Flota aut służbowych to dobre rozwiązanie jeżeli w swojej organizacji masz osoby, które rocznie pokonują ponad 25 000 km. Wtedy zarządzanie mobilnością kierowcy/pracownika staje się jednym z kluczowych wyzwań funkcjonalnych dla Twojego biznesu. Flota aut służbowych, wraz z całym ekosystemem do jej zarządzania, może dać wymierne korzyści finansowe dla rentowności firmy.
Gdy Twój biznes rośnie lub ewaluuje trzeba dopasowywać strukturę i funkcje poszczególnych elementów do wymagań rynku. Gdy Twoi pracownicy spędzają w samochodach coraz więcej czasu, gdy łączny pokonywany przez pracowników dystans w skali miesiąc, a następnie roku, cały czas rośnie – nie ma czasu na półśrodki. Od bezpieczeństwa, komfortu i punktualności (mobilności) Twoich pracowników zależy poziom sprzedaży, renoma i zaufanie wobec biznesu. Flota aut służbowych jest najlepszym skalowalnym rozwiązaniem wobec rosnących potrzeb mobilnościowych i transportowych Twojej firmy.
Budowa floty pojazdów w firmie związana jest z realizacją szeregu szczegółowych działań. Zaczyna się od budowy polityki zakupowej, przez stworzenie strategii flotowej i napisanie polityki flotowej. Finalnie kończy się na zarządzaniu dostawcami i zakupie niezbędnych systemów telemetrycznych. To one pozwolą zarządzać firmowym car parkiem poprzez dane.
Czym jest flota aut służbowych?
Flota to grupa pojazdów będących własnością lub dzierżawionych przez firmę. Floty były historycznie popularnym wyborem dla programów pojazdów firmowych; wiele firm przechodzi obecnie na programy refundacji pojazdów.
W przypadku niektórych firm floty pozostają niezbędne. Duże operacje transportowe wymagają flot samochodów ciężarowych, ponieważ ich praca jest wyspecjalizowana. Mniejsi dystrybutorzy o szczególnych potrzebach, takich jak transport farmaceutyków chłodniczych, mogą również wymagać stałej floty własnej lub dzierżawionej.
Jednak dla wielu firm (których działalność flotowa nie jest wyspecjalizowana) flota jest modelem przestarzałym. Na koniec dnia zależy to po prostu od rentowności tej struktury w obrębie przedsiębiorstwa.
Flota samochodów służbowych – jakie są zalety?
- Wizerunek firmy jest ściśle kontrolowany.
- Niezbędne do prac specjalistycznych.
- Zapewnij pracownikom dodatkowe korzyści.
Flota aut służbowych – jakie są jej wady?
- 30% droższe niż alternatywy refundacyjne.
- 100% odpowiedzialności za wszystkie pojazdy.
- Uciążliwe obciążenia administracyjne (wykorzystanie cennych godzin HR i administracyjnych).
Jakie są alternatywy dla floty samochodowej w firmie?
- Zryczałtowane dodatki na pojazdy.
- Zwroty CPK „złotówki za kilometry”.
Jakie są plusy floty aut służbowych?
1. Wizerunek firmy jest ściśle kontrolowany!
Jeśli chcesz, aby wszystkie Twoje samochody wyglądały identycznie, możesz kupić lub wydzierżawić flotę. Jeśli chcesz, aby każdy członek zespołu sprzedaży zawsze przyjeżdżał białym sedanem – dzięki flocie osiągniesz wysoki poziom unifikacji wizerunkowej.
Możesz również oznaczyć swoje samochody. Jeśli chcesz, aby Twoje pojazdy były również reklamą mobilną, flota może być dobrym wyborem dla Twojej firmy. Jeśli jednak Twoje preferencje estetyczne kończą się na kolorze pojazdu, możesz być zadowolony z programu zwrotu kosztów pojazdu. Wielu właścicieli firm ustala firmowe zasady dotyczące wyglądu pojazdów pracowników kierowanych w celach służbowych.
2. Floty są niezbędne do prac specjalistycznych
Floty są niezbędnym rozwiązaniem, jeśli Twoja firma wykonuje specjalistyczne prace (np. przewozi leki, które muszą być przechowywane w określonej temperaturze).
Ten typ floty różni się jednak od floty samochodów służbowych prowadzonych przez sprzedawców. Na ogół pod koniec dnia pracy na działce firmy pozostawała flota ciężarówek z chłodniami. Zmniejsza to niektóre zagrożenia towarzyszące flotom samochodów służbowych. Jeśli samochód nie jest używany w weekendy do prywatnej jazdy autem służbowym, odpowiedzialność firmy ulega zmniejszeniu.
3. Samochód służbowy to dodatek benefit
Pracownicy na ogół będą zadowoleni z otrzymania samochodu służbowego w ramach pakietu onboardingowego. Opłacanie wszystkich wydatków służbowych i osobistych kierowcy to hojna rzecz dla firmy i bardzo ważna z punktu rekrutacyjnych przewag konkurencyjnych.
Jest też druga opcja – dzięki programowi zwrotu kilometrów pracownicy mają możliwość wyboru i prowadzenia własnego pojazdu. Twoja firma pomaga pracownikom w zakupie i utrzymaniu pojazdu. Zachowują kapitał własny, jeśli opuszczą firmę i kiedy zakończy się okres programu pojazdu.
Elastyczne i rzetelne zaprojektowanie flota aut służbowych może być potężnym orężem w walce o dobrego pracownika i jego utrzymanie.
Wady posiadania własnego firmowego car parku.
1. Floty to wydatek nieodpłatny
Posiadanie i eksploatacja floty to najdroższy rodzaj programu pojazdów. Flota pojazdów kosztuje średnio o 30% więcej niż program zwrotu kosztów. Obok kosztów osobowych wydatki ponoszone na flota aut służbowych stanowią drugą, największą kategorię wydatków.
Zwracamy uwagę, że często przez ponad 70% czas pojazd stoi zaparkowany i nie jeździ. Dlatego czasem warto rozważyć inne opcje jak flotę aut współdzielonych, programy benefitowe „złotówka za kilometr”. Finalnie dobrym rozwiązaniem jest odpowiednio skonstruowany program ryczałtowe.
Pamiętaj o odpowiednim systemie, który umożliwi Ci wprowadzenie i skalowanie monitoringu kilometrów prywatnych autem służbowym. Na pewno do tych celów idealnie nadaje się telemetria Cartrack Polska.
2. Floty to ryzykowne operacje
Firmy ponoszą 100% odpowiedzialności za flotę, nawet gdy samochody są prowadzone przez pracowników na użytek własny. Gdy pojazd brał udział w wypadku – właściciel lub główny ubezpieczyciel ponosi odpowiedzialność. Poziom ryzyka związanego z własną flota pojazdów jest bardzo duży. Biorąc pod uwagę profil działalności takie ryzyko trzeba odpowiednio obliczyć, przemyśleć i dopasować do niego charakter floty. Trzeba także dopasować i stworzyć zapisy polityki flotowej.
Jeśli pracownik zabiera ze sobą na weekend samochód służbowy do domu i pozwala znajomemu jeździć nim, a ten znajomy rozbija samochód po wypiciu kilku drinków, mimo to firma ponosi odpowiedzialność za szkody. Jest to ogromne ryzyko, które firma może tolerować lub eliminować na samym początku. Cartrack pomaga w odpowiednim poziomie kontroli identyfikacji kierowców. To również nowoczesne wsparcie w optymalizacji tras oraz zasadności użytkowania konkretnego pojazdu do celów prywatnych lub służbowych w niezawodny sposób służy telemetria.
System Cartrack Polska pozwala identyfikować wszystkie obszary ryzyka we flota aut służbowych. Co więcej, umożliwia odpowiednio nimi zarządzać poprzez dostęp do odpowiednio skategoryzowanych i zaprezentowanych danych. Sama flota aut służbowych niesie ze sobą wiele ryzyk, które czasem trudno oszacować i rozpoznać. Cartrack Polska pomaga właścicielom firm i decydentom flotowym na każdym poziomie zaawansowania. Nasz nielimitowany program szkoleń produktowych i całodobowe centrum obsługi klienta są gwarancją, że wraz z niezawodną technologią, Klient otrzymuje
3. Zarządzanie flotą to uciążliwe zadanie
Jako właściciel firmy musisz zarządzać zakupem, konserwacją, ubezpieczeniem i wymianą wszystkich pojazdów flotowych. Może to być praca na cały etat dla wielu administratorów, jeśli flota jest duża. W dalszej perspektywie zarządzanie flota zmienia się w zarządzanie mobilnością pracowników – co zwiększa poziom operacyjnego zaangażowania.
Firmy posiadające samochody służbowe często zatrudniają dedykowanych menedżerów floty. Nic dziwnego, biorąc pod uwagę różnorodność zadań związanych z operacjami flotowymi. Zarządzanie flotą obejmuje:
- Znajdowanie samochodów do wynajęcia lub kupna i poszukiwanie najlepszych ofert
- Utrzymywanie tych samochodów w stanie sprawności i zgodności z przepisami bezpieczeństwa
- Organizowanie napraw pojazdów i zesonowych przeglądów
- Administrowanie kosztami floty i budżetem aut we flocie,
- Ubezpieczenie samochodów
- Zapewnienie zgodności floty z przepisami krajowymi, państwowymi i gminnymi
- Wdrożenie dobrej polityki zachowania kierowców (polityka flotowa)
- Zatrudnianie i szkolenie kierowców zgodnie z tą polityką
- Realizacja programów CSRowych
Obecnie coraz popularniejszy staje się model outsourcingu flotowego. Model ten prowadzi do transformacji roli firmowego fleet managera do roli category managera. Jego zadania związane są z koordynacją polityki zakupowej i rozliczaniem firm podwykonawczych.
Istnieje również wiele opcji oprogramowania do zarządzania flotą. Chociaż ta opcja rzeczywiście zmniejsza ciężar administracyjny, pozostałe koszty floty i tak pozostają.
Ręczne zarządzanie procesami i kosztami nadal jest popularnym modelem zarządzania flotą w Polsce. Jednak jest to sposób dalece nieefektywny, który prowadzi do podejmowania decyzji na bazie wąskiego spektrum danych. W naszej ocenie najlepszym modelem zarządzania flotą aut w firmie jest połączenie roli koordynatora i specjalisty od floty z wysoko specjalistycznym oprogramowaniem do monitoringu GPS floty i zarządzania procesami.
Wsparcie Cartrack Polska z zarządzaniu flotą pojazdów firmowych.
Cartrack to globalna firma telemetryczny obecna na ponad 20 światowych rynkach. W skali globalnej zabezpieczamy i optymalizujemy procesy wobec ponad 1 550 000 pojazdów. Jesteśmy producentem oprogramowania i technologii – udzielmy 100% gwarancji na cały system i sprzęt przez pełny okres trwania umowy. Oferujemy skalowalne narzędzia wspierające codzienne zadania Zarządu, menadżerów flot i innych decydentów pojazdów firmowych.
Cartrack Polska to firma technologiczna o potężnym know-how. Naszym priorytetem jest dostarczenie stabilnego i niezawodnego systemu BIG DATA dla flot. Do tego oferujemy pełne wsparcie naszych analityków, techników i całodobowego biura obsługi klienta. Dostarczamy dopasowanych do charakterystyki każdej floty usług. Finalnie są to usługi, które pomagają optymalizować koszty, poprawiać efektywność procesów biznesowych czy redukować emisję CO2.
Oferujemy ekosystem pozwalający w sposób zdalny i przyjazny użytkownikowi analizować, monitorować i podejmować strategiczne decyzje w obszarze firmowej floty. Cartrack za stały i niski koszt comiesięcznego abonamentu oferuje system wraz z fachowym wsparciem. System ten umożliwi realizację ambitnych biznesowych i flotowych KPI. Co więcej, przy tym pomaga w elastycznym modelowaniu strukturą firmowego car parku wobec presji inflacyjnej i dużej dynamiki prawno-podatkowej.
Wypełnij poniższy formularz jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o korzyściach, jakie niesie ze sobą system Cartrack Polska dla Twojej floty i biznesu: