Wywiad z Panią Katarzyną Waligórą, Specjalistką ds. Zarządzania Flotą Samochodową w firmie Bolix S.A., na temat dobrych praktyk flotowych.

Pani Katarzyno firma Bolix to polski potentat dziedziny chemii budowlanej w swoim portfolio mający tynki, farby i systemy dociepleń. Przedsiębiorstwo na rynku jest od 1991 roku, czyli niebawem świętować będziecie Państwo 30-lecie realizacji misji. Firma z Żywca zatrudnia obecnie około 250 pracowników generując ponad 140 mln złotych obrotu rocznie. W strukturze firmy Bolix jest miejsce na kilkudziesięcioosobowy dział doradców działających na terenie całego kraju – zakładam, że to oni stanowią główny trzon użytkowników floty, którą Pani zarządza? Proszę więcej powiedzieć jak duża jest firmowa flota Bolixa, jaka jest jej struktura i jak wygląda Pani droga zawodowa w firmie?

Obecnie w ramach działu floty zarządzamy 86 pojazdami. W skład tej grupy wchodzą samochody kadry zarządzającej, jednak większość, 60 aut, to narzędzia pracy naszych handlowców, z których każdy przypisany jest do swojego regionu, a ich siatka operacyjna szczelnie pokrywa cały kraj. Kilku handlowców działa również na rynkach zagranicznych a sprzedajemy swoje  produkty między innymi na Słowację,  Litwę , Rosję,  Ukrainie, Niemcy , Szwecji, Francji, Szwajcarii oraz z Wielkiej Brytanii.

Wszystkie działania operacyjne kontrolujemy z jednego miejsca – z siedziby firmy w Żywcu.

Obecnie we flocie mamy pojazdy wyłącznie osobowe. Kiedyś posiadaliśmy transport ciężki, jednak po analizie i restrukturyzacji car parku zlecenia spedycyjne realizujemy poprzez podwykonawców.

Czas dręczącej nas epidemii to w dużej części okres spoglądania analitycznym okiem na tabele kosztów. Jakie działania redukujące koszty firmowej floty udało się Pani w ostatnim czasie wdrożyć?

Bolix dostosowało się do nowej rzeczywistości zanim obostrzenia i zamrożenie gospodarki dotarły do Europy i Polski. Obserwowaliśmy sytuację na rynkach międzynarodowych już wcześniej. Udało się zrobić  pewne  zapasy  surowców zanim zerwane zostały łańcuchy dostaw, co przełożyło się na niezaburzony cykl pracy w fabryce   ale  sprowadzane komponenty potrzebne do produkcji farb i tynku z Czech, Niemiec czy Belgi były  realizowane tylko z niewielkimi opóźnieniami .

Byliśmy technologicznie przygotowani na przejście na pracę zdalną naszych pracowników. Z dnia na dzień część personelu administracyjnego i  cały  handlowy zespół zaczął funkcjonować w trybie „home office”, realizując spotkania, kontrakty i wyceny z bezpiecznego domowego zacisza. Pracownicy otrzymali kompletne i bardzo przydatne szkolenia (webinaria) z zakresu prowadzenia telekonferencji. Zarząd zadziałał błyskawicznie i bardzo profesjonalnie na tym polu. Zapewniliśmy maksimum bezpieczeństwa pracownikom bez szkody dla funkcjonowania firmy.

W odniesieniu do floty, zmalały koszty bieżące ponieważ spadło użytkowanie pojazdów. Kwestie związane z serwisowaniem czy tankowaniem praktycznie ustały. Zatem bardzo dobrze zaprojektowane przejście w tryb pracy zdalnej wygenerowało na tyle teraźniejszych oszczędności w eksploatacji car parku, że nie trzeba było podejmować żadnych drastycznych cięć.

W jakich codziennych zadaniach system monitoringu i analityki zachowań kierowców wspomaga Pani codzienną pracę?

System Cartracka służy mi do analizy kosztów bieżących floty.

Biorę pod uwagę trasy, przejechane kilometry i tankowane paliwo. Analizujemy z zespołem koszty z podziałem na poszczególne samochody i szerzej – na regiony. Jeżeli mamy jakieś odstępstwa od normy, wtedy reagujemy i weryfikujemy sytuację. Podchodzimy bardzo indywidualnie do tego typu zdarzeń – inaczej wyglądają koszty jazdy w regionie Mazowieckim, a inaczej u handlowca, który odpowiada za Pomorze i Wielkopolskę. Wprowadzona u nas telemetria pomaga mi we wszelkich zestawieniach, które są kluczowe przy podejmowaniu decyzji o zakupie samochodu.

Co ciekawe, nie mieliśmy żadnych negatywnych reakcji w trakcie implementacji systemu.

Dla mnie osobiście wdrożenie systemu Cartrack było dużym ułatwieniem, ponieważ poprzedni monitoring nie miał tylu funkcji, czy raportowania, które jest zintegrowane z naszym wewnętrznym systemem korporacyjnym. Dzięki tej integracji istnieje możliwość spinania raportów z wielu obszarów i  tworzenia bardzo przydatnych wniosków, co z kolei umożliwia korzystanie z systemu Cartracka nie tylko mnie, ale i Działowi Analiz Sprzedaży. Rozbudowana telemetria pomaga nie tylko zarządzać flotą, ale i pracą handlowców od strony planistycznej i sprzedażowej.

Z jakich kwestii typowo zarządczych i projektowych jest Pani najbardziej dumna w kontekście zarządzania flotą pojazdów w firmie Bolix?

W kwestiach zarządczo-projektowych bardzo wiele uwagi przykładamy do analizowania wielu czynników przy zakupie nowych pojazdów do naszej floty. Wyznacznik ceny zakupy, czy miesięcznej raty, absolutnie nie jest dla nas decydującym parametrem. Weryfikujemy pojazd w kontekście jego długoterminowego użytkowania w firmie. Nie tylko wybieramy markę, ale i łączne koszty eksploatacji. Rzetelnie i drobiazgowo obliczamy TCO weryfikując utratę wartości przez dany model, koszty serwisowania (roboczogodziny, części i interwały obecności w warsztacie), spalanie czy inne występujące wydatki. Weryfikujemy również formy finansowania, czy to leasing operacyjny, finansowy, czy wynajem długoterminowy – bierzemy pod uwagę każda opcję, robimy symulacje i wybieramy to co w danym momencie, w perspektywie długofalowej, sprawdzi się nam najbardziej.

Sprawdzamy również rodzaj obszaru operacyjnego pracownika, który dany pojazd ma użytkować – zdarzają się tacy, co miesięcznie realizują ponad 7000 służbowych kilometrów. Taka osoba nie może otrzymać małego auta z segmentu A – dla jego własnego komfortu pracy. Bierzemy pod uwagę bardzo dużo czynników, i jestem bardzo dumna z tego, jak kompleksowo i szczegółowo podchodzimy do tego procesu. W tym zadaniu pomaga nam tez system Cartrack – ze zgromadzonych danych zbieramy właśnie informacje o rodzaju aktywności zawodowej pracownika i parametrach użytkowych pojazdu. Dopasowujemy pojazd do charakterystyki naszych ludzi – to żmudna, ale efektowna praca. Finalnie to Zarząd decyduje o ww. kwestiach, jednak po konsultacji ze mną.

Jest Pani doświadczoną fleet managerką. Jakie rady miała by Pani do osób w branży, które przymierzają się do procesu optymalizacji kosztów floty, jednak do końca nie wiedzą od czego powinny zacząć?

Skuteczny fleet manager to osoba, która potrafi zarekomendować, wdrożyć i wykorzystać nowoczesne technologie i zaakceptować występowanie firm zewnętrznych (telemetrycznych, serwisowych, doradczych). Osoba piastująca stanowisko podobne do mojego, musi skupić się na analityce, drobiazgowej weryfikacji danych, planowaniu i kalkulowaniu, a nie drobnicowej administracyjnej pracy. Moim zdaniem jest agregowanie meta analiz, ponieważ ułożyłam sobie system tak, aby spływały do mnie informacje z wielu źródeł.

System Cartrack jest sprzęgnięty z naszym wewnętrznym CRM-em co daje komfort pracy i przestrzeń do podejmowania strategicznych działań.

Excele są jak najbardziej akceptowalne, ale przy już kilkunastu autach nie wyobrażam sobie pracy polegającej na ręcznym wpisywaniu danych, gromadzeniu manualnym dokumentacji i zastanawianiu się nad tym czy wszystkie faktury są odpowiednio opisane i przypisane. Wierzę w outsourcing technologiczny, dlatego korzystamy w kwestii zarządzania naprawami naszych samochodów korzystamy z usług Polskiego Serwisu Floty, gdzie również występuje system informatyczny. Wierze w kompleksowe podejście do zarządzania, a nie osobiste rozdrabnianie się nad każdym samochodem, nad każdym parametrem.

Serdecznie dziękujemy za rozmowę i życzymy dalszych sukcesów.

Author

PR and Lead Projects Manager w Cartrack Polska. W branży flotowej od ponad 8 lat, tworzy projekty edukacyjne, merytoryczne i wartościowe dla fleet managerów .