Firmowa flota – najważniejsze informacje!

Budowanie biznesu składa się z wielu faz i zawiera w sobie ogromną liczbę elementów. Jednym z etapów rozwoju firmy jest powołanie struktur terenowych, zapewnienie pracownikom mobilności i narzędzi pracy w postaci samochodu służbowego. Spotkania, negocjacje i sprzedaż nie obejdą się w dużej mierze bez dobrze zaprojektowanej floty samochodowej.

Flota samochodowa.

Firmowe ruchomości, w postaci samochodów realizujących zadania dla naszego biznesu, zdefiniowane są jaką flota samochodowa. Struktury firmowych car parków są bardzo zróżnicowane, a każda firma potrzebuje zupełnie indywidualnych procedur, narzędzi i działań. Zgodnie z danymi Związku Polskiego Leasingu i IBRM SAMAR, firmy odpowiadają w tym roku za blisko 70% wolumenu sprzedaży nowych aut osobowych i lekkich samochodów dostawczych. Trend ten nasila się z roku na rok, a klient B2B w kluczowy sposób wpływa na rozwój sektora motoryzacyjnego w Polsce. Zgodnie z badaniami KANTAR z ostatnich lat, ponad 75% małych, 82% średnich i 91% dużych firm na pytanie o kluczowe czynniki rozwoju ich biznesu wskazało jako jedną z głównych odpowiedzi – flota samochodowa. Ten komponent przedsiębiorstwa koresponduje z oczekiwaniami Partnerów Biznesowych aby wszelkiego rodzaju ustalenia realizować osobiście, szybko i sprawnie. Transport, logistyka, serwis, utrzymanie i wsparcie to pierwsze komponenty branżowe, które bez floty samochodowej po prostu nie mają racji bytu. Wobec coraz to nowych realiów rynkowych duża cześć przedsiębiorców zdecydowała się na powołanie departamentów odpowiadających za zarządzanie flotą i kontrolę nad wydatkami i dbałość o nieprzerwaną gotowość pracowników do realizacji zadań.

Zarządzanie flotą.

Flota samochodowa na każdym etapie powinna mieć swojego opiekuna, osobę, która poświęca czas na administrowanie, a następnie – zarządzanie tym elementem firmowego mienia. Zapewnienie mobilności pracownikom jest szalenie istotną sprawą, a ilość zadań, zdarzeń i komplikacji, jakie występują przy okazji intensywnego użytkowania aut w firmie, drastycznie rośnie wraz ze wzrostem liczebności car parku. Zarządzanie flotą powinno być prowadzone w oparciu o nowoczesne technologie oraz szeroko pojęty outsourcing usług, tak aby osoba na stanowisku fleet managera skupiła się na analityce, planowaniu i strategii. Dobre zarządzanie flotą samochodową to umiejętność dywersyfikacji ryzyka poprzez znalezienie zaufanych podwykonawców, którzy zapewnią narzędzia i technologie, które z kolei usprawnią i pozwolą optymalizować efektywność oraz kosztogenność floty. Jednym z podstawowych elementów, który implementowany jest w firmowej flocie, jest system monitoringu pojazdów. GPS w firmowym samochodzie, jak potocznie mówi się na rozbudowane narzędzia telemetryczne, jakie oferuje choćby Cartrack Polska, są bazą do zwiększenia efektywności i wydajności pracy.

GPS w samochodzie firmowym pozwala roztoczyć ściślejszą kontrolę nad pracownikami realizującymi zadania w terenie, daje możliwość weryfikacji prawdziwości raportowanych realizacji, dyscyplinuje pracowników, przynosi korzyści finansowe (oszczędności na paliwie, oponach, serwisie). Mądrze wykorzystywany GPS w firmowym samochodzie pozwala również ograniczyć emisję CO2 i zmniejszyć ślad węglowy, co pozytywnie wpływa na morale zespołu i pozwala w ciekawy sposób komunikować medialnie działania marki, jednocześnie ocieplając jej konsumencki i biznesowy wizerunek. 

System zarządzania flotą pojazdów powinien być dobrany w oparciu o politykę flotową i być spójny z KPI działów handlowego, personalnego, księgowo-prawnego i flotowego. Idealnym przykładem synergii w tylu obszarach jest system MiFleet, wprowadzany przez Cartrack Polska, którego zadaniem jest agregowanie danych kosztowych z różnych źródeł i w sposób zdefiniowany generowanie raportów zarządczych. MiFleet ułatwia strategiczne zarządzanie flotą, podejmowanie kluczowych decyzji i odciąża fleet managera w żmudnej pracy administracyjnej. Flota samochodowa wymaga automatyzacji jeżeli ma być zarządzana w sposób przystający do dynamicznych oczekiwań rynkowych.

Zestaw monitoringu we flocie.

Zestaw monitoringu we flocie nie koniecznie wymusza posiadanie sond paliwowych, które stosowane są szczególnie szeroko we flotach ciężarowych. Dobrze skalibrowany GPS Manager pozwala połączyć punkt tankowania, z wykorzystaniem karty paliwowej, wygenerowanym rachunkiem, ilością zatankowanych litrów oraz licznikiem pojazdu (średnie spalanie, ilość przejechanych kilometrów od ostatniego tankowania). W ten sposób, bez konieczności montowania dodatkowego oprzyrządowania, jak wspomniane sondy paliwowe, możemy uzyskać wartościowe i bardzo dokładne informacje na temat szczerych zamiarów i działań naszych pracowników.

Zestaw monitoringu we flocie pozwala również poprawić bezpieczeństwo pracowników i zmniejszyć współczynnik szkodowości floty. Dzięki temu wysokość składki ubezpieczeniowej ulegnie korekcie w kolejnym okresie rozliczeniowym, a sam fakt posiadania zestawu monitoringu pozytywnie wpłynie na proces negocjacji z TU. Cartrack Polska, najczęściej wybierany dostawca usług telemetrycznych w naszym kraju, poprzez Dziennego Asystenta Jazdy pozwala nowocześnie i bardzo intuicyjnie modelować zachowania pracowników. Dzienny Asystent Jazdy monitoruje 8 parametrów naszego pojazdu i udziela konkretnych informacji kierowcy, aby poprawić jego styl jazdy i zachowania za kierownicą. Swoisty GPS Manager może stanowić nieocenioną pomoc w zakresie optymalizacji i modernizacji flotowych KPI.

GPS we flocie jest już standardem i nie budzi kontrowersji ani sprzeciwu ze strony pracowników. Stosowanie technologii jest dowodem zrozumienia nowoczesnych standardów biznesowych; zgodnie z Global Fleet Survey, badaniem realizowanym przez wpływowy Fleet Europe na grupie fleet managerów zarządzających największymi flotami na świecie (1000+ pojazdów), już teraz ponad 1/3 firm korzysta z zestawu monitoringu we flocie, a w przeciągu kolejnych 3 lat wprowadzić takie rozwiązania planuje kolejne ponad 40% badanych.

Flota samochodowa online.

Mobilność floty opiera się na wysokim poziomie cyfryzacji i digitalizacji. Oznacza to w dużym skrócie przeniesienie danych do sfery online (np. chmura), automatyzację procesów (poprzez montaż zestawu monitoringu we flocie wraz z rozbudowanym systemem GPS) i implementację systemów opartych na SaaS.

Flota samochodowa powinna być zarządzana w sposób skoordynowany i pełny. Nie można koncentrować się na jednym elemencie (np. wysokości raty leasingu jako determinancie całego schematu), tylko musi być prowadzona w oparciu o systemy które wesprą nas w codziennej pracy. Idealnym i polecanym przez fleet managerów rozwiązaniem jest system monitoringu, który wybrany na bazie analiz i rekomendacji, będzie generował oszczędności i przyniesie fleet managerom wiele profitów w ich codziennej pracy. Czas arkuszy zapisanych wyliczeniami i ręcznego wertowania dokumentów już minął. Takie organizacje jak NAFA (Fleet Management Association) rekomendują outsourcing jako skuteczną drogę to kontroli nad wielością czynników wpływających na matrycę kosztów floty samochodowej. Co za tym idzie, skuteczna współpraca z podwykonawcami w obecnych czasach może się odbywać tylko i wyłącznie w oparciu o tzw. Flotę Online – narzędzia teleinformatyczne, których działanie i stabilność zapewnia sfera internetu. Przykładem cyfryzacji zarządzania flotą w ujęciu omawianej Floty Online jest choćby aplikacja Cartrack oraz aplikacja Dzienny Asystent Jazdy. To wyborne narzędzia zarządcze i kontrolne.

Dostępność, elastyczność i szybkość działania mogą zapewnić obecnie tylko takie rozwiązania, które budowane są z myślą o globalizacji i możliwości personalizacji. Należy zwrócić uwagę spektrum możliwości jakie oferuje rynek, a nie koncentrować się na cenie, ponieważ to nie jest czynnik, który świadczy o jakości.