Programy do zarządzania flotą – co oferuje rynek?

Pod hasłem „GPS samochodów służbowych” lub „monitoring floty” kryje się ogromna liczba konfiguracji i możliwości jakie dają nam podmioty operujące i świadczące usługi w tym sektorze w Polsce. W tym materiale przyjrzymy się bliżej funkcjonalnościom, które winien mieć każdy przydatny w codziennych działaniach flotowych system. Program do zarządzania flotą to kluczowa technologia pozwalająca zarządzać kompleksową firmowym car parkiem.

W oparciu o nasze sugestie pamiętaj aby dobrze skonstruować zapytanie przetargowe w świetle zmian jakie mogą dotknąć sferę zarzadzania samochodami firmowymi. Pamiętać, że rozbudowane i dobre narzędzie telemetryczne nie powinno być wybierane w oparciu o cenę, a audyt floty i analizę jej rozwoju, poprzez która określimy nasze zapotrzebowanie na tego typu produkty. Wszelkie działania należy również podejmować w zgodzie z DNA organizacji w której osadzona jest odpowiednio skonstruowana polityka flotowa.

Najważniejsze funkcje monitoringu floty (program do zarządzania flotą).

Oto spis funkcjonalności, które powinien posiadać nowoczesny system monitoringu pojazdów:

GPS – lokalizacja

to funkcja bazowa, która ma każdy system monitoringu. Sprawdzanie lokalizacji pojazdu jednak nie zawsze jest takie samo, a u dostawcy rozwiązania należy sprawdzić taktowanie urządzenia, tj. częstotliwość z jaką wysyła i odbiera sygnał, aby nie okazało się, że pozycja pojazdu sprawdzana i podawana jest raz na 5… a nawet 10 minut. Jak trafnie zaznacza podczas rozmowy o najnowszych rozwiązaniach we flocie firmy GERDA Sp. Z.o.o Michał Makulski, pełniący rolę Członka Zarządu przedsiębiorstwa : „… prosty GPS nie dostarcza żadnych miarodajnych i analitycznych informacji poza lokalizacją samochodu i ewentualnie jego parametrami użytkowymi. To za mało…”.

Zobacz wszystkie nasze rozmowy z liderami flotowymi i poznaj ich dobre praktyki.

Identyfikacja kierowcy / tryb jazdy kierowcy

zarówno auta pulowe (współdzielone) w firmowym car parku, jak i potrzeba rozróżnienia trybów jazdy (służbowe / prywatne), wymagają Systemu Identyfikacji Kierowcy, który może być realizowany np. poprzez pastylki Dallas,  karty zbliżeniowe lub inne rozwiązania. System taki pozwala na wielopoziomowe raportowanie zarówno od strony kierowcy (niezależnie którym pojazdem się poruszał ), i od strony pojazdu (niezależnie przez ilu kierowców był użytkowany). Pod względem ewidencyjnym takie rozwiązanie jest nieodzowne z perspektywy funkcjonalnego zarządzania flotą i użytkownikami pojazdów. Z perspektywy podatkowej takie rozwiązanie jest wymagane do  rozliczania 100% kosztów użytkowania pojazdu jako koszty uzyskania przychodu.

Interfejs kliencki

monitorowanie w czasie rzeczywistym poprzez aplikację > dobry produkt powinien mieć intuicyjny, wizualnie atrakcyjny i nowoczesny kokpit dedykowany administratorom, koordynatorom i samym użytkownikom. Prosta obsługa, dostęp do wielu funkcji wyboru oraz łatwy kontakt w sytuacjach awaryjnych jest tutaj bardzo potrzebny. System powinien też pozwalać wskazywać lokalizacje oraz parametry wszystkich objętych monitoringiem pojazdów. Przyjazna i prosta prezentacja danych to klucz do zrozumienia prezentowanych liczb i informacji. Brak takiego interfejsu dyskwalifikuje produkt jako nie przystający do sloganu „user friendly”,tak jaskrawie potrzebne w tej sferze flotowej.

Liderzy rynku coraz więcej też poświęcają rozwijaniu webowych i mobilnych wersji zarządzania całym systemem. Dostęp online, w dowolnej przeglądarce, nie powinien być już luksusem, a funkcjonalną domeną najbardziej zaawansowanych systemów. Cartrack poświęca ponadto dużo czasu na rozwój aplikacji mobilnej, z której według badań tego producenta coraz więcej ludzi realizuje kontrolę i zarządzanie właśnie z poziomu swojego smartfona lub tabletu. Dla wygody użytkowników, i wobec trendów rynkowych, Cartrack rozwija również możliwość tworzenia, przeglądania i pobierania raportów właśnie z poziomu urządzenia mobilnego. Program do zarządzania flotą autorstwa Cartrack jest cały czas rozwijany i dopasowywany do realiów rynkowych.

Akcelerometr

to urządzenie pozwalające sprawdzić przeciążenia występujące w aucie, w którym zamontowana jest jednostka monitorująca. To rozwiązanie zainstalowane jest w urządzeniu Cartrack, dzięki czemu klienci otrzymują jeszcze więcej nowoczesnej technologii w ramach jednego systemu.

Dane odpowiednio poddane obróbce i zaprezentowane pozwalają ocenić styl jazdy kierowcy (od defensywnego po agresywnego) oraz wykryć potencjalne niebezpieczne zdarzenia drogowe (awaryjne hamowanie, wypadek). Takie dane pozwalają również z sukcesem wdrożyć model ecodrivingu w oparciu o rzeczywiste reakcje pojazdu na polecenia kierowcy.

Geostrefy

to zdefiniowane obszary geograficzne, które pozwalają określić pola działania dla poszczególnych pojazdów objętych monitoringiem i ustalić na tej podstawie alerty wysyłane do koordynatorów. To zastosowanie pozwala efektywniej zarządzać pracą terenową pracowników i pilnować określonych w strategii działań operacyjnych w terenie. To podstawowy instrument dyrektorów sprzedaży, koordynatorów tras, spedytorów, szefów serwisów i wszystkich pracujących nad zwiększeniem efektywności pracy osób w terenie.

Tego typu rozwiązanie pozwala w sposób całościowy zarządzać pracownikami w terenie i umożliwia efektywniejsze wykorzystanie czasu zawodowego pracowników na realizację strategicznych zadań. Jako geostrefę można określić punkt geograficzny zdefiniowany jako obszar do odwiedzenia w ramach zakresu obowiązków i celów np. adresy klientów lub obszar zdefiniowany jako zakazany; np. obszar  działania innego pracownika. Wyznaczone przez klienta geostrefy mogą być raportowane od strony ilości wizyt, czasu w nich spędzonego, dystansu przebytego miedzy nimi.

Nieinwazyjne wpięcie w szynę CAN a program do zarządzania flotą

ważne aby implementowany system miał komunikację z głównym „mózgiem” samochodu. Proste wpięcie w akumulator absolutnie nie daje możliwości pobierania wszystkich kluczowych informacji przekazywanych przez komputer pokładowy samochodu jakie daje indukcyjne i absolutnie nieinwazyjne podłączenie pod szynę CAN. Warto kupić system, który na poważnie podchodzi do zbierania i analityki danych, a jego instalacja nie powoduje producenckiej utraty gwarancji mechanicznej, i co bardzo ważne – nie ingeruje w budowę wiązek kabli tylko szczytuje przesyłane informacje. Takie nowoczesne metody mogą oferować jedynie najlepsi gracze na rynku, jak choćby Cartrack, który jest najczęściej wybieranym dostawcą usług telemetrycznych w Polsce.

Platforma kliencka (kontrola, role)

dobry system monitoringu (program do zarządzania flotą) oferuje swoim klientom nie tylko wgląd w mapę ale dedykowane przestrzenie programowe, w których nie tylko widać na żywo ruch pojazdów jak na radarze, ale możliwe jest tworzenie subkont, przypisanie ról i uprawnień w taki sposób aby rozbudowanych funkcji telemetrycznym systemu mogli korzystać koordynatorzy i pracownicy działów spedycji, handlu, księgowości oraz floty.

Analityka / raportowanie i alerty

nowoczesne systemy telemetryczne umożliwiają swoim użytkownikom dokonywanie wielowątkowych i bardzo złożonych analiz. Gdy zakupimy system zbierający mnóstwo danych, warto wybrać również ten, który pozwala na ich pełną analizę w cenie abonamentu, dostarczając kilkudziesięciu dedykowanych raportów, i daje możliwość generowania nowych zestawień. Praca fleet managera to w dużej części praca na liczbach i planowanie strategiczne. Dobrze wybrany monitoring firmowych pojazdów pozwala bardzo uprościć proces optymalizacji kosztów firmowej floty i efektywne zarządzanie car parkiem.

Agregacja danych z innych źródeł

Nowoczesne systemy, choćby takie ofertowane przez Cartrack, dają możliwość kumulacji danych z różnych stron i zbiorczej prezentacji zestawień. Program MiFleet, który jest elektronicznym kompendium każdego fleet managera, daje możliwość tworzenia zestawień kosztowych z włączeniem informacji z kart paliwowych czy CFMów. Fleet manager powinien skoncentrować się na analitycznej i planistycznej stronie swojej profesji. Takie programy jak MiFleet koncentrują się na agregowaniu danych z różnych źródeł i prezentacji ich w prostej, i gotowej do raportowania, formie. Zarządca floty nie musi już sklejać informacji z kilkunastu źródeł – wystarczy, że jego system telemetryczny ma dodatkowe funkcjonalności do kompleksowego zarządzania firmowym car parkiem. To wygodne i niesamowicie praktyczne narzędzie, a MiFleet to autorskie rozwiązanie dające komfort pracy na jednym programie z dostępem do ogromu informacji i raportowania.

Komunikacja z pracownikami

Zaawansowane narzędzia pozwalające monitorować samochody w firmowych flotach powinny również posiadać dodatkowe możliwości komunikacji z użytkownikami. To sposób nie tylko przekazywania informacji, ale przestrzeń dla swoistych planerów zadań, z włączeniem zmian statusów czy kompletności wykonania polecenia. We współudziale z technologią GPS taka funkcjonalność w pełni pozwala wykorzystać potencjał technologii. Tego typu narzędzie już działa na polskim rynku dzięki zaangażowaniu firmy Cartrack w nieustanne szlifowanie i doskonalenie produktu. Komunikator pozwala monitorować i zlecać zadania i jest połączony z całym programem do zarządzania pojazdami w czasie i przestrzeni. To rozwiązanie na miarę XXI wieku – program do zarządzania flotą.

Aplikacja Komunikator, wprowadzona na rynek przez Cartrack, pozwala korzystać z dobrodziejstw mobilnej komunikacji z pracownikami na najwyższym poziomie. Bycie w ustawicznym kontakcie, raportowanie statusu zlecenia w czasie rzeczywistym i rozwiązywanie pojawiających się problemów „tu i teraz” gwarantują, że Wasze cele jakościowe i ilościowe zostaną z jeszcze większym prawdopodobieństwem bezpiecznie dowiezione. Aplikacja Komunikator, pozwala wycisnąć maksymalny potencjał z każdej roboczogodziny!

Historia danych

gdzie zapisywane i składowane są Twoje dane? Zapytaj swojego dostawcę usług! Z punktu widzenia podatkowego i księgowego dokumentację należy przechowywać przez 5 lat. Z perspektywy zarządczej warto posiłkować się trendami i zmianami jakie dokonały się na przestrzeni ostatnich lat. W Cartrack wiemy jak newralgiczne i wartościowe są generowane przez nasze systemy dane, dlatego można je agregować i backupować automatycznie przesyłać do miejsc wyznaczonych przez klienta w trakcie trwania kontraktu. W ramach obowiązującej umowy Cartrack bezpiecznie przechowuje dane na swoich serwerach umożliwiając, w ramach łączącego strony kontraktu, ich pobieranie i analizowanie.  

Grywalizacja floty

narzędzie telemetryczne może też wspomóc inne cele firmowe, również z dziedziny społecznej odpowiedzialności biznesu i pomóc w ograniczeniu szkodowości w firmie, dać wymierne korzyści finansowe na kanwie poczynionych oszczędności (mniejsze zużycie paliwa, rzadszy serwis). Dzienny Asystent Jazdy to innowacyjna aplikacja pozwalająca wdrożyć zdrową rywalizacje w firmie o miano kierowcy najbardziej defensywnego, przewidującego i bezpiecznego. Element gry, proponowany przez Cartrack w sprofesjonalizowanej formie, pozwala idee ecodrivingu zaszczepić użytkownikom i w długofalowym działaniu zmienić nawyki kierowców bardzo pozytywnie wpływając na samopoczucie pracowników, wizerunek firmy i jej budżet. 

