Wojciech Kukuła: W połowie sierpnia tego roku widziałem się z Panią Anną Szkudlarek, doradcą podatkowym, która udzieliła mi kilku kluczowych rad odnośnie polityki flotowej, a w szczególności – prawnych aspektów tego dokumentu. Aby taki dokument był poprawny i szczelny powinien być współautorstwa wielu osób – fleet managera, działu HR, działu CSR, księgowości oraz departamentu prawnego. Z kolei Łukasz Jania ostatnio celnie stwierdził, że audytował już bardzo dobre polityki flotowe zawarte na kilku stronach, i te dramatycznie źle napisane, zawarte na ponad 50 kartach.
Postrzeganie i rola tego dokumentu jest więc drastycznie różna. Od krótkiej broszury, będącej raczej regulaminem użytkowania pojazdów, po przepastne dzieła literackie. Jaką rolę powinien Twoim zdaniem pełnić ten dokument w każdej flocie i jak zabrać się za jego tworzenie?
Katarzyna Brener: Zdecydowanie zgadzam się, ze stwierdzeniem że aby polityka flotowa była komplementarna, powinna być konsultowana z innymi działami. Natomiast w zależności od tego jak złożona jest struktura firmy i jakie obowiązują wewnętrzne procedury, uzupełniłabym tę listę również o dział: zakupów, ryzyka, marketingu, ale także o zewnętrznych konsultantów. Osobiście rekomenduję model, w którym fundament tworzy fleet manager ewentualnie przy współpracy z wyspecjalizowaną firmą consultingową. W kolejnych krokach dokument trafia do pozostałych działów, ale w większości o kolejności decyduje właśnie ta złożoność struktury. W większości, bo według mnie zawsze przedostatnie etapy powinny być w każdej firmie takie same: dział prawny i na koniec dział marketingu.
Polemizowałabym ze stwierdzeniem, że dobrą politykę flotową można zawrzeć na kilku stronach. W świetle przepisów RODO, często różnorodnej formy zatrudnienia użytkowników, nowych ryzyk – bo wiadomo „Polak potrafi” – skompresowanie dokumentu jest coraz trudniejsze.
WK: Ciekawego stwierdzenia użyłaś odnośnie działu marketingu. Jak w dużej części spotykając się z fleet managerami odnoszę wrażenie, że dział PR, promocji i marketingu są swego rodzaju przeszkodami w ich pracy, ponieważ „wymyślają” dodatkowe ozdobniki i obrazy do czegoś, co powinno być proste, banalne i łopatologiczne. Czemu, Twoim zdaniem, konsultacja marketingowa jest w tym przypadku ważna?
KB: Uważam, że wszystkie procedury i regulaminy w firmie, począwszy od regulaminu pracy, powinny mieć spójną formę i oprawę graficzną, która ułatwi czytelnikowi zapoznanie się z nimi. Wyobraźmy sobie sytuację, w której każdy dział tworzy dokumenty wg. własnego uznania: o różnej kolorystyce, kształcie, czcionce itd., gdzie jedynym wspólnym elementem, albo nie nawet i to nie – jest logotyp. Dbałość o wizerunek firmy wewnątrz organizacji jest równie ważna co na zewnątrz. To co dla mnie – fleet managera z kilkunastoletnim doświadczeniem zawodowym – jest jak to powiedziałeś: proste, banalne i łopatologiczne, dla użytkownika samochodu służbowego może być czymś nowym, nieznanym i niezrozumiałym. Graficzne przedstawienie procesów chociażby takich jak: zgłoszenie szkody, zachowanie się na miejscu wypadku, obsługa skrzyni automatycznej i wielu innych może być po prostu pomocne. Polityka flotowa nie powinna być zatem odrębnym szablonem.
WK: Wspaniale, że poruszyłaś temat perspektywy użytkownika pojazdu i jego pojmowania procesów. Politykę flotową i wszelkie regulacje tworzymy przecież nie tylko dla siebie, ale i dla firmy oraz pracowników. Jeżeli dokument ma być zrozumiały fleet manager musi nie tylko znać się na swoim fachu (czyli stworzyć dokument poprawy pod kątem procedur oraz treści formalno-prawnej) ale i powinien umiejętnie przekazywać swoje zalecenia, wymagania i wszelakie instrukcje.
Jaką Ty formę prezentacji i konstrukcji polityki flotowej byś rekomendowała, aby była ona przede wszystkim „user friendly”?
KB: Dobre pytanie. Myślę, że tutorial jak pisać przejrzyste i zrozumiałe procedury i regulaminy, byłby hitem! Tym bardziej jeśli w procesie ich tworzenia uczestniczą działy, które komunikują się niezrozumiałymi dialektami czyli: finanse, kadry i dział prawny. Natomiast zawsze kiedy pisałam politykę, starałam się trzymać pewnych zasad. Przede wszystkim, każdy tego rodzaju dokument powinien posiadać: spis treści i zdefiniowane terminy, aby ułatwić czytelnikowi odnalezienie interesujących go zapisów. Po drugie, główne zagadnienia powinny mieć możliwie najprostszą konstrukcję i być przedstawione konkretnie i rzeczowo. Czyli zamiast napisać ogólnie: „zasady używania samochodów”, wolę użyć sformułowań: „użytkownik ma obowiązek” i kolejny punkt „użytkownik nie ma prawa”. Po trzecie, warto przeanalizować o co najczęściej pytają nasi użytkownicy, oraz jakie błędy najczęściej popełniają. Jeśli co wakacje powraca temat prywatnych wyjazdów zagranicznych samochodem służbowym, to zróbmy z tego osobne zagadnienie (widoczne w spisie treści). Jeśli przy zwrotach samochodów mamy za każdym razem te same problemy, to również „wyjmijmy” to zagadnienie z powierzenia i podzielmy na osobne punkty: powierzenie, wydanie, zwrot. Lubię jak polityka „żyje” i często w korespondencji z użytkownikami oraz w newsletterach flotowych powołuję się na jej konkretne zapisy.
WK: To zapytam „pod włos” – jakie największe grzechy i błędy widziałaś w tego typu dokumentach? Co Twoim zdaniem jest nie do zaakceptowania przy realizowaniu projektu budowania takiego dokumentu?
KB: Przede wszystkim niezgodność z obowiązującymi przepisami – to jest niedopuszczalne przewinienie w polityka flotowa. Częstym błędem polityk jest opisywanie wyłącznie obowiązków i odpowiedzialności użytkownika, tak jakby pracodawca nie miał w ogóle udziału w tym procesie. Spotkałam się również z dokumentami, które były napisane tak skrótowo i ogólnie, że w niewłaściwy i niepełny sposób zabezpieczały interes firmy. Myślę, że zazwyczaj te błędy wynikają z braku konsultacji z innymi działami, ale da się je „odkręcić” i naprawić. Pod warunkiem, że nie popełnimy największego moim zdaniem grzechu, czyli po wdrożonej polityce, odhaczamy sukces, chowamy ją do szafy z innymi regulaminami i spoczywamy na laurach. Polityka samochodowa powinna żyć i minimum raz na dwa lata przydałoby się ją zaudytować i zaktualizować. Otoczenie firmy: strategiczne, konkurencyjne, polityczno-prawne, ekonomiczne, społeczne i kulturowe jest zmienne. Powinniśmy reagować na te zmiany i odpowiednio je wdrażać w procesy i procedury.
WK: Zgadzam się z Tobą w pełni. W jednym z podcastów, w ramach Biznesowych Rozmów Flotowych by Cartrack Polska, Anna Szkudlarek zwracała uwagę na kluczowe prawne kwestie dotyczące polityki flotowej, i zwracała uwagę, że fleet manager nie jest w stanie sam skonstruować w pełni szczelnego dokumentu. Musi być w tym procesie chęć współpracy i otwartej głowy na wszelakie uwagi, komentarze i zmiany. Mówisz o tym, że polityka flotowa jest dokumentem „żywym”, nad którym praca nigdy się nie kończy. Z Twojego bogatego doświadczenia powiedz proszę czy znasz jakieś konkretne konsekwencje braku takiego dokumentu, lub nieprzyjemne sytuacje spowodowane źle rozpisanymi punktami polityki flotowej?
KB: Na szczęście do tej pory nie miałam zbyt wiele takich sytuacji, ale rzeczywiście głównie wynikały z nieprecyzyjności przepisów, które otwierały użytkownikom furtkę do polemiki. W moim przypadku dotyczyło to przede wszystkim odpowiedzialności za powierzone mienie i dyskusji, w których ze względu na dziurawą politykę, brakowało mi twardych argumentów. Wyciągnęłam wnioski i kilka lat temu do napisania nowego dokumentu zaprosiłam firmę consultingową, dział prawny, finansowy i kadrowy. Polityka flotowa to strategiczny dokument. Natomiast na początku tego roku poddałam naszą politykę zewnętrznemu audytowi. W większości została oceniona pozytywnie, ale diabeł tkwi w szczegółach np. w słowach – już teraz wiem, że zamiast „niezwłocznie” lepiej użyć „natychmiast”. Nikt z nas nie jest nieomylny.
Pytasz o konkretne konsekwencje, a ja trochę odpowiem na to przewrotnie. Dobra polityka flotowa gwarantuje firmie bezpieczeństwo komunikacyjne, biznesowe i wizerunkowe.
Cartrack Polska jest firmą, która od ponad 10 lat dostarcza swoim klientom niezawodnych rozwiązań telematycznych własnej produkcji. W Polsce monitorujemy i optymalizujemy koszty kilkudziesięciu tysięcy pojazdów, a w skali globalnej, w portfelu marki znajduje się ponad 1,1 mln aktywnych samochodów. Cartrack Polska oferuje darmowe raportowanie z wachlarza kilkudziesięciu gotowych opracowań przez cały okres umowy, bezpłatną możliwość tworzenia autorskich raportów, wsparcie dedykowanego opiekuna, centrum monitoringu 24/7/365, mobilna sieć instalatorów w całej Polsce, 5 lat historii danych o pojazdach i zdarzeniach wstecz oraz nieustanny dostęp do analityków oraz wysokiej jakości obsługi posprzedażnej. Pomagamy audytować, usprawniać i doradzać w codziennym zarządzaniu flotą.
OEX Cursor – Specjalizujemy się w obszarach Field Marketing i Trade Support. Usługi, które świadczymy to m.in.: konsultanci sprzedaży, sampling produktów, programy konsumenckie, event marketing, merchandising, audyty retail i zarządzanie strukturami handlowymi. Kompleksowo obsługujemy wszystkie procesy wsparcia sprzedaży; korzystamy z zaawansowanej technologii, którą dopasowujemy do systemów i procesów naszych Klientów. Dysponujemy siecią kilku tysięcy pracowników terenowych. Współpracuje z nami ponad 50 firm z branży FMCG, finansowej, telekomunikacyjnej oraz farmaceutycznej.
