Światowa epidemia koronawirusa błyskawicznie przestawiła model pracy biurowej na realizację służbowych zadań w oparciu o rozproszone jednostki działające w nowej rzeczywistości domowych biur. Brak realnego kontaktu jest wyzwanie, z którym wielu menadżerów musi sobie poradzić. Prezentujemy kluczowe porady jak efektywnie komunikować się i zarządzać grupami pracowniczymi w ramach „home office”.

Zgodnie z danymi Eurostatu z 2019 roku 5,4% czynnych zawodowo mieszkańców Unii Europejskiej pracowało zdalnie, z domu. Na przestrzeni lat 2015-2019 jest to stabilny poziom, znacząco nie ulegający zmianom. Krajami, zgodne z przywoływanym źródłem, w których praca zdalna jest najbardziej popularna wśród pracowników w wieku produkcyjnym (15-64), są: Holandia (14% w trybie home office), Finlandia (14%), Luxemburg (11,5%) i Austria (9,9%). W Polsce średnio 4,5% pracowników realizuje swoje zawodowe zadania pracując poza biurem.

Rok 2020 jest przełomem w bardzo wielu dziedzinach. Epidemia COVID-19 z pewnością przyspieszyła proces digitalizacji, cyfryzacji i technologizacji. Praktycznie z dnia na dzień bardzo wiele firm musiało umożliwić swoim pracownikom pracę z zacisza własnego domu z uwagi na rygory bezpieczeństwa i obostrzenia sanitarne. Co więcej, operacja „przenosin” pracowników musiała był połączona z zachowaniem absolutnej funkcjonalności prowadzonego biznesu. Największe marki i firmy na naszym rynku jak mBank, Allegro czy Inpost „teleportowały” wręcz w przeciągu kilku dni setki pracowników w bezpieczne cyfrowe środowisko pracy zdalnej. Wzywanie teleinformatyczne i logistyczne w dominującej liczbie przypadków okazało się sukcesem, ponieważ niewiele firm ucierpiało na tym zabiegu operacyjnie.

1) Znajdź czas na „small talk”.

Zarządzając zdalnymi pracownikami, łatwo jest po prostu porozmawiać o tym, co należy zrobić, przerwać rozmowę, zakończyć czat i wrócić do wykonywania. W niektórych przypadkach właśnie to powinieneś zrobić; jeśli masz napięty termin, walczysz z pożarem, lub po prostu masz szybkie spotkanie, to ma sens. Jednak jeśli to wszystko, co robisz, naprawdę tracisz kluczową część zarządzania. Musisz budować dobre relacje z każdym członkiem swojego zespołu. Biznesowy „small talk” pomoże ci rozwiązać problemy każdego członka zespołu, zbuduje zaufanie, że ​​przyjdzie do ciebie z ważnymi dla niego sprawami.

Zapytaj swoich pracowników, czym się interesują, niech opowiedzą o swojej rodzinie i skąd pochodzą. Okazywanie że Ci zależy, jest dla nich ważne i niezbędne, abyś naprawdę zrozumiał ich motywacje. Poświęcenie na to czasu sprawi, że będą bardziej z Tobą i dla Ciebie pracować.

Zapamiętywanie tego, czego się o nich dowiadujesz, może być trudne, zwłaszcza w przypadku osób, z którymi rozmawiasz tylko przez kilka godzin tygodniowo. Jednak bycie menadżerem wymaga wielowątkowego skupienia i dbałości i detale komunikacji. Smal talk to jeden z tych szczegółów, które w przypadku pracy zdalnej ma znaczenie.

2) Używaj wideo tak często, jak możesz.

Ponad połowa komunikacji międzyludzkiej jest niewerbalna. Kiedy nie widzisz kogoś w biurze każdego dnia, posiadanie jakiejkolwiek wizualnej wskazówki na temat tego, co ktoś myśli, jest niezbędne. Niezależnie od tego, czy oceniasz ich reakcję na zmianę planów, czy po prostu próbujesz ocenić ich ogólny nastrój tego dnia, wideo powie Ci o wiele więcej niż tylko rozmowa głosowa, a zwłaszcza czat. Przy tak wielu bezpłatnych i niedrogich rozwiązaniach do czatu wideo (takich jak Skype, Google Hangouts i Zoom) nie ma powodu, aby nie przełączać się na wideo, kiedy tylko możesz.

Jeśli masz problemy z łącznością, napraw to. Nie pozwól, aby było to wymówką dla dalszych problemów. Sprawdź, czy Twoja firma może pomóc w pokryciu kosztów lepszego internetu / większej przepustowości łącza dla Twojego pracownika, lub zachęcić go do pracy w miejscu, w którym może bardziej niezawodnie odbierać połączenia. Co najważniejsze, zaufaj swojemu instynktowi, gdy widzisz, że coś może być nie tak. Zapytaj przez telefon lub znajdź czas, aby o to zapytać. Te niewerbalne wskazówki, które widzisz na wideo, są okazją do rozwiązania problemów, gdy są one małe dla pracowników zdalnych. Jako menadżer musisz budować więzi, a wideo jest jednym z narzędzi do realizacji tego elementu.

3) Realizuj rozmowy 1:1.

Ponieważ nie masz w biurze tych wszystkich chwil na budowanie relacji i rozmawianie o problemach ad hoc, nadrobisz to, przeznaczając więcej czasu na rozmowę indywidualną z pracownikami pracującymi zdalnie.

Jeśli kiedykolwiek zapomnisz zaktualizować swoją dostępność w Skype, MS Teams, itp., zdaj sobie sprawę, że Twoi zdalni pracownicy nie mają pojęcia, kiedy Twoje drzwi są rzeczywiście „otwarte”. O ile w biurze polityka „otwartych drzwi” jest łatwa do zakomunikowania, o tyle w sieci – trzeba dołożyć większych starań.

Najlepszym sposobem na rozwiązanie tego problemu jest przydzielenie pracownikom zdalnym co tydzień pełnej godziny w kalendarzu na spotkanie video 1:1. Dzięki temu możesz poruszyć różne tematy i naprawdę zagłębić się w kwestie, które nie zostały omówione. Dbałość o budowanie więzi i relacji w ramach „home office” jest zadaniem niezwykle ważnym i wymagającym dla współczesnych menadżerów.

4) NIGDY nie anuluj spotkania 1:1.

Jednym z najszybszych sposobów budowania urazy w drużynie jest regularne anulowanie spotkań 1:1. Pracownicy prawdopodobnie zgodzą się, jeśli ich zapytasz, ale chodzi bardziej o dynamikę władzy, którą masz jako ich menedżer, niż o to, że tak naprawdę nie chcieli rozmawiać. Zawsze jest więcej do omówienia, nawet gdy członkowie Twojego zespołu siedzą obok Ciebie. Pamiętaj o tym i pielęgnuj relacje, bo to baza obecnych drużyn pracowniczych.

Zdalni pracownicy tracą wiele rzeczy, które mają miejsce w Twoim biurze. Pomijają również informacje, które w naturalny sposób rozprzestrzeniłyby się w pracy stacjonarnej, związane z innymi częściami firmy, ogłoszenia, aktualizacje. Spotkanie 1:1 to okazja, aby to nadrobić, a także zająć się wszystkimi drobiazgami, które narastają w ciągu tygodnia. Mając tak wiele do omówienia, po prostu nie możesz pozwolić sobie na pominięcie jednego z członków Twojego zespołu.

5) Użyj animowanych gifów i emotikonów, aby przekazać emocje.

Biorąc pod uwagę, że tak duża część komunikacji ma charakter niewerbalny, trudno jest by same słowa oddały, co o czymś myślisz. Zwłaszcza w pracy słowa mogą być bardziej agresywne, lub nie mieć tak dużego wpływu, jak chcesz. Jeśli ktoś wykonał świetną robotę, lub cały dział odniósł sukces, znajdź gif aby opisać swoje emocje. To nie przedszkole czy przerysowane działanie – pokazuj szczerze emocje w trakcie trwania wszelkich kontaktów „w sieci”. Jako menadżer musisz być wiarygodny i budować ducha współpracy.

