Zarządzanie flotą wiąże się z wieloaspektowymi wyzwaniami, od kontroli budżetowej i przestrzegania przepisów po rozwój techniczny i szkolenie personelu. Łączne koszty użytkowania pojazdu to kluczowy element lokacji wydatków, który należy bezwzględnie kontrolować. Kontrola TCO we flocie to warunek konieczny zdrowego firmowego car parku.
W czasach oszczędności i niepewności, zaostrzonych przez Brexit i COVID-19, zarządzanie kosztami, a nawet cięcie kosztów, zajmuje ważne miejsce codziennej pracy menadżera floty. Wahania kosztów lub brakujące dane mogą oznaczać, że ważne trendy i braki w całej flocie mogą pozostać niezauważone. Umykające koszt twórcze elementy to duże ryzyko, z jakim trzeba się zmierzyć w codziennej pracy operacyjnej fleet managera.
Dlatego skuteczny plan zarządzania flotą musi uwzględnić szereg zmiennych jakie składają się na całkowity koszt posiadania (TCO). Wady i rozbieżności można szybko wykryć i naprawić. Nowych dostawców i systemy wsparcia można łatwo skategoryzować i wszystko ująć wielką analityczną klamrą.
Najpierw jednak musisz zrozumieć i zdefiniować najlepsze praktyki w efektywnym zarządzaniu całkowitym kosztem posiadania floty. Jednym z najtrudniejszych aspektów zarządzania kosztami floty jest dokładne obliczenie całkowitego kosztu posiadania floty, który łączy koszty stałe i zmienne. Koszty stałe, które nie zmieniają się niezależnie od użytkowania, w tym płatności kredytu i leasingu, pensje, podatki, licencje, pozwolenia i amortyzacja, są łatwe do obliczenia i monitorowania.
Prognozowanie i kontrolowanie kosztów zmiennych jest zadaniem bardziej testowym. Będą się one wahać w zależności od wielkości floty, sektora i użytkowania, a zatem trudniej jest je z góry określić – od paliwa i szkolenia po naprawy, części i konserwację.
Zarządzanie kosztami stałymi i zmiennymi oraz ich redukcja wymaga holistycznego podejścia do wydajności floty biznesowej. Pozytywne wyniki finansowe dla Twojej organizacji oraz zdrowie i bezpieczeństwo Twojej siły roboczej powinny być czymś więcej niż tylko reaktywnym i drastycznym działaniem w celu obniżenia kosztów.
Pamiętaj aby przy analizie TCO poddać pod rozwagę kilka kluczowych elementów:
Kontrola TCO we flocie; in-house czy outsourcing?
Pierwsza ważna decyzja dotyczy tego, czy sam zarządzasz flotą, czy też wyznaczasz specjalistyczną firmę zarządzającą flotą. Biznesowe uzasadnienie outsourcingu usług flotowych może być szczególnie atrakcyjne dla większych firm, w miarę wzrostu złożoności i kosztów lub braku specjalistycznej wiedzy.
Firmy nie muszą korzystać z usług zewnętrznych dostawców do obsługi całej floty, aby zrealizować strategiczne i kosztowe korzyści wynikające z outsourcingu usług. Wszystkie obszary floty, od pozyskiwania pojazdów i wsparcia kierowców po zarządzanie ryzykiem, finanse i BHP, mogą być zarządzane przy użyciu połączenia zasobów wewnętrznych i zewnętrznych. Pełne outsourcing do firmy zarządzającej flotą zapewnia stały dostęp do profesjonalnej obsługi floty, bez obciążania kosztami zasobów wewnętrznych i przestojów związanych z chorobami i urlopami.
Doświadczony partner flotowy powinien być w stanie zapewnić „najlepsze w swojej klasie” proaktywne usługi w każdym obszarze procesu zarządzania flotą, jednocześnie przejmując odpowiedzialność za całą administrację wymagającą dużej ilości zasobów czasowych. Analiza kosztów i korzyści powinna uwzględniać opłaty za zarządzanie zlecane na zewnątrz i potencjalne oszczędności, które można osiągnąć we wszystkich obszarach mających wpływ na całkowity koszt posiadania floty.
2. Finansowanie floty i posiadanie pojazdów.
Czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o leasingu lub zakupie pojazdów flotowych, obejmują zarządzanie aktywami i kapitałem, roczny przebieg, średni czas trwania podróży oraz to, czy pracownicy potrzebują stałego dostępu do pojazdu. Jeśli pojazdy są niedostatecznie wykorzystywane, najbardziej oczywiste cięcie kosztów może po prostu oznaczać zmniejszenie wielkości floty.
Należy również wziąć pod uwagę charakter pojazdów, których potrzebują pracownicy – rodzaj, segment, wielkość silnika, napęd elektryczny lub hybrydowy, oraz dodatkowe funkcje będą miały wpływ na całkowity koszt posiadania floty.
Samochody służbowe, będące własnością firmy lub wynajmowane przez firmę w imieniu indywidualnego pracownika, mogą być atrakcyjną opcją w zakresie rekrutacji i zatrzymywania pracowników oraz oferować pewien poziom kontroli nad strukturą floty.
Chociaż koszt nabycia i amortyzacja mogą wskazywać na alternatywne opcje mobilności, takie jak systemy samochodów grupowych, elastyczność transportu i wartość dodana dla pracownika mogą zostać utracone. Dodatki pieniężne mogą umożliwić firmom zaoferowanie pracownikom większej elastyczności w wyborze pojazdu, przy jednoczesnym ograniczeniu wydatków i uniknięciu stałych kosztów ogólnych i długoterminowego zaangażowania tradycyjnej floty.
3. Długoterminowe korzyści wynikające z implementacji technologii a kontrola TCO we flocie.
Firmy wdrażające technologie flotowe mogą ponieść znaczne koszty początkowe, ale długoterminowe oszczędności, które osiągną, mogą przynieść znaczne korzyści finansowe. W zależności od modelu prowadzonej floty oraz typu wybranej usługi ROI w 100% można spodziewać się nawet po 2-3 miesiącach od wdrożenia.
Komunikowanie się z pracownikami, odprawa zadań, fakturowanie, wyznaczanie tras i planowanie, przebieg, zarządzanie paliwem i wydatkami, przypomnienia o serwisie i konserwacji, kontrole pojazdów oraz inne codzienne zadania można zautomatyzować za pomocą rozwiązania do zarządzania flotą – oszczędzając czas i pieniądze. Systemy o formacie BIG DATA, jakie oferuje Cartrack Polska, to bezwzględny pomocnik pracy każdego właściciela firmy i menadżera floty.
Systemy telematyczne mogą odgrywać kluczową rolę w optymalizacji wydajności floty i zmniejszaniu kosztów operacyjnych. Zapewniają wgląd w wydajność floty w czasie rzeczywistym, generując przydatne informacje w celu zmniejszenia wydatków na paliwo i konserwację oraz usprawnienia przepływu pracy. Systemy jakie tworzy i rozwija Cartrack Polska pozwalają na ekspansję biznesu przy zachowaniu pełnej kontroli nad kosztami.
Co więcej, oprogramowanie do wyznaczania tras i planowania może również pomóc w zmniejszeniu przebiegu floty, a narzędzia analityczne, które generują prognozy kosztów, mogą pomóc zoptymalizować całkowity koszt posiadania floty poprzez usprawnione, oparte na danych podejmowanie decyzji.
4. Wielkość floty i serwisowanie.
Należy ocenić uzasadnienie biznesowe każdego pojazdu, z jasnymi kryteriami określającymi, czy pojazdy mają krytyczne znaczenie, czy można je ponownie przypisać, wymienić lub sprzedać. Jeśli masz pojazdy, które rzadko poruszają się po drogach, należy rozważyć zrzeczenie się tych niedostatecznie wykorzystywanych aktywów i konsolidację lub zmniejszenie floty przy odnowieniu umowy.
Proaktywne podejście do konserwacji zapobiegawczej, w tym regularne serwisowanie, wymiana oleju i wymiana części, jest również integralną częścią utrzymania kosztów, a jednocześnie pomaga utrzymać pojazdy w ruchu dłużej. Kontrola TCO we flocie tutaj ma swój praktyczny i namacalny wymiar.
Skierowanie się w stronę car-sharingu, parku aut pullowych czy mikro mobilności może być finansowo i operacyjnie uzasadnione – poproś dział finansowy i handlowy i dostateczną ilość danych aby zrealizować symulacje pomagające podjąć decyzje.
5. Oszczędności na kosztach paliwa a kontrola TCO we flocie.
Paliwo to jeden z największych wydatków związanych z zarządzaniem flotą, i jeden z najbardziej niestabilnych. Na szczęście istnieje wiele sposobów na obniżenie kosztów paliwa i poprawę wydajności; od odpowiednich strategii paliwowych, efektywnego zarządzania mobilnością i utrzymania floty, po wykorzystanie kart paliwowych, lepsze zachowanie kierowców i optymalizację tras. W znaczącym stopniu w tym zakresie wdrożenie zaawansowanej telemetrii o profilu SaaS wydaje się najlepszym rozwiązaniem.
Wraz z postępem naszej drogi do elektryfikacji rentowność pojazdów elektrycznych (pojazdów elektrycznych) dla flot staje się coraz większa – dzięki ulepszeniom w zakresie akumulatorów i infrastruktury ładowania, większemu wyborowi pojazdów i niższym kosztom.
Tymczasem najbardziej oczywistym sposobem oszczędzania paliwa jest po prostu zmniejszenie przebiegu, a ponieważ menedżerowie flot coraz częściej przejmują obowiązki w zakresie zarządzania mobilnością, obserwujemy coraz większe wykorzystanie szerszych opcji transportowych, wspomaganych przez nowe rozwiązania technologiczne w zakresie mobilności. Optymalizacja tras to również zadanie dla systemów jak Moja Flota PREMIUM oferowanego przez Cartrack Polska.
Nie należy lekceważyć także wpływu kart paliwowych. Mogą oferować stałe i preferencyjne stawki paliwowe, bez odsetek lub opłat transakcyjnych zwykle stosowanych w przypadku kart kredytowych. Ponadto mogą zapewnić dostęp do narzędzi raportowania online, które pozwalają śledzić wydatki i ograniczać przypadki oszustw paliwowych.
Programy doskonalenia kierowców, oparte na monitorowaniu technologii i rozwiązaniach szkoleniowych, mogą skutkować znacznym ograniczeniem zużycia paliwa. TCO to odpowiednio skonstruowana kontrola kosztów – wielopłaszczyznowa i świadoma. Wspomagana o stale rozwijane systemy telemetryczne, rozliczeniowe i analityczne, pozwala kontrolować nawet wielotysięczne floty pojazdów.
Zwiększ wydajność swojej floty – zainwestuj w telemetrię aby mieć pełen obraz TCO!
Obniżenie kosztów operacyjnych i sprawienie, by flota działała wydajniej, to stale obecne wyzwanie biznesowe. Od dużych, znaczących nakładów, takich jak zakup i konserwacja pojazdów, po mniejsze, ukryte koszty, takie jak zachowanie kierowcy i wydatki, wszystkie muszą być w równym stopniu monitorowane, aby osiągnąć efektywność całkowitego kosztu posiadania.
W przypadku flot międzynarodowych oznacza to dostęp do globalnie skonsolidowanych danych, dzięki czemu mogą korzystać z przeglądu całkowitych kosztów we wszystkich krajach, w których działają. Dzięki tej inteligencji floty w zasięgu ręki, oszczędności kosztów można łatwiej zidentyfikować i wdrożyć. Na przykład harmonizacja polityk może uprościć wymogi administracyjne dotyczące floty, podczas gdy korzyści skali można osiągnąć poprzez uzgadnianie rabatów ilościowych z dostawcami leasingu lub producentami.
Takie skuteczne i intuicyjne zarządzanie flotą, czy to na miejscu, czy na zewnątrz, ma fundamentalne znaczenie dla osiągnięcia trwałej redukcji całkowitego kosztu posiadania floty – i ostatecznie dla ochrony wyników biznesowych.
