Wojciech Kukuła: Wraz ze wzrostem zachorowań wprowadzane są kolejne ograniczenia w prowadzeniu biznesu, a wraz z tym procesem pojawiają się kolejne możliwości ubiegania się o rekompensaty, dofinansowania, bezzwrotne pożyczki. Z Twojego doświadczenia – jakie obecnie są najbardziej popularne i rekomendowane przez Ciebie działania, zmierzające do otrzymania finansowego wsparcia swojego przedsiębiorstwa?
Anna Szkudlarek: Dotychczas przedsiębiorcy często sięgali po subwencje z Polskiego Funduszu Rozwoju, których otrzymanie dodatkowo okazuje się korzystne podatkowo. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził bowiem w kilku interpretacjach, że subwencja udzielona z Polskiego Funduszu Rozwoju nie stanowi dla przedsiębiorcy przychodu. W interpretacjach stwierdzano ponadto, że przychód nie powstaje także z tytułu nieoprocentowania otrzymanych pieniędzy i że wydatki sfinansowane środkami z subwencji można zaliczyć do kosztów podatkowych. Bardzo często wykorzystywanym instrumentem pomocowym było też zwolnienie ze składek ZUS. Obecnie o wsparcie w ramach nowej tarczy antykryzysowej (tzw. Antykryzysowa Tarcza Branżowa) ubiegać się mogą wyłącznie wybrane branże jak branża gastronomiczna, rozrywkowa czy branża fitness, a kwoty dofinansowań niestety nie wydają się być zadowalające. Wciąż jednak pozostają możliwości takie jak dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników, złożenie wniosku o umorzenie zaległości podatkowych, odroczenie terminu zapłaty podatku czy wniosku o ograniczenie poboru zaliczek na podatek dochodowy.
Ponadto warto zorientować się, czy na terenie gminy, na której obszarze działa przedsiębiorca, nie zostało wprowadzone zwolnienie z podatku od nieruchomości. Z mojego doświadczenia wynika, że wiele gmin zdecydowało się na podjęcie takich uchwał. Jest to istotna pomoc szczególnie dla przedsiębiorców, którzy są właścicielami rozległych gruntów bądź wykorzystują w prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej ogromnej wartości budowle.
WK: Kolejna tura przejścia w tryb „home office” tak naprawdę już się rozpoczyna. Wielu pracowników może być skłonnym aby zrezygnować z pojazdu służbowego wobec otrzymania jakiejś gratyfikacji finansowej w tym obszarze. Jak tego typu działanie przeprowadzić, jakie są „techniczne” aspekty takiej możliwości?
ASz: Oczywiście, pracodawca może podjąć decyzję o rezygnacji z udostępniania danemu pracownikowi pojazdu służbowego. W takim wypadku należy w szczególności zwrócić uwagę w jaki sposób doszło do powierzenia pracownikowi mienia służbowego, czy zapisy firmowej polityki flotowej zawierają regulacje w tym zakresie, czy może kwestie powierzenia pracownikowi samochodu służbowego uregulowana jest w samej umowie o prace. W tym ostatnim wypadku, konieczne może okazać się nawet złożenie pracownikowi wypowiedzenia zmieniającego. Ważne więc, aby decyzja o rezygnacji z udostępniania pracownikowi samochodu służbowego była zgodna z obowiązującymi u pracodawcy aktami wewnątrzzakładowymi.
Warto też pamiętać, że o ile udostępnienie pracownikowi samochodu służbowego w celach wyłącznie służbowych nie generuje u niego przychodu do opodatkowania, a udostepnienie samochodu wykorzystywanego przez pracownika na tzw. cele mieszane wygeneruje u niego przychód w wysokości ryczałtowej (250 zł miesięcznie lub 400 zł w przypadku silnika o pojemności powyżej 1600 cm3), o tyle gratyfikacja finansowa najczęściej stanie się przychodem pracownika, od którego pracodawca zobowiązany będzie odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy. W określonych warunkach, wypłata taka będzie też mogła stanowić koszt uzyskania przychodu dla pracodawcy.
Szczególnie w okresie przedświątecznym warto przypomnieć o zwolnieniu z opodatkowania wypłacanych pracownikom świadczeń pieniężnych do kwoty 1000 zł w danym roku podatkowym, które finansowane są środków pochodzących w całości z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Trzeba jednak podkreślić, że zwolnienie przysługiwać będzie tylko wówczas, gdy świadczenie będzie miało związek z finansowaniem działalności socjalnej i zgodne będzie z przepisami ustawy o ZFŚS.
WK: Jesteśmy również w czasie w którym na pewno wiele regulaminów użytkowania pojazdów flotowych oraz polityk flotowych zostanie zmodyfikowanych wobec zmiennych warunków epidemicznych. To wymagać będzie przekazania do wiadomości pracowników nowych zapisów, monitorowania ich wprowadzenia oraz karania za brak ich respektowania. Z punktu widzenia prawnego jakimi metodami zmiany ogłosić (implementować) i jaki system kar realizować aby były w zgodzie z literą prawa?
ASz: Jak najbardziej, regulaminy użytkowania i polityki flotowe są bardzo „żywym” instrumentem i powinny być dostosowywane do szybko zmieniającej się rzeczywistości, zarówno tej prawno-podatkowej jak i tej codziennej. Przepisy prawa nie narzucają szczególnej formy ani sposobu informowania pracowników o fakcie zmiany zapisów regulaminów użytkowania pojazdów flotowych czy polityk flotowych. Nie ulega jednak wątpliwości, że pracownicy powinni zostać o takich zmianach poinformowani w sposób przyjęty u danego pracodawcy. W aktualnej sytuacji epidemiologicznej, szczególnie w przypadku wykonywania przez pracowników pracy zdalnej, pożądaną formą byłoby poinformowanie o wprowadzonych zmianach w sposób mailowy.
Pracodawca wobec pracowników może stosować wyłącznie sankcje, na których stosowanie pozwalają przepisy Kodeksu Pracy. Nie może więc w regulaminie użytkowania pojazdów czy polityce flotowej wprowadzić systemu kar, który będzie niezgodny z przepisami Kodeksu pracy. Jeśli jednak takie zapisy wprowadził, będą one nieegzekwowalne. W przypadku naruszania zasad korzystania z samochodów służbowych pracodawca może na pracownika nakładać określone kary porządkowe, którymi są: upomnienie, nagana czy kara pieniężna. Warto pamiętać, że kara pieniężna za jedno przekroczenie nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika.
Ponadto, jeśli z zapisów regulaminu premiowania czy regulaminu wynagradzania obowiązujących u danego pracodawcy wynika, że nałożenie na pracownika kary porządkowej jest negatywną przesłanką nabycia prawa do premii, naruszenie zasad użytkowania samochodu służbowego określonych w polityce flotowej, może prowadzić nawet do pozbawienia pracownika premii. Takie rozwiązanie pozostaje zgodne z obowiązującymi przepisami i akceptowane jest przez sądy pracy, o ile przewidziane jest w powyższych wewnątrzzakładowych aktach prawa pracy.
WK: Koniec roku fiskalnego zbliża się ogromnymi krokami. Wiele flot nawet nie myśli jeszcze o tym obszarze, jednak jakie rekomendacje dałabyś pod kątem księgowym do firm flotowych już teraz? Jakie doradzałabyś poczynić kroki, aby powoli układać dokumentację, ewidencjonować pewne rzeczy?
ASz: Koniec roku to okres podsumowań ale również czas planowania następnego roku. W kontekście floty rekomendowałabym zaplanowanie audytu dokumentacji związanej z rozliczeniem użytkowania aut służbowych. Radziłabym również sprawdzenie rozliczeń z pracownikami celem zweryfikowania czy np. rozliczyli prawidłowo wyjazdy służbowe, czy tam gdzie jest to niezbędne posiadają wypełnioną kilometrówkę. Zastanowiłabym się czy tam, gdzie auta są przez pracowników wykorzystywane również w celach prywatnych wdrożono w życie kwestie związane z rozliczaniem paliwa – pamiętajmy, ze Minister Finansów wydał interpretację ogólną przepisów prawa podatkowego, w której potwierdził, że w ramach zryczałtowanego przychodu pracownika związanego z wykorzystywaniem samochodu służbowego do celów prywatnych, mieszczą się również koszty paliwa zakupionego przez pracodawcę.
Cartrack Polska jest firmą, która od ponad 10 lat dostarcza swoim klientom niezawodnych rozwiązań telematycznych własnej produkcji. W Polsce monitorujemy i optymalizujemy koszty kilkudziesięciu tysięcy pojazdów, a w skali globalnej, w portfelu marki znajduje się ponad 1,1 mln aktywnych samochodów. Cartrack Polska oferuje darmowe raportowanie z wachlarza kilkudziesięciu gotowych opracowań przez cały okres umowy, bezpłatną możliwość tworzenia autorskich raportów, wsparcie dedykowanego opiekuna, centrum monitoringu 24/7/365, mobilna sieć instalatorów w całej Polsce, 5 lat historii danych o pojazdach i zdarzeniach wstecz oraz nieustanny dostęp do analityków oraz wysokiej jakości obsługi posprzedażnej. Pomagamy audytować, usprawniać i doradzać w codziennym zarządzaniu flotą.
Anna Szkudlarek – Doradca podatkowy, radca prawny, absolwentka Uniwersytetu Łódzkiego oraz SGH w Warszawie. Doświadczenie zawodowe zdobywała pracując w organach podatkowych w dziale kontroli podatkowej oraz spółkach doradztwa podatkowego. W ramach praktyki zawodowej, na co dzień zajmuje się kompleksową obsługą podmiotów gospodarczych z punktu widzenia prawa podatkowego. Wykładowca i szkoleniowiec. Prowadziła szkolenia z zakresu podatku od towarów i usług dla podmiotów gospodarczych oraz państwowych instytucji. Prywatnie pasjonatka podróży i zdrowego stylu życia. Specjalistka podcastów Cartrack Polska.
