Zarządzanie zadaniami administracyjnymi floty, takimi jak rejestracja pojazdów, karty paliwowe, fakturowanie i wiele innych, nie pozostawia menedżerom flot niewiele czasu na skupienie się na innych sprawach biznesowych. To skupienie winno paść na wydajność pracy kierowców i innych użytkowników pojazdów w firmie. Oto jak menedżerowie floty mogą poprawić wskaźniki produktywności pracowników.
Fleet managerowie zaangażowani są w bardzo wiele zadań – często, ich codzienne obowiązki, są zlepkiem bardzo wielu obszarów. Praca nad wieloma projektami jednocześnie, sprawia, że potrzeba ogromnego skupienia i drobiazgowości. W konsekwencji aby oprócz kwestii administracyjnych trzeba również poświęcić czas na efektywność pracowników.
Przy wszystkich obowiązkach menedżerów floty niektórzy mogą nie być świadomi nowoczesnych technologii flotowych. Technologie te mogą zmniejszyć ich obciążenie i okazać się pomocne w ich codziennych obowiązkach. Najskuteczniejszym sposobem zwiększania produktywności pracowników przez menedżerów flot jest outsourcing niektórych obowiązków. Finalnie czynniki wpływające na efektywność pracy są ważne do identyfikacji, jednak nad ich poprawą powinna czuwać niezawodna technologia.
Systemy zarządzania flotą pojazdów a wydajność pracy kierowców.
System zarządzania flotą pojazdów to baza danych służąca do przechowywania wszystkich informacji dotyczących Twojej floty i umożliwiająca rozbudowaną analitykę. Dokumentacja aktywnych pojazdów, specyfikacje pojazdów, konserwacja oraz serwis i wszystko inne, co ma związek z autami w firmie, można przechowywać i uzyskiwać do nich dostęp w dowolnym momencie. System zarządzania flotą transportową umożliwia bezpieczny, stały i stabilny dostęp do wszystkich aktualnych i historycznych danych. Systemy do zarządzania flotą pojazdów coraz częściej wychodzą daleko poza bazowe możliwości lokalizacji GPS pojazdów.
Telematyka to połączenie usług śledzenia (monitorowania) pojazdów i usług komunikacyjnych. Gromadzi i analizuje wszystkie dane zebrane z Twojego pojazdu (pojazdów) i wysyła je bezpośrednio do menedżera floty. Informacje te służą do realizacji zaawansowanych usług monitoringu GPS floty, bez wpływu na produktywność mobilność pracowników.
Systemy telemetryczne służące do zarządzania flotą transportową dysponują szerokim zakresem danych floty, raportów i spostrzeżeń. To własnie do nich, w dowolnym momencie, mają pełen dostęp menadżerowie flot. Wszystkie zadania administracyjne, których zebranie zajęłoby fleet managerowi kilka dni, będą na niego czekać, gdy tylko otworzy laptop lub telefon.
W jaki sposób zarządzanie flotą pomaga zwiększyć produktywność pracowników?
Rolą menedżerów flot jest utrzymywanie kosztów na niskim poziomie, maksymalizacja zysków i minimalizacja ryzyka przy jednoczesnym nadzorowaniu floty. Dzięki systemom zarządzania flotą i telematyce połowa ciężkiej pracy byłaby już wykonana.
Z pomocą technologii GPS systemy zarządzania flotą pozwalają na:
- precyzyjną lokalizację każdego pojazdu we flocie
- pełną świadomość zużycia paliwa przez każdy pojazd. Dodatkowo pozwalają na bycie odpowiednio gotowym do wdrożenia oszczędności z uwagi na wysokie ceny paliw w 2023 roku
- obniżenie kosztów utrzymania pojazdów (TCO) poprzez ciągły monitoring GPS floty
- bardzo dobry poziom wiedzy na temat stanu i statusu pojazdów, co wpływa na bezwarunkową mobilność pracowników
- skrócenie czasu dostaw i optymalizacja tras przejazdu
Dzięki wprowadzeniu tych korzyści i systemom zarządzania flotą obsługującym złożone zadania, menedżerowie flot mają więcej czasu na skupienie się na maksymalizacji bezpieczeństwa. Zostaje również więcej czasu na poprawie standardów świadczenia usług oraz obsłudze i zadowoleniu klienta. Finalnie systemy zarządzania flotą nie tylko poprawiają efektywność pracy firmy. Po wtóre są one także pozytywnie wpływają na wydajność pracy kierowców oraz innych pracowników w organizacji.
Czym jest wydajność pracy kierowców i pracowników?
Wydajność pracy polega na tym, że menedżerowie flot pracują mądrzej, aby podnieść zyski firmy. Jest to ilość pracy, którą pracownik wykonuje w określonym czasie lub, mówiąc prościej, ile zadań jakie wykonuje kierowca floty w ciągu dnia. Jak zwiększyć efektywność pracowników? System GPS do monitoringu pojazdów w firmie pomaga określić stan bieżący i wspiera realizację ambitnych planów. Ich celem jest mierzalna poprawa wydajność pracy kierowców i personelu.
Menedżerowie mogą uzyskiwać dostęp do danych floty lub raportów wydajności pracowników poprzez monitoring wydajności. Idąc dalej, mogą obserwować, gdzie i jak czas spędza kierowca, ile czasu zajmuje im ukończenie pracy i jaka jest jej jakość. Informacje te są wykorzystywane przez kierownika do optymalizacji działań w przyszłości (produktywność pracy).
Wydajność pracy i jej monitoring.
Miary monitorowania produktywności pokazują, jak produktywni są Twoi pracownicy pod względem liczby projektów, którymi mogą się zająć. Ocenia to też jak szybko mogą je wykonać. Monitoruj również, co pracownicy robią gdy nie są bezpośrednio związani z poruszaniem się pojazdami firmowymi. Weryfikacja jakości czasu zawodowego może być prostym sposobem na poprawę wydajności pracy.
Dla menedżera floty bardzo ważny jest codzienny nadzór nad wieloma zadaniami i możliwość wykonania ich przed końcem dnia. Wskaźniki wydajności pracy mogą gwałtownie spaść, jeśli ich proces zostanie obniżony przez pracowników niewykonujących przydziału zadań. Zadaniem menedżera jest dotrzymywanie harmonogramu i uniknięcie spadku mobilności floty.
„Często zakładamy, że produktywność oznacza wykonywanie większej liczby zadań każdego dnia. Źle. Produktywność polega na konsekwentnym wykonywaniu ważnych rzeczy” — mówi James Clear, autor Atomic Habits. Bez względu na to, nad czym pracujesz, jest tylko kilka rzeczy, które są naprawdę ważne. Bycie produktywnym polega na utrzymywaniu stałej, średniej prędkości kilku rzeczy, a nie maksymalnej prędkości wszystkich – mówi ekspert ds. produktywności.
James Clear – metody zwiększania produktywności:
Te metody produktywności mogą być stosowane i wykorzystywane zarówno przez menedżerów, jak i pracowników. Cenne narzędzie, które warto mieć w swoim arsenale zarządzania produktywnością pracy.
Wyeliminuj czynności marnujące czas, korzystając z pudełka Eisenhowera
Skrzynka Eisenhowera to narzędzie do zarządzania zadaniami, które pomaga ustalać priorytety zadań. Pomaga rozróżnić zadania według pilności i ważności, a następnie pozwala odpowiednio przejść przez zadanie/projekt.
Strategia „2 list” Warrena Buffetta
Warren Buffett, znany inwestor-miliarder, opracował strategię opartą na dwóch listach, w której zapisujesz 25 swoich najważniejszych priorytetów na jednej liście. Zakreślasz pięć celów z pierwszej listy i zapisujesz je na drugiej. Następnie skup się tylko na tych pięciu, unikając pozostałych 20.
Metoda Ivy Lee
Jest to 100-letnia strategia, która wielokrotnie okazała się skuteczna. Na koniec każdego dnia zapisz sześć ważnych zadań na następny dzień, a następnie natychmiast wykonaj te zadania z samego rana. Powtarzaj każdy dzień roboczy z nową listą.
Metoda 15 minut, Anthony Trollope
Anthony Trollope stworzył rutynę, w której bezwzględnie wykonywał swoją pracę w 15-minutowych odstępach każdego ranka, nie dając sobie żadnej swobody. Przekroczył swoje cele i zwiększył produktywność poprzez:
- Posiadanie osoby, która będzie w stanie rozliczyć go ze swoich zadań
- Skrupulatny monitoring swoich postępów
- Koncentrowanie się na małych osiągnięciach, a nie na gotowym produkcie
Bycie produktywnym jest tak proste, jak poświęcenie kilku minut dziennie i wdrożenie jednej z tych metod. Dziesięć minut planowania może zaowocować produktywną pracą na cały dzień i drastycznym zwiększeniem wydajności pracy.
Co to znaczy poprawić wydajność pracy kierowców i personelu?
Zwiększanie wydajności pracy pracowników oznacza zaspokajanie ich potrzeb. Menedżerowie flot robią to poprzez:
- Tworzenie zdrowej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym
- Budowanie relacji pracowniczych w zakładzie pracy
- Tworzenie zadań do wykonania w obrębie zadanych godzin pracy
- Dostarczanie pozytywnych informacji zwrotnych na temat tego, jak kierowcy mogą poprawić produktywność pracy
Pozwala to menedżerom flot na tworzenie długoterminowych rozwiązań, które w dłuższej perspektywie zwiększą produktywność pracy pracowników. Te sugestie mogą nie przynieść natychmiastowych rezultatów, ale krok po kroku poprawa będzie widoczna we wskaźnikach wydajności pracy.
Efektywność pracy – 5 sposobów na jej zwiększenie w miejscu pracy
Pracownikom łatwo jest wpaść w przyziemną rutynę pracy w stałym tempie, co często skutkuje niewykonaniem zadań. To może dodać więcej zadań do listy rzeczy do zrobienia na następny dzień. Im częściej powtarzasz ten cykl, tym więcej pracy się piętrzy. To z kolei skutkuje prokrastynacją, zaległościami w pracy i spowolnieniem wydajności w odpowiednim dziale.
Bycie efektywnym w pracy (wydajnym) to umiejętność, którą wielu z nas ma trudności z uchwyceniem, ale nie musi tak być. Jak zwiększyć efektywność pracowników? Oto kilka wskazówek, które menedżerowie powinni wdrożyć, aby zwiększyć produktywność swoich pracowników w pracy.
Przestań pracować wielozadaniowo.
Możesz pomyśleć, że wykonywanie kilku zadań na raz pomoże ci szybciej ukończyć pracę, ale w rzeczywistości tylko cię spowalnia i tworzy więcej pracy. Poświęcanie uwagi jednemu zadaniu na raz jest jedynym sposobem na zapewnienie prawidłowego wykonania pracy.
Rób przerwy.
Czas przeznaczony na przerwę jest ważny. Daje twojemu umysłowi i ciału czas na regenerację i odzyskanie bardzo potrzebnej energii. Można by pomyśleć, że praca przez dłuższy czas oznacza bycie produktywnym, ale jest odwrotnie. Jeśli nie znajdziesz trochę czasu dla siebie, poczujesz się wyczerpany psychicznie i wolniej wykonasz pracę gorszej jakości.
Wyznaczaj małe cele.
Cele cząstkowe (pośrecnie) pomagają utrzymać impet na dłuższą metę. Bardziej prawdopodobne jest, że ukończysz duże projekty, koncentrując się na każdym osiągnięciu, bez względu na to, jak duże lub małe.
