Zarządzanie flotą to proces polegający na nadzorowaniu, koordynowaniu i wdrażaniu procesów wobec bardzo wielu komponentów. Które mają wpływ na mobilność pracowników, budżet flotowy i są powiązane bezpośrednio z finansowym sukcesem przedsiębiorstwa.
Obecnie istnieje mnóstwo technologii, usług i udogodnień, które mogą lub będą poprawiać poszczególne aspekty funkcjonowania floty. Rozwiązania te mają na celu rozwiązanie wielu problemów, z którymi może zmierzyć się operator floty. Jednak w celu zidentyfikowania tych rozwiązań, które będą przedstawiać uzasadnione możliwości inwestycyjne. Konieczne jest prawdziwe zrozumienie rzeczywistych wymagań organizacji, a także aktualnie osiąganych standardów wydajności.
W większości organizacji ewolucja ich modelu biznesowego, rozwój sytuacji na rynku i zmiany w przepisach oznaczają, że rzeczy mogą się zmienić. Przestrzeganie poniższego planu dziesięciu kroków zapewni, że wszelkie nowe przyjęte techniki będą miały pozytywny wpływ na ogólną efektywność floty.
Jasność celu w sferze zarządzanie flotą.
Upewnij się, że uzasadnienie działania floty i cel, do którego będą przeznaczone pojazdy lub grupy pojazdów. Są jasno rozumiane zarówno przez kierowców jak i kierownictwo firmy. Cel stworzenia i utrzymania pojazdów flotowych musi być konkretnie i biznesowo uzasadniony, a warunki te muszą podlegać ewaluacji i weryfikacji.
Opracuj politykę flotową.
Ustal i potwierdź strukturę programu; w jaki sposób pojazdy będą udostępniane, począwszy od samochodów służbowych w pełni opłaconych, a skończywszy na służbowym użytkowaniu samochodu prywatnego; typy pojazdów, zasady ich przydzielania oraz warunki korzystania. Bez polityki flotowej zarządzanie flotą jest działaniem po omacku.
Ustanów procesy.
Opracuj procesy wspierające politykę flotową i osiągane oraz wymagane wyniki biznesowe. Obejmą one ustalenia dotyczące dostępu kierowców do obiektów serwisowych i konserwacyjnych, sposób pozyskiwania paliwa, odpowiednie procesy raportowania dla kierowcy. Oraz ustalenia dotyczące zarządzania wyborem kierowcy do konkretnego pojazdu. Szczelnie opracuj działania mające na celu zapewnienie kontrolowanej i jasnej ścieżki realizacji możliwie największej liczby scenariuszy działania użytkowników pojazdów.
Wybór pojazdu a zarządzanie flotą.
Może kwalifikować pojazdy do selekcji na podstawie najpierw ich zdolności do spełnienia wymagań handlowych. Ale następnie na podstawie kosztów całego cyklu życia, które powinny obejmować amortyzację; finansowanie; VAT niepodlegający zwrotowi; wpływ wszelkich zróżnicowanych odpisów odpisów i ograniczonych czynszów; serwis, konserwacja i naprawy oraz wymiany i paliwo. Uważnie zastanów się, w jaki sposób prawo lub zasiłek zostaną utrzymane w dłuższym okresie. Pamiętaj, że proces zakupowy musi opierać się nie tylko na preferencjach pracowników. Ale i na warto TCO (czy nawet TCM) konkretnego modelu.
Komunikuj się.
Upewnij się, że kierowcy i ich przełożeni są w pełni poinformowani o swojej roli w spełnianiu wymagań dotyczących mobilności pracowników. Przedstaw im również dokładne działania, które muszą podjąć. Twoim zdaniem jest uświadomienie wagi i roli firmowego car parku w ogólnych procesach biznesowych całej organizacji. Jako osoba odpowiedzialna za zarządzanie flota powinieneś/aś znaleźć interesariuszy. Którzy będą wspierać Cię na poziomach fiskalno-prawnych, HRowych, finansowych, księgowych i zakupowych. Zbuduj jasne i klarowne kanały komunikacji z innymi działami, zadbaj o narzędzia, które umożliwią kierowcom bezproblemowy kontakt z Tobą.
Zarządzanie flotą – ustal KPI.
Zidentyfikuj serię uzgodnionych pomiarów, które pozwolą na dokładne monitorowanie wydajności floty. Mogą one obejmować liczbę pojazdów na każdym poziomie pracownika. Przebieg i koszty i mogą być dostępne na poziomie firmy, centrum kosztów lub na poziomie poszczególnych pojazdów. Zidentyfikuj solidne i niezawodne procedury gromadzenia kluczowych elementów informacji. W tym przypadku wspieraj swoje działania niezawodną telemetrią BIG DATA od Cartrack Polska – pomagamy zarządzać danymi i usprawniamy operacyjne funkcjonowanie Twojej floty.
Interpretuj i kontekstualizuj w zarządzaniu flotą.
Regularnie przeglądaj dostępne informacje, aby zidentyfikować te problemy, które wymagają uwagi i koncentracji kierownictwa. Można to osiągnąć, szukając pojedynczych lub grup pojazdów. Które są niezgodne z normą w obszarze pomiaru, porównania między dwiema podobnymi grupami użytkowników. Lub nawet porównania z normą wewnętrzną lub wzorcem zewnętrznym. Analizuj benchmarki i cały czas dbaj o wymianę branżowych informacji. Wspieraj swoje działania i decyzje niezawodną analityką danych.
Umieszczaj dane w kontekście. Dbaj o możliwie szerokie spektrum analityczne i nie podejmuj decyzji na podstawie impulsu czy jednej zasłyszanej z niepewnego źródła informacji. Bądź profesjonalistą wobec wyzwań w zarządzaniu flotą, jakie stawia współczesna gospodarka i motoryzacja.
Zarządzaj wydajnością firmowej floty.
Skoncentruj się na poprawie wydajności, traktując priorytetowo te obszary, w których zwrot jest najistotniejszy pod względem zgodności z wymogami prawnymi. Lub kulturowymi organizacji lub pod względem oszczędności kosztów.
Można odnieść korzyści z radzenia sobie z poprawą wydajności w sposób wymierny. Na przykład rutynowe i regularne rozwiązywanie kilku najgorszych przypadków. Pamiętaj, że zarządzanie wydajnością kierowcy jest często sprawą kierownika liniowego i często konieczna będzie współpraca w celu zapewnienia najlepszego wyniku. W celu poprawy efektywności procesów biznesowych należy zaimplementować telematykę, która pozwoli poprawnie gromadzić, kategoryzować i analizować informacje.
Utrzymuj politykę, procesy i procedury.
Zaktualizuj politykę i czynności, które robisz, aby odzwierciedlić ewolucję wymagań organizacji, rozwój obiektów wsparcia dostępnych na rynku flotowym. Oraz zmiany w przepisach, w tym w zakresie opodatkowania. W szczególności jednak reaguj na to, co faktycznie dzieje się we własnej flocie; musisz od podszewki znać wszystkie procesy i działania aby zarządzanie flotą było kompletne i wartościowe. Nie rozpraszaj się.
Zarządzanie flotą – proces, który cały czas doskonal.
Dostarcz swojemu pracodawcy wartość, stosując podejście do ciągłego doskonalenia w tym, co robisz. Dokładna analiza informacji prawie zawsze zidentyfikuje inny obszar, na którym należy się skoncentrować; miej jednak oko na bieżące pomiary, aby upewnić się, że aspekty, które już rozwiązałeś, nie wracają do starych standardów. Analiza danych i bardzo dobry system monitoringu GPS pojazdów flotowych dostarczą Ci kluczowych materiałów do sukcesu w tym obszarze.
Zrozum swoją flotę.
Rzeczywistość jest taka, że jeśli jakakolwiek rozważana inicjatywa nie jest spójna z ogólną strategią dla tej floty. Nie zostanie dokładnie oceniona i dobrze wdrożona, we właściwym czasie iw późniejszej ocenie będzie to godne ubolewania. Bądź konsekwentny/na i wspieraj się w swoich działaniach zaufanymi Partnerami Biznesowymi. Powodzenia!
