Zarządzanie mobilnością jest koncepcją poruszającą się globalnych rynkach flotowych od kilku lat. Pomysł zyskał pewną popularność w środowisku europejskiego fleet managementu i był tematem tłumu „futurystów floty” w Ameryce Północnej.
Trendy w zarządzaniu i zmiana modelu opłacalności.
Jest to podejście, które zrodziło się z globalnego trendu społecznego polegającego na odchodzeniu od indywidualnego posiadania dedykowanych pojazdów. Producenci pojazdów od lat dostosowują swoje strategie i dywersyfikują swoją wartość, aby sprostać temu trendowi. Odchodzenie od posiadania na rzecz użytkowania, a finalnie – pay-as-use (płac tylko kiedy używasz) drastycznie zmienia model zarządzania mobilnością pracowników.
Ponieważ nasza branża poszukuje najlepszych praktyk i możliwości zwiększenia wydajności w zarządzaniu flotą, powinniśmy również przyjrzeć się temu trendowi, odchodząc od posiadania pojazdów, aby zrozumieć, w jaki sposób możemy opracować narzędzie i zastosować je w kontekście naszej floty handlowej, usługowej, serwisowej i zarządczej.
Nie wszystkie modele biznesowe będą w stanie wykorzystać omawiane podejście. Jeśli Twoja firma wymaga konkretnego pojazdu wyposażonego w odpowiedni sprzęt, lub zawierającego określone narzędzia niezbędne do wykonania pracy, jest mało prawdopodobne, aby zwrot kosztów lub zarządzanie mobilnością były realną alternatywą dla tradycyjnego podejścia opartego na pojazdach należących do floty. Zarządzanie mobilnością, podobnie jak zwrot kosztów, będzie zarezerwowane dla tych bardziej standardowych pojazdów konsumenckich, które po prostu służą do przewożenia pracownika i jego sprzętu w celu wykonania zadania. Praktyczna zasada jest taka, że jeśli pracownik zgłasza zarówno użytek osobisty, jak i biznesowy do celów podatkowych, użytkowanie tego pojazdu może być „kandydatem” do zarządzania mobilnością. Poniżej znajduje się przegląd zwrotu kosztów w celu porównania go z podejściem opartym na zarządzaniu mobilnością.
Struktury flotowe do zarządzania mobilnością.
W przypadku pojazdów flotowych, które służą zarówno jako pojazd użytkowy, jak i pojazd konsumencki dla pracownika, wielu zna koncepcję zwrotu kosztów dla pracowników, albo w formie prostej stawki kosztów przebiegu, albo metody FAVR (stawki stałej i zmiennej). W tym podejściu ciężar własności przerzuca się na pracownika-kierowcę, a firma dopuszcza zwrot kosztów za używanie tego pojazdu w toku działalności. Ten typ struktury jest od dawna preferowany przez przedsiębiorstwa, które poszukują podejścia „lekkiego” do zarządzania flotą – takiego, w którym bilans firmy nie jest obciążony posiadaniem pojazdu.
Zwrot kosztów to stosunkowo skuteczny sposób zarządzania zapotrzebowaniem na pojazdy w modelu biznesowym, ponieważ nie wymaga zbyt skomplikowanego zarządzania. Ta korzyść wiąże się jednak z kosztami produktywności. Podejście zwrotu kosztów eliminuje możliwość wykorzystania siły nabywczej, jaką może mieć aktywnie zarządzana flota w całym łańcuchu dostaw.
Wydajność jest prawdopodobnie najbardziej widoczna w momencie nabycia. Istnieje znaczna różnica między ceną zakupu detalicznego nowego pojazdu a kosztem floty, która korzysta z cen rabatowych i konkurencyjnych programów pomocy. Utrata produktywności przejawia się w całym łańcuchu dostaw floty, począwszy od kosztów ubezpieczenia, kosztów paliwa, konserwacji zapobiegawczej, a nawet wydatków na elementy zużywalne, takie jak hamulce i opony. Przeniesienie ciężaru pojazdu na kierowcę spowoduje większe koszty epizodyczne, a finalnie – nie koniecznie może się w księgowo balansować. Przeniesienie kosztów to jednak jeden z elementów korzystnych – przekierowanie części odpowiedzialności na pracownika, to kolejny ciekawy „plus” w tym zestawieniu.
Ponadto, flota dokonująca zwrotu kosztów nie korzysta z żadnego aktywnego zarządzania flotą ze strony menedżera floty, co eliminuje możliwość ciągłej poprawy produktywności floty. Poświęcenie polega na tym, że przechodząc na „model zwrotu kosztów”, flota rezygnuje z pewnej kontroli nad wydatkami floty i pozwala kierowcy samodzielnie zarządzać kosztami.
Korekty produktywności w wydatkach firmy można dokonać poprzez zmianę tempa, w jakim dokonywany jest zwrot kosztów, co jest ciężko medelowalnym instrumentem, który, choć skuteczny, może prowadzić do problemów z zaangażowaniem pracowników. Z tego powodu wiele flot unika jednolitego podejścia do zwrotu kosztów w całej flocie, zamiast tego używa go jako narzędzia dla niektórych pracowników, dla których pojazd nie jest tak istotny, aby pracownik wykonywał swoją pracę. Co za tym idzie przejście w stronę miksu tych elementów (pełne zarządzanie własne lub poprzez firmę CFM + przeniesienie odpowiedzialności na pracowników) wymaga stosowych kalkulacji i estymacji, jednak w dobie niepewności biznesowej, jest bardzo uzasadnione.
MIX użytkowania pojazdów w firmowej flocie.
To mieszane podejście pozwala flocie wykorzystać siłę nabywczą i kontrolę polityki floty, aby obniżyć całkowity koszt posiadania pojazdów (TCO), które są istotne dla modelu biznesowego, i wykorzystać zwrot kosztów jako narzędzie, gdy ilość wykorzystania pojazdu w pracy nie uzasadnia pełnego wysiłku związanego z zarządzaniem flotą.
Zarządzanie mobilnością różni się od zwrotu kosztów. Zgodnie z trendem odchodzenia od posiadania dedykowanego pojazdu, nie jest on w ogóle oparty na aktywach, ale raczej koncentruje się na samym zarządzanym nabywaniu transportu lub mobilności. Można posłużyć się analogią do zarządzania wydatkami związanymi z kierowcą flotowym, który wyjeżdża poza swój obszar w celach służbowych, gdzie nie jest możliwe zabranie pojazdu służbowego.
Mogą skorzystać z firmy oferującej wspólne przejazdy, aby dostać się na lotnisko, aby zaoszczędzić na kosztach parkowania w samochodzie służbowym, polecieć do miejsca docelowego, korzystając z wcześniej ustalonych zniżek lotniczych, wynająć samochód w miejscu docelowym, korzystając ze stawki biznesowej wynegocjowanej przez ich zespół zaopatrzeniowy, kupić paliwo do pojazdu, a następnie wróć do domu, korzystając z tego samego procesu. W tym modelu nie ma pojazdu, którym można by zarządzać, ale dzięki odpowiednim narzędziom menedżer floty mógłby zarządzać każdym z tych zakupów, aby zarówno zwiększyć satysfakcję kierowcy, jak i obniżyć koszty transportu na tę podróż.
Czteroetapowy proces wprowadzenia pilotażowego programu zarządzania mobilnością.
- Zaangażuj odpowiednich interesariuszy: menedżer floty będzie musiał współpracować z zespołem zarządzającym ds. podróży i wydatków w swojej organizacji. Porozmawiaj z działem zakupów, HR i księgowym; będą dysponować narzędziami zakupowymi, kluczowymi relacjami z dostawcami, systemami oprogramowania i wiedzą o polityce wydatkowej firmy i procesach, które będą podstawowymi składnikami polityki zarządzania mobilnością. Opracowanie procesu z regułami użycia powinno być uzgadniane i wypracowywane z tymi zespołami. Ponadto, zasoby planowania i analizy finansowe mogą być wykorzystane do walidacji tezy i określenia najlepszych przypadków dla podejścia opartego na zarządzanej mobilności.
- Stwórz uzasadnienie biznesowe: korzystając z danych floty, takich jak raportowanie przebiegu biznesowego i osobistego, dane telematyczne, koszt na km i inne dane dotyczące pracowników, menedżer floty może ustalić próg określający, gdzie i za jakie koszty podejście oparte na zarządzaniu mobilnością byłoby bardziej wydajne niż program zwrotu kosztów, albo przydzielony samochód służbowy. Jako menedżer floty zbuduje ten model i zarządzaj nim, aby skupić się na najlepszych przypadkach użycia w zarządzaniu mobilnością. Krok po kroku rekomendujemy abyś:
- Przeprowadził ankietę wśród kierowców: czy w organizacji są tacy, którzy byliby zadowoleni z tej zmiany, ponieważ postrzegają samochód służbowy jako większe wyzwanie niż korzyść? Osoby te mogłyby zostać wykorzystane jako przedmiot dowolnego programu pilotażowego, ponieważ kierowcy ci zaakceptowaliby zmianę polityki polegającej na odejściu od dedykowanego samochodu i nie sprzeciwialiby się jej.
- Uruchomił pilotaż: utwórz dwie grupy pracowników na tym samym obszarze geograficznym, aby zminimalizować wpływ wszystkich zmiennych poza podejściem opartym na zarządzaniu mobilnością w porównaniu z podejściem opartym na zarządzaniu flotą lub zwrotem kosztów. Mierz koszty i satysfakcję kierowcy z obu podejść w cyklu, który ma sens dla Twojej firmy. Kluczowymi miernikami mogą być koszt na km floty w porównaniu z kosztem mobilności na km, a także wskaźniki zadowolenia kierowców. Wyniki tego eksperymentu mogą posłużyć do określenia, czy takie podejście będzie działać dla Twojej firmy, i dodać je do uzasadnienia biznesowego, aby zmodyfikować zasady w niektórych regionach.
Po udowodnieniu uzasadnienia biznesowego można to wdrożyć w przypadkach użycia, na które ukierunkowana jest analiza progowa. A dzięki temu narzędziu, które jest teraz dostępne w zestawie narzędzi dla menedżerów flot, ich firma będzie gotowa wykorzystać rosnący trend odchodzenia od posiadania pojazdów. Ponieważ znaczące inwestycje w przestrzeń samochodową wokół pojazdów połączonych, współdzielonych, autonomicznych i zelektryfikowanych zaczną przynosić owoce, zastosowanie podejścia mobilności będzie rosło.
Zarządzanie mobilnością czyli nowe modele zarządzania flotą – nie tylko korzyści finansowe.
Takie podejście ma również oczywiste korzyści dla zrównoważonego rozwoju floty i przedsiębiorstwa. Ponieważ nie ma dedykowanego zasobu pojazdu, ślad węglowy jest zmniejszony. Flota korzystająca z takiej aplikacji może również namacalnie pokazać, co robi, aby zmniejszyć natężenie ruchu i przyczynić się do realizacji wizji mobilności „inteligentnego miasta” w miastach. Wizja dekarbonizacji floty, zmniejszenia emisji, zeroemisyjności i proekologicznych działań, może zainteresować również dział CSR w wizję miksu użytkowego floty.
Ale tak jak zwrot kosztów może być opłacalnym narzędziem w przypadku niektórych przypadków użycia floty, menedżer floty, który opracowuje alternatywę zarządzaną mobilnością, może dziś osiągnąć korzyści dla floty w niektórych przypadkach użycia, a także będzie tworzył ramy dla znaczącej przewagi konkurencyjnej wraz z rozwojem rynku i wzrostem liczby przypadków użytkowania. Menedżer floty, który już położył podwaliny pod politykę mobilności, osiągnie więcej niż tylko część wymienionych korzyści. Do dzieła!
