Optymalizacja kosztów jest oczywistą i permanentną cechą nie tylko działalności firm ale również funkcjonowania każdego gospodarstwa domowego. Z kolei konieczność przemieszczania dóbr i ludzi, a co za tym idzie użytkowanie pojazdów, jest nieodłączną częścią współczesnego biznesu, a z szerszej perspektywy, to również jedno z głównych wyzwań naszej cywilizacji. TCO to obliczeniowy mus i standard nowoczesnego fleet managementu.
Niezależnie więc, czy rozpatrujemy eksploatację pojazdu w firmie, czy też przez klienta indywidualnego, postrzegamy samochód jako jedno z urządzeń codziennego użytku, którego posiadanie generuje określone koszty. Kluczowym instrumentem wykorzystywanym podczas obiektywnej ich oceny jest analiza TCO (Total Cost of Ownership). Narzędzie powszechnie wykorzystywane przez odpowiedzialnych za funkcjonowanie flot korporacyjnych oraz coraz popularniejsze w segmencie MŚP, a także w najmniejszych kilkuosobowych przedsiębiorstwach. Kwestią czasu pozostaje popularyzacja TCO również wśród osób fizycznych. Aczkolwiek w przypadku zakupu przez klienta indywidualnego wybór pojazdu bardzo często motywowany jest czynnikami subiektywnymi wynikającymi chociażby z osobistych doświadczeń z określoną marką, modelem czy opiniami znajomych. Nie można również wykluczyć sytuacji, iż całkowite koszty posiadania/użytkowania samochodu podzielą losy RRSO w produktach sektora bankowego, której oszacowanie i publikacja jest obowiązkiem dostawcy usługi.
W zależności od celów analizy możemy wyróżnić dwa zasadnicze jej rodzaje: retrospektywny oraz prognostyczny. Pierwszy z nich będzie narzędziem monitorującym zakładany na utrzymanie floty budżet i umożliwiającym definiowanie zagrożeń, a przez to zarządzanie składowymi kosztów całkowitych. Warunkiem takiej analizy jest jednak posiadanie danych historycznych obejmujących cały okres eksploatacji pojazdu/ów w firmie oraz ich agregacja przyporządkowująca koszty do poszczególnych kategorii. Z kolei podejście prognostyczne umożliwia analizę porównawczą ofert dostępnych na rynku, a tym samym oszacowanie budżetu. Nie bez znaczenia pozostaje w tej sytuacji również wartość dodana analizy jaką może być pozycja negocjacyjna w rozmowach z dostawami usług. Niezalenie od powyższego głównymi elementami kosztów związanych z użytkowaniem pojazdu są: utrata wartości, koszty paliwa, serwisu i materiałów eksploatacyjnych oraz ubezpieczenie.
W grupie pojazdów osobowych główną składową TCO jest utrata wartości, definiowana jako różnica pomiędzy ceną zakupu i wartością rezydualną, a więc oczekiwaną wartością pojazdu po określonym czasie eksploatacji i zakładanym przebiegu. O ile cena zakupu jest obszarem do negocjacji o tyle wartość rezydualną – RV (Residual Value) kreują przede wszystkim: marka, model oraz wersja i wyposażenie dodatkowe pojazdu. Jednym z kluczowych i obiektywnych wyznaczników pozycji marki jest jej udział w danym rynku. Z tego względu oczywistym jest, iż RV dla marek niemieckich będzie korzystniejsza za naszą zachodnią granicą niż nad Sekwaną i odwrotnie. Istotnym jest więc aby szacując RV uwzględniać charakterystykę rynku na którym działamy. Szczególnie ważne jest to w realiach firm korporacyjnych postrzegających rynki krajowe z perspektywy regionalnej. Z kolei popularność segmentu wpływa na część RV która przypisana jest do konkretnego modelu. Obserwacja trendów sprzedażowych na rynku polskim w ciągu ostatnich lat jednoznacznie wskazuje na ustabilizowany wzrost nie tylko wolumenu ale i rosnący udział samochodów terenowo-rekreacyjnych. Stąd relatywnie słaba pozycja marki nie wyklucza wysokiej wartości jej dobrze spozycjonowanego modelu w dynamicznie rosnącym segmencie. Rozpatrując RV z aspekcie wyposażenia, zdecydowanie korzystniejszym rozwiązaniem jest jego uprzednie zdefiniowanie, a następnie poszukiwanie wersji, które spełniałyby te oczekiwania w standardzie. Doposażanie bazowej kompletacji, w ostatecznym rozrachunku może przyczynić się do nieoczekiwanego wzrostu poniesionych kosztów w momencie odsprzedaży. Elementy wyposażenia dodatkowego tracą bowiem na wartości znacznie szybciej niż pojazd. Optymalizując utratę wartości w analizie TCO należy uwzględnić fakt, iż nie ma ona przebiegu liniowego. Początkowy okres użytkowania charakteryzuje się największym spadkiem wartości nowego auta. Proces ten wraz z rosnącym okresem użytkowania traci na swojej dynamice by po około 60-tym miesiącu przyjąć przebieg zbliżony do liniowego. Analizując tą składową warto zwrócić uwagę na liczby bezwzględne. Procentowa wartość rezydualna odnosi się bowiem do wartości początkowej. Kiedy uwzględnimy utratę wartości wyrażoną w PLN okazać się może, że samochód, który jest mało konkurencyjny ze względu na niską procentową wartość rezydualną w ww. kontekście może być finansowo uzasadnionym zakupem.
Równie istotny udział w TCO ma paliwo. Wprawdzie obowiązująca od 1 września 2018 procedura pomiaru spalania i emisji CO2 – WLTP, urealnia jego zużycie, ale testy drogowe jednoznacznie wskazują, iż wartości wynikające z danych homologacyjnych, choć bliższe rzeczywistym, są jednak wciąż zbyt optymistyczne. Zużycie paliwa jest parametrem na który, obok czynników takich jak wersja silnika, zakładany charakter eksploatacji, bardzo duży wpływ ma również styl jazdy. Potwierdzają to zarówno indywidualne doświadczenia każdego kierowcy jak i prowadzone przez firmy flotowe, wewnętrzne analizy. Dynamiczna jazda może spowodować wzrost zużycia paliwa nawet do 50%. Jest to szczególnie istotne kiedy weźmiemy pod uwagę, iż koszty paliwa stanowić mogą około 30% kosztów związanych z użytkowaniem. Wybór pomiędzy dieslem, benzyną i coraz popularniejszymi jednostkami hybrydowymi jest kolejnym obszarem którego nie można pominąć. Relacja ceny zakupu pojazdu a zużycie paliwa determinują preferencje wynikające z planowanego rodzaju eksploatacji. Jazda miejska z pewnością jest środowiskiem, które przemawia za napędami hybrydowymi. Prędkości autostradowe i długie dystanse, to założenie wskazujące na zasadność zakupu diesla. Małe przebiegi i jazda mieszana skłaniają do wyboru silnika benzynowego. Nie do zbagatelizowania jest też spojrzenie na korelacje cen paliw. Różnice cen pomiędzy ON i E95 wynosiły z perspektywy ostatnich 5 lat od minus 40gr do plus 25gr, olej napędowy versus benzyna. Uwzględniając amplitudę cen paliw w tym samym okresie wynosząca około 25%, otrzymujemy obraz, który trudno zignorować.
W przeciwieństwie do utraty wartości, koszty serwisu i eksploatacji mają charakter progresyjny. Obsługa serwisowa w początkowym okresie eksploatacji obejmuje przede wszystkim wymiany oleju, filtrów oraz ogólne oględziny. Ilość czynności realizowanych podczas kolejnych wizyt w serwisie wzrasta wraz z przebiegiem pojazdu. Kolejne czynności to kolejne materiały oraz roboczogodziny generujące kolejne koszty. Optymalizując koszty należy prześledzić również zakres czynności przewidzianych oraz dodatkowych, zalecanych przez producenta. Grupa czynności serwisowych, których realizacja jest warunkiem gwarancji producenta, nie jest zbiorem stałym. Czynności takie jak wymiana oleju w skrzyni biegów, bardzo często komunikowanej jako bezobsługowa, paska wielorowkowego najczęściej są czynnościami zalecanymi. Pomimo ciągłego wzrostu jakości materiałów, precyzji wykonania istnieją jednak wciąż aspekty tribologii. Analizując rynek samochodów osobowych można również znaleźć oferty z bezpłatnym, 3-letnim pakietem serwisowym, który nie jest limitowany przebiegiem. Dodatkową grupą kosztów są te wynikające z naturalnego zużycia podzespołów pojazdu. Modelowym przykładem mogą być elementy układu hamulcowego. Częstotliwość wymiany klocków i tarcz hamulcowych, a tym samym generowanych kosztów, podlega tożsamym do zużycia paliwa zasadom. Agresywna jazda nie jest zapewne czynnikiem je minimalizującym.
Następną grupę wydatków w modelu TCO stanowią ubezpieczenia. Poza dyskusją pozostaje wpływ historii szkodowości na ich wysokość. W niemniej istotny sposób ratę dobrowolnych ubezpieczeń Autocasco oraz GAP (od straty finansowej) kształtują region kraju, marka i model. Statystki kradzieży wskazują na „popularność” wybranych marek, modeli w niektórych częściach Polski. Z punktu widzenia analizy TCO ubezpieczenia nowych pojazdów należy postrzegać również jako element polityki sprzedażowej. Szczegółowa lektura warunków akcji promocyjnych skłonić może do wniosku, że wysoki rabat lub „bezpłatny” pakiet wyposażenia dodatkowego bardzo często powiązany jest akceptacją niekoniecznie atrakcyjnych kosztów ubezpieczenia, jego zakresu, udziału własnego lub wyłączeń odpowiedzialności.
Powyższe jest próbą przybliżenia zasadniczych aspektów kosztowych użytkowania samochodu. Istnieje bowiem cała grupa kosztów związanych m.in. z wymianą i składowaniem opon, rejestracją pojazdu, jego garażowaniem, myciem, wykorzystaniem telemetrii, opłat abonamentowych oraz administrowaniem, niezwiązanych bezpośrednio z wybranym modelem ale wynikających z samego faktu jego posiadania. Zasadność ich szczegółowej analizy z perspektywy pojedynczego pojazdu jest wątpliwa, natomiast ich wpływ na budżetowanie dużej floty z pewnością nie może zostać pominięty.
Analiza TCO nie jest narzędziem pozwalającym na jednoznaczne pewne w przyszłości oszacowanie kosztów. Składowe podlegają permanentnym zmianom na które wpływ ma otocznie biznesu zarówno mikro, makro ale również to w skali globalnej. System fiskalny to domena państwa ale ceny paliw długofalowo kształtuje rynek globalny. Podsumowując, trudno wyobrazić sobie zarządzanie i optymalizację kosztów bez użycia TCO ale jeszcze trudniej analizę TCO bez definiowania i akceptacji ryzyk w procesie zarządzania flotą. Uniwersalizm analizy TCO polega na możliwości indywidualnego zdefiniowania kryteriów tak aby subiektywizując parametry otrzymać obiektywny wynik. Przytoczone jej wybrane aspekty wskazują na złożoność i interdyscyplinarność materii. Optymalizacja kosztów nie oznacza bowiem ich minimalizacji co odzwierciedlać może założenie, iż nie zawsze opłaca się oszczędzać.