Zobacz, o ile lepsza jest reakcja, gdy to robisz, zamiast zwykłego wysyłania e-maila „Dobra robota”. Możesz uzyskać podobny efekt, jeśli chcesz rozpowszechnić wiadomość e-mail, umieszczając na końcu emotikon, aby pokazać, że nie mówisz zbyt poważnie. To drobiazg, ale takie detale często

6) Pamiętaj o ścieżkach kariery.

Łatwo jest wpaść w pułapkę myślenia o członkach twojego zdalnego zespołu jak o najemnikach pomagających ci załatwiać sprawy. Jeśli zatrudniasz ich jako pracowników, traktuj ich jak każdego innego pracownika, a nie freelancera / wykonawcę. Podobnie jak ludzie w biurze, Twoi pracownicy w trybie „home office”  mają cele i aspiracje. Zapewnienie postępów w osiąganiu celów, rozwoju i zrozumienie ścieżek kariery pozwala uniknąć zamieszania i frustracji. Pamiętaj: możesz rozwijać ludzi bez awansów.

7) Zbuduj kulturę dodawania osób na wezwanie.

Łatwo jest prowadzić dyskusje, zatrzymać się i powiedzieć: „Tomek powinien być zaangażowany”. Jeśli ów Tomek jest w biurze, prawdopodobnie złapiesz go i przyprowadzisz na spotkanie, ale jeśli Tomek pracuje z domu, często jest pomijany. Problemy zaczynają się nawarstwiać, a praca zdalna, sprzyja „odkładaniu” tematów na inne terminy. Nie pozwól na to.

Jako lider daj przykład. Kiedy pojawiają się takie sytuacje, powinieneś zrobić wszystko, co w twojej mocy, aby zaprowadzić osobę wideokonferencję. Jeśli przeszkodziłbyś komuś w biurze, warto go przyprowadzić lub poczekać, aż będzie dostępny. Działanie on-line nie może zmieniać zachowań, które realizujesz w sferze offline.

Możesz to sobie ułatwić, mając do dyspozycji odpowiednie narzędzia (to samo oprogramowanie na wszystkich komputerach, sprzęt w salach konferencyjnych itp.),

8) Pomóż pokonać pracownikom poczucie izolacji.

Wielu wieloletnich pracowników zdalnych lubi chodzić do kawiarni, mieć biurko w przestrzeni coworkingowej lub inne miejsce, w którym mogą pracować poza domem. Niestety, w przypadku COVID-19 wszyscy jesteśmy zmuszeni do pracy w domu.

Niezależnie od tego, kim jesteś, spędzenie 24 godzin na dobę w jednym miejscu może być trudne. Aby temu zaradzić, zachęcaj członków swojego zespołu do codziennych aktywności. Ma to wiele zalet dla układu sercowo-naczyniowego i usuwa je z domu bez zbytniego ryzyka infekcji. Wspaniałym rozwiązaniem jest współdzielenie się realizowanymi przez członków zespołu aktywnościami, mobilizowanie i zdrowa rywalizacja. Jako menadżer w Twoim interesie jest nie tylko sama zdolność pracownika do pracy, ale i jego zdrowie fizyczne i mentalne.

Oczywiście pomijamy tutaj wszelkie aspekty technologiczne i podstawy organizacji. Skupiliśmy się na niuansach, detalach i naprawdę kluczowych aspektach zarządzania ludźmi „na odległość”. Jako menadżer musisz być „obecny” w tym niezwykle wymagającym czasie „nieobecności”. Powodzenia!

Author

PR and Lead Projects Manager w Cartrack Polska. W branży flotowej od ponad 8 lat, tworzy projekty edukacyjne, merytoryczne i wartościowe dla fleet managerów .