Trudność w dostępnie / usługi serwisowe

dla bezpieczeństwa sprzętu, ciągłości procesów oraz zapewnienia bezawaryjnej mobilności pracowników, należy realizować współpracę z takim podmiotem, który oferuje montaż urządzeń w trudnodostępnym i nieoczywistym miejscu. Złodzieje i nieuczciwi pracownicy nie będą mieli pretekstu do manipulacji i wandalizmu chcąc usunąć jednostkę centralną systemu. Zaufaj firmom z profesjonalnymi mobilnymi ekipami montażowymi i serwisowymi, nie kupuj tanich zestawów „zamontuj to sam”.

Proponowanie instalacji systemów telemetrycznych instalowanych do gniazda OBD nie zapewnia absolutnie żadnego bezpieczeństwa urządzenia i wiarygodności otrzymywanych danych. Kierowca, lub intruz, zawsze może takie urządzenie pod byle pretekstem wyłączyć.

Pamiętaj też, że trzeba zadbać o bezawaryjność urządzenia, co uczynisz decydując się na usługi kontrahentów gwarantujących bezpłatne serwisy w czasie trwania umowy.

BOK i centrum monitoringu 7/24/365

niezależnie od pogody, pory roku czy panujących warunków epidemicznych musisz mieć pewność, że ktoś czuwa nad Twoją flotą, i w awaryjnej sytuacji będzie w stanie Ci, lub Twojemu pracownikowi, pomóc. Biuro Obsługi Klienta oraz całodobowe centrum monitoringu to departamenty firm oferujących usługi kompleksowe. Takie rozwiązania są gwarantem mobilności Twojej floty, a to priorytet każdego fleet managera.

Dożywotnia gwarancja na sprzęt i usługę

tylko liderów stać na takie zobowiązania. Pewność technologii oraz sprzętu pozwala oferować usługi w trybie gwarancji absolutnej w trakcie trwania kontraktu tylko firmom, które nie mają się czego wstydzić ani obawiać. Warto abyś i Ty dołączył do klientów Cartrack i sprawdził w praktyce, jak wygląda telemetria flotowa premium.

Podsumowanie

Jak widzisz wybór dostawcy usług telemetrycznych nie powinien być jedynie selekcją firmy, która montuje podstawowy moduł lokalizacyjny i gwarantuje tym samym bardzo niską cenę. Takie propozycje bywają atrakcyjnie jedynie z pozoru, jednak dostarczają wątpliwej jakości dane, nie zapewniają bezpieczeństwa samego procesu pozyskiwania informacji (możliwości fałszerstwa), nie dają gwarancji, nie są objęte ustawicznym centrum monitoringu, nie oferują mobilnego wsparcia serwisantów i techników, nie dają dostępu do rozbudowanego schematu raportowania, nie umożliwiają zasięgania pomocy ze strony analityków i product managerów, nie są elastyczne i krojone pod konkretne wymagania firmowe.

Granie w ofertach i reklamach tylko i wyłącznie ceną pokazuje, że nic poza nią się nie liczy. Dobrego programy do zarządzania flotą dostępne na polskim rynku skupiają się na ogromnej ilości wariantów dodatkowych funkcjonalności , co powinno być kluczem przy wyborze swojego dostawcy usług telemetrycznych na kolejne lata. Koncentracja na jakości, wsparciu i możliwościach rozwoju, a nie na podejrzanie niskiej cenie – to dobra droga każdego fleet managera.

Decyzja o montażu monitoringu pojazdów nie może być jedynie wyborem dostawcy usług lokalizacyjnych (GPS), a winna być procedurą wskazania kontrahenta, który jest w stanie technologicznie, obsługowo i jakościowo udźwignąć bardzo rozbudowane oczekiwania każdego osoby odpowiedzialnej za zarządzanie pojazdami w firmie. Polecamy analizowanie potencjalnych obszarów, wobec których montaż narzędzi, choćby z oferty Cartrack, przyniesie realne oszczędności i benefity zarządcze dla Twojej floty. Warto zwrócić się w stronę renomowanego producenta i dostawcy, jak Cartrack Polska, którego usługi telemetryczne są najczęściej wybierane w Polsce.

---