Uznanie osiągnięć pracowników pomaga ich motywować, co z kolei zwiększa ich efektywność pracy. Efektywny pracownik to pełen pakiet korzyści dla organizacji.
Wykonuj najwięcej pracy, gdy masz najwięcej energii.
Czy to we wczesnych godzinach dnia pracy, czy zaraz po przerwie na lunch, pora dnia, kiedy jesteś najbardziej czujny i pełen energii, powinna być czasem, w którym zajmujesz się najważniejszymi zadaniami. Duże projekty wymagają dużych nakładów energii, więc poświęć im odpowiednią ilość czasu i uwagi, których potrzebują. Nie ma sensu marnować całej tej energii na dalsze e-maile i organizowanie papierkowej roboty.
Wdrażaj „zasadę dwóch minut”
Ta metoda jest idealna, aby zapobiegać prokrastynacji i osiągać cele bez zauważenia. Wszystko, co musisz zrobić, to wypełnić małe przestrzenie bezczynności, wykonując zadania, które zajęłyby ci dwie minuty. Zanim się zorientujesz, wykonasz dużo pracy i poprawisz swoją etykę pracy.
Czynniki wpływające na wydajność pracy kierowców i personelu
Inwestowanie w pracowników będzie miało trwały wpływ na Twoją organizację. Poza doświadczeniem, umiejętnościami i etyką pracy pracownika, na jego pracę wpływa kilka innych czynników biurowych. Czynniki te wpływają na wydajność pracy pracowników, ale często są pomijane przez menedżerów flot:
- Zaangażowanie. Menedżerowie często myślą, że pracownicy są produktywni po prostu dlatego, że wstają, pojawiają się w pracy i wykonują zadania. Ważnym aspektem jest również poznanie swoich pracowników, nadanie im poczucia wartości i celu, aby czuli potrzebę robienia więcej. To zachęca ich do większej produktywności.
- Praktyki zarządzania. Jaki poziom zaangażowania ma kierownik floty? Czy są dostępne i łatwo dostępne dla pracowników? I czy pracuje z mocnymi stronami swoich współpracowników? Czy są w stanie motywować swoich pracowników poprzez swój styl zarządzania? Te pytania pomagają określić, czy praktyka zarządcza menedżera jest skuteczna, czy też stanowi zobowiązanie wobec firmy.
- Środowisko pracy. Kiedy atmosfera jest nieprzyjemna lub intensywna, poziom zaangażowania i produktywności gwałtownie spada. To z kolei negatywnie wpływa na produktywność całej organizacji. Niepotrzebny stres i presja mogą nawet skłonić pracowników do rozważenia podjęcia pracy w innych firmach. Menedżerowie flot powinni szukać sposobów na poprawę nastroju w stresujących chwilach, aby zapewnić swoim pracownikom spokój i koncentrację.
- Odpowiednie narzędzia. Chodzi o zapewnienie ludziom niezbędnych narzędzi i zasobów, których potrzebują, aby wykonywać swoją pracę najlepiej jak potrafią. Upewnij się, że istnieją systemy zapewniające pracownikom dostęp do całego niezbędnego oprogramowania i zasobów, których potrzebują do wykonywania swoich zadań.
Czynniki wpływające na efektywność pracy
Cel. „Ludzie chcą celu i znaczenia swojej pracy. Chcą być znani z tego, co czyni ich wyjątkowymi. To właśnie napędza zaangażowanie pracowników”. mówi Gallup.
Rozwój. Pracownicy muszą mieć poczucie, że ich umiejętności i know-how są stale doskonalone. Co więcej, powinni mieć poczucie, że będąc w pracy, uczą się nowych rzeczy. Nie jest to miejsce, w którym nieustannie dzielą się swoją biznesową wiedzą, ale takie, w którym biznes się odwdzięcza, inwestując w nich.
Troskliwy menedżer. Niektórzy menedżerowie uważają, że muszą przewodzić żelazną ręką, ale przyjazna osobowość i pozytywne opinie są bardzo ważne.
Bieżące rozmowy. Relacje między pracownikiem a jego przełożonym mają kluczowe znaczenie. Jeśli pracownik i kierownik mają ze sobą dobrą komunikację, problemy można szybko rozwiązać, a wykonana praca będzie bardziej zgodna z oczekiwaniami kierownika.
Koncentracja na mocnych stronach. Pracownicy muszą koncentrować się na swoich mocnych stronach, które już posiadają, jednocześnie kultywując i poprawiając swoje słabości.
Organizuj działania związane z budowaniem zespołu. Większość ludzi może pomyśleć, że jest to zadanie HR, ale to menedżerowie muszą włożyć wysiłek w planowanie i wdrażanie działań związanych z budowaniem zespołu. Dzieje się tak ponieważ mają one wpływ na ogólną wydajność i zachowanie swoich pracowników. Produktywność pracowników (zespołu) jest jednym z głównych wyzwań każdego menadżera.
Produktywność pracowników – zalety monitoringu wskaźnika.
Śledzenie produktywności pomaga precyzyjnie dostroić efektywność biznesową i etykę pracy pracowników. Pomaga biznesowi w dłuższej perspektywie, koncentrując się na rozwiązaniach długoterminowych, a nie tylko krótkoterminowych.
Za pomocą oprogramowania do monitoringu produktywności menedżerowie flot mogą zmienić sposób monitorowania pracowników. Co więcej, zmianie ulec może także mierzenia czasu i zarządzania swoich zespołów między formalnymi godzinami pracy.
Oto niektóre korzyści płynące z wdrożenia systemu umożliwiającemu monitoring produktywności pracowników:
- Poprawa produktywność i efektywność pracowników,
- Identyfikacja zagrożeń i problemów wewnętrznych organizacji (floty),
- Skutecznie zarządzanie jakością realizowanych zadań,
- Poprawia warunków pracy z domu,
- Tworzenie mierzalnej kultury zaufania do pracowników,
- Efektywne zarządzanie projektami,
- Zwiększa bezpieczeństwo pracowników.
Monitorowanie wydajności pracy kierowców i innych pracowników realizuje się poprzez analizę dostarczonych danych. Możemy to robić w celu poprawy etyki pracy, zachowania i produktywności pracownika.
Dane z systemu telemetrycznego GPS można wykorzystać do poprawy produktywności zespołu. Umożliwia to także menedżerom floty podejmowanie świadomych ważnych decyzji, takich jak:
- Czy postawione przez kierowcami (pracownikami) cele są realne do wykonania z punktu widzenia czasu, narzędzi i dostępnych zasobów?
- Czy konieczna jest modyfikacja struktury firmowej floty?
- Na jakim poziomie zaawansowania realizacji celu jestem?
System GPS dla floty – Cartrack wspiera poprawę wydajności pracy kierowców.
Jeśli szukasz cyfrowego asystenta, który pomoże Ci poprawić oceny produktywności pracowników, przepływ pracy i etykę pracy, rozwiązania Cartrack do zarządzania flotą transportową w firmie są najlepszym wyborem.
Cartrack oferuje menedżerom flot szereg dodatkowych funkcji. FInalnie pomagają one obniżyć koszty paliwa i wydatki kierowców, zredukować bieżące koszty utrzymania pojazdów, oszczędzić czas i pieniądze firm. System GPS Cartrack dla flot i firm to digitalizacja dokumentacji flotowej oraz stabilny i zdalny dostęp do kluczowych parametrów floty.
Jeżeli chcesz zarządzać flotą i personelem w oparciu o dane wypełnij poniższy formularz. Skontaktujemy się z Tobą aby opowiedzieć Ci więcej o naszych usługach:
