Anna Szkudlarek, radca prawny, doradca podatkowy, szkoleniowiec i praktyk dzieli się swoimi kluczowymi radami w aspekcie najnowszych zmian realizowanych w polskiej rzeczywistości biznesowej. Ekspert podcastów Cartrack Polska.
Wojciech Kukuła: Wobec wzrostu możliwości realizacji celów sprzedażowych i handlowych zdalnie część firm decyduje się na ograniczenie wielkości firmowych flot i przejście na system aut pullowych. Tego typu kwestie stają się coraz popularniejsze choćby w Wielkiej Brytania. W Polsce niektórzy przedsiębiorcy i FM zastanawiają się, czy nie zmniejszyć firmowych flot i wypłacać pracownikom ekwiwalentu w zamian za rezygnację z pojazdu służbowego. Jak od strony taki podatek traktować?
Anna Szkudlarek: Korzystanie przez pracownika z pojazdu służbowego należącego do floty samochodowej pracodawcy jest dla samego pracownika rozwiązaniem niezwykle korzystnym. O ile samochód wykorzystywany jest wyłącznie do celów służbowych, po stronie pracownika nie powstaje w ogóle przychód do opodatkowania. Nawet za wykorzystywanie samochodu służbowego do celów prywatnych, pracownikowi doliczany jest do przychodu stosunkowo niewielki ryczałt (od 250 do 400 zł miesięcznie). Niedawno wydana przez MF interpretacja ogólna potwierdziła też, że w zryczałtowanym przychodzie mieszczą się również koszty paliwa finansowane przez pracodawcę, udostępniającego pracownikowi samochód służbowy do wykorzystywania do celów prywatnych.
W przypadku ograniczenia floty samochodowej i podjęcia decyzji o wypłacaniu danemu pracownikowi ekwiwalentu w zamian za rezygnację z pojazdu służbowego, jego sytuacja może być znacznie mniej korzystna. Pracownik najpewniej zmuszony będzie do rozpoznania podlegającemu opodatkowaniu przychodu w kwocie wypłaconej mu rekompensaty. Niestety trudno dopatrzeć się podstaw zwalniających uzyskanie takiego świadczenia z opodatkowania.
Takie rozwiązanie może być jednak korzystne dla samego pracodawcy. Koszty związane z utrzymaniem niezbędnej floty samochodowej są zazwyczaj znaczne. Składać się mogą na nie zarówno opłaty leasingowe, opłaty za niezbędne przeglądy, serwisy, naprawy, ubezpieczenia czy zakup paliwa. Wypłacając rekompensatę w kwocie niższej niż ponoszone przez niego dotychczas wydatki na utrzymanie samochodu służbowego, w pierwszej kolejności pracodawca poniesie oczywiście niższy wydatek. Wydaje się też, że taki wydatek jest na tyle racjonalny i uzasadniony, że będzie mógł zostać przez niego rozpoznany w całości jako koszt uzyskania przychodu.
WK: Od 5 grudnia nie będziemy musieli nosić ze sobą dokumentu prawa jazdy ponieważ rządowa aplikacja mObywatel rozszerzona zostanie o przechowywanie również tego dokumentu. Jak z perspektywy zarządzania flotą i przechowywania dokumentów pojazdu – ubezpieczenia, karty pojazdu, dowodu rejestracyjnego, może nam pomóc cyfryzacja? Czy już teraz można jakoś przenieść dokumenty do wirtualnego banku dokumentów? Jak wyglądają plany rządu w tym aspekcie?
Anna Szkudlarek: Już obecnie w aplikacji mObywatel, istnieje możliwość uruchomienia modułu mPojazd, który odzwierciedla dane z dowodu rejestracyjnego, polisy OC i karty pojazdu. Usługa nie tylko daje nam łatwy dostęp do tych danych, ale przypomina też o terminie ważności posiadanego ubezpieczenia czy zbliżającego się przeglądu pojazdu. Sam proces wprowadzania danych do aplikacji, wymaga posiadania profilu zaufanego. Co jednak istotne, z modułu mPojazd korzystać mogą właściciele i współwłaściciele pojazdów. A więc wszyscy ci, którzy są zarejestrowani w Centralnej Ewidencji Pojazdów (CEP) – osoby, które są wpisane w dowodzie rejestracyjnym danego pojazdu. W aplikacji nie zobaczy się natomiast danych o samochodach wypożyczonych, firmowych, czy leasingowanych. Na chwilę obecną, usługa mPojazd nie wydaje się być więc usługą szczególnie funkcjonalną dla zarządzania firmową flotą samochodową. Brak jest też informacji, aby Ministerstwo Cyfryzacji pracowało nad rozwinięciem funkcjonalności modułu mPojazd o dostęp do samochodów firmowych.
Prawo jazdy w telefonie będzie kolejnym krokiem do zwiększenia cyfryzacji w Polsce. Dzięki modułowi mPrawojazdy, kierowca z łatwością uzyska dostęp do swojego dokumentu. Od 5 grudnia faktycznie nie będzie więc potrzeby noszenia ze sobą tego dokumentu. Trzeba jednak pamiętać, że brak obowiązku dotyczyć będzie wyłącznie wydanego w Polsce prawa jazdy. Kierujący pojazdem, który nie posiada wydanego w kraju prawa jazdy, wciąż będzie zobowiązanydo wylegitymowania się takim dokumentem.
WK: W ostatnim czasie pojawiła się informacja dotycząca orzeczenia związanego z paliwem wykorzystywanym (spalanym) przez pracowników w trakcie użytkowania pojazdów do celów prywatnych. Czy mogłabyś nieco więcej odpowiedzieć o tym kazusie i jakie niesie on ze sobą podatkowe konsekwencje dla fleet managerów?
Anna Szkudlarek: Mówisz o interpretacji ogólnej wydanej przez Ministra Finansów wydanej pod koniec września tego roku. To bardzo dobra informacja dla wszystkich pracowników użytkujących samochody służbowe w celach prywatnych. Od wielu lat toczyły się spory między organami podatkowymi a podatnikami o to, czy koszt paliwa zużywany przez pracowników wykorzystujących samochody służbowe dla celów prywatnych należy dodatkowo opodatkować.
Dla wyjaśnienia: z przepisów podatkowych wynika, że jeśli pracownik korzysta prywatnie z auta służbowego, pracodawca powinien mu naliczyć z tego tytułu przychód, tzn. doliczyć go do dochodów z umowy o pracę i pobrać podatek. Wartość przychodu zależy od pojemności samochodu, który użytkuje pracownik – w przypadku pojazdów do 1600 cm3 jest to 250 zł miesięcznie, do większych – 400 zł. Skarbówka konsekwentnie uznawała, że w powyższym ryczałcie mieszczą się wszelkie koszty związane z eksploatacją auta takie jak np. : naprawy, przeglądy, ubezpieczenia , nie mieszczą się w nim jednak koszty paliwa. Taka praktyka była uciążliwa dla fleet managerów, którzy nie chcąc się narażać na ryzyko sporów z organem podatkowym, nakładali na użytkowników aut obowiązek ewidencjowania kosztów zużytego w celach prywatnych paliwa celem dokonania rozliczenia podatku z tego tytułu. Inni – akceptując to ryzyko – uznawali, że w ryczałcie koszty paliwa należy uwzględnić. Ostatecznie, dzięki wydanej interpretacji ogólnej problem rozwiązał się na korzyść zarówno pracowników jak i pracodawców. Minister Finansów uznał, że „ wskazane w przepisach kwoty ryczałtu obejmują już wszystkie koszty związane z prywatnym korzystaniem ze służbowych pojazdów i nie ma potrzeby dodatkowo doliczać paliwa”. Jest to stanowisko, które należy oceniać zdecydowanie pozytywnie. Nie tylko ukróci niepotrzebne spory ale zaoszczędzi wszystkim zarówno czas jak i pieniądze.
WK: Została opublikowana w ostatnich tygodniach uchwała Sądu Najwyższego dotycząca podatku VAT w odszkodowaniu dla leasingobiorców. To bardzo ważny temat z punktu widzenia wypłat odszkodowań komunikacyjnych dla przedsiębiorców. Jakie są główne założenia tego orzeczenia SN i jakie praktyczne konsekwencje ono niesie?
Anna Szkudlarek: Uchwałą z dnia 11 września 2020 r. (sygn. akt III CZP 90/19), Sąd Najwyższy przesądził, że odszkodowanie z tytułu ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej posiadacza pojazdu mechanicznego, przysługujące leasingobiorcy w związku z poniesieniem przez niego wydatków na naprawę uszkodzonego pojazdu będącego przedmiotem leasingu, obejmuje kwotę podatku VAT w zakresie, w jakim nie może on obniżyć podatku od niego należnego o kwotę podatku zapłaconego.
Zgodnie z tym orzeczeniem, leasingobiorcy, którym nie przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT lub mogą odliczyć tylko połowę tego podatku, powinni otrzymywać odszkodowanie z OC komunikacyjnego sprawcy wypadku w takim zakresie, w jakim nie mogą oni odliczyć podatku. Wydana przez SN uchwała powinna zakończyć niekorzystną dla leasingobiorców praktykę stosowaną przez wielu ubezpieczycieli wypłacających odszkodowania OC w niepełnej wysokości.
W przypadku tzw. szkód częściowych, w których ciężar związany z likwidacją szkody powypadkowej spoczywa na poszkodowanych leasingobiorcach, zakłady naprawcze najczęściej wystawiają faktury za naprawę uszkodzonego pojazdu nie na leasingodawców, a na leasingobiorców. Dotychczas, niezależnie od statusu leasingobiorcy na gruncie podatku VAT, wielu ubezpieczycieli wypłacało leasingobiorcom odszkodowanie OC w kwocie netto (bez podatku VAT). Takie podejście wiązało się ze stratą finansową dla leasingobiorców, którzy nie mieli prawa do pełnego odliczenia podatku VAT (mogli odliczyć tylko 50% tego podatku) lub nie mieli w ogóle prawa do odliczenia. Tacy leasingobiorcy musieli z własnych środków opłacić całą fakturę otrzymaną od zakładu naprawczego, a od ubezpieczyciela otrzymywali zwrot wyłącznie kwoty netto poniesionego wydatku. Jeśli więc nie mieli prawa do odliczenia podatku VAT, wówczas z własnej kieszeni musieli ponieść ciężar naprawy leasingowanego pojazdu w całej wysokości podatku bądź w połowie, jeśli mieli prawo do odliczenia wyłącznie 50% kwoty podatku.
Wydana przez SN uchwała ma praktyczne znaczenie nie tylko dla przyszłych poszkodowanych, ale też dla tych leasingobiorców, którzy nie mają statusu podatnika VAT lub mają prawo do odliczenia połowy kwoty podatku związanego z pojazdami samochodowymi. Leasingodawcy, którym nie została wypłacona pełna kwota odszkodowania, mogą składać reklamacje do ubezpieczycieli, z powołaniem się na wynikające z korzystnego dla nich orzeczenia Sądu Najwyższego wnioski. Należy mieć jednak na uwadze termin przedawnienia roszczeń. Leasingobiorcy, którym zostało już wypłacone odszkodowanie i chcą dochodzić jego wyrównania poprzez dopłatę kwoty podatku, powinni zgłosić się do ubezpieczyciela przed upływem trzech lat od dnia otrzymania od niego decyzji o wypłacie ubezpieczenia w kwocie netto.
Cartrack Polska jest firmą, która od ponad 10 lat dostarcza swoim klientom niezawodnych rozwiązań telematycznych własnej produkcji. W Polsce monitorujemy i optymalizujemy koszty kilkudziesięciu tysięcy pojazdów, a w skali globalnej, w portfelu marki znajduje się ponad 1,1 mln aktywnych samochodów. Cartrack Polska oferuje darmowe raportowanie z wachlarza kilkudziesięciu gotowych opracowań przez cały okres umowy, bezpłatną możliwość tworzenia autorskich raportów, wsparcie dedykowanego opiekuna, centrum monitoringu 24/7/365, mobilna sieć instalatorów w całej Polsce, 5 lat historii danych o pojazdach i zdarzeniach wstecz oraz nieustanny dostęp do analityków oraz wysokiej jakości obsługi posprzedażnej. Pomagamy audytować, usprawniać i doradzać w codziennym zarządzaniu flotą.
Anna Szkudlarek – Doradca podatkowy, radca prawny, absolwentka Uniwersytetu Łódzkiego oraz SGH w Warszawie. Doświadczenie zawodowe zdobywała pracując w organach podatkowych w dziale kontroli podatkowej oraz spółkach doradztwa podatkowego. W ramach praktyki zawodowej, na co dzień zajmuje się kompleksową obsługą podmiotów gospodarczych z punktu widzenia prawa podatkowego. Wykładowca i szkoleniowiec. Prowadziła szkolenia z zakresu podatku od towarów i usług dla podmiotów gospodarczych oraz państwowych instytucji. Prywatnie pasjonatka podróży i zdrowego stylu życia.
