Czy często stoisz przed dylematem, że masz przed sobą znakomitą ofertę firmy telemetrycznej lub innej usługowej, jednak Twój budżet zakupowy w tym kwartale, a nawet w tym roku, jest absolutnie zabetonowany? Ile razy musiałeś zrezygnować z wdrożenia wspaniałego pomysłu ponieważ wiedziałeś/aś, że na pewno nie ma na nie go ani środków, czasu ani mocy przerobowych, a Twoja pozycja negocjacyjna w firmie nie jest zbyt mocna?
Znamy to z autopsji. Dlatego postanowiliśmy napisać krótki i rzeczowy poradnik jak przekonać i zaangażować inne działy do współdzielenia kosztów inwestycji. Napisaliśmy też jak sprawić, aby inne komórki w firmie czerpały korzyści z Twojego pomysłu.
Każdy z działów w Twojej firmie realizuje pewne kluczowe zadania (KPI) wobec których jakości wykonania jest rozliczany. Każda komórka organizacyjna w strukturach firmy jest odpowiedzialna tematycznie za jakiś obszar działalności biznesu, który jako fleet manager, współtworzysz i pomagasz rozwijać. Pamiętaj, że Twoja pozycja w firmie często jest centralna – dbasz o mobilność pracowników, generujesz ogrom dokumentacji, przyczyniasz się do procedur zakupowych, pośrednio odpowiadasz za zarządzanie ludźmi. Słowem – człowiek od specjalnych wielozadaniowych wątków. Uczyń z tego atut w forsowaniu pożytecznych inwestycji. Oto kilka trików:
- Zaciekaw – zaangażuj – kontroluj >>> Jeżeli jesteś przekonany do idei wdrożenia nowego projektu podziel się swoimi pozytywnymi odczuciami z kolegami z innych działów. Zaciekaw ich nietuzinkowymi rozwiązaniami i ciekawymi funkcjami. Poproś ich o doradztwo w kwestiach wyboru najlepszego wariantu, lub zapytaj jakie funkcjonalności byłyby dla nich użyteczne. Zaangażuj ich w planowanie „dopasowania” produktu, jednocześnie bardzo dużo o nim opowiadając. Dopytaj o to czy nie chcieliby współuczestniczyć w procesie zakupowym i wybrać tych użyteczności, które mogą bezpośrednio poprawić jakość ich pracy. Gdy zaangażujesz ich w ten proces pamiętaj aby regularnie kontrolować poziom ich atencji i nie pozwalaj zapomnieć o tym projekcie. Bądź ambasadorem i kierownikiem jednocześnie, a odniesiesz zamierzony cel.
- Zaprezentuj – zaprezentuj poprzez analogię – zaangażuj >>> Zaproś osoby z departamentów, które mogą być zainteresowane kosztową partycypacja w zakupie nowych produktów/licencji, i przedstaw im jak nowe kooperacja wpłynie pozytywnie na dział floty. Następnie poprzez analogię pokaż pozytywne skutki wdrożenia równia w działach, których reprezentanci biorą udział w spotkaniu. Wywołaj dyskusję, pozwól się zaangażować i dywagować na temat zaprezentowanych przez Ciebie wpływów na dane jednostki organizacyjne w firmie. Im bardziej ludzie zaczną się aktywizować, i z przejęciem rozpatrywać omówione kwestie, tym łatwiej będzie Ci ich zaprosić do współdzielenia pomysłu. Wczuj się w ich zadania i postaraj się wyobrazić sobie jakie części zadań usprawni „Twój” system w innych rejonach struktury firmy.
- Przedstaw pomysł – pokaż dotychczasowe modele działania i zaprezentuj wynik wprowadzenia nowego elementy – zaangażuj >>> Zaprezentuj nowy pomysł wdrożenia kilku działom, które z Twojej perspektywy powinny zaangażować się w zakup produktu. Przygotuj się bardzo dobrze i pokaż jakie zadania, i w jaki sposób obecnie realizują zaproszone osoby (działy). Wskaż takie kluczowe projekty, które dzięki wdrożeniu nowego produktu, jak system telemetryczny, mogą być realizowane jeszcze lepiej, płynniej, pełniej (cyfrowa książka pojazdu do celów podatkowych, efektywniejsze zarządzanie handlowcami w ramach wyznaczonych stref, program jazdy defensywnej jako kolejny element budowania strategii marki zaangażowanej społecznie itd. Itd.). Pokaż, że jeden produkt może znacząco wpłynąć na poprawę schematów działania również innych działów. Aktywizuj Twoich rozmówców, niech dzielą się swoimi potrzebami i wizją, w czym dany produkt mógłby im pomóc. Snujcie plany optymalizacyjne, tak aby oczami wyobraźni Twoi rozmówcy już widzieli poprawę procesów i użyteczne działanie Twojej propozycji.
- Przyjdź z ciekawym pomysłem – odwołaj się do autorytetów / konkurencji – zaplanujcie wdrożenie >>> zacznij od przedstawienia nowego produktu, który Ty chcesz implementować w dziale floty, jako czynnika zmieniającego podejście do zarządzania i „game changer”. Zaciekaw swoich rozmówców. Odwołaj się do innych firm z branży, które używają podobnych narzędzi, sprawdź jakie wyniki otrzymują inne floty dzięki tego typu projektom. Pokaż, że Wasza konkurencja lub firma którą podziwiacie za styl prowadzenia biznesu już tego typu rozwiązania ma. Dzięki temu łatwiej będzie Ci forsować swój pomysł.
- Rozwiązanie dla Ciebie perfekcyjne – pokaż korzyści (KPI + ułatwiające im pracę) dla danego działu ze wspólnej realizacji projektu – w grupie siła – zaangażuj – idźcie wspólnie po akceptację kosztów >>> Produkt, który chcesz wdrożyć w swoim dziale, niech pomaga spełnić KPI innych jednostek organizacyjnych. Zrealizuj dokładny wywiad i przyjdź na spotkanie uzbrojony w wiedzę na ten temat. Pokaż, że nowy produkt, jak na przykład system monitoringu floty Cartrack, może spełniać wiele funkcji, którymi powinni być zainteresowani koledzy i koleżanki z kilku innych działów. Pokaż zalety handlowe, księgowe, wizerunkowe, komunikacyjne i kontrolne nowego urządzenia oczami innych departamentów. Podziel koszty wdrożenia i utrzymania na kilka działów i zaproponuj aby dzielić się proporcjonalnie do wykorzystania kosztami – tak bieżące wydatki mocno nie spłyną w jeden obszar, a beneficjentów będzie kilku. Gdy połączycie siły, jako kilka działów, top management będzie miał bardzo silne argumenty za akceptacją pomysłu.
- Bardzo dobry projekt flotowy – znajdź wiele argumentów (badania, statystyki, artykuły, linki) za wprowadzeniem tego pomysłu >>> Na spotkanie z Zarządem przyjdź przygotowany w zakresie wszelkich danych, które historycznie pokazują jak tego typu rozwiązania sprawdzają się w podobnych do danego biznesu warunkach. Zasięgnij języka u użytkowników nowego systemu (poproś Partnera Biznesowego z którym planujesz się związać umową o referencje), znajdź w sieci statystyki i zaopatrz się w przydatne linki do praktyczny biznes casów (takich jak choćby na magazyn.cartrack.pl). Posługuj się tylko argumentami i twardymi danymi.
Jak widzisz żadne wdrożenie nie obejdzie się bez Twojego entuzjazmu, zaangażowania i lobbowania nad danym tematem. Jeżeli jednak nie chcesz być biernym obserwatorem zmian, a ich źródłem i motorem – działaj! Fleet manager to osoba która powinna być interdyscyplinarnym łącznikiem w firmie. Twoje decyzje i działania mogą bezpośrednio pozytywnie wpłynąć na działy handlowe, personalne, księgowe, compliance i CSR. Masz ogromny potencjał do działania i zmian. Zastosuj jedną z powyższych technik, lub zrób z nich mix, który najlepiej sprawdzi się w kulturze organizacyjnej Twojej firmy! Nie ma takiego pomysłu, projektu czy produktu, którego nie dałoby się wprowadzić w trakcie trwania roku budżetowego. Wszystko jednak zależy od Twojej siły przebicia, odpowiedniej argumentacji i umiejętności zarażenia pozytywnymi wynikami, jakie dzięki danemu systemowi/produktowi mogą osiągnąć również inni pracownicy.
Jako wiodący producent systemów telemetrycznych wiemy jak pomagać fleet managerom, aby nasza wspólna wizja generowania oszczędności, poprawy „przepustowości” biznesu, zwiększenia efektywności pracowników i zbudowania angażujących oraz odpowiedzialnych społecznie wdrożeń, mogła być realizowana. Dostarczamy przykładów multi-działowych współprac, służymy podpowiedziami i swego rodzaju biznesowym mentoringiem, aby implementacja telemetrii była działaniem dzięki któremu zyska nie tylko dział flotowy, ale i cała firma. Poniżej znajdziesz formularz kontaktowy – wypełnij go, a zobaczysz jak profesjonalnie i skutecznie możesz czerpać korzyści ze współpracy z najczęściej wybieranym dostawcą usług telemetrycznych w Polsce.
