Często, niestety błędnie, stosuje się 3 określenia, które mają opisywać dokument formalizujący zasady działania samochodu flotowego w obrębie przedsiębiorstwa; strategia flotowa, polityka flotowa lub regulamin użytkowania pojazdu w firmie.

Każde z tych 3 określeń odnosi się do innej konstrukcji formalnej i ma zasadniczo inne zadanie dotyczące zarządzania flotą w firmie. Poniżej nie tylko definicyjnie wyjaśniamy te 3 pojęcia (strategia flotowa, polityka flotowa lub regulamin użytkowania pojazdu w firmie), ale i podajemy linki do najbardziej wartościowych treści z naszej e-biblioteki Cartrack.

jak napisać politykę flotową?

Strategia flotowa a polityka flotowa.

Strategie flotowa to najważniejszy dokument w każdej firmie opierającej swoją operacyjna i finansową kondycje na flocie samochodów służbowych. Strategia flotowa zawiera filary działania samochodów flotowych w firmie w odniesieniu do DNA realizowanego biznesu.

Strategia flotowa wskazuje główne kierunki w jakich flota aut w firmie wypełnia swoje zadania i się rozwija. Strategia flotowa opisuje i charakteryzuje takie obszary jak: formy finansowania floty w zależności od kondycji przedsiębiorstwa, kwestie dekarbonizacji i elektryfikacji, osadzone w czasie przemiany polityki zakupowej i procedury negocjacyjne, rozwój samej floty i wizję samej jej struktury.

Strategia flotowa to dokument nadrzędny nad polityką flotową – określa najszersze ramy funkcjonowania ruchomości firmowych i jest osadzony w wizji biznesu.

Jak napisać strategię flotową? O tym warto dowiedzieć się z opublikowanych w naszej e-bibliotece autorskich materiałów oraz wypowiedzi zaproszonych ekspertów i praktyków:

Strategia flotowa – czym jest i jak ją stworzyć?

Zarządzanie flotą samochodową – skuteczne i sprawdzone praktyki.

Jak rozliczać kilometry prywatne samochodem służbowym?

Polityka flotowa.

Polityka flotowa winna być kompleksowym i niezwykle szczelnym dokumentem, który rewidowany przynajmniej raz do roku, musi obejmować swym zasięgiem wszystkie użytkowe obszary floty w firmie. Do takich kategorii należą przede wszystkim: procedury zarządzania ryzykiem i awariami, kwestie serwisowania, polityka tankowań oraz zakupów na karty paliwowe, rozliczanie kilometrów prywatnych i obostrzenia w tym zakresie, monitoring GPS pojazdów, uprawnienia kierowcy oraz choćby kwestie środowiskowe.

Cartrack strategia flotowa polityka flotowa - Strategia flotowa, polityka flotowa i regulamin użytkowania pojazdów firmowych.

Na temat dobrych praktyk, metodologii pisania polityki flotowej oraz wskazówek tworzenia tego ważnego dla każdej floty dokumentu stworzyliśmy wiele wartościowych treści:

Polityka flotowa – główne założenia, wskazówki i rady eksperta.

Polityka flotowa to apteczka pierwszej pomocy optymalizacyjnej każdego menadżera floty.

Jak napisać politykę flotową? Dobre praktyki przy tworzeniu polityki flotowej.

Warto też wsłuchać się w porady praktyków, którzy w ramach cyklu podcastów Cartrack Polska, dzielą się swoimi doświadczeniami i radami:

Polityka flotowa powinna także posiadać mechanizmy egzekucyjne – tj. sposób weryfikacji czy użytkownicy (kierowcy) przestrzegają zapisów tego dokumentu. Martwa i nie respektowana polityka flotowa to wiele zagrożeń nie tylko dla fleet managera, ale i zarządców firmy (w zakresie odpowiedzialności karnej i finansowej). Aby kontrolować realizację polityki flotowej niezastąpiona jest technologia GPS dla flot od Cartrack Polska. Dzięki systemowi GPS możliwe jest bardzo skrupulatne i zdalne weryfikowanie zachowań kierowców i metod wykorzystania firmowego mienia.

Regulamin użytkowania samochodu flotowego.

Regulamin użytkowania samochodu firmowego (flotowego) to dokument typowo użytkowy, które musi w sposób zrozumiały i zrozumiały dla użytkownika zawierać podstawowe zasady i zakazy w odniesieniu do samochodu firmowego. Regulamin ten winien być regularnie rewidowany i aktualizowany (minimum raz do roku) i musi zawierać najważniejsze zasady dotyczące codziennej eksploatacji auta w firmie.

Regulamin auta firmowego przede wszystkim musi rozstrzygać takie kwestie jak: prywatne użytkowanie auta firmowego, przewóz zwierząt i materiałów niebezpiecznych, respektowanie zasad ruchu drogowego, palenie w samochodzie, wyjazd poza granice kraju, czystość pojazdu oraz odpowiedzialność pracownika w zdefiniowanych sytuacjach.

Regulamin, jak sama nazwa wskazuje, punktowo powinien wskazywać zasady użytkowania auta. Regulamin użytkowania samochodu firmowego musi być zawsze dostępny dla pracownika i być podstawa do rozstrzygania wszelkich sytuacji spornych.

Bardzo ważnym wsparciem przy rewidowaniu zachowań pracowników (kierowców) jest także system monitoringu GPS flot, który pozwala w sposób zgodny z prawem i RODO dbać zarówno o interes pracownika, jak i pracodawcy w odniesieniu do użytkowania pojazdu służbowego. System GPS jest ważnym uzupełnieniem regulaminu auta firmowego.

Rola systemu GPS w strategii flotowej i polityce flotowej.  

Niezależnie od tego jakie formalne procedury strukturyzują Twoją flotę i jej usytuowanie w firmie – wsparcie stabilnej i nowoczesnej technologii monitoringu GPS we flocie jest konieczne. Obecne niepewne czasy (inflacja, recesja, woja na Ukrainie, kwestie epidemiczne) wymaga zarządzania firmą i flotą poprzez dane.

System GPS dla flot jest kluczowym elementem skutecznego systemu do zarządzania flotą. Obok kompleksowo stworzonej strategii flotowej, szczelnie napisanej polityki flotowej oraz precyzyjnego regulaminu użytkowania pojazdów służbowych, monitoring GPS samochodów w firmie jest kluczowy. Dzięki autorskiej telemetrii BIG DATA od Cartrack Twój biznes i flota zyskują dodatkowe narzędzia umożliwiające realizowanie zapisów strategii flotowej i polityki flotowej.

telemetria, monitoring pojazdow gps, cartrack

Wypełnij poniższy formularz aby dowiedzieć się więcej na temat skalowalnej i bezpiecznej technologii do zarządzania flotą GPS:

Author

PR and Lead Projects Manager w Cartrack Polska. W branży flotowej od ponad 8 lat, tworzy projekty edukacyjne, merytoryczne i wartościowe dla fleet managerów .