ryzyko kar.
Ewidencja przebiegu pojazdu a kontrola urzędowa.
Rzetelność prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu ma kluczowe znaczenie w przypadku kontroli urzędowej. Nierzetelne prowadzenie ewidencji może skutkować sankcjami podatkowymi oraz koniecznością zwrotu odliczonego VAT wraz z odsetkami. Dlatego tak ważne jest, aby ewidencja była prowadzona dokładnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Podczas kontroli urzędowej, organy podatkowe mogą zażądać przedstawienia ewidencji przebiegu pojazdu, aby zweryfikować prawidłowość odliczeń VAT oraz kosztów uzyskania przychodów. Dlatego warto korzystać z systemów, które automatycznie generują i przechowują te dane, jak CARTRACK. Finalnie to zapewnia pełną zgodność z przepisami i całkowicie eliminuje ryzyko błędów.
Rola telematyki w zarządzaniu flotą. Kilometrówka, a technologia BIG DATA.
Telematyka, czyli wykorzystanie technologii informacyjnych i komunikacyjnych do zarządzania flotą, odgrywa kluczową rolę w nowoczesnym biznesie. Dzięki systemom telematycznym, takim jak CARTRACK, przedsiębiorcy mogą:
- Monitorować lokalizację pojazdów w czasie rzeczywistym
- – Optymalizować trasy przejazdów
- – Kontrolować zużycie paliwa
- – Śledzić styl jazdy kierowców
- – Generować raporty dotyczące przebiegu pojazdów i ewidencji czasu pracy
Zastosowanie telematyki w firmie i flocie.
Zastosowanie telematyki w zarządzaniu flotą pozwala na znaczną poprawę efektywności operacyjnej oraz redukcję kosztów. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą lepiej planować i zarządzać zasobami, a także szybko reagować na zmieniające się warunki na drodze.
Automatyzacja procesów ewidencji i rozliczeń za pomocą systemów telematycznych, takich jak CARTRACK Polska, przynosi liczne korzyści:
- Oszczędność czasu: Automatyczne generowanie raportów i ewidencji pozwala zaoszczędzić czas, który można przeznaczyć na inne ważne zadania.
- Redukcja błędów: Ręczne prowadzenie ewidencji wiąże się z ryzykiem popełnienia błędów. Automatyzacja minimalizuje to ryzyko, zapewniając dokładność. Program Cartrack ECODRIVING całkowicie eliminuje ryzyko finansowych kar, które zaczynają się od 500 złotych.
- Zgodność z przepisami: Systemy telematyczne są na bieżąco aktualizowane, aby zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami podatkowymi.
Kilometrówka – praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców.
Aby skutecznie zarządzać flotą i poprawnie rozliczać kilometrówki oraz ewidencjonować czas pracy pojazdów, warto przestrzegać kilku podstawowych zasad:
1. Wybierz odpowiedni system telematyczny. Inwestycja w nowoczesny system telematyczny, taki jak CARTRACK, przynosi wymierne korzyści w postaci automatyzacji procesów, zgodności z przepisami oraz oszczędności czasu i kosztów.
2. Regularnie aktualizuj ewidencję: Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów powinno być procesem ciągłym i regularnym. Aktualizowanie danych na bieżąco pozwala uniknąć problemów podczas kontroli urzędowej.
3. Szkol pracowników. Upewnij się, że pracownicy korzystający z pojazdów służbowych są odpowiednio przeszkoleni w zakresie prowadzenia ewidencji oraz korzystania z systemów telematycznych.
4. Monitoruj zgodność z przepisami: Regularnie sprawdzaj, czy prowadzone ewidencje są zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi. W razie wątpliwości warto skonsultować się z doradcą podatkowym.
5. Korzystaj z automatyzacji: Wykorzystaj pełen potencjał systemów telematycznych, aby automatyzować jak najwięcej procesów związanych z ewidencją i rozliczeniami.
Cartrack Polska oferuje dwoma systemami ewidencji – poprzez DID oraz aplikację. Dzięki temu można wybrać metodę rejestracji czasu i sposobu jazdy w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa.
Przyszłość ewidencji przebiegu pojazdów.
Rozwój technologii informacyjnych i komunikacyjnych otwiera nowe możliwości w zakresie ewidencji przebiegu pojazdów i zarządzania flotą. W przyszłości można spodziewać się jeszcze większej automatyzacji oraz integracji systemów telematycznych z innymi narzędziami biznesowymi.
Technologie przyszłości z Cartrack Polska.
– Cartrack Polska wykorzystuje autorskie rozwiązania, które wspierają analizę danych zebranych przez systemy telematyczne. Dzięki identyfikacji wzorców i dostarczaniu rekomendacji dotyczących optymalizacji tras i zużycia paliwa, możesz podejmować bardziej świadome decyzje, zwiększając efektywność swojej floty.
– Stabilny strumień danych: Integracja pojazdów z autorskimi rozwiązaniami Cartrack Polska umożliwia dokładniejsze monitorowanie stanu technicznego oraz proaktywne zarządzanie konserwacją i naprawami. Stały i nieprzerwany przepływ danych pozwala na szybsze reagowanie na potencjalne problemy, minimalizując przestoje i optymalizując zarządzanie flotą.
– Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami: Systemy Cartrack Polska zapewniają transparentność i niezmienność danych ewidencji przebiegu pojazdów. Możesz być pewny, że Twoje dane są wiarygodne i zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi, co zwiększa zaufanie w przypadku kontroli urzędowych i audytów wewnętrznych.
Rozliczanie kilometrówki – przepisy.
Poprawne ewidencjonowanie tras i przebiegu pojazdu jest kluczowe dla przedsiębiorców, którzy chcą bezpiecznie rozliczać podatki i zarządzać swoją flotą. Zmiany w przepisach od 2019 roku wprowadziły nowe wyzwania, ale również otworzyły drzwi do korzystania z nowoczesnych technologii, które mogą znacząco ułatwić ten proces. Systemy telematyczne, takie jak CARTRACK Polska, oferują kompleksowe rozwiązania, które automatyzują ewidencję przebiegu pojazdów, zapewniają zgodność z przepisami podatkowymi i pomagają optymalizować zarządzanie flotą.
Dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii telematycznych przedsiębiorcy mogą skupić się na rozwijaniu swojego biznesu, mając pewność, że wszystkie aspekty związane z ewidencją i rozliczeniami są prowadzone w sposób rzetelny i zgodny z prawem.
Pamiętaj, że kluczem do sukcesu jest regularność, dokładność i korzystanie z narzędzi, które minimalizują ryzyko błędów oraz oszczędzają czas. Nowoczesne systemy telematyczne to inwestycja, która przynosi wymierne korzyści i pomaga w efektywnym zarządzaniu firmą. Wypełnij poniższy formularz, jeżeli chcesz poznać system do zarządzania kilometrówkami oraz ewidencją czasu pracy kierowcy: