Wiosenne kilkutygodniowe zamknięcie polskiej gospodarki postawiło menadżerów flot przed bardzo wieloma nowymi wyzwaniami. Niespotykana do tej pory sytuacja wymagała bardzo wielu nowych procedur i zmian w funkcjonowaniu firm, w dużej mierze dotykając również operacyjnego funkcjonowania firmowych flot.

Koronawirus w Polsce – sytuacja i dane.

Sytuacja epidemiologiczna w Polsce na koniec października 2020 jest zła. Średni dobowy przyrost osób z pozytywnym wynikiem testu na COVID-19 pozostaje na poziomie kilkunastu tysięcy dziennie. Na kwarantannie przebywa już prawie pół miliona Polaków, a kilkanaście tysięcy wymaga stałej opieki lekarskiej, przebywając na specjalnych oddziałach szpitalnych. Zamykanie kolejnych dziedzin życia społecznego i gospodarczego, oraz nakładanie kolejnych ograniczeń w funkcjonowaniu grup społecznych, jest bardzo mocnym sygnałem ostrzegawczym przed kolejnymi potencjalnymi ograniczeniami ratującymi zdrowie i życie ludzi. Decyzje Rządu nie pozostają bez wpływu na „tu i teraz” wielu przedsiębiorców, którzy ponownie z dnia na dzięń muszą wykazać się innowacyjnością, kreatywnościa i zaradnością.

Źródło: WHO – ilość potwierdzonych przypadków koronawirusa w Polsce od początku
2020 roku. Stan na 26.10.2020.

Koronawirus w Europie – sytuacja i dane.

Nie tylko Polska, ale i cała Europa, boryka się z dramatyczną sytuacją spowodowaną wykładniczym wzrostem zachorowań na koronawirusa. Republika Czeska i Irlandia wprowadzają drugie zamknięcie gospodarki wobec wymykającej się z pod kontroli liczby zachorowań. Słowacja w 2 tygodnie testuje wszystkich swoich obywateli na obecność COVID-19 i wprowadza ogromne restrykcje w przemieszczaniu się. We Francji i Hiszpani wprowadzono godzinę policyjną, a premier Wielkiej Brytanii coraz śmielej wypowiada się nad wprowadzeniem III poziomu restrykcji, który obowiązuje już w metropolitalnym obszarze Londynu i Manchesteru, co oznacza praktycznie całościową izolację. Na Starym Kontynencie już 2 kraje przekroczyły próg 1 miliona zarażonych osób od początku 2020 roku (Francja i Hiszpania), a w perspektywie kolejnych 2-3 tygodni do tego grona dołączy Wielka Brytania i Włochy.

Źródło: WHO – ilość potwierdzonych przypadków koronawirusa w Europie od początku 2020. Stan na 26.10.2020

Drugi lockdown.

Tak złe wiadomości, pomimo politycznych zapewnień, wymagają od przedsiębiorców przygotowania się na lockdown 2.0. Planowanie, prewencja i przygotowanie to obecnie kluczowe działania, jakie każdy biznes może podjąć niezależnie od deklaracji Rządu, które często bywają niezwykle płynne wobec dynamicznej sytuacji epidemicznej. Jakie obecnie podjąć działania w obrębie floty samochodowej aby zrewidować, zaktualizować i wdrożyć zawczasu odpowiednie procedury? Oto nasze rady w tym zakresie:

kontakt z Partnerami Biznesowymi w celu zaktualizowania faktycznych możliwości wsparcia w sytuacjach bardziej kryzysowych od obecnej: już teraz zalecamy kontakt z firmami, od których zależy wsparcie infrastrukturalne i technologiczne procesów biznesowych w Waszej firmie. Upewnijcie się, że są przygotowani na kolejne rygory, że zapewnią Wam ciągłość dostaw, obsługi i wsparcia. Dopytajcie się w jakim trybie obecnie pracują i jakie wdrożyli procedury na wypadek sytuacji awaryjnych. Miejcie pełne spektrum działań firm, od których zależy operacyjna sprawność firmowej floty – to kluczowe. Taki audyt pozwoli Wam również zaobserwować inne praktyki, jakie polskie przedsiębiorstwa stosują w obecnej sytuacji i być może – wdrożyć je u siebie. Warto obecnie dużo rozmawiać i pogłębiać relacje biznesowe, ponieważ kontakt bezpośredni jest i będzie jeszcze długo utrudniony.

odpowiednie przygotowanie formalno-prawne polityki flotowej: zmniejszenie korzystania z pojazdów, spadki przebiegów, ekwiwalent finansowy za rezygnację z pojazdu firmowego, kwestie związane z dezynfekcją i utrzymaniem pojazdu w trudniejszych czasach epidemii – wszystkie te nowe aspekty tematyczne należy odpowiednio sformalizować, rozpisać i zawrzeć w polityce flotowej. Dokument ten jest nieustannie żywą formą, którą trzeba rewidować i dopasowywać do zmiennych warunków biznesowych. Światowa epidemia koronawirusa to okazja, nie tylko do ujęcia w car policy nowych zapisów i wytycznych, ale dobry moment do przeanalizowania całego dokumentu. Pamiętajmy, że dobrze napisania polityka flotowa chroni interesy pracownika i pracodawcy, reguluje i strukturyzuje wszelkie działania wynikające z użytkowania firmowego mienia. Dbajmy o ten dokument również mocno co o naszych pracowników i samochody.

procedury dezynfekcji pojazdów: w przypadku gdy Twoja flota „parkuje” w jednym miejscu, lub takich określonych punktów zbiorczych jest kilka, warto wdrożyć regularne procedury dezynfekcyjne i jonizujące pojazdy. Dla poczucia komfortu i bezpieczeństwa pracowników należy zweryfikować rynek takich usług i podjąć decyzje o zasadności wdrożenia takiego rozwiązania. W przypadku gdy Twój car park zawiera auta pullowe – takie działanie jest bezwzględnie wymagane.

testowanie pracowników: warto uzgodnić z Zarządem oraz departamentem księgowości politykę testów na obecność koronawirusa w zakresie ich współfinansowania. Jasne wytyczne oraz deklaracje pracodawcy w tym zakresie, zwłaszcza gdy mamy do czynienia z osobami dużo podróżującymi, na pewno spotkają się z pozytywną reakcją. Im więcej niewiadomych i pytań zyska wytłumaczenie i proceduralny rygor zawczasu, tym mniej domysłów i poczucia zagrożenia ze strony pracownika. Jako menadżer floty powinieneś/powinnaś czynnie włączyć się w budowanie dobrego samopoczucia użytkowników pojazdów, ponieważ to przekłada się w rzeczywisty sposób na jakość kontaktów i realizowanych zadań.

środki ochrony bezpośredniej dla pracowników: zrób zapasy, zabezpiecz odpowiednią ilość materiałów ochronnych dla każdego pracownika, tak aby minimalizować jego poczucie zagrożenia w ramach podróży słuchowych i wyjazdów niezbędnych do realizowania obowiązków służbowych. Inwestycje należy poczynić już teraz, aby w gorszych sytuacjach nie narażać się na absurdalne ceny i braki magazynowe. Zdrowie i życie pracowników jest priorytetem, dlatego trzeba zbadać rynek pod kątem przyłbic ochronnych, maseczek firmowych (może warto stworzyć firmowe, profesjonalne wzory), rękawiczek, płynów dezynfekujących.

procedury na wypadek kwarantanny oraz konieczności leczenia szpitalnego (różnego poziomy nieobecności): po wiosennych doświadczeniach warto doszlifować procesy na wypadek wyłączenia pracowników z możliwości świadczenia stosunku pracy z uwagi na stan zdrowia. Kwestia wynagrodzenia, opieki nad klientami, płynności procesów obsługowych i wywiązywania się z umów z Kontrahentami musi być spisana i wdrożona. Ryzyko wystąpienia sytuacji awaryjnych, wraz ze wzrostem liczby zarażonych ludzi oraz jednostek przebywających na kwarantannie, wzrasta z każdym dniem. Gdy zajdzie taka potrzeba dobrze jest mieć przygotowane scenariusze, które pozwolą biznesowi płynnie działać, nie powodując roszczeń Partnerów Biznesowych.

procedury pomocowe dla rodziny na wypadek choroby lub kwarantanny naszego pracownika: wraz z departamentem HR oraz prawnym zastanów się jakie instrukcje działania w zakresie kooperacji z firmą i realizacji służbowych obowiązków ma realizować pracowników. Stwórzcie jasne procedury informowania pracodawcy o kwarantannie, spis wymaganych dokumentów oraz wszelkie osoby mające być w danej sytuacji stosownie poinformowane. Szybkość i sprawność działania musi być w tym zakresie bezwzględna. Im lepiej ustrukturyzujesz działania oraz ich ewidencjowanie, tym sprawniej będziesz mógł/mogła zarządzać informacjami i orientować się w dynamice sytuacji. Warto zbudować również ogólny dokument pozwalający pracownikom lepiej realizować zadania w konkretnych wypadkach. To ułatwi pracę i zmniejszy potencjalny chaos i irytację.

procedury wsparcia psychologicznego i zdrowotnego: samopoczucie i zdrowie naszych pracowników musi być priorytetem. Dlatego oprócz oczywistych działań jak maseczki, rękawice czy płyn do dezynfekcji można podnieść moralne w sposób mniej książkowy, a CSRowo również nośny. Zachęcamy do sprawdzenia możliwość poradni psychologicznych, które zdalnie mogą świadczyć usługi dla naszego personelu, otaczając go profesjonalną opieką i możliwością wsparcia. Sama świadomość takiej opcji, już będzie dla ludzi pozytywnym bodźcem. Zadbajmy również o zdrowie żywienie dając przemyślane wsparcie/dofinansowanie do zakupu warzyw/owoców/soków dla ludzi profesjonalnie związanych z naszą firmą. Profilaktyka, proaktywne działanie i wsparcie na poziomie głębokiej empatii zdecydowanie są zrachowaniami pożądanymi od pracodawców w tym trudnym okresie.

dostęp do informacji: pracownicy mogą czuć się zagubieni i niepewni swojej przyszłości w strukturach firmy. Znając sytuację poszczególnych branż i gospodarki jedynie z mediów mogą tworzyć spekulacje i plotki na temat biznesu, który sami współtworzą. Ważne jest aby opracować przy współudziale wielu komórek firmowych sposób regularnego informowania pracowników o planach, działaniach i decyzjach w firmie. Dzięki temu, będąc nawet fizycznie nieobecnymi w biurach, pracownicy będą czuli więź z przedsiębiorstwem i odczuwać będą większy komfort psychiczny w tym zakresie.

Zarządzanie ryzykiem w czasach epidemii.

Najbardziej doradzamy to nie podejmowanie decyzji pod wpływem impulsu i emocji. W Polsce w ostatnich tygodniach bardzo dużo się dzieje, również w sferze niepokoi społecznych wywołanych innymi działaniami, aniżeli koronawirus. Skala negatywnych emocji jest niezwykle rozbudowana i z pewnością dotyka naszych pracowników, przełożonych, przyjaciół i rodziny. W tym roku żyjemy nieustannie w procesie ustawicznej zmiany, niepewności i zagrożenia. Decyzje podejmowanie w zakresie floty firmowej będą kolejnym elementem procesu modelowania zastanej rzeczywistości zawodowej, powodując podświadomie kolejne negatywne bodźce dla pracowników. Zadbajmy przede wszystkim o bardzo wnikliwe analizy skutków podejmowanych i rekomendowanych działań. Absolutnie kluczowa jest również forma komunikowania tychże zmian użytkownikom pojazdów służbowych – lakoniczna notatka służbowa, lub bardzo formalny mail do całej firmy, na pewno nie będą pozytywnie odebranym formatem. Nadzwyczajna sytuacja wymaga nadzwyczajnych środków – stosuj rozważnie uprawnienia menadżera floty, zadbaj o bezpieczeństwo fizyczne i psychiczne swoich pracowników już dzisiaj, na wypadek gdy kolejne tygodnie i miesiące przyjdzie nam pracować i żyć w jeszcze większej izolacji niż ostatnio. Powodzenia!

Author

PR and Lead Projects Manager w Cartrack Polska. W branży flotowej od ponad 8 lat, tworzy projekty edukacyjne, merytoryczne i wartościowe dla fleet managerów .