Kiedy organizacje posiadają aktywa, które przeżyły okres użytkowania lub nie są już potrzebne, zazwyczaj podejmuje się decyzję o ich zbyciu lub sprzedaży (remarketing). Tak jest w przypadku przestarzałych pojazdów flotowych w organizacji. Oczyszczenie tych aktywów ma na celu usunięcie ich z obiektów organizacji i łagodzi dalsze obowiązki podatkowe i wydatki utrzymaniowe (serwisowe), które z biegiem lat stają się coraz mniej przewidywalne. Jednak niewłaściwy nadzór nad ich sprzedażą może narazić organizację na dodatkowe ryzyko i skutkować utratą potencjalnych przychodów.
Ponieważ pojazdy flotowe starzeją się i stają się zbyt drogie w utrzymaniu i naprawie, często są sprzedawane na aukcjach — za pośrednictwem aukcji na żywo lub internetowych serwisów aukcyjnych. Lokalne aukcje są odpowiednie dla samochodów ogólnego użytku i lekkich ciężarówek, które mogą być wykorzystywane przez szerszą publiczność. Jednak bardziej wyspecjalizowane pojazdy flotowe, takie jak samochody asenizacyjne, autobusy i pojazdy ratownicze, lepiej nadają się do aukcji internetowych — pozwalają organizacji dotrzeć do znacznie większej puli potencjalnych oferentów.
Od momentu podjęcia decyzji o „sprzedaniu” organizacje muszą podjąć odpowiednie kroki, aby zapewnić, że zajmą się wszystkimi zagrożeniami związanymi ze sprzedażą oraz formalnie powinny przyjąć zasady i procedury, przeciwko którym mają działać w ramach procesu remarketingu.
Przed-sprzedaż.
Po zidentyfikowaniu pojazdu, którego cykl życia w firmie się kończy, i przygotowaniu go do sprzedaży, odizoluj pojazd do oddzielnego miejsca, w którym przechowywane są tylko pojazdy przeznaczone do utylizacji, eliminując możliwość odbioru niewłaściwego pojazdu przez nabywcę. W przypadku aukcji na żywo przedstawiciel firmy aukcyjnej lub osoba wyznaczona powinna umówić się na odbiór pojazdu wraz z kluczykami i dokumentami pojazdu, który zostanie przekazany firmie aukcyjnej i wpisany do dziennika śledzenia zawierającego informacje umożliwiające identyfikację konkretnego pojazdu (takie jak numer identyfikacyjny pojazdu — VIN). Po odbiorze przedstawiciel firmy aukcyjnej powinien podpisać protokół zdawczo-dobiorczy, aby udokumentować pojazd, który odebrał do aukcji.
Po udanej sprzedaży pojazdu na aukcji internetowej otrzymuje się powiadomienie informacje o kwocie, dane nabywcy oraz wszelkie administracyjne procedury potrzebne do zakończenia procesu zbycia mienia.
Post-sprzedaż a remarketing.
Po sprzedaży pojazdu organizacja powinna sprawdzić czy portal aukcyjny zakończył i sfinalizował sprzedaż prawidłowo i że proces został zakończony przeniesieniem własności mienia na nabywcę. Sprawdź czy zgadzają się numery rejestracyjne, VIN, model i marka – przy wielu aukcjach może wkraść się błąd, który z punktu widzenia administracji i obowiązków podatkowych będzie dodatkowym problemem.
Bez odpowiednich kontroli i komunikacji organizacja może być narażona na przyjęcie nieprawidłowej kwoty płatności, przedwczesne zwolnienie z posiadania pojazdu lub oddanie w posiadanie niewłaściwego pojazdu.
Po zakończeniu aukcji na żywo lub online, osobnemu pracownikowi odpowiedzialnemu za odbiór płatności należy przekazać dokumentację określającą cenę sprzedaży z aukcji wraz z tytułem. Otrzymując płatność od kupującego, sprawdź, czy kwota środków zgadza się z kwotą określonej ceny sprzedaży. Upewnij się w firmie, z którą współpracujesz przy procesie remarketingu, jakie są procesy i procedury w przypadku sprzedaży oraz jakie jest obieg dokumentów, płatności i czas oczekiwania na doprowadzenie sprzedaży do samego końca. Z punktu widzenia formalnego i podatkowego przejście z-miesiąca-na-miesiąc lub roku-na-rok, może mieć kolosalne znaczenie.
Licytacja pracownicza a remarketing.
Ważną decyzją opartą na ryzyku, którą muszą podjąć organizacje, jest umożliwienie pracownikom licytowania sprzedawanych pojazdów. W szczególności pracownicy organizacji są w stanie poznać historię licytowanych pojazdów — w tym ostatnie problemy, naprawy lub modernizacje — które mają wpływ na wartość pojazdu. Informacje te, chociaż nie są poufne, nie są łatwo dostępne dla opinii publicznej i mogą być postrzegane jako dostarczanie pracownikom informacji wewnętrznych, z których mogliby osobiście skorzystać. Ponadto pracownicy mogą być zachęcani do wykorzystywania swojej pozycji i niewłaściwego wykorzystywania części samochodowych należących do organizacji do dokonywania niepotrzebnych napraw lub wymian planowanych do sprzedaży pojazdów.
Chociaż niektóre organizacje pozwalają swoim pracownikom licytować aktywa należące do organizacji, najlepszą praktyką jest wdrożenie formalnej polityki, która zabrania pracownikom i ich rodzinom licytowania pojazdów należących do organizacji na aukcjach na żywo lub na aukcjach internetowych. Ta polityka zapobiega wrażeniu, że pracownicy wykorzystują informacje wewnętrzne — uzyskane dzięki ich urzędowej zdolności w organizacji — dla osobistych korzyści. Polityka zniechęca również pracowników floty do dokonywania napraw i wymiany wyposażenia pojazdu, które przyniosłyby im korzyści, gdyby mogli kupić pojazd po niższej cenie.
W Polsce powszechną praktyką jest oferowanie pojazdu bezpośrednio osobie która go użytkowała po korzystnej cenie, następnie wewnątrz organizacji, a finalnie – na zewnętrznej aukcji. Warto zadbać o odpowiednio napisane procesy, które uzmysławiają pracownikowi, że auto którym się porusza po 2-4 latach może stać się jego prywatnym pojazdem w dobrej cenie – wtedy dbałość o firmowe mienie w toku jego użytkowania jest automatycznie większa.
Sprzedaż pojazdów flotowych wewnątrz organizacji to również metoda na szybkie znalezienie kupca, o którym bardzo dużo wiemy, a sama procedura jest błyskawiczna i bardzo klarowna. Pamiętajmy, że proces sprzedaży musi być dobrze zaplanowany i opisany, ponieważ jest to nierozerwalny element TCO floty.
Skuteczna kontrola sprzedaży nadwyżek pojazdów flotowych daje organizacjom pewność, że właściwe pojazdy są sprzedawane odpowiednio, a wpływy z każdej sprzedaży są dokładnie odbierane i rejestrowane. To zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa (cashflow) oraz poprawnie realizowaną politykę flotową. Remarketing jako proces powinien być wliczony w szacowany cykl życia pojazdu i traktowany jak integralna część TCO.
