Po 15 latach, od 17 stycznia 2023, wzrosną stawki kilometrówki. Kilometrówka to kwota, jaką pracodawca musi oddać pracownikowi za wykorzystanie prywatnego auta do celów służbowych. Informację przekazał rzecznik Ministerstwa Infrastruktury, Szymon Huptyś. Rozporządzenie w sprawie wysokości stawki kilometrówki od 2023 wejdzie w życie już 17 stycznia. Użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych będzie rozliczane po nowych kwotach. W związku z tym pracownicy otrzymają zwrot kosztów zgodnie z nowym rządowym cennikiem.
Użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych – jak rozliczać?
Brak waloryzacji stawki kilometrówki od 2007 wzbudzał wiele dyskusji i kontrowersji już od kilku lat. Debata na ten temat nasiliła się wraz ze wzrostem cen paliw. Kwestie wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych podgrzewały również rosnące łączne koszty użytkowania pojazdu (TCO). Układ, gdzie pracownik realizuje zadania zlecone przez pracodawcę, używając samochodu prywatnego (nie będącego własnością pracodawcy), jest w Polsce częstym przypadkiem.
W Polskiej rzeczywistości mamy do czynienia z wieloma wyzwaniami, gdy w grę wchodzi użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych. Są to m.in.:
- różne formy własności samochodu,
- różna dystrybucja kosztów,
- różne uwarunkowania cywilno-prawne działania wobec pracodawcy,
- ryczałt za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych w bardzo elastycznej formie,
W komunikacie przekazanym przez PAP Szymon Huptyś (rzecznik MI) wskazał, że: Zgodnie z przepisami art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym w Dzienniku Ustaw zostało opublikowane rozporządzenie Ministra Infrastruktury. Rozporządzenie to zmieniło warunki ustalania oraz sposoby zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca (zleceniodawca) ma obowiązek rozliczać się z pracownikiem, który wykorzystuje samochód prywatny do celów służbowych. Ma to następować zgodnie z liczbą pokonanych w trybie służbowym kilometrów oraz w zgodzie z rodzajem auta i pojemnością silnika.
Rozliczanie kilometrówki – na co zwrócić uwagę?
Trzeba również pamiętać, że poprawne rozliczanie kilometrówek jest również polem szczególnej uwagi dla Urzędu Skarbowego. Kwestie finansowe są tutaj monitorowane pod kątem potencjalnego nadużycia przekazywania pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia poza systemem podatkowym. W celu jasnego i księgowo poprawnego ewidencjonowania przebiegu i wykorzystania pojazdu z pewnością należy stosować rozwiązania z zakresu zarządzania flotą. System monitoringu GPS dla flot pozwala zarządzać trybem prywatności (widoczności), w sposób pozwalający odpowiednio rozliczać wobec stawki kilometrówki od 2023 roku.
Pamiętajmy, że kwestie spisywania licznika, monitorowania przebiegu samochodu, nadzoru nad statusem i trybem jazdy leżą po stronie pracodawcy. Rozliczenie samochodu prywatnego do celów służbowych spoczywa na barkach przedsiębiorcy. Realizowanie szczelnego monitoringu podróży w sposób ręczny jest obarczone błędami. Aby usprawnić i zapewnić absolutną poprawność rozliczanie samochodu prywatnego do celów służbowych według tzw. kilometrówki, trzeba zainwestować w system monitoringu GPS samochodu.
Kilometrówka od 2023 – rozliczenie samochodu prywatnego do celów służbowych.
Przypomnijmy, że stare stawki za przejechanie 1 km autem prywatnym do celów służbowych, obowiązujące od 2007 do 16.01.2023 wynoszą 0,5214 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm sześc., 0,8358 dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm sześc., 0,2302 zł dla motocykla, oraz 0,1382 zł dla motoroweru. Rozliczenie samochodu prywatnego do celów służbowych odbywało się przez ostatnie kilkanaście lat właśnie wobec tych stawek.
Stawki kilometrówki od 17.01.2023 wynoszą, zgodnie z nowymi przepisami, pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe dla samochodu osobowego pojemności skokowej silnika do 900 cm3 niż 0,89 zł, dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł, dla motocykla – 0,69 zł, a dla motoroweru – 0,42 zł.
Warto zauważyć, że w przypadku samochodu wzrost stawki kilometrówki wynosi ok 40%. W przypadku jednośladów (motocykl i motorower) stawka wzrośnie o 300%! Wzrost stawki kilometrówki będzie urealnieniem kwoty, jaką pracownik otrzyma za użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych.
GPS do samochodów służbowych a wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych.
GPS do samochodu służbowego to niezwykle przydatne narzędzie dla firm, które chcą skutecznie zarządzać flotą pojazdów. Dzięki niemu można monitorować lokalizację samochodów służbowych w czasie rzeczywistym, co przyczynia się do zwiększenia efektywności i optymalizacji tras. Jednak wiele osób wciąż decyduje się na wykorzystanie swojego samochodu prywatnego do celów służbowych.
Korzystanie z samochodu prywatnego w celach służbowych może być wygodne, ale wiąże się również z pewnymi kwestiami, które warto wziąć pod uwagę. Przede wszystkim, jeśli samochód prywatny jest używany do częstych podróży służbowych, może to prowadzić do większego zużycia paliwa i większych kosztów. Dodatkowo, jeśli dochodzi do wypadku lub uszkodzenia samochodu prywatnego podczas podróży służbowej, może to stwarzać trudności związane z ubezpieczeniem.
Właściciele firm powinni rozważyć inwestycję w GPS do samochodu służbowego, aby móc dokładnie śledzić lokalizację i działania swoich pojazdów. Dzięki temu będą mieli pełną kontrolę nad flotą i będą w stanie szybko reagować na ewentualne problemy, takie jak utrudnienia drogowe czy opóźnienia. GPS pozwala również na analizę danych dotyczących zużycia paliwa, co może prowadzić do oszczędności i lepszego zarządzania flotą.
Choć wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych może być rozwiązaniem czasami wygodnym, warto zastanowić się nad GPS do samochodu służbowego. Dzięki temu można zoptymalizować zarządzanie pojazdami w firmie, zwiększyć bezpieczeństwo pracowników i ograniczyć koszty związane z eksploatacją samochodów prywatnych. Przejście na GPS do samochodu służbowego to inwestycja, która może przynieść wiele korzyści zarówno właścicielom firm, jak i pracownikom.
Jak poprawnie rozliczać użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych?
Jak poprawnie rozliczać użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych? To pytanie nurtuje wielu przedsiębiorców i pracowników, którzy decydują się na wykorzystanie swojego prywatnego pojazdu w ramach obowiązków zawodowych. Istnieje kilka metod rozliczania, a jedną z popularnych opcji jest ryczałt za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych.
Ryczałt za użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych to ustalona stała kwota, która jest wypłacana pracownikowi na pokrycie kosztów związanych z wykorzystaniem własnego auta. Wielkość ryczałtu jest zwykle uzależniona od liczby przejechanych kilometrów lub ustalana na podstawie stałej stawki za jeden kilometr. Jest to wygodna i prosta metoda rozliczania, która eliminuje konieczność skomplikowanych obliczeń.
Ważne jest jednak, aby pamiętać o kilku kluczowych aspektach przy rozliczaniu użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych. Przede wszystkim, niezbędne jest prowadzenie dokładnego dziennika przebiegu, w którym zapisywane są informacje o przejechanych kilometrach oraz celach podróży. Dzięki temu można udokumentować faktyczne wykorzystanie pojazdu w celach służbowych i uniknąć ewentualnych niejasności. Finalnie to fleet manager powinien precyzyjnie rozeznać rynek w kwestii systemów do zarządzania flotą.
Podatki – używanie przez pracownika do pracy prywatnego auta do zadań służbowych.
Kolejnym istotnym czynnikiem jest uwzględnienie ograniczeń podatkowych i przepisów dotyczących rozliczania samochodu prywatnego do celów służbowych. W niektórych przypadkach istnieją limity dotyczące wysokości ryczałtu lub obowiązek dostarczenia dodatkowych dokumentów potwierdzających cel podróży. Dlatego warto skonsultować się z ekspertem lub biurem rachunkowym, aby być pewnym zgodności z obowiązującymi przepisami.
Rozliczanie użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych może być czasochłonne i skomplikowane, dlatego wiele firm decyduje się na stosowanie ryczałtu. Jednak istnieje również możliwość rozliczania rzeczywistych kosztów, takich jak paliwo, ubezpieczenie, serwis czy amortyzacja. W takim przypadku konieczne jest jednak prowadzenie szczegółowej dokumentacji oraz analiza i sumowanie kosztów związanych z użytkowaniem auta.
Jakie są rozwiązania aby poprawnie rozliczać kierowców?
Wniosek jest taki, że poprawne rozliczanie użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych jest istotne zarówno dla pracowników, jak i dla przedsiębiorców. Ryczałt za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych może być wygodnym rozwiązaniem, ale ważne jest zachowanie dokładności i zgodności z obowiązującymi przepisami. Prowadzenie precyzyjnego dziennika przebiegu, zapisywanie informacji o celach podróży i uwzględnienie limitów oraz przepisów podatkowych to kluczowe elementy przy rozliczaniu użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych. Finalnie, program do zarządzania flotą to absolutnie strategiczny element każdej firmy.
Dobrą praktyką jest także regularne monitorowanie i aktualizowanie stawek ryczałtu oraz zasad rozliczania. Często występują zmiany w przepisach podatkowych, a także wzrost kosztów paliwa czy serwisu samochodowego. Istotne zatem jest dostosowanie się do nowych warunków i dostarczanie aktualnych informacji dotyczących użytkowania samochodu prywatnego przy wsparciu systemu monitoringu pojazdu GPS.
Wnioskiem jest, że poprawne rozliczanie użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych wymaga uwzględnienia różnych czynników, takich jak ryczałt za używanie pojazdu, prowadzenie dokładnej dokumentacji oraz zgodność z obowiązującymi przepisami. Warto skonsultować się z ekspertem w dziedzinie podatków lub biurem rachunkowym. Z uwagi na złożoność prawną należy mieć pewność, że rozliczenie jest zgodne z najlepszymi praktykami i przepisami prawnymi. W tym celu użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych wspierane jest na polu rozliczeniowym przez lokalizacja pojazdu GPS. Zarządzanie flotą samochodową przy pomocy systemu GPS pozwala m.in. na:
- Zarządzanie statusem kierowcy i podróży,
- Lokalizację GPS w czasie rzeczywistym oraz monitoring parametrów podróży,
- Automatyzację i digitalizację procesów biznesowych we flocie,
- Skuteczne zarządzanie flotą w firmie,
- Ewidencjonowanie i rozliczanie kilometrów służbowych autem prywatnym,
- Kontrolowanie kosztów paliwa, serwisu i ich obniżenie.
Jazdy prywatne i służbowe – system GPS Cartrack wspiera ewidencjowanie i rozliczanie kilometrów służbowych autem prywatnym.
Cartrack jest producentem skalowalnego systemu GPS dla flot, który m.in. daje dostęp do MODUŁU PRYWATNOŚĆ. Moduł PRYWATNOŚĆ pozwala zarządzać widocznością/niewidocznością danych pochodzących z poszczególnych pojazdów. System Cartrack to nowoczesne rozwiązanie dające możliwość dystrybuowania uprawnień do zarządzania prywatnością z poziomu kierowcy lub administratora.
Pracodawcy chcą uniknąć dodatkowych kosztów (podatku, kar, zaległości). Użytkowane przez pracownika auto prywatne wymaga odpowiednio rozliczonego zwrotu kosztów. Pamiętajmy, że informacje o przebiegu, rodzaju obustronnej umowy, czy poniesione rzeczywiste, można weryfikować z systemem Cartrack.
Jeżeli chcesz poprawnie zarządzać i rozliczać używanie samochodów do celów prywatnych i służbowych wypełnij poniższy formularz. Skontaktujemy się z Tobą i dowiesz się więcej o rozwiązaniach Cartrack dla flot i biznesu:
