Samochody flotowe służą do realizacji zadań dla pracowników na różnych stanowiskach, wobec rożnych organizacyjnych ról. Kluczowe obszary najczęściej przypisane do aut firmowych to departamenty sprzedaży, utrzymania/serwisu, kontaktu z klientem i dostaw. Zapewnienie mobilności pracownikom, niezależnie od warunków, jest priorytetem każdego menadżera floty. Wiemy wszyscy, że pewne stanowiska muszą mieć dostęp do środka transportu 24/7. Jak w tym obszarze rozwija się temat car allowance? Sprawdźmy!
Epidemia COVID-19 oraz presja inflacyjna przyspieszyła procesy, o których mówiło się od kilku lat. Nawet zespoły handlowe i sektory firm, które na co dzień korzystają z pojazdów, są w stanie realizować swoje zadania w kilkudziesięciu % zdalnie. Okazuje się, że można skumulować podróże do 1-2-3 dni w tygodniu, a resztę czasu pracować w formule zdalnej. Wiele firm zaczyna w związku z tym oferować dodatek mobilnościowy, który jest gratyfikacją finansową za użytkowanie pojazdu prywatnego do realizacji celów służbowych.
Ważne jest, aby zrozumieć, jak działa dodatek na samochód służbowy, aby być uczciwym wobec firmy i pracowników. O tym, co musisz wiedzieć, piszemy poniżej. Dodatkowo, pokazujemy również, jak nowoczesna technologia telemetryczna BIG DATA wspiera proces zarządzania flotą samochodową w firmie.
Car allowance, czyli czym jest ulga na samochód służbowy?
Ulga na samochód służbowy zwraca koszty pracownikom, którzy do pracy wykorzystują swój samochód prywatny. Koszty obejmują zużycie (amortyzację), paliwo i inne wydatki, które ponoszą. Wypłata, którą realizuje firma na rzecz pracownika, nazywana jest zasiłkiem na samochód służbowy, dodatkiem mobilnościowym lub car allowance.
Pamiętajmy, że wypłacana kwota będzie się różnić w zależności od Twojej firmy. Zastanów się, jaki procent podróży jest wymagany i jak ustalany jest zwrot kosztów. Jedna firma może zaoferować zryczałtowany miesięczny zasiłek. Inny może skorzystać z systemu zwrotu kosztów w PLN na każdy km. Wielu firmom kalkuluje się nie utrzymywać i płacić w pełnym wymiarze za auta służbowe. Zamiast tego zaoferować atrakcyjne benefity finansowe, które przenoszą ryzyko i odpowiedzialność za kwestie motoryzacyjne na pracownika.
W wielu europejskich krajach obowiązują przepisy dotyczące zwrotu kosztów pracownikom mobilnym. Pamiętaj, aby sprawdzić przepisy podatkowe podczas konfigurowania tego rodzaju programu. Samochód służbowy przestaje być absolutnie wymagany przez pracownika. Elastyczne formy rekompensat finansowych, w formie „gotówka zamiast samochodu” spotykają się z coraz większym zainteresowaniem.
Ważne jest, aby Twoja firma regularnie sprawdzała dodatek na samochód służbowy. Upewnij się, że nadal spełniasz standardy wymagane w Twojej okolicy i że pracownicy nie są narażeni na nadmierny stres. Kluczowe jest również zastanowienie się nad partycypacją firmy w kosztach ubezpieczenia, wymiany opon, serwisu. Aby poprawnie oszacować koszty i zbalansować koszty wymagana jest dogłębna analiza zapotrzebowania i użytkowania pojazdu. W tego typu procesie bardzo pomocna jest telemetria, która pozwoli poprawnie rozpocząć przygotowania do prowadzenia dodatku na samochód służbowy. Dane, które gromadzi, przetwarza i analizuje telemetria, pozwalają skrupulatnie wyliczyć i zarządzać ulgą na samochód służbowy.
Dlaczego powinieneś oferować ulgę na samochód służbowy?
Z uwagi na dynamicznie przybierające na ważności kwestie klimatyczne oraz ustawę o strefach czystego transportu, niewykluczone, że niektórym pracownikom z czasem bardziej opłacać się będzie przyjąć benefit w gotówce, niż zajmować dodatkowe miejsce parkingowe. Wobec kurczących się stref parkowania i drogich miejsc postojowych w halach garażowych, utrzymywanie dwóch, a czasem nawet trzech pojazdów w rodzinie, staje się zbyteczne.
Dodatkowy wymierny benefit finansowy może być namacalną i atrakcyjną korzyścią dla pracownika, który wobec 2 lat światowej epidemii zdążył już wypracować efektywne mechanizmy pracy zdalnej, bez uszczerbku dla swojej produktywności. Odpowiednio opodatkowany i oszacowany benefit finansowy, może być też dźwignią w procesie rekrutacyjnym – ciekawy i elastyczny benefit może skłonić niejednego do aplikowania do Twojej organizacji.
Okazuje się również, że car allowance, czy też ulga na samochód służbowy, mogą wręcz zwiększyć produktywność sprzedaży i realizacji innych działań, które na co dzień wspomagane były non stop firmową flotą. Pracownik, który zdecydował się na benefit finansowy, musi tak poukładać codzienne zadania, aby realizować je bez przeszkód. To z kolei powoduje automatyczną reorganizację pracy, zadumę nad aktualnym stanem rzeczy i prowadzi do wprowadzenia naturalnych usprawnień.
Pracownicy, którzy nie są w stanie pokryć kosztów użytkowania swoich samochodów osobowych, mogą podejmować ryzykowne decyzje. Na przykład mogą zdecydować się na posiadanie minimalnego ubezpieczenia lub omijać okresowe przeglądy. Jeśli pracownicy spowodują wypadek podczas pracy dla Ciebie, Twoja firma ponosi odpowiedzialność. Warto zwrócić uwagę, że ochrona ubezpieczeniowa nie obejmuje wypadku, a Twoja firma może w końcu zapłacić resztę kosztów.
W wypadku gdy nie zwrócisz pracownikom kosztów podróży służbowych, może to wpłynąć na wydajność. Mogą mniej podróżować, aby dokonywać sprzedaży lub odwiedzać kluczowych klientów, co szkodzi Twojej rentowności. Niezależnie od tego, czy oferujesz zwrot kosztów przejechanych kilometrów, czy stałą miesięczną dietę na samochód, programy ulg dla pojazdów są ważnym dodatkiem. Car allowance to trend, na który coraz częściej zwracają uwagę sami pracownicy.
Różne sposoby administrowania ulgą na samochód służbowy.
Istnieje wiele sposobów realizacji programów zasiłków na samochód służbowy, lub też car allowance. Wielu właścicieli małych firm oferuje stałą miesięczną opłatę na pokrycie kosztów pojazdu. Przy każdym zasiłku ważne jest, aby obliczyć odpowiednią miesięczną opłatę. Na przykład płacisz nie tylko za paliwo. Musisz również uwzględnić zużycie, ubezpieczenie, a nawet koszty rejestracji.
Największą zaletą wypłacania co miesiąc jednolitego dodatku na samochód służbowy jest to, że jest to łatwe do zrozumienia. Nie wymaga od pracownika śledzenia przebiegu. To sprawia, że jest to mniej czasochłonne dla wszystkich zaangażowanych osób.
Pracownik nie musi też składać raportów z wydatków. W ten sposób Twoja firma może z łatwością budżetować kwotę zasiłku. Nie ma zmian z miesiąca na miesiąc. Jest to dodatkowe uproszczenie z podatkowego punktu widzenia – łatwiej oszacować dla pracodawcy i pracownika wysokość daniny, jaką trzeba zapłacić US.
Niestety, może być trudno sprawić, by ten system był sprawiedliwy dla wszystkich. Na przykład pracownik, który podróżuje więcej niż inni, powinien otrzymać wyższy zasiłek. Podobnie jak pracownicy mieszkający na obszarach o wyższych kosztach ubezpieczenia i paliwa. Jednak ustalenie planu jest kwestią bardzo indywidualną i wymaga przede wszystkim analityki.
W końcu flota samochodów w firmie kosztuje każdego przedsiębiorcę bardzo dużo. Niezależnie od profilu organizacji oraz ilości samochodów służbowych – zarządzanie kosztami i pojazdami musi być realizowane. Bez monitoringu aut w firmie trudno jest mówić o rentowności czy efektywności realizowanych zadań. Dlatego każdy świadomy przedsiębiorca decyduje się na system GPS dla floty, który pozwala analizować i zarządzać wszystkimi kluczowymi parametrami jakie generują samochody flotowe.
Można również rozliczać pracowników od każdego pokonanego służbowo kilometra, który zrealizowali autem prywatnym. W cenę każdego kilometra wliczamy również koszty amortyzacji, ubezpieczenia (% udział organizacji w jego wartości), serwisu i paliwa. Wtedy to na pracowniku ciąży sformalizowany umową obowiązek realizowania przeglądów. Pracownik ma również obowiązek utrzymania pojazdu w bezpiecznej sprawności oraz zakupu polisy zgodnej z codziennie realizowanymi przez pojazd zadaniami.
Car allowance – system monitoringu GPS pomaga rozliczać kilometry służbowe autem prywatnym?
W obecnych czasach „zmiana jest nową definicją jutra”. Trudno jest planować strategie na lata do przodu, podczas gdy przepisy i wytyczne mogą zmienić się z miesiąca na miesiąc. Jednak, obserwując europejskie trendy w zarządzaniu flotą oraz ekologiczne perspektywy zmian w stosunku do motoryzacji, trudno oprzeć się wrażeniu, że dodatek do pojazdu służbowego (car allowance) stanie się ciekawym benefitem i atrakcyjnym z punktu widzenia finansów firmowych rozwiązaniem.
Godne uwagi jest to, że według Global Fleet Survay z 2020 roku, blisko 30% największych na świecie flot już posiada systemy telemetrii. Do 2023/2024 procent ten ma wzrosnąć do ponad 70. Inwestowanie w system GPS floty jest jednym z kluczowych kierunków rozwoju flot. To znamienne i pokazuje kierunek rozwoju firm posiadających samochody służbowe. Niezależnie czy chcesz zarządzać car allowance, rozliczać kilometry służbowe autem prywatnym czy chcesz ciąć koszty – system GPS floty to rozwiązanie którego potrzebujesz.
Należy zaznaczyć, że w tym przypadku telemetria BIG DATA od Cartrack Polska jest najlepszym wyborem, które gwarantuje odpowiedni i kompleksowy poziom analityki danych. Dzięki dobrze przeprowadzonemu procesowi przygotowawczemu wdrożysz nowy projekty z powodzeniem. Do dzieła!
Samochody flotowe to kluczowe narzędzie każdej firmy. Zarządzanie autami służbowymi to zadanie odpowiedzialne i niezwykle złożone. Wypełnij poniższy formularz, jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat systemu do zarządzania samochodami w firmie od Cartrack Polska